5 beneficios de un software de control de tiempos para una empresa
Principales beneficios de un software de control de tiempos
Aumentar la rentabilidad, evitar desviaciones, ajustar presupuestos… Descubre los beneficios de un software de control de tiempos
No podemos sostener el tiempo en las manos, pero eso no impide que se nos escape entre los dedos. Tanto en el ámbito personal como en el profesional o en el empresarial, el tiempo es extraordinariamente valioso.
De ahí que la humanidad haya buscado la forma de controlar el tiempo para intentar sacarle el máximo partido a cada minuto.
Tras siglos de esfuerzo, hoy nos encontramos en el momento histórico en que es más sencillo saber cómo invertimos nuestro tiempo. Esto es así gracias a soluciones digitales como un software de control de tiempos.
Esta clase de herramienta permite a los profesionales y a las empresas llevar un registro precioso del tiempo que dedican a cada cliente o proyecto y, así, impulsar la productividad y rentabilidad de sus negocios.
¿Cuáles son los principales beneficios de un software de control de tiempos para las empresas? Los repasamos a continuación.
Llevar un control exacto de las horas empleadas en cada cliente o proyecto
El debate en torno al control de las horas trabajadas y la futura aprobación del reglamento de registro horario digital nos permiten ser conscientes de lo importante que resulta saber con exactitud cuánto tiempo le dedica un abogado, un arquitecto o un consultor a cada uno de sus clientes.
Así, uno de los principales beneficios de un software de control de tiempos es, precisamente, que esta herramienta permite asignar el tiempo empleado en realizar una tarea al cliente o al proyecto correspondiente.
Todo ello de una forma ágil y dinámica. En cuestión de segundos, un profesional puede indicar en el programa el tiempo de su jornada de trabajo que dedicó a un cliente o un proyecto.
El software totaliza los tiempos que vayan asignando los diversos profesionales para sumar todas las horas y saber con exactitud el tiempo destinado por la empresa a un cliente o proyecto.
¿Por qué este es uno de los beneficios de un software de control de tiempos que debemos destacar? La falta de control sobre las horas trabajadas supone que los negocios:
- No pueden calcular el dinero que invierten en un cliente o proyecto.
- Se arriesgan a asumir proyectos deficitarios.
- No tienen la información necesaria para mejorar sus procesos internos, apostar por los servicios más rentables y elaborar sus presupuestos.
Facturarles a los clientes todos los gastos asumidos al prestarles tus servicios
Otro de los beneficios de un software de control de tiempos que resulta clave es que esta solución permite cuantificar los costes de un proyecto o cliente. ¿Cómo?
- Es posible establecer el coste por hora de cada profesional de forma individual. ¿Por qué es relevante esta cuestión? No todos los profesionales cobran lo mismo ni su tiempo tiene el mismo valor. Por ejemplo, en un despacho es evidente que la hora de un socio no vale igual que la de un abogado junior. Así, uno de los beneficios de un software de control de tiempos es que cuantifica el importe de las horas teniendo en cuenta que no todas valen lo mismo.
- Se pueden registrar otros gastos asociados a un proyecto. Por ejemplo, las dietas o los gastos de transporte derivados de que un arquitecto tenga que ir a otra ciudad a supervisar la evolución de una obra. Estos gastos se imputan al proyecto o cliente correspondiente, lo que permite saber con exactitud el coste asumido por la empresa.
Así, uno de los beneficios de un software de control de tiempos es que permite registrar todos los gastos y costes, de tal forma que no se deje ninguno de ellos sin facturar.
Controlar la evolución de un proyecto y detectar desviaciones de tiempo y dinero
El tercero de los beneficios de un software de control de tiempos es que gracias a esta herramienta se puede supervisar cada proyecto en tiempo real.
¿Por qué es relevante esta tarea de supervisión? Gracias a ella es posible detectar desviaciones en el desarrollo de los proyectos.
Esto es posible porque un programa de control de tiempos es capaz de calcular automáticamente si las horas asignadas a un proyecto superan las proyectadas al comenzarlo. Y, además, también muestra las desviaciones en los costes esperados y los reales y cómo afectan a la consecución de beneficios.
Minimizar las desviaciones de los proyectos es crítico para cualquier negocio. Y para conseguirlo es indispensable detectarlas a tiempo y tomar medidas para reducirlas, puesto que en ello está en juego su margen de beneficio.
Tener datos verídicos sobre la rentabilidad de los proyectos y clientes
Precisamente, uno de los beneficios de un software de control de tiempos más relevantes es que ofrece una radiografía precisa de la rentabilidad de cada proyecto y cliente de un negocio. ¿Por qué?
- En el software se fija el importe pactado a la hora de concertar el presupuesto con el cliente.
- Se registran los gastos y, además, el programa automáticamente convierte las horas trabajadas en costes.
- La solución compara los ingresos previstos con los costes reales y cuantifica los beneficios que van a obtener los negocios.
- Como ya apuntamos antes, uno de los principales beneficios de un software de control de tiempos es que mide las desviaciones en tiempo real y permite consultarlas en cualquier momento para realizar ajustes.
Con este caudal de información, los profesionales y las empresas pueden tomar decisiones trascendentales para:
- Potenciar los servicios más rentables frente a los que presentan pocos beneficios.
- Renegociar los acuerdos con sus clientes para maximizar los beneficios y evitar realizar proyectos deficitarios o que consumen una gran cantidad de tiempo y recursos para generar, a cambio, pingües beneficios.
En resumidas cuentas, uno de los beneficios de un software de control de tiempos es que permite a los empresas saber qué líneas de negocio son rentables y cuáles no. Lo que les permite reorientar su modelo de negocio basándose en datos y no en mera intuición.
Ajustar los presupuestos para conjugar competitividad y rentabilidad
Sin salirnos del territorio de la rentabilidad, es importante señalar que uno de los beneficios de un software de control de tiempos es que gracias a esta solución se pueden ajustar mejor los presupuestos. ¿Por qué?
Si sistemáticamente un negocio detecta desviaciones entre los costes proyectados y los reales, es evidente que se deben corregir las proyecciones a futuro. Y esto tiene un impacto directo en los presupuestos que se entregan a los potenciales clientes.
Puesto que si un negocio puede determinar cuáles van a ser los costes que debe asumir para realizar un determinado proyecto, es capaz, también, de ajustar sus presupuestos para que sean más competitivos, pero sin caer en una notable bajada de los beneficios.
Así, uno de los beneficios de un software de control de tiempos es que ofrece a los negocios toda la información que necesitan para medir la rentabilidad de sus proyectos, evitar desviaciones y resultar competitivos sin sacrificar su rentabilidad.
En definitiva, para negocios como firmas legales, estudios de arquitectura o consultorías es crítico trabajar con un programa de control de tiempos fácil de usar y que permita supervisar la forma en que un negocio y sus profesionales invierten su valioso tiempo.