Cómo facturar todo lo que trabajo para cada cliente cumpliendo con la ley
Índice
Con un software de control de tiempo puedo facturar todo lo que trabajo para cada cliente o proyecto y maximizar los ingresos que obtengo
Un empresario o un profesional trabajan con el objetivo de conseguir beneficios. Esa es la meta final de cualquier negocio. Y para ello es fundamental que pueda facturar todo lo que trabajo para cada uno de mis clientes. De lo contrario, mi negocio estará asumiendo unos costes que no se traducen en los pertinentes ingresos.
Poder facturar todo lo que trabajo es una cuestión critica para miles de profesionales y empresas. Abogados, procuradores, arquitectos, ingenieros, consultores, asesores… Todos ellos invierten muchas horas de trabajo y recursos en prestar sus servicios. Si no llevan un control de los costes que asumen, las facturas que les pasan a sus clientes no reflejan la inversión realizada y los ingresos son más reducidos de lo que deberían ser.
¿Cómo puedo facturar todo lo que trabajo? Hoy en día existen soluciones como un software de control de tiempos que permiten computar las horas trabajadas para cada cliente o proyecto y sumar otros gastos para medir con precisión la inversión realizada.
A continuación, vamos a resolver la pregunta clave de este artículo: ¿cómo puedo facturar todo lo que trabajo para cada cliente?
De qué forma puedo facturar todo lo que trabajo de una forma rápida y sencilla
Hasta el desarrollo de programas como una solución de control de tiempos, las empresas tenían que controlar las horas trabajadas por los profesionales de forma manual. Esto suponía que:
- Los trabajadores tenían que emplear tiempo y esfuerzo en dejar constancia de las horas dedicadas a cada cliente o proyecto.
- Se cometían imprecisiones notables a la hora de estimar las horas trabajadas.
- No se guardaban documentos y datos que permitiesen justificar las horas trabajadas de una forma eficaz.
- No se tenían en cuenta otros gastos como dietas o billetes de transporte.
- Sumar las horas trabajadas por diversos profesionales suponía un desafío en materia administrativa y, además, no se tenía en cuenta que la hora de cada profesional no vale lo mismo.
Sin embargo, con un programa de control de tiempos puedo facturar todo lo que trabajo sin cometer errores ni tener que dedicar tiempo y esfuerzo. Esta clase de software permite:
- Registrar en un clic y de forma inmediata las horas destinadas a un cliente o proyecto.
- Automatizar el cálculo de todas las horas invertidas por los diversos profesionales de un negocio.
- Calcular automáticamente el coste total de las horas empleadas en prestarle un servicio a un cliente.
- Saber de una forma gráfica y visual en cualquier momento y en tiempo real el consumo de horas de cada cliente. De tal forma que no solo puedo facturar todo lo que trabajo, sino que, además, puede llevar un control de los tiempos durante la prestación de los servicios y evitar que un cliente consuma más horas de las necesarias o pactadas.
El coste/hora de cada profesional es esencial a la hora de facturar
Como ya apuntamos antes, el coste por hora de los profesionales es, a menudo, diferente y depende de cuestiones como su salario, su experiencia, su cargo o sus conocimientos.
Por eso, si quiero facturar todo lo que trabajo, no basta con llevar a cabo un control preciso de las horas empleadas en realizar tareas para los clientes, sino que, además, es importante establecer un valor diferente para dichas horas en función de quién las ha realizado.
Con un software de control de tiempos es posible fijar un coste por hora para cada profesional de un negocio y el programa se encarga, automáticamente, de calcular el coste total de las horas empleadas por cada trabajador en la prestación de servicios para los clientes.
De esta manera, puedo facturar todo lo trabajado a cada uno de los clientes realizando un cálculo 100% realista.
Otros gastos a tener en cuenta al facturar todo lo que trabajo
Aunque las horas trabajadas son el elemento central del importe que se le debe facturar a un cliente, también es importante tener en cuenta los gastos asumidos por un negocio en la prestación de sus servicios.
Por ejemplo, si un arquitecto necesita desplazarse a otra ciudad durante una semana para controlar la supervisión de una obra, es imprescindible tener en cuenta los gastos de alojamiento, manutención y transporte asumidos por el negocio.
Igualmente, si un despacho de abogados tiene que pagar a un perito en el transcurso de un proceso judicial, el importe abonado también se le debe repercutir al cliente.
Por lo tanto, para poder facturar todo lo que trabajo debo tener en cuenta también esta clase de gastos.
Con un software de control de tiempos se pueden registrar todos los gastos derivados de prestar un servicio a un cliente y el programa se encarga de sumarlos junto al coste por las horas trabajadas.
Además, es posible almacenar de forma segura facturas y fotografías tomadas a tickets de gasto para tenerlos disponibles de cara a:
- Compensarlos en las nóminas.
- Aplicarles el pertinente tratamiento fiscal en el IRPF y el IVA.
- Ponerlos a disposición de los clientes que requieran la justificación de los importes facturados.
Máxima transparencia con los clientes al facturar todo lo que trabajo
Precisamente, facturar todo lo que trabajo usando un programa de control de tiempos redunda en una mayor transparencia con mis clientes.
Así, puedo entregarles una factura en la que se especifiquen todos los gastos y la forma en que se han calculado.
Además, el programa permite extraer informes con las horas cuantificadas y los gastos imputados a un cliente o proyecto.
Para negocios como un despacho, un estudio o una consultoría es de vital importancia tejer una relación de confianza con sus clientes.
Mostrarse sumamente transparentes a la hora de facturar todo lo trabajado es crítico para fidelizar a un cliente.
Si a una empresa o a un ciudadano que contrata los servicios de una asesoría se le pueden listar las tareas realizadas y las horas invertidas en cada tarea, el cálculo del importe facturado será sumamente transparente.
Facturar todo lo que trabajo cumpliendo con las exigencias legales
Como ya sabrás, será obligatorio facturar usando software de facturación certificados desde el 1 de enero de 2026 (para las empresas) o desde el 1 de julio de 2026 (para los autónomos).
Esto supondrá que negocios y profesionales deberán contar con un programa de facturación VeriFactu que incluya un código QR y una huella en todas las facturas emitidas. Además, voluntariamente se podrán enviar las facturas de forma automática a la Agencia Tributaria.
Así, además de facturar todo lo que trabajo debo cerciorarme de que emito las facturas usando un programa de facturación adaptado a la nueva normativa.
Quienes no lo hagan se exponen a multas de 50.000€.
Si se trabaja con un programa de gestión que incluye una solución de control de tiempos y una herramienta de facturación, es posible traspasar el importe a facturar de una funcionalidad a la otra y emitir facturas que reflejen fielmente todo lo trabajado y gastado por un negocio a la hora de satisfacer las necesidades de un cliente.
En definitiva, facturar todo lo que trabajo es una cuestión esencial. De lo contrario, obtendré menos ingresos de los debidos y la rentabilidad de mi negocio se resentirá.
Esta tarea de vital importancia se puede realizar con suma facilidad mediante un software de control de tiempos que permita cuantificar las horas empleadas en cada tarea realizada para un cliente y los gastos asumidos.