Plantillas de escritos judiciales, informes y otros documentos para abogados
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Un software para abogados con plantillas de escritos judiciales y otros documentos facilita el trabajo en equipo y la automatización de procesos
Demanda judicial, demanda reconvencional, denuncia, querella, contestación de demanda, solicitud de embargo de bienes, solicitud de regulación de costas, desistimientos, recusaciones, recursos de reposición, de apelación o de casación…
El abanico de escritos judiciales es muy amplio. Y los abogados lo saben bien. La mejor forma de elaborarlos con eficacia es empleando plantillas de escritos judiciales.
Pero, además, los despachos no solo elaboran escritos, sino que también llevan a cabo la redacción de toda clase de informes para sus clientes y otros documentos como contratos, convenios reguladores del divorcio, estatutos sociales, pactos de socios, testamentos o memorias de subvenciones.
Por todo ello, cada vez más despachos trabajan con software para abogados que permiten crear, editar y modificar plantillas de escritos judiciales, informes y otros documentos de índole legal.
¿Con qué objetivo? Perfeccionar sus operativas internas, mejorar sus escritos, prestar una mejor atención a sus clientes e incrementar su productividad y rentabilidad.
A continuación, vamos a abordar los beneficios de usar plantillas de escritos judiciales, informes o contratos y cómo se puede trabajar con ellas desde un software de gestión para abogados integral.
¿Cuántos despachos trabajan con plantillas de escritos judiciales desde software para abogados?
Un reciente informe sobre el sector legal español reveló que algo menos de la mitad de los abogados elaboran sus escritos a partir de otros escritos suyos que tienen almacenados en sus ordenadores.
Es decir, que todavía casi la mitad de los letrados no emplea plantillas de escritos judiciales y otra clase de documentos, sino que reciclan escritos anteriores que les dieron buenos resultados.
Esta práctica supone tener que rastrear escritos exitosos, eliminar toda la información sobre los procesos y adaptarlos a los casos y clientes actuales.
Frente a esta forma de trabajar, en torno a la mitad de despachos sí emplea plantillas de escritos judiciales, contratos, convenios y otros documentos para elaborarlos.
¿Cuáles son las vías para elaborar documentos legales que siguen los despachos que trabajan con plantillas de escritos judiciales y otros documentos?
- Los escritos son elaborados usando plantillas compartidas en un servidor de la firma. Esta opción es empleada, sobre todo, en los despachos medianos y grandes. Por ejemplo, un 20% de las firmas con entre 51 y 100 profesionales trabaja con plantillas compartidas en sus propios servidores.
- Los escritos se elaboran dentro de un software para abogados usando las plantillas creadas en él. Esta es la opción que emplean 1 de cada 4 bufetes de entre 1 y 10 letrados.
- Los escritos se preparan de forma colaborativa mediante un software para abogados que permite trabajar en línea y de forma cooperativa dentro de las plantillas de escritos judiciales y otros documentos. Esta opción es la más común dentro de los despachos que emplean plantillas y cada vez es más relevante, sobre todo, en los despachos medianos y grandes. Por ejemplo, el 58% de las firmas con entre 21 y 50 trabajadores elaboran de esta forma sus documentos. Un porcentaje que se mantiene elevado también en los bufetes de entre 11 y 20 letrados (39%) y en las firmas de mayor tamaño, aquellas con más de 100 abogados (42%).
Por lo tanto, podemos concluir que el uso de plantillas de escritos judiciales se está abriendo paso en el sector legal español y que muchas firmas cuentan con programas de gestión para abogados que no solo incluyen repositorios de plantillas, sino que, además, permiten el trabajo colaborativo a la hora de elaborar escritos, informes, contratos, convenios, estatutos, etc.
Esto implica, indudablemente, que las firmas que aún no cuenten con un software de gestión para abogados con repositorio de plantillas corren el riesgo de ser menos competitivas que el resto de bufetes, lo que puede lastrar sus resultados económicos y su posición en el mercado.
¿Cuáles son los beneficios de trabajar con un software con plantillas de escritos judiciales, informes o contratos?
Redactar documentos tan importantes como demandas, recursos o contratos es una tarea crítica para cualquier despacho. Un software con plantillas de escritos judiciales, informes y otros documentos les permite:
- Ahorrar una ingente cantidad de tiempo en la elaboración de los documentos.
- Automatizar la incorporación de los datos desde los expedientes del programa de gestión, sin necesidad de tener que introducir manualmente la información sobre las partes o de índole judicial.
- Perfeccionar sus escritos introduciendo mejoras de forma continua en las plantillas a raíz de la experiencia acumulada por los diferentes profesionales.
- Incorporar a las plantillas las nuevas referencias legales y jurisprudenciales.
- Poner a disposición de todos los profesionales un repositorio de plantillas de escritos judiciales y otros documentos que ya han demostrado su efectividad.
