10 ventajas de usar carpetas de expedientes de abogados digitales
Por qué digitalizar las carpetas de expedientes de abogados
Las carpetas de expedientes de abogados se pueden digitalizar usando un software de gestión legal que facilita la creación de expedientes
Aún hoy en día, cuando pensamos en un despacho de abogados nos imaginamos un alud de documentos en papel que deben ser almacenados en carpetas de expedientes de abogados. Sin embargo, el uso de papel es cada vez menos habitual en el ámbito jurídico.
Hace muchos años que los despachos comenzaron a crear carpetas de expedientes de abogados en sus ordenadores para agilizar la creación de documentos y facilitar la sistematización de los mismos.
Pero el verdadero salto cualitativo se ha dado gracias a la irrupción del software de gestión para abogados, una solución que permite digitalizar las carpetas de expedientes de una forma fácil, segura, accesible y sistematizada. De tal manera que resulta muy sencillo incorporar nuevos datos a un expediente, consultar los que ya figuran en él, controlar su evolución a lo largo del tiempo, trabajar con un expediente desde cualquier lugar y proteger su información, cumpliendo con la normativa en vigor.
A continuación, vamos a desgranar todas las ventajas de emplear un programa de gestión de despachos para transformar las carpetas de expedientes de abogados en herramientas accesibles y de fácil manejo.
1. Conectar los expedientes con LexNET
En el sector jurídico juega un papel trascendental el intercambio de documentos, información y notificaciones entre los operadores jurídicos (juzgados, despachos, abogados, procuradores…).
Este intercambio está plenamente digitalizado en nuestro país desde la puesta en marcha de la plataforma del Ministerio de Justicia LexNET.
Por eso, disponer de un programa de gestión con carpetas de expedientes de abogados integradas con LexNET supone una revolución en el trabajo diario de un despacho de abogados.
Estas soluciones son capaces de descargar notificaciones desde la plataforma e incorporar la documentación a los expedientes correspondientes. De tal manera que se puedan sincronizar los expedientes con LexNET.
Además, al trabajar con un programa que ya está conectado a LexNET, el envío e incorporación de documentos a esta plataforma se puede realizar en un par de clics.
2. Automatizar tareas administrativas relacionadas con los expedientes
De hecho, los programas de gestión de despachos permiten volcar automáticamente los datos de los clientes que figuran en las carpetas de expedientes de abogados a la plataforma LexNET.
Asimismo, también es posible automatizar el envío de notificaciones desde el programa y programar un gran número de tareas administrativas.
Todo ello se traduce en una notoria reducción del tiempo improductivo que se tiene que emplear para gestionar las carpetas de expedientes de abogados. Lo que permite a los abogados liberarse de la carga administrativa y poder emplear todas sus horas de trabajo en prestar servicios de asesoramiento legal de gran valor añadido a sus clientes.
3. Encontrar cualquier dato o documento de un expediente al momento
Además de automatizar tareas, al digitalizar las carpetas de expedientes de abogados se facilita la consulta de cualquier dato o documento. ¿Por qué?
Los software de gestión para despachos disponen de buscadores inteligentes para permitir que un profesional encuentre el documento, comunicación o dato que busca usando cualquier criterio.
Esto supone una mejora notable con respecto a las carpetas de expedientes de abogados físicas y con la organización de los archivos en simples árboles de carpetas de los sistemas operativos.
Los profesionales ya no tienen que pelearse con los expedientes de sus clientes, sino que pueden encontrar todo lo que buscan al instante. Lo que resulta aún más relevante si tenemos en cuenta que muchos expedientes se mantienen abiertos durante años y acumulan en su interior una ingente cantidad de documentación.
4. Controlar los plazos y la documentación de los expedientes
Si hay en un sector en el que el control de los plazos es sagrado ese es, sin duda alguna, el jurídico. Incumplir un plazo puede dar al traste un caso y tener consecuencias negativas para los clientes.
Dejar atrás las carpetas de expedientes de abogados analógicas y trabajar con programas de gestión posibilita que los letrados puedan:
- Visualizar un resumen de cada expediente.
- Dividir los expedientes en fases procesales para facilitar su seguimiento.
- Controlar el tiempo que le dedican a cada expediente.
- Comprobar cualquier documento o archivo al instante.
- Constatar la falta de firmas en algún documento.
- Recibir de manera automática informes en los que se muestre el estado de cada uno de sus expedientes abiertos.
- Programar alertas en el programa para avisar a un profesional de cualquier plazo relacionado con un expediente y evitar olvidos y malentendidos.
5. Asociar emails a los expedientes
Otra ventaja de usar un programa de gestión para digitalizar las carpetas de expedientes de abogados es que estas soluciones permiten asociar emails a los expedientes.
