Cómo digitalizar una clínica en 18 pasos
Índice
Historiales, agenda, stock de medicamentos, gestión económica… Te explicamos cómo digitalizar una clínica para agilizar su gestión diaria
Hay sectores que históricamente han liderado las revoluciones tecnológicas y se han situado a la vanguardia en el terreno de la innovación. El sector de la salud es uno de ellos. Por eso, no debe sorprendernos que en los últimos años tanto en el sector público como en el privado se haya invertido en digitalizar los procesos, adquirir equipamientos punteros y liderar la adopción de nuevas tecnologías como la robotización o la Inteligencia Artificial.
Así las cosas, la mayoría de los centros médicos, dentales, de fisioterapia o estéticas cuentan con soluciones que contribuyen a digitalizar una clínica, poniendo el acento en elementos clave como las historias clínicas, la agenda o la gestión económica.
Uno de estas soluciones es un software para clínicas desde el que se pueda digitalizar una clínica, automatizar procesos, agilizar tareas y llevar a cabo su gestión diaria con éxito.
A continuación, te explicamos cómo digitalizar una clínica paso a paso exprimiendo todas las funcionalidades de un programa de gestión para centros sanitarios.
Historias clínicas digitales, seguras y adaptadas a la normativa
Las historias clínicas juegan un papel fundamental en el sector de la salud y están fuertemente reguladas a través de la Ley de Autonomía del Paciente.
Esta ley y la normativa de protección de datos personales obligan a las clínicas a asegurarse de que protegen y conservan las historias clínicas de los pacientes y a garantizar su derecho a acceder a ellas.
Por eso, digitalizar una clínica pasa, en primer lugar, por trabajar con historias clínicas digitales que faciliten:
- La inclusión de cualquier dato sobre el paciente y su estado de salud: diagnóstico, tratamiento, etc.
- La incorporación y visualización de pruebas como radiografías o de informes de analíticas y conexión directa con las máquinas empleadas en las clínicas.
- El acceso a las historias clínicas de los pacientes solo por parte de los profesionales que debe conocerlos y en cuestión de segundos.
- La sistematización de todas las historias clínicas para que sean coherentes y dispongan de toda la información exigida legalmente.
De tal forma que digitalizar una clínica conlleve una gestión inteligente de las historias clínicas, ahorrando tiempo en su elaboración, erradicando los errores y facilitando su conservación y almacenamiento seguro, así como su actualización constante.
Consentimientos informados para tratamientos e intervenciones
Igualmente, la Ley de Autonomía del Paciente también impone la obligación de recabar los consentimientos informados de los pacientes antes de prestarles determinados tratamientos o someterlos a intervenciones que afectan a su salud.
Las clínicas que no recaben los consentimientos informados se exponen a multas y conflictos legales por no haber informado a los pacientes de los riesgos de los tratamientos e intervenciones.
Al digitalizar una clínica se puede digitalizar, también, la gestión de los consentimientos informados. ¿Cómo? Un software para clínicas permite:
- Tener plantillas de consentimientos informados para cada tipo de tratamiento o intervención.
- Preparar el documento de cada consentimiento informado incorporando automáticamente los datos del paciente gracias al uso de macros que recogen la información de las historias clínicas.
- Enviar el documento para recabar el consentimiento informado a un paciente a través de un enlace por email o WhatsApp para que pueda leerlo y firmarlo con un clic desde su móvil o trasladarlo a una tablet o una wacom para que pueda firmarlo en la propia clínica.
- Mostrar en el historial del paciente si el consentimiento informado ha sido recabado antes de iniciar un tratamiento o intervención.
- Controlar en una única pantalla todos los consentimientos informados pendientes de ser firmados.
Plantillas de recetas oficiales y base de datos de medicamentos
Otro aspecto clave de la gestión sanitaria que se puede optimizar la digitalizar una clínica es la confección de las recetas.
Los software de gestión de clínicas cuentan con plantillas de recetas oficiales en las que se vuelcan automáticamente:
- Los datos de los medicamentos que se prescriben, gracias a que se ha cargado previamente la información sobre ellos. Por ejemplo, la posología.
- La información sobre el profesional que los receta: médico, odontólogo, psicólogo, etc. Incluido su número de colegiado.
