Por qué adaptarse a VeriFactu antes de 2027
Por qué adaptarse a VeriFactu antes de 2027: 6 razones
Evitar inspecciones, reducir errores, agilizar tareas… Te explicamos por qué adaptarse a VeriFactu antes de 2027 es conveniente para los negocios
No va a ser obligatorio adaptarse a VeriFactu antes de 2027. Finalmente, a falta de menos de un mes, el Consejo de Ministros extendió un año los plazos previos. Así, el Real Decreto-ley 15/2025, que deberá ser convalidado por el Congreso, dispone que ni empresas, ni autónomos están obligados a adaptarse a VeriFactu antes de 2027.
Sin embargo, los programas de facturación sí están obligados a cumplir con las exigencias de la normativa VeriFactu: posibilidad de remitir automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria, inclusión de una huella y de un QR en las facturas, imposibilidad de alterar las facturas sin que quede rastro de los cambios realizados…
Es decir, que todas las empresas y los autónomos que empleen software de facturación certificados ya están adaptadas a VeriFactu.
O lo que es lo mismo, adaptarse a VeriFactu antes de 2027 es posible y trae consigo múltiples beneficios.
A continuación, te explicamos por qué es recomendable adaptarse a VeriFactu antes de 2027 no esperar a que expire el plazo legal:
- 1 de enero de 2027, para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, en su mayoría empresas.
- 1 de julio de 2027, para los contribuyentes del IRPF y IRNR que realicen actividades económicas, en su mayoría autónomos.
La Agencia Tributaria pondrá el foco en los negocios que usan el sistema VeriFactu
Hacienda ya ha anunciado que vigilará más a fondo a las empresas que no usen programas de facturación en la modalidad VeriFactu.
Lo cual no debe sorprendernos. El sistema VeriFactu ya está en marcha y miles de empresas no solo cuentan con un software de facturación certificado, sino que, además, a la hora de escoger entre VeriFactu y No VeriFactu para emitir sus facturas han optado por la primera opción.
Esto implica que Hacienda tiene sus registros de facturación y, por lo tanto, se reduce al mínimo la necesidad de investigar a estos negocios para comprobar que facturan de manera adecuada y cumplen con sus obligaciones contables y fiscales.
De tal forma que la Agencia Tributaria destinará gran parte de su trabajo a incrementar la vigilancia sobre las empresas que no facturan en la modalidad No VeriFactu, pero, sobre todo, prestará más atención a los negocios que no emplean un programa de facturación para gestionar sus facturas y contabilidad.
A este respecto, no debemos pasar por alto que todos los negocios que cuenten con un software de facturación certificado emitirán sus facturas con un QR. En la modalidad VeriFactu, este QR permite al receptor de una factura comprobar que efectivamente la misma está registrada en la sede de la AEAT. Mientras que en la modalidad No VeriFactu, al escanear el QR, el receptor de la factura está informando sobre la misma a la Agencia Tributaria.
Es decir, que las empresas cuyas facturas no incluyen el QR son menos transparentes tanto para los clientes como para la Agencia Tributaria, lo que puede conllevar que la AEAT ponga más el foco al analizar sus declaraciones tributarias. De ahí que adaptarse a VeriFactu antes de 2027 no es obligatorio, pero sí garantiza una mayor tranquilidad a los negocios.
Agilizar la emisión, envío y cobro de las facturas
Adaptarse a VeriFactu antes de 2027 no solo puede ahorrarle a una empresa quebraderos de cabeza en su relación con Hacienda, sino que facilita la gestión del proceso de facturación.
¿Por qué? Con un programa de facturación VeriFactu, un negocio puede:
- Tener plantillas de facturas personalizadas.
- Usar estas plantillas para crear facturas en segundos, gracias a que el software traslada la información sobre el negocio y el cliente a las facturas de manera automatizada.
- Asegurarse de que las facturas incluyen todos los datos exigidos legalmente para ser consideradas válidas.
- Evitar tener que calcular la carga impositiva de las facturas, puesto que el software de encarga de ello automáticamente.
- Enviar las facturas a sus clientes por email o WhatsApp.
- Exportar las facturas en PDF o imprimirlas para entregarlas en formato físico.
- Enviar facturas en bloque a múltiples clientes y programar su envío para un determinado momento del día.
- Generar remesas de cobros en caso de los servicios recurrentes o la emisión de facturas periódicas y enviarlas a la entidad bancaria.
- Controlar el estado de las facturas emitidas.
- Crear alertas cuando las facturas alcancen su fecha de vencimiento.
- Enviar recordatorios a los clientes con facturas impagadas que ya están vencidas.
- Reducir la morosidad que puede lastrar a un negocio.
Es decir, adaptarse a VeriFactu antes de 2027 y comenzar a usar un programa de facturación puede ayudar a una empresa o a un autónomo a la hora de ahorrar tiempo en el proceso de facturación y, de paso, mejorar, también, el proceso de cobro de las facturas emitidas.
