Cómo adelantar citas a través de WhatsApp para llenar huecos libres
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Adelantar citas a través de WhatsApp es una acción clave para evitar que los huecos libres en la agenda lastren la actividad de una clínica o una empresa
Un paciente te avisa de que no puede acudir una cita o a un médico le surge un hueco libre en su agenda y puede recibir a pacientes durante una hora más de la inicialmente programada. En una clínica es habitual que aparezcan huecos en su agenda y la de sus profesionales. Cada hueco libre supone un coste para una clínica, ya que supone desperdiciar el talento de sus profesionales y no sacarle todo el partido a sus instalaciones y equipamientos.
Por eso, adelantar citas a través de WhatsApp se puede convertir en una tarea cotidiana que maximice la ocupación de la agenda de una clínica médica, dental, de fisioterapia, podológica, psicológica o de estética.
Pero… ¿cómo se pueden adelantar citas a través de WhatsApp de una forma ágil y eficaz? Con un software de gestión para clínicas es posible realizar esta acción en cuestión de segundos y automatizando gran parte del proceso.
A continuación, te vamos a explicar los beneficios de adelantar citas a través de WhatsApp y cómo se puede llevar a cabo.
Adelantar citas a través de WhatsApp, una estrategia frente a las cancelaciones
La gestión de cancelaciones de citas es una cuestión especialmente sensible para las clínicas. Para un centro tener a un profesional parado supone un coste que no trae consigo ningún beneficio.
Por eso, en los últimos años muchas clínicas han implementado sistemas que les permiten enviar recordatorios de citas e, incluso, permitir a los pacientes confirmarlas desde sus móviles.
Pues bien, además de recordar citas, también es posible adelantar citas a través de WhatsApp. ¿Por qué es beneficioso usar esta vía en vez de realizar una llamada telefónica o enviar un email?
A estas alturas resulta evidente que WhatsApp es la aplicación de mensajería instantánea hegemónica en España. De hecho, es la app móvil a la que muchas personas entran antes de ponerse a dormir y la primera que consultan al despertarse.
Adelantar citas a través de WhatsApp permite a las clínicas asegurarse de que los pacientes con citas en el futuro reciben los mensajes en los que se les ofrece la posibilidad de adelantarlas.
Además, adelantar citas a través de WhatsApp consume mucho menos tiempo que llamar uno a uno a los pacientes hasta encontrar a uno que puede y quiere adelantar su cita.
A todo ello debemos sumar que el uso de un software de gestión para clínicas permite automatizar gran parte del proceso y enviar mensajes personalizados a golpe de clic.
Así, gracias a la posibilidad de adelantar citas a través de WhatsApp, una clínica puede evitar que los huecos libres lastren su actividad y la de sus profesionales.
Ofrecer la posibilidad de adelantar sus citas es beneficioso para los pacientes
Más allá de los beneficios directos para las clínicas, adelantar citas a través de WhatsApp también resulta ventajoso para sus pacientes.
Al fin y al cabo, nadie quiere esperar para ir al médico, al dentista o al fisioterapeuta si puede acudir a cualquiera de estos profesionales antes.
Por eso, cuando se ofrece a los pacientes la posibilidad de que sus citas cambien a una fecha más próxima, la mayoría de ellos acepta, salvo que por motivos de agenda los huecos que se les ofrecen no les resulten atractivos o, directamente, sean incompatibles con su planning vital.
De hecho, adelantar citas a través de WhatsApp es una forma de mejorar la imagen que un paciente tiene sobre una clínica y conseguir fidelizarlo. A la vez que se evita un riesgo que no se puede perder de vista: que un paciente decida irse a otra clínica porque la cita que ha agendado aún queda lejana en el tiempo.
Adelantar citas a través de WhatsApp usando un software de gestión
Hasta ahora hemos explorado los beneficios de adelantar citas a través de WhatsApp, ahora pasemos a analizar cómo se puede hacer.
Con un programa de gestión para clínicas es posible:
- Digitalizar la agenda de una clínica y de sus profesionales.
- Observar en un solo vistazo los huecos libres en la agenda de un profesional.
- Enviar recordatorios de WhatsApp para prevenir los huecos libres.
- Permitir a los pacientes no solo confirmar sus citas, sino también cancelarlas y reprogramarlas para otro momento sin tener que intervenir ningún profesional de la clínica.
- Actualizar de forma inmediata la información sobre las citas en las agendas.
- Saber qué pacientes tienen citas más próximas y más alejadas en el tiempo para ofrecerles la posibilidad de adelantar sus citas.
- Enviar mensajes en bloque a todos los pacientes que se deseen para adelantar citas a través de WhatsApp.
- Usar plantillas de mensajes para no tener que escribirlos manualmente. Los mensajes pueden personalizarse automáticamente gracias al uso de macros que recogen el nombre de los pacientes desde sus fichas.
- Incluir en los mensajes para adelantar citas a través de WhatsApp enlaces para que los pacientes las concierten autónomamente a través de una página de reserva online.
- Saber en tiempo real cuándo un paciente acepta adelantar una cita.
- Asociar los mensajes intercambiados con los pacientes a sus fichas.
- Impedir que los pacientes puedan reservar citas en huecos que ya han sido cubiertos por otros pacientes.
Es decir, que los programas de gestión de clínicas más avanzados permiten a los centros adelantar citas a través de WhatsApp en cuestión de segundos y automatizando la mayoría de pasos que se deben dar.
No solo para las clínicas pueden ser beneficioso adelantar citas a través de WhatsApp
Hasta ahora nos hemos centrado en cómo adelantar citas a través de WhatsApp en el caso de las clínicas, pero no podemos perder de vista que en otras organizaciones también puede resultar enormemente beneficioso adelantar citas a través de WhatsApp.
Pensemos, por ejemplo, en un despacho de abogados, en una asesoría o en una consultoría que ofrecen citas a sus clientes y potenciales clientes. Si pueden adelantar citas a través de WhatsApp, podrán atraer a nuevos clientes antes, así como ofrecer un trato más ágil a los clientes que ya confían en sus servicios.
Algo similar se puede apuntar con respecto a otros profesionales u organizaciones como arquitectos o ingenieros.
Adelantar citas a través de WhatsApp es una acción muy valiosa para cualquier negocio que cuente con una agenda y que concierte citas con clientes y potenciales.
En definitiva, adelantar citas a través de WhatsApp redunda en la eliminación de los huecos libres que lastran las agendas de empresas y profesionales. Además, tiene un beneficio claro para los pacientes.
Gracias a soluciones como un programa de gestión para clínicas se pueden adelantar citas a través de WhatsApp sin tener que emplear mucho tiempo en ello, automatizando gran parte del proceso y dando respuesta al deseo habitual de los pacientes: ser atendidos lo antes posible.