Cómo organizar los horarios de manera rápida y eficaz

Aprovecha la vuelta a la normalidad para organizar los horarios de tus trabajadores, cumplir con la normativa y gestionar mejor tus recursos humanos

Aunque el verano aún no ha terminado, septiembre marca la vuelta a la normalidad para miles de negocios y profesionales. Los horarios de verano llegan a su fin y la mayoría de trabajadores se reincorporan a sus puestos. Lo que supone una oportunidad excelente para organizar los horarios de manera eficiente y optimizar la gestión de los recursos humanos y el talento de las empresas.

El software de gestión de MN program dispone de un módulo de control horario, totalmente integrado con las fichas de los trabajadores y otros módulos como la agenda o las tareas, para ayudar a las empresas a organizar los horarios de sus profesionales cumpliendo escrupulosamente con la obligación legal de llevar a cabo un control horario exhaustivo, eficaz y auditable.

En este artículo, vamos a intentar hacerte la vuelta de las vacaciones más llevadera echándote una mano para que puedas organizar los horarios de tu negocio con facilidad, sin necesidad de invertir una gran cantidad de tiempo y, de paso, puedas mejorar la productividad de tu empresa.

Configurar el horario de la empresa y los turnos de los trabajadores desde la agenda

Comencemos la casa echando los cimientos. El software de gestión permite a los negocios configurar el horario general de la empresa en cuestión de segundos. A partir de este horario general se pueden crear los turnos de cada profesional desde la propia agenda del programa.

Pensemos, por ejemplo, en una clínica médica que permanece abierta desde las 10 de la mañana hasta las 9 de la noche. ¿Cómo se pueden organizar los horarios de sus profesionales? Basta con entrar en la agenda de un trabajador y seleccionar el rango de horas en el que no trabaja.

Por ejemplo, un oftalmólogo de la clínica solo atiende a sus pacientes por la tarde, de 5 a 9. Pues bien, se seleccionan el resto de horas. El programa le preguntará al profesional encargado de organizar los horarios si se desean excluir las horas de la jornada laboral siempre, solo en un día en concreto o en qué jornadas.

Esta funcionalidad es de enorme ayuda para organizar los horarios de los trabajadores que no tienen una jornada fija, por ejemplo, de 10 de la mañana a 6 de la tarde de lunes a viernes. Sino que su jornada fluctúa en función de los días de la semana. Algo que sucede de forma habitual en lo que respecta a empresas como las clínicas estéticas, las academias de formación o los odontólogos.

Registrar el fichaje y los descansos de forma autónoma y desde cualquier lugar

A la hora de organizar los horarios no basta con que el profesional a cargo de la tarea registre las jornadas de forma adecuada en el programa. Cada trabajador tiene que registrar su jornada de forma efectiva. El software de gestión también facilita esta tarea. Los profesionales pueden entrar en el programa y fichar su entrada, su salida y sus descansos. Todo ello en cuestión de segundos.

La información se almacena de forma segura en el software.

Además, esta funcionalidad no solo está disponible para las versiones de escritorio y Cloud del programa, sino que a través de MN program web, un profesional puede fichar desde el móvil esté donde esté. Lo que resulta fundamental para aquellos trabajadores que no desarrollan toda su jornada en un mismo centro de trabajo.

Si se ficha a través de la versión web del software, este registra no solo la hora en la que se ha fichado, sino también el lugar desde el que se ha hecho.

Cumplir con la normativa y automatizar el envío de la información a los trabajadores

Desde la entrada en vigor del RD-ley 9/2019, las empresas están obligadas a llevar a cabo el control horario de las jornadas laborales de sus trabajadores. Para cumplir con la normativa, evitar errores y ahorrarse problemas es de enorme ayuda disponer de un software de gestión para empresas integral que facilite el registro.

Como señalamos en el apartado anterior, el programa permite que cada profesional de forma autónoma pueda registrar su jornada laboral. La información se almacena de forma segura y esté siempre accesible tanto para el trabajador, como para los sindicatos si estos demandaran los datos.

Además, se puede automatizar el envío de un correo electrónico con la información sobre su jornada laboral para que el trabajador compruebe que los datos son correctos. Esto es importante porque un trabajador puede haberse olvidado de fichar su entrada o su salida, o marcar que ha finalizado su descanso, con lo que el registro sería erróneo.

Al enviarle a cada trabajador la información sobre su jornada, se posibilita que el profesional que detecte algún error lo comunique al departamento de Recursos Humanos para subsanarlo. El correo incorpora por defecto un mensaje solicitando la conformidad del trabajador, si bien cada empresa puede adaptar el mensaje a su gusto.

Obtener informes sobre retrasos, ausencias o vacaciones

Una de las ventajas a destacar de organizar los horarios usando el software de gestión de MN program es la posibilidad de obtener informes con información de gran interés para gestionar y organizar los horarios de los profesionales.

El módulo de control horario permite a los negocios obtener listados para saber con un simple vistazo cuántas ausencias se han registrado en un día, cuántas personas están de vacaciones o qué retrasos se han producido a lo largo de la jornada.