Emplear un programa de facturación certificado reduce la comisión de errores
Otro de los motivos por los que se debe usar un software de facturación y adaptarse a VeriFactu antes de 2027 es que esta clase de herramienta reduce los errores que se pueden cometer al:
- Emitir facturas.
- Gestionar las facturas de los proveedores y los tickets de gastos aportados por los profesionales.
- Elaborar los libros contables.
- Cumplimentar las declaraciones tributarias.
¿Por qué?
- El programa automatiza numerosos procesos, lo que permite evitar errores humanos. Por ejemplo, el cálculo de los impuestos se hace de manera automática, como ya señalamos antes, o la asignación del número y la serie de cada factura. Pero, además, la información de la facturación se traspasa a los libros contables.
- El software incluye herramientas de chequeo automáticas que son capaces de detectar posibles errores o incongruencias y, así, avisar al usuario para que los revise y tome las acciones que sean necesarias para solventarlos o validarlos.
Registrar las facturas recibidas y gestionar los gastos deducibles
Otro de los beneficios de adaptarse a VeriFactu antes de 2027 e implementar un software de facturación no gira en torno a la emisión de facturas, sino que pivota sobre la gestión de las facturas recibidas.
Puesto que los negocios no solo emiten facturas, sino que también reciben facturas por parte de sus proveedores.
Dichas facturas son críticas a la hora de llevar a cabo la contabilidad, cumplimentar los modelos tributarios y poder desgravarse el IVA soportado y deducirse en el IRPF y el IS los gastos relacionados con la actividad económica.
Con un programa de facturación se pueden registrar con facilidad las facturas y los tickets de gastos con facilidad. ¿Por qué? Los software más completos del mercado incluyen la tecnología OCR que es capaz de extraer los datos de un PDF o una fotografía de una factura o un ticket y volcarlos directamente en el software.
Es decir, gracias a esta clase de solución no hace falta picar a mano las facturas recibidas y, además, se pueden almacenar en su interior las facturas o los tickets, en caso de que haya que demostrar que los gastos son deducibles ante un requerimiento de Hacienda.
Llevar a cabo la contabilidad de tu negocio y cumplir con tus obligaciones fiscales
Al abordar por qué es recomendable adaptarse a VeriFactu antes de 2027 no podemos obviar que los software de facturación más avanzados están diseñados para realizar la contabilidad de un negocio de forma automática.
¿Cómo? La solución recoge los datos de las facturas emitidas y recibidas y crea, a partir de ellos, los correspondientes asientos contables.
De esta forma, un negocio puede cumplir sus obligaciones de contabilidad y, además, también puede exportar sus libros para enviárselos a su asesor contable.
Esto implica un mayúsculo ahorro de tiempo y esfuerzo en una tarea tan ingrata como imprescindible para cualquier empresa.
Adaptarse a VeriFactu antes de 2027 da a las empresas margen para que el cambio sea exitoso
Tras el último cambio de plazos, resulta evidente que 2027 será el año definitivo de implementación de VeriFactu.
Y aunque pueda parecer que aún queda mucho para 2027, porque aún no hemos entrado en 2026, lo cierto es que no es así.
Vivimos en un mundo acelerado en el que las hojas de los viejos almanaques vuelan. Además, en muchos negocios comenzar a facturar usando un programa genera cierta inquietud. ¿Por qué? Aunque vivimos rodeados de tecnología, puede llegar a abrumarnos. Por eso, desde un punto de vista meramente práctico es recomendable:
- Adaptarse a VeriFactu antes de 2027 para gestionar con éxito la curva de aprendizaje y entrar en dicho año con un dominio total del software.
- Optar por un programa de facturación certificado que destaque por su usabilidad. Hay software muy fáciles de usar y elevadamente intuitivos que permiten crear facturas de una forma sencilla y ágil.
- Tomarse con calma el uso de un software de facturación hasta aprender a sacarle todo el partido posible a sus funcionalidades.
- Contar con el asesoramiento de profesionales de la compañía que desarrolla el software para que faciliten la puesta en marcha, resuelvan dudas y den consejos sobre el uso del programa.
En definitiva, no va a ser obligatorio adaptarse a VeriFactu antes de 2027, pero sí es una decisión recomendable porque la digitalización de los procesos de facturación va a ocurrir sí o sí en los próximos años.
VeriFactu y la facturación electrónica son una realidad y los negocios preparados para gestionar digitalmente su facturación y contabilidad pueden ahorrarse tiempo, conflictos y errores y obtener ventajas competitivas con respecto a los que no lo estén. ¿Por qué adaptarse a VeriFactu antes de 2027? La pregunta más bien es: ¿Cuáles son las ventajas de no hacerlo?