- Facilitar el trabajo con plantillas de escritos judiciales y otros documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, gracias a programas para abogados Cloud.
- Crear nuevas plantillas adaptadas a nuevos contextos, necesidades o realidades.
- Fomentar el trabajo colaborativo entre varios letrados para elaborar un informe para un cliente o dirigir un proceso judicial.
- Evitar errores u olvidos en la elaboración de los documentos.
- Agilizar los plazos de presentación de demandas o recursos, de respuesta a requerimientos administrativos o tributarios, de elaboración de informes, de redacción de contratos, estatutos sociales o convenios reguladores o de justificación de subvenciones públicas.
- Mejorar la tasa de éxito en los procesos judiciales y el nivel de satisfacción de los clientes a los que se les prestan servicios legales que conllevan la elaboración de documentos.
¿Es fácil crear y usar plantillas de escritos judiciales o informes en un programa de gestión?
Sí. De hecho, los software para abogados más completos ya cuentan con plantillas predefinidas adaptadas al sector legal.
Pero, además, un bufete puede crear cuantas plantillas desee para cada tipo de documento que elabora. Por ejemplo, se pueden tener varias plantillas de escritos de demanda en función del tipo de caso que se trate.
A la hora de elaborar un documento basta con seleccionar una plantilla y editarla para personalizar su contenido y adaptarlo al caso concreto.
Igualmente, las plantillas también se pueden modificar para introducir mejoras en función de la experiencia ganada o para añadir referencias a sentencias pioneras o normativa recientemente aprobada. Asimismo, también es posible eliminar plantillas cuando caigan en desuso.
Cualquier usuario del despacho puede acceder a las plantillas de escritos judiciales, informes u otros documentos que se hayan creado dentro del programa de gestión. Por lo que es posible trabajar en la elaboración de documentos desde cualquier lugar y siempre que se necesite. Basta con tener acceso a internet.
También es importante destacar que cualquier documento creado a partir de una plantilla puede ser un documento colaborativo, en el que varios profesionales trabajen de forma sincrónica. Lo que facilita el trabajo en equipo, tan importante en muchos servicios jurídicos.
En este sentido, hay que destacar que un programa de gestión para abogados cuenta con una funcionalidad de control de versiones. De tal forma que en los documentos editados en equipo se puede hacer un seguimiento de los cambios realizados.
Otro aspecto que hace que sea muy sencillo trabajar con plantillas de escritos judiciales para elaborarlos es que el software para abogados se encarga de volcar automáticamente los datos disponibles en los expedientes. Esto implica ahorrar tiempo, evitar errores y maximizar la rentabilidad de los servicios jurídicos.
¿Cómo es posible? En las plantillas de escritos judiciales y otros documentos para abogados se pueden incluir macros que recojan los datos de un expediente y los vuelquen en un documento relacionado con dicho expediente. Por ejemplo, el CIF y el nombre de una empresa. O la información del órgano judicial que está llevando el proceso.
¿Se pueden enviar los documentos a clientes u otros operadores jurídicos sin salir del software? ¿Y conseguir que los firmen?
Un aspecto relevante sobre los software para abogados con repositorio de plantillas de escritos judiciales, informes o contratos es que permiten no solo elaborar los documentos si no también:
- Gestionar también su envío y firma.
- Automatizar procesos.
De tal forma que se pueden gestionar los documentos de un bufete desde un único programa y sin salir de él en ningún momento. ¿Cómo? Gracias a funcionalidades clave:
- Exportación de documentos en Word o PDF.
- Envío de documentos a través de email o WhatsApp.
- Presentación de documentos en sede judicial gracias a la interconexión entre el programa de gestión para abogados y las principales plataformas judiciales españolas como LexNet.
- Herramientas PDF: Se pueden exportar los documentos en PDF, unir varios documentos en un mismo PDF o comprimir archivos.
- Automatización del envío de documentos al generarse.
- Programación del envío de documentos pudiendo elegir el día y la hora exactos.
- Envío en bloque de documentos a clientes.
- Firma electrónica incorporada para que los letrados puedan firmar documentos.
- Envío de documentos a los clientes y las partes involucradas en un proceso para que puedan firmarlos digitalmente desde un móvil o una tablet haciendo clic en un enlace y luego en el apartado de firma.
- Almacenamiento automático de los documentos firmados por todas las partes y envío también automático de una copia con todas las firmas a los diferentes intervinientes.
En definitiva, usar plantillas de escritos judiciales, informes u otros documentos no es una cuestión menor para los despachos de abogados. Les permite agilizar la forma en que elaboran sus documentos, fomentar el trabajo en equipo y ofrecer servicios jurídicos de altísima calidad a sus clientes.
Un software para abogados con plantillas de escritos judiciales, contratos, informes, convenios o estatutos sociales impulsa la productividad de los abogados y la rentabilidad de sus servicios.