Estos informes se pueden obtener y exportar en formato Excel, facilitando el análisis de los tiempos, de cara a tomar medidas para evitar que se produzcan retrasos y detectar cualquier tipo de incidencia relacionada con la tarea de organizar los horarios de los trabajadores.

Además, en las últimas actualizaciones del software se ha incorporado la categoría de trabajador sin horario, es decir, aquel que no tiene su horario registrado en el programa. De tal forma que cuando se saca un informe con las ausencias, estos profesionales no figurarán en el listado de ausentes, lo que supondrían un error en la información y tergiversaría la tarea analítica.

Organizar los horarios y las tareas

Muchos negocios funcionan a través de tareas, sobre todo, aquellos que realizan proyectos, como los estudios de arquitectura o ingeniería, o que tienen que llevar a cabo tareas específicas, por ejemplo las asesorías. Organizar los horarios de los trabajadores a través del software de gestión contribuye a gestionar las tareas con mayor eficacia y equidad. ¿Por qué?

En el planificador de tareas del programa, el profesional a cargo de un equipo o un proyecto puede seleccionar la vista de disponibilidad de recursos. Gracias a ella es posible observar en una sola pantalla las tareas asignadas a cada trabajador, así como las horas que tienen disponibles cada uno de ellos en función a su horario laboral. Al cruzar estos dos datos, el líder del proyecto puede no solo organizar los horarios de sus trabajadores, sino también su carga de trabajo, asignando las tareas en función de la disponibilidad de cada uno.

De esta manera, además de distribuir la carga de trabajo de forma ecuánime, se consigue acelerar la ejecución de las tareas, evitando que la sobrecarga de un profesional lastre un proyecto o los servicios que se le prestan a los clientes.

Localizar huecos libres en los horarios para agendar citas

Por otra parte, organizar los horarios empleando el software de gestión también puede servir para optimizar la asignación de citas en la agenda del negocio y sus profesionales. ¿Cómo? Recurriendo a la vista disponibilidad de la agenda.

Al seleccionar esta vista, un profesional puede localizar los huecos libres en la agenda de cada uno de los trabajadores del negocio con suma facilidad, ya que permite filtrar los calendarios para señalar solo los huecos disponibles o los huecos ocupados. Si se selecciona la primera opción, el programa solo mostrará los huecos libres de cada trabajador, de tal forma que si un cliente solicita una cita, en cuestión de segundos podrá asignarla, maximizando, así, la ocupación de la agenda.

Esta funcionalidad es de gran valor para las empresas que articulan su forma de trabajar y de vender en torno a la agenda: centros médicos, clínicas estéticas, fisioterapeutas, odontólogos…

Evitar errores y malentendidos generando citas fuera del horario laboral

Precisamente, en lo relativo a la asignación de citas, el programa de gestión de MN program cuenta con un aviso que puede ser de gran ayuda a la hora de organizar los horarios y cuadrar las citas de los pacientes o clientes.

Este aviso salta cuando el profesional a cargo de la asignación de citas quiere fijarle una cita a un trabajador fuera de su horario laboral. De esta forma, si la decisión de asignar la cita es un error, el profesional lo va a poder detectar antes de cometerlo, evitando así errores que causen un perjuicio al profesional o al cliente y dañen la imagen del negocio.

Mientras que, si no se trata de un error, sino que el profesional ha aceptado de antemano gestionar la cita fuera de su horario, se podrá proceder a modificar este, de cara a garantizar que el registro horario sea verídico y se ajusta al 100% a la realidad.

Próximas novedades: Un módulo de recursos humanos para gestionar vacaciones y ausencias

Todas las funcionalidades de nuestro software de gestión para ayudar a las empresas a organizar los horarios de sus trabajadores que hemos desgranado en este artículo no suponen un punto y final.

Al contrario, actualmente, el equipo de producto y desarrollo de MN program está trabajando en el diseño e implementación de un nuevo módulo de Recursos Humanos que permitirá a las empresas gestionar los horarios, las vacaciones y las ausencias de los trabajadores de forma integral.

Este módulo, que verá la luz en las próximas semanas, permitirá a las empresas gestionar de una forma más visual, ágil y eficiente las vacaciones y ausencias de sus profesionales y organizar los horarios teniendo en cuenta ambas cuestiones.

A continuación, vamos a listar algunas de las funcionalidades que incluirá el nuevo módulo de Recursos Humanos.

Solicitud y concesión de vacaciones

Los profesionales solicitarán sus vacaciones a través de un calendario elegante y visual. Los responsables de RRHH de la empresa recibirán, por defecto, un correo informando de la solicitud y podrán consultarla, también, en el módulo para tomar una decisión al respecto. Al trabajador se le enviará automáticamente un email informándole sobre la concesión o denegación de las fechas de sus vacaciones.

Calendario para visualizar los turnos, las vacaciones y las ausencias

El módulo incluirá un calendario para que de una manera ágil y sencilla se puedan organizar los horarios de los trabajadores. En el