6 beneficios de un software de gestión de proyectos integral
Cómo elaborar proyectos rentables
Organizar los recursos de manera inteligente, incrementar la rentabilidad y evitar desviaciones son algunos de los beneficios de un software de gestión de proyectos completo
¿Alguna vez has tenido que liderar a un equipo para realizar un proyecto? ¿Has trabajado codo con codo al lado de compañeros para fabricar un producto o prestar un servicio a un cliente? Si la respuesta a alguna de estas preguntas es un «sí», ya sabes que gestionar un proyecto es una tarea tan exigente como importante.
De ahí que sea tan relevante tener en cuenta los beneficios de un software de gestión de proyectos, porque este tipo de solución ha sido desarrollada para ayudar tanto a los gestores de proyectos como a las personas a su cargo en la planificación, ejecución y control de los proyectos que llevan a cabo las empresas.
¿A qué beneficios de un software de gestión de proyectos nos referimos? Desgranamos a continuación las ventajas más importantes de trabajar con un software de gestión de proyectos.
1. Ahorrar tiempo administrativo y evitar errores
Los beneficios de un software de gestión de proyectos que primero saltan a la vista son la posibilidad de automatizar tareas, emplear menos tiempo en realizar acciones administrativas y minimizar la comisión de errores.
Todo ello es posible gracias a que, ante todo, esta clase de programas permite a las empresas y sus profesionales sistematizar toda la información relacionada con un proyecto, almacenarla en una base de datos diseñada para este menester y consultarla en cualquier momento y con suma facilidad.
Pensemos, por ejemplo, en un abogado que trabaja en una demanda judicial compleja junto a otros compañeros. Entrando en la ficha de este proyecto puede saber al instante qué actuaciones se han llevado a cabo ya, qué tareas quedan pendientes, qué documentos se tienen guardados y cuáles han sido las comunicaciones con el cliente.
Así, sin salir de un único programa es posible consultar las tareas de un proyecto, el historial de actuaciones, los documentos asociados y los emails que incluyen información relevante sobre el proyecto.
¿Qué supone todo esto?
- Hay que gastar menos minutos en encontrar y recopilar datos y archivos.
- Se evitan duplicidades en la información.
- Se limita la comisión de errores porque todos los datos son accesibles.
2. Adaptarse con agilidad a las necesidades del cliente
Otro de los beneficios de un software de gestión de proyectos radica en que esta herramienta ayuda a las empresas a entablar una relación de comunicación estrecha y eficaz con los clientes.
De tal manera que si las necesidades del cliente cambian mientras se ejecuta el proyecto, se pueden adaptar las tareas para darles respuesta. Asimismo, entre los beneficios de un software de gestión de proyectos debemos destacar que esta solución permite informar a los clientes sobre la evolución de un proyecto y modificar la planificación siempre que sea necesario, con el objetivo de poder cumplir con los plazos de entrega.
Asimismo, es posible saber si las modificaciones que pide el cliente impactan en el los gastos y costes de un proyecto. De tal manera que se pueda renegociar el presupuesto acordado para evitar que la rentabilidad del proyecto se vea dañada.
3. Organizar los recursos con la máxima eficiencia
La optimización de las labores de organización es, sin duda alguna, uno de los beneficios de un software de gestión de proyectos más interesantes. Puesto que una de las tareas más relevantes de los gestores de proyectos es planificar y distribuir las tareas para conseguir que un proyecto se lleve a cabo dentro del plazo estipulado.
Los programas de gestión de proyectos más completos permiten crear tareas de una forma ágil, incluyendo:
- Descripción.
- Tiempo que se debe destinar a la tarea.
- Fecha de inicio.
- Fecha de finalización.
Además, las tareas se pueden ordenar en flujos de trabajo, gracias a representaciones gráficas como diagrama de Gantt.
De esta manera resulta más sencillo:
- Planificar la secuenciación de las tareas para optimizar y ajustar los tiempos de ejecución de los proyectos.
- Distribuir la carga de trabajo entre los profesionales de una manera equilibrada y de acuerdo a sus capacidades y posibilidades.
- Tener en cuenta en la planificación los recursos no humanos: uso de equipamiento, compra de material, contratación de licencias de software…
También debemos destacar entre los beneficios de un software de gestión de proyectos que estas soluciones permiten a los gestores crear tareas predefinidas para cada clase de proyecto. De tal forma que cuando se genera un nuevo proyecto se puedan volcar las tareas y su secuenciación de manera automática. Esto supone un mayúsculo ahorro de tiempo y contribuye a sistematizar la forma de trabajar de un negocio.
