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El módulo de firma electrónica de MN program agiliza la firma de documentos clave de las empresas, como los contratos, los presupuestos o la LOPD
La infancia está llena de momentos emocionantes que, en realidad, son puramente cotidianos. Por ejemplo, la primera vez que un niño sale a la calle solo, sin la compañía de un adulto. Uno de esos hitos en la transición hacia el mundo adulto es el diseño de la firma personal. Porque, al fin y al cabo, la firma de documentos es una señal clara de adultez. Firmamos contratos laborales, empresariales… ¡hasta matrimoniales! La firma de documentos es importante para las personas, pero, aún lo es más para las empresas.
Los negocios y los profesionales tienen que proceder a la firma de documentos de forma habitual y, a su vez, gestionar las firmas de sus clientes. Por ejemplo, el consentimiento del tratamiento de datos, la firma de un contrato o la aceptación de un presupuesto.
Por ello, resulta fundamental que la firma de documentos sea ágil, sencilla y efectiva.
En la era analógica, resultaba más difícil gestionar la firma de documentos, puesto que dicha firma debía estamparse de forma física en cada uno de los documentos y estos deberían ser enviados y archivados de forma eficiente.
Sin embargo, tras la revolución digital han surgido programas de firma electrónica que permiten la firma de documentos en tan solo un puñado de clics.
Hoy vamos a desgranar las tres modalidades de firma de documentos del software de gestión de MN program y cómo pueden ayudar a las empresas a gestionar las firmas con suma rapidez y eficacia.
Firma con certificado digital: Clave en la firma de documentos en el ámbito jurídico
De las modalidades de firma electrónica de MN program esta es la más idónea para la firma de documentos legales.
Puesto que en el ámbito jurídico los documentos deben ir firmados con el certificado digital. Tal es así que para presentar documentación a través de LexNET es necesario emplear dicho certificado.
El software de gestión de MN program permite firmar toda clase de documentos con el certificado digital sin tener que salir en ningún momento del programa. Lo que supone un enorme ahorro de tiempo y una simplificación del proceso de firma.
Firma con tablet-móvil: Gestiona la firma de documentos sensibles como los consentimientos informados de los pacientes o la LOPD
La segunda modalidad de firma electrónica del software de gestión de MN program es la firma con tablet-móvil. ¿En qué consiste?
Desde el programa se genera un documento, dicho documento se envía a la tablet y el cliente o paciente puede leer el documento en ella y firmar acto seguido.
Esta herramienta es muy útil para consentir el tratamiento de datos y cumplir con la LOPD. Por ejemplo, mientras el cliente espera a ser atendido ya puede dársele a firmar esta documentación.
Si la firma con certificado digital es fundamental para abogados y procuradores, la firma con tablet-móvil es de gran utilidad para las clínicas médicas y odontológicas.
Puesto que pueden emplear esta modalidad para que los pacientes firmen el consentimiento informado antes de prestarles un tratamiento.
Muchos tratamientos, como las operaciones, requieren legalmente la firma del consentimiento del paciente. Con esta tipología de firma electrónica, las clínicas y los profesionales pueden asegurarse in situ que los pacientes leen y firman el consentimiento antes de que se ponga en marcha el tratamiento. Es más, los pacientes pueden firmarlos mientras se encuentran en la sala de espera.
Si desde la tablet se accede a MN program web, aparecerá un listado con todos los documentos pendientes de firmar. Por ejemplo, los consentimientos informados de todos los pacientes de una clínica durante una jornada concreta.
Una vez que el paciente o el cliente firma el documento, éste dejará de figurar en el listado y, en cambio, aparecerá ya firmado en la ficha personal del cliente. Todo ello de manera automática.
Firma con MN Sign: Múltiples funcionalidades para optimizar la firma de documentos
La tercera modalidad de firma electrónica de MN program es MN Sign. Esta herramienta de firma de documentos digital es muy ágil y fácil de usar para lograr que clientes y trabajadores puedan firmar la documentación que les incumbe.
Desde el programa se genera el documento a firmar y se envía empleando MN Sign ¿Qué le llegará al cliente o al trabajador? Un correo electrónico o un WhatsApp con un enlace. Al pinchar en la URL, se les redirecciona a una página en la que figura el contenido del documento, se solicita la identificación del firmante y se permite que el cliente o el trabajador firmen después de leer con tan solo un clic.
De esta manera se pueden firmar contratos, presupuestos, las jornadas laborales de la semana o el consentimiento para domiciliar los recibos o las nóminas. Las posibilidades son múltiples y el ahorro de tiempo es mayúsculo.
MN Sign también permite que los trabajadores o los clientes acepten el contenido de un correo o un WhatsApp.
Por ejemplo, en el programa se pueden generar y enviar correos para que los trabajadores vean sus horarios y los firmen. Sin necesidad de generar un documento en sí mismo.
MN Sign Avanzado: Un documento, varios firmantes y trazabilidad de las firmas
Más allá de la versión sencilla de MN Sign, esta herramienta cuenta con una modalidad avanzada que permite enviar un documento a todas las personas que tienen que firmarlo.
Pensemos, por ejemplo, en un contrato en el que intervienen varias partes. Sin esta funcionalidad, el documento debería ir pasando de un firmante a otro hasta completar todas las firmas.
En cambio, con MN Sign Avanzado es posible enviarlo a todos los firmantes. Cada uno de ellos recibirá un correo con el enlace y podrá leer el documento y firmarlo.
Una vez que todas las partes hayan firmado el documento, cada una de ellas recibirá una copia del documento con todas las firmas incorporadas.
Además, cabe destacar que MN Sign facilita la trazabilidad de las firmas. Puesto que el programa inserta un sello en el documento en el que figura: cuándo se firmó, desde qué IP y en qué navegador. Estos datos son clave para demostrar que un documento en concreto ha sido firmado por una persona.
Gestionar la firma de documentos en bloque
Como el programa de firma electrónica de MN program está integrado en nuestro software de gestión integral se puede aliar con otras herramientas como Emailer.
Así, MN Sign también se puede enviar a través del Emailer. ¿Qué significa esto? Que se puede automatizar el envío en bloque de documentos para firmar. Veámoslo mejor con dos ejemplos.
Pensemos en una empresa que revisa su base de datos y descubre que algunos de sus clientes no han firmado el consentimiento del tratamiento de sus datos. ¿Tendría que enviar uno a uno un correo para que puedan prestar su consentimiento? Con Emailer no. Puede enviar el consentimiento en bloque a todos esos clientes. El ahorro de tiempo administrativo es muy significativo.
Pero el alcance de esta funcionalidad no se limita a esta posibilidad. Puesto que una empresa también puede programar que se envíe MN Sign a todos los clientes que han solicitado un presupuesto en la última semana, para que lo consulten y, si están de acuerdo, lo acepten. Y lo mismo se podría hacer con los contratos.
Automatizar y enviar en bloque documentos para ser firmados puede traducirse en:
- Un aumento de la eficiencia de la empresa.
- Un ahorro de tiempo improductivo.
- Una optimización de la comunicación con sus clientes y trabajadores.
- Un incremento de las ventas y los beneficios.
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