Además, permiten a los profesionales sanitarios firmarlas electrónicamente en un clic, gracias a que pueden cargar sus certificados digitales.
Las recetas se almacenan automáticamente en los historiales clínicos de los pacientes y se pueden enviar también de forma automática por email o WhatsApp o imprimir sin salir del programa.
Plantillas de informes clínicos y justificantes
Al digitalizar una clínica también se digitaliza la forma en que se elaboran documentos clave como los informes clínicos y los justificantes de asistencia.
El programa de gestión permite crear y editar plantillas para cada tipo de informe o justificante. Y, a partir de su ellas, crear documentos en segundos, automatizando la incorporación de los datos de los pacientes.
De esta forma, los profesionales sanitarios pueden llevar a cabo tareas administrativas con la máxima celeridad y dedicar todo su tiempo a atender a sus pacientes y cuidar su salud.
Agenda digital por centro, especialidad y profesional
Otra cuestión esencial al digitalizar una clínica es la agenda de un centro y de sus profesionales. Los programas de gestión de clínicas incluyen soluciones de agenda digital que permiten:
- Crear, modificar y eliminar citas con facilidad.
- Llevar un control de los huecos disponibles.
- Fijar un horario de atención a pacientes diferente para cada especialidad y profesional.
- Observar con facilidad los huecos libres de cada profesional, especialidad o centro, en caso de que se trate de una clínica con varios centros.
- Establecer la duración de cada tipo de consulta o intervención, para que el programa cree automáticamente los huecos teniendo en cuenta la duración de las diferentes citas agendadas.
- Agendar una cita desde cualquier parte del programa.
- Mostrar en cada cita la información clave sobre la misma.
- Sincronizar la agenda de la clínica con la agenda personal del profesional sanitario en su móvil si usa Google Calendar o Microsoft Calendar.
Digitalizar una clínica implica optimizar la forma en que se conciertan citas, se controla el estado de ocupación de la agenda y se mantienen plenamente informados a los profesionales sobre las citas que tienen programadas.
Reserva online de citas
¿Solo pueden concertar las citas los profesionales de una clínica? Al digitalizar una clínica y, por ende, su agenda, se abre la puerta a que los pacientes puedan fijar citas autónomamente. ¿Cómo? A través de una página de reserva online que se puede incluir en la web de un centro o en sus redes sociales.
El paciente solo tiene que registrarse si aún no lo está y seleccionar el hueco libre que mejor se ajuste a sus horarios. Es posible fijar que el paciente pueda seleccionar el centro, la especialidad y hasta el profesional que desee que lo atienda.
La reserva online de citas es una herramienta clave para impulsar la ocupación de la agenda, aumentar el número de pacientes que se atienden en un centro e incrementar los ingresos.
Recordatorios, confirmaciones, cancelaciones y reprogramaciones de citas
Al digitalizar una clínica se pueden automatizar múltiples tareas. Entre ellas destaca el envío de recordatorios a los pacientes con citas programadas para evitar que se olviden de ellas.
Con un software para clínicas es posible programar el envío de recordatorios por email, sms o WhatsApp con la antelación que se desee. Por ejemplo, 3 días antes o el día antes. El software se encarga de notificar a los pacientes con un mensaje personalizado e incluyendo un enlace para que puedan confirmar que van a acudir a sus citas o cancelarlas.
En caso de que los pacientes cancelen sus citas, al digitalizar una clínica se les puede ofrecer la opción de que las reprogramen para otra fecha, seleccionándola libremente como ocurre con la reserva online.
Tanto la confirmación de las citas como su cancelación y reprogramación se muestra automáticamente en la agenda del centro y del profesional que debe gestionarlas.
De esta forma, digitalizar una clínica conlleva no solo un mayúsculo ahorro de tiempo, sino que permite a los centros:
- Evitar huecos libres de última hora.
- Disponer de tiempo para ocupar los huecos dejados por los pacientes que han cancelado sus citas.
- Fidelizar a dichos pacientes incentivando que agenden sus citas autónomamente para otro día.
Gestión de revisiones y citas periódicas
Las revisiones y las citas periódicas son un pilar fundamental de cualquier centro sanitario. Cuando la siguiente cita del paciente debe ser dentro de un mes, es posible dejarla agendada ya. Sin embargo, cuando estamos ante revisiones que deben efectuarse dentro de varios meses o en un año, no es posible dejar prefijada la cita.
En estos casos, digitalizar una clínica permite llevar un control inteligente de las revisiones. Es posible crear alertas en el software de gestión de clínicas y el programa se encarga de avisar de las próximas revisiones.
Además, el software permite enviar automáticamente mensajes personalizados a los pacientes recordándoles sus revisiones e incluyendo un enlace a la reserva online para que las fijen el día y la hora que mejor les venga, teniendo en cuenta los huecos disponibles.
Igualmente, si la clínica prefiere llamar a sus pacientes en vez de mandarles WhatsApps, emails o sms, digitalizar una clínica facilita la gestión de dichas llamadas. ¿Cómo? Es posible obtener un listado con los pacientes a los que se debe llamar y añadirlos al listado de llamadas pendientes. Una vez que la llamada se haya realizado con éxito y se haya agendado la cita durante el transcurso de la conversación, se marca la tarea como finalizada.
De esta forma, una clínica se evita traspapelar llamadas pendientes y dejar sin agendar revisiones y citas periódicas.
Gestión de la sala de espera
¿Qué sucede entre que un paciente llega a una clínica y pasa a consulta? Digitalizar una clínica también facilita la gestión de los clientes mientras están en la sala de espera. ¿Cómo? Es posible:
- Controlar el estado de cada cita y marcar que una cita se encuentra en sala de espera.
- Supervisar el tiempo de espera de cada paciente, con el objetivo de ajustar mejor los tiempos programados de las consultas y optimizar la atención que se da a los pacientes.
- Llamar a los pacientes a consulta por pantalla, lo que agiliza el desplazamiento de los pacientes y reduce al mínimo el tiempo que transcurre entre el final de una consulta y el inicio de la siguiente.
Comunicaciones con pacientes por email, WhatsApp o teléfono
Como ya hemos podido ver en alguno de los apartado anteriores, digitalizar una clínica implica impulsar y optimizar la forma en que se comunica con sus pacientes.
Con un software de gestión para clínicas es posible centralizar todas las comunicaciones que se intercambian con los pacientes en un único programa.
No solo es posible enviar recordatorios de citas o revisiones, sino que también se puede:
- Registrar lo conversado con un paciente a través de una llamada telefónica.
- Intercambiar emails o WhatsApps con los pacientes para resolver sus dudas o atender a sus peticiones.
- Informarles sobre novedades relacionadas con sus historiales (por ejemplo, que ya están disponibles los resultados de una prueba o un medicamento).
- Tener el historial de todas las comunicaciones efectuadas en la ficha de cada paciente.
Así, digitalizar una clínica supone dar un salto cualitativo en la calidad de la atención al paciente.
Acceso de los pacientes a su documentación y reserva de citas
Más allá de mejorar las comunicaciones, digitalizar una clínica también puede suponer una revolución en el acceso de los pacientes a la información sobre su salud.
Los programas de gestión para clínicas más avanzados cuentan con una funcionalidad que permite a los pacientes consultar desde su móvil, tablet u ordenador algunos datos de sus historias clínicas (los que el centro decida) y sus citas programadas.
Además, desde esta herramienta, accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet, también pueden reservar autónomamente citas.
Esta funcionalidad también contribuye a mejorar la comunicación con los pacientes y ahorra numerosas llamadas para pedir información o agendar citas.
Valoraciones de los pacientes
¿Qué opinan los pacientes sobre los servicios prestados por una clínica y sobre el trabajo desarrollado por sus profesionales? Digitalizar una clínica permite a los centros saber con precisión cuáles son las valoraciones de sus pacientes. ¿Por qué? Los programas para clínicas más avanzados cuentan con un módulo de valoraciones desde el que se puede:
- Enviar cuestionarios a los pacientes automáticamente para que valoren los servicios prestados.
- Obtener datos de manera automática sobre las valoraciones de los pacientes.
- Crear informes con la información recabada para analizarla y tomar medidas que contribuyan a mejorar las valoraciones.
- Mostrar las valoraciones de los pacientes en la web de la clínica, lo que puede ser de gran ayuda a la hora de atraer a nuevos pacientes.
Muchos centros médicos, dentales, de fisioterapia o de estética saben que la mejor estrategia para conseguir pacientes es ganarse la confianza de los pacientes que ya se tienen, tener en cuenta sus opiniones y hacer gala de sus valoraciones.
Diseño y envío de campañas por email o WhatsApp
Sin embargo, digitalizar una clínica no solo permite conocer las valoraciones de los pacientes y sacarles partido. También es posible usar el software de gestión para diseñar y lanzar campañas por email o WhatsApp. ¿Con qué fin? Dar a conocer nuevos servicios, recuperar a pacientes que hace mucho tiempo que no acuden al centro o incentivar que los pacientes agenden citas para servicios o tratamientos que pueden ser beneficiosos para su salud en base a su historial.
En este sentido es importante tener en cuenta que digitalizar una clínica supone almacenar todos los datos relevantes sobre cada paciente en un único programa y tener acceso a ellos para poder sacarles partido. Por ejemplo, un centro de estética puede obtener un listado con todos los pacientes que se han sometido a un tratamiento facial en el último año y enviarles un mensaje presentándoles un nuevo tratamiento que puede ser de su interés.
Esto es posible porque al digitalizar una clínica también se pueden crear campañas de email o WhatsApp usando plantillas de mensajes personalizados y enviar comunicaciones en bloque a una lista de pacientes o potenciales. En el mensaje se puede incluir un enlace para que los pacientes reserven sus citas de forma autónoma.
Como ya fuimos apuntando antes, digitalizar una clínica no supone solo reducir tiempo administrativo en la gestión de los historiales o las citas, sino también fortalecer la estrategia de captación de pacientes diseñando y enviando campañas específicas.
Formularios web para captar nuevos pacientes
En línea con lo anterior, al digitalizar una clínica es posible usar formularios que se pueden incrustar en la web de una clínica o en sus redes sociales. ¿Con qué fin? Captar nuevos pacientes a través de las publicaciones en redes sociales y estrategias de SEO, GEO o SEM.
Por ejemplo, en un artículo sobre cómo tratar la escoliosis es posible incluir un formulario web para que un paciente pida información con el fin de agendar una cita.
En el formulario se pueden introducir todos los campos que se deseen conocer. El programa permite trabajar con múltiples formularios y es capaz de crear la ficha del paciente potencial incorporando automáticamente toda la información facilitada a través del formulario como su nombre, su número de teléfono o su dirección de correo electrónico.
De esta forma, una clínica puede gestionar desde un único programa a todos los pacientes potenciales y ponerse en contacto con ellos por email, WhatsApp o llamadas telefónicas.
Gestión de cobros, facturación y contabilidad
Pasemos de la actividad comercial a la gestión económica. Digitalizar una clínica supone optimizar y sistematizar la forma en que se realizan los cobros a los pacientes, se emiten las facturas a pacientes, empresas y aseguradoras y se lleva a cabo la contabilidad.
Un software de gestión de clínicas integral permite:
- Realizar los cobros de las consultas, los tratamientos y las intervenciones.
- Emitir facturas de acuerdo a la normativa VeriFactu usando plantillas predefinidas.
- Enviar las facturas por email o WhatsApp, exportarlas o imprimirlas.
- Registrar automáticamente las facturas de los proveedores usando la tecnología OCR que es capaz de escanear PDFs y fotografías para extraer los datos de facturación.
- Domiciliar cobros y enviar remesas a los bancos.
- Conciliar las cuentas bancarias con los datos de facturación del programa de gestión.
- Automatizarla elaboración de los libros contables y los modelos tributarios a partir de los datos de las facturas emitidas y recibidas.
Control de stock, compras y pedidos al laboratorio
En algunas clínicas como las médicas, las de estética o las dentales, el control del stock de productos sanitarios es crítico.
Digitalizar una clínica permite tener una trazabilidad total de cada producto o artículo, desde el momento en que se compró hasta el momento en que se ha vendido o consumido. Con un programa de gestión es posible:
- Crear un catálogo de artículos con toda la información clave sobre los mismos.
- Controlar los lotes y las fechas de caducidad.