4. Controlar la evolución de los proyectos y prevenir incumplimientos
La ejecución es la larga fase que comienza tras la aprobación y planificación de un proyecto y se extiende hasta su finalización, con la entrega del producto o servicio. Uno de los beneficios de un software de gestión de proyectos es que permite a los profesionales controlar su ejecución en tiempo real. Y, lo que es más importante, anticiparse a los inconvenientes y evitar retrasos.
Los programas más eficaces del mercado permiten llevar un control exhaustivo de cada tarea y proyecto. ¿Cómo? Cuantificando su porcentaje de ejecución. De tal forma que tanto una persona que tenga que realizar una serie de tareas como el gerente del proyecto sepan con precisión cuánto trabajo ya se ha sacado adelante y cuánto queda por realizar.
De esta manera, es posible redistribuir la carga de trabajo o modificar la planificación de las tareas en caso de que se detecten posibles retrasos o cuellos de botella.
Las desviaciones de tiempo son críticas en la gestión de proyectos, puesto que:
- Pueden acarrear un incumplimiento contractual o, cuanto menos, dañar la percepción y satisfacción del cliente como consecuencia de los retrasos en la finalización de un proyecto.
- Reducen la rentabilidad de los proyectos. Puesto que si una empresa tiene que destinar más horas de trabajo para prestar un servicio o elaborar un producto, el margen de beneficio que se había calculado cuando se elaboró el presupuesto se reduce. Cada hora de trabajo supone pagar una hora de salario.
Por eso, al abordar los beneficios de un software de gestión de proyectos debemos hacer hincapié en que estas soluciones posibilitan que los responsables de proyectos pueden supervisarlos de una forma eficaz y ágil.
5. Incrementar la rentabilidad de los proyectos
Precisamente, otro de los beneficios de un software de gestión de proyectos que debemos tener en cuenta es la capacidad de este tipo de herramienta para calcular la rentabilidad de un proyecto.
Este programa permite a un negocio comparar los gastos e ingresos presupuestados con el coste real que se asume al ejecutar un proyecto.
¿Qué se debe tener en cuenta para obtener dicho coste? En primer lugar, las horas que se consumen en un proyecto. El software permite determinar un precio por hora para cada profesional y, así, transformar las horas en dinero. En segundo lugar, el coste de los materiales, equipamientos, dispositivos o software que se emplean. En tercer lugar, gastos de transporte, dietas, parking…
Antes de que existiesen estas soluciones, resultaba mucho más difícil que una empresa pudiera medir con absoluta precisión la rentabilidad de cada uno de sus proyectos. Hoy en día, en cambio, se puede evaluar la rentabilidad en tiempo real. De tal manera que es posible detectar desviaciones con respecto a los gastos previstos durante la ejecución del proyecto e intentar reducir los costes para corregir las desviaciones.
6. Tomar decisiones estratégicas para maximizar los beneficios
En línea con lo que venimos de señalar, tenemos que detenernos en otro de los beneficios de un software de gestión de proyectos más interesantes: su capacidad de recopilar datos y mostrarlos de manera visual para facilitar su análisis.
Los programas más potentes ofrecen la posibilidad de generar informes con indicadores clave: duración promedia de un proyecto, proyectos abiertos, beneficio medio que se obtiene por cada tipo de proyecto, desviación en tiempo o dinero por cada tipo de proyecto…
Toda la información que deseen obtener los directivos de una empresa sobre el funcionamiento de sus proyectos está al alcance de sus ojos.
De tal manera que pueden recurrir a los datos para tomar decisiones de gran impacto y trascendencia estratégica. Por ejemplo, un estudio de arquitectura puede descubrir que obtiene más beneficios con proyectos de rehabilitación de viviendas que diseñando proyectos de construcción de nuevos inmuebles. O un despacho de abogados puede constatar que es capaz de captar a más clientes gracias a su servicio de elaboración de planes de igualdad que mediante la preparación de protocolos de desconexión digital.
Conocer con precisión los resultados de los proyectos es fundamental para poder diseñar estrategias comerciales eficaces y perfeccionar el modelo de negocio de una empresa.
En definitiva, los beneficios de un software de gestión de proyectos que venimos de desgranar evidencian que esta clase de programa es indispensable hoy en día para las empresas que trabajan por proyectos. Gracias a esta solución es posible controlar cada paso de un proyecto, desde que se diseña hasta que se analizan los resultados obtenidos.