Es decir, no es necesario imprimir el texto de un email, así como sus documentos adjuntos, o descargarlos y generar PDFs para almacenarlos en carpetas de un ordenador. Sino que es posible, desde el propio gestor de correo, asociar directamente un email que se recibe con un expediente.
Este beneficio es fundamental porque los correos electrónicos son una herramienta de trabajo crítica para cualquier despacho de abogados y absolutamente claves a la hora de comunicarse con los clientes y recopilar información sobre los casos que se gestionan.
6. Obtener la firma de documentos de forma online
En la misma línea, al tener las carpetas de expedientes de abogados digitalizadas en un software de gestión, resulta más sencillo y rápido conseguir las firmas que se necesitan para presentar numerosos documentos.
¿Por qué? Estas soluciones contienen herramientas de firma digital que permiten recabar las firmas necesarias desde los propios expedientes. De hecho, los programas más avanzados disponen de varias formas de firmas:
- Con certificado digital.
- Firma electrónica a través de un enlace que se puede enviar al email o al WhatsApp.
- Firma con tableta o Wacom para que el cliente estampe su firma en el propio despacho.
Los documentos firmados se incorporan a las carpetas de expedientes de abogados y permiten a los profesionales seguir adelante con los procesos que están dirigiendo.
7. Consultar los expedientes desde cualquier lugar
Resulta evidente que un letrado no puede llevar consigo decenas de carpetas de expedientes de abogados físicas, pero si trabaja con un programa de gestión en la nube sí puede acceder a ellas esté donde esté.
¿Por qué es tan valiosa esta funcionalidad? Los abogados no trabajan solo desde sus despachos. Más aún si tenemos en cuenta que pasan muchas horas en los juzgados. ¿Por qué no aprovechar los ratos muertos en un tribunal para trabajar en alguno de sus expedientes?
Si disponen de un programa de gestión de despachos, solo deben tener acceso a internet para poder consultar o incorporar cualquier documento o dato.
8. Fortalecer la seguridad de las carpetas de expedientes de abogados
La protección de datos es uno de los leitmotivs de esta era. Normativas como el RGPD o la LOPDGDD han impuesto requisitos más rigurosos a las empresas a la hora de recabar, emplear y almacenar los datos privados de sus clientes.
Si a ello le sumamos que los ciberataques se han convertido en una de las principales amenazas de los negocios, resulta evidente que los despachos necesitan proteger sus carpetas de expedientes de abogados.
Los software de gestión de despachos son herramientas seguras desde su diseño y para programarlas se emplean las mejores prácticas en materia de ciberseguridad. Todo ello contribuye a que dispongan de potentes mecanismos de seguridad. Además, disponen de:
- Sistemas para determinar a qué información puede acceder un usuario.
- Copias de seguridad de todas las carpetas de expedientes de abogados.
- Registro de acceso y modificación de los expedientes.
9. Facilitar a los clientes la consulta de sus expedientes
Al pasar de las carpetas de expedientes de abogados tradicionales a los expedientes digitales, los despachos logran mejorar la comunicación con sus clientes. ¿Por qué?
- Desde los propios expedientes se pueden enviar mensajes por email o WhatsApp a los clientes informándoles sobre novedades.
- Es posible automatizar tareas como el envío de un email a un cliente con un documento que debe firmar una vez que se lleve a cabo una tarea previa.
- Como señalamos antes, resulta mucho más sencillo solicitar la firma de documentos. De hecho, el cliente no tiene ni que descargar el archivo, puede leerlo a través de un enlace que le llega a su móvil u ordenador y firmarlo.
- Si esto fuese poco, algunos programas de gestión de despachos disponen de oficinas virtuales a las que pueden acceder los clientes. De tal manera que esté a su alcance la posibilidad de consultar sus expedientes o la información que el letrado considere, de forma completamente autónoma.
10. Realizar la gestión económica de los expedientes
Al abordar la gestión de las carpetas de expedientes de los abogados es importante tener en cuenta su dimensión económica.
Gracias a los expedientes digitales es posible saber con precisión cuántas horas ha invertido un letrado en un expediente, así como los gastos derivados del proceso y, a partir de ahí, poder facturar los servicios prestados al cliente.
Cobrar los honorarios de los juristas es un aspecto central de la gestión de cualquier despacho. Al fin y al cabo, ninguna firma puede sobrevivir si no cobra los servicios jurídicos y de asesoramiento que presta a sus clientes.
En definitiva, los software de gestión para despachos son soluciones innovadoras que permiten a las firmas dejar atrás las carpetas de expedientes de abogado físicas y disponer de expedientes digitales desde lo que:
- Automatizar tareas.
- Realizar un control riguroso y exhaustivo de cada proceso.
- Recibir y enviar información a través de LexNET.
- Comunicarse con sus clientes.
- Proteger la información legal.
- Facturar sus servicios.