- Saber en tiempo real el stock disponible de cada producto.
- Consultar el histórico de movimientos de cada artículo.
- Realizar un inventario de los artículos.
Además, al digitalizar una clínica también es posible:
- Crear documentos con todas las compras que se desean realizar para enviárselos a los proveedores.
- Controlar todos los pedidos realizados a los proveedores para conocer su estado y la fecha esperada de recepción.
- Llevar a cabo un control exhaustivo de los pedidos a laboratorio.
- Puntear os pedidos recibidos.
- Vincular los pedidos a los pacientes cuando se han realizado para personas en concreto.
- Automatizar el registro de los pedidos recibidos en la facturación.
Registro horario, dietas y comisiones
Todas las organizaciones están obligadas en nuestro país a registrar las jornadas de sus profesionales, las clínicas no son una excepción. Además, en el corto plazo se va a aprobar la obligación de emplear sistemas informáticos para registrar las jornadas laborales.
Por eso, digitalizar una clínica debe incluir, también, la digitalización del registro horario. Los programas de gestión de clínicas permiten:
- Crear el horario de cada profesional.
- Gestionar las vacaciones y las ausencias.
- Que cada profesional fiche personalmente desde su móvil u ordenador en un par de clics el inicio y el final de su jornada, así como las pausas y descansos.
- Calcular automáticamente el tiempo de trabajo efectivo.
- Registrar las horas extras.
- Detectar incumplimientos y retrasos injustificados.
- Obtener informes sobre los registros de jornada de cada trabajador.
Sin salir del terreno de la gestión de los trabajadores es importante tener en cuenta tanto las dietas que se les deben abonar cuando se desplazan por motivos profesionales, como las comisiones que obtienen por consultas atendidas o por ingresos generados.
Pues bien, al digitalizar una clínica con un software de gestión también es posible:
- Registrar automáticamente los gastos de transporte, alojamiento y comida escaneando tickets y PDFs. Para poder abonárselos a los trabajadores e incluirlos en la contabilidad.
- Calcular automáticamente las comisiones de cada profesional en función de los servicios prestados o el total facturado. Las comisiones pueden ser de importe fijo o por porcentaje y es posible exportar listados con las comisiones a cobrar por los diferentes profesionales para elaborar las nóminas. Además, las comisiones se pueden enviar a la facturación recibida y a la contabilidad.
Permisos de seguridad y otros mecanismos para proteger la información de los pacientes
Como ya apuntamos al inicio de esta guía sobre cómo digitalizar una clínica, la normativa es cada vez más exigente en lo que respecta a la protección de los datos sanitarios de las personas.
A ello debemos sumar el hecho de que los ataques que buscan acceder a los datos médicos de los pacientes van en aumento.
Por eso, al digitalizar una clínica es fundamental trabajar con un programa que cumpla con los estándares de seguridad más exigentes como la certificación ISO 27001 de Seguridad de la Información y que incluya:
- Un sistema de permisos de seguridad, para limitar qué usuarios pueden acceder a las historias clínicas de los pacientes.
- Una auditoría de protección de datos, que permita comprobar qué usuarios accedieron a las historias clínicas y qué acciones llevaron a cabo: consulta de documentos, introducción de datos, envío de información por email…
- Autenticación multifactor para incrementar la seguridad de los acceso al programa, exigiendo a los usuarios no solo la introducción de la contraseña, sino también de un segundo factor que demuestre que es quien dice ser.
- Copias de seguridad automáticas periódicas para guardar todos los datos en un entorno Cloud protegido con mecanismos de seguridad avanzados. De tal forma que ante cualquier incidente se puede recuperar la información y la documentación con facilidad.
En definitiva, digitalizar una clínica es crítico para que un centro pueda optimizar la forma en que trabaja en su día a día.
La gestión de las historias clínicas, las citas, la estrategia comercial, el stock, la facturación y la seguridad se puede digitalizar para:
- Automatizar procesos.
- Ahorrar tiempo administrativo y erradicar olvidos.
- Cumplir con la normativa en vigor sobre información sanitaria, protección de datos, facturación, contabilidad, fiscalidad o registro de jornada.
- Captar más pacientes.
- Fidelizar a los pacientes.