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La Ley Crea y Crece, aprobada a finales del año pasado, establece la obligatoriedad de que las empresas y los profesionales empleen la facturación electrónica para emitir sus facturas. Sin embargo, esta obligación legal aún no ha entrado en vigor, a la espera de que el Gobierno apruebe el reglamento con los requisitos técnicos que deben de cumplir las empresas y el programa de facturación que empleen para gestionar su economía. Más allá de esta cuestión, lo cierto es que la facturación electrónica ya es obligatoria en una parte de España: las tres provincias vascas. Para gestionar este proceso, el Gobierno vasco y las tres Haciendas Forales han puesto en marcha TicketBAI.
Pero… ¿Qué es TicketBAI? Un proyecto común de las cuatro administraciones para obligar a las personas que realizan actividades económicas en el País Vasco empleen un programa de facturación. A través de TicketBAI, las Haciendas Forales de Vizcaya, Guipúzcoa y Álava pueden controlar los ingresos y pagos, de cara a luchar contra el fraude fiscal.
No basta con que las empresas y los autónomos dispongan de un programa de facturación, sino que éste debe estar plenamente adaptado a los requerimientos técnicos de TicketBAI.
El programa de facturación de MN program ha sido adaptado a tal efecto. De tal manera que los negocios disponen de un módulo de TicketBAI para poder cumplir con su obligación legal, sin tener que invertir ni tiempo ni recursos en hacerlo.
A continuación, vamos a abordar las 6 claves de TicketBAI, que nos permiten anticiparnos al camino que seguirá la facturación electrónica obligatoria en el resto de España.
Lucha contra el fraude fiscal y transparencia
El principal objetivo de la obligatoriedad de la facturación electrónica, tanto en lo relativo a TicketBAI, como en lo que respecta a toda España, es luchar contra el fraude fiscal. Así como incrementar la transparencia en el ámbito de la facturación.
La facturación electrónica obligatoria permite a las administraciones tributarias, ya sean las Haciendas Forales o la Agencia Tributaria, supervisar las facturas que se emiten, de cara a acompasar la información de la facturación con los datos tributarios y el pago de impuestos.
Por otro lado, la facturación electrónica obligatoria también incide en la transparencia de las operaciones. Cada factura debe llevar un QR o código identificativo, de tal forma que el cliente pueda comprobar que la factura se ha enviado a la pertinente administración tributaria. Y, por ende, que el pago que ha realizado es declarado por la empresa que le ha comercializado el servicio.
Garantía de autenticidad, integridad, trazabilidad e inviolabilidad
Los principios fundamentales que debe seguir la facturación electrónica, tanto si hablamos de TicketBAI, como en lo relativo al conjunto de España una vez que entre en vigor la obligación son:
- Autenticidad. El programa de facturación debe garantizar que las facturas que se emiten y envían a través de él son auténticas.
- Integridad. Las facturas deben ser fiables y contar con garantías de que no han sido manipuladas.
- Trazabilidad. Las empresas, autónomos, administraciones y clientes deben tienen que poder realizar el seguimiento de todas las facturas que emiten o reciben.
- Inviolabilidad. Los registros informáticos generados por el programa de facturación a la hora de crear una factura deben estar protegidos.
Los profesionales de MN program han adaptado el programa de facturación para garantizar que las facturas que se emiten cumplen con estos principios. Para ello, se han efectuado los trabajos pertinentes para que las facturas se envíen firmadas electrónicamente.
En lo que respecta a TicketBAI, MN program se ha integrado con la plataforma del proyecto para posibilitar el intercambio de información con TicketBAI.
Las empresas y los autónomos solo tienen que entrar en el módulo de TicketBAI, activar la facturación electrónica y seleccionar en qué provincia están radicados, puesto que existen pequeños detalles que difieren de una provincia a otra.
A partir de ahí, la realización de la facturación electrónica resultará tan sencilla como llevar a cabo la facturación tradicional. En gran medida porque el programa de facturación es altamente intuitivo y dispone de plantillas que incorporan toda la información que la factura debe contener.
Envío automático de las facturas a TicketBAI
¿Qué sucede cuando una empresa o autónomo crea una factura en el software de MN program? Existen dos opciones de envío de las facturas a TicketBAI.
La primera de ellas es activar el envío automático de las facturas que se generan. De tal manera que el programa crea un fichero XML y éste se envía de manera automatizada a través de TicketBAI a la Hacienda Foral que corresponda.
Con esta opción, la empresa o autónomo se desentiende del proceso de enviar las facturas a TicketBAI, lo cual asegura que no se le traspapele ninguna factura. Pero, también presenta sus desventajas. Puesto que una vez que la factura se ha enviado, no se puede ni eliminar, ni modificar. Sino que habría que solicitar un fichero de anulación o expedir una factura rectificativa, con toda la burocracia que ello conlleva.
Envío manual de las facturas para prevenir errores
Por ello, MN program ofrece una alternativa a los negocios: enviar las facturas a TicketBAI de manera manual.
Así, los profesionales que se encargan de la facturación pueden supervisar las facturas y asegurarse de que todos los datos son correctos.
De cara a facilitar el trabajo de los usuarios que opten por esta modalidad, el programa de facturación permite enviar las facturas una a una, o bien, enviarlas en bloque.
Por ejemplo, si una firma de abogados opta por esta opción, puede decidir enviar todas las facturas que ha emitido a lo largo del día al final de la jornada.
Estado de la factura
Una vez que la factura ha sido creada y enviada… ¿qué pasa con ella? ¿Cómo se sabe que la factura cumple con los requisitos de la administración? En lo que respecta a TicketBAI, el programa de facturación de MN program cuenta con un apartado de estado.
En el estado, la empresa puede observar si la factura enviada a TicketBAI ha sido aceptada, si figura como aceptada, pero contiene errores que deben ser subsanados o si, en cambio, ha sido rechazada.
Esta funcionalidad permite a las empresas llevar a cabo una trazabilidad permanente de las facturas que emiten, de cara a asegurarse de que no se ha producido ningún error en un área tan delicada como la facturación. Y, en caso de que surgiera algún incidente, pueden detectarlo con rapidez de cara a subsanarlo en el menor tiempo posible.
Impresión de la factura: QR e ID
Creación, envío, estado… e impresión. Llegamos al último apartado de relevancia de la facturación electrónica: la impresión de las facturas emitidas.
El programa de facturación de MN program cuenta con plantillas para generar e imprimir facturas con facilidad y agilidad. Estas plantillas cuentan con macros que automatizan el volcado de la información del programa en los documentos de las facturas.
Además, en lo relativo a TicketBAI, las plantillas de facturas cuentan con dos macros de suma importancia para garantizar su trazabilidad: el QR de TicketBAI y el ID de la factura.
¿Qué implica esto? El cliente que recibe la factura puede escanear el QR para comprobar que dicha factura ha sido enviada a TicketBAI. O bien, introduzca el código de identificación de la factura para realizar la misma comprobación.
Más allá de las especificaciones que finalmente apruebe el Gobierno, la trazabilidad de las facturas en el resto de España, una vez que entre en vigor la obligación legal, será similar.
Lo que nos permite redundar en una idea que ha sobrevolado este artículo. Si bien TicketBAI afecta directamente solo a las empresas y a los profesionales vascos, nos permite anticipar las claves de cómo será la facturación electrónica en el conjunto de España.
Los trabajos que han efectuado los desarrolladores de MN program para integrar el programa de facturación en TicketBAI serán cruciales para adaptar esta herramienta a los requisitos de la facturación electrónica a nivel nacional.
En definitiva, las empresas que trabajen con un programa de facturación como el de MN program no deben estar nerviosas ante la obligatoriedad de la facturación electrónica. El software está preparado para que este trascendental cambio no afecte al día a día de las empresas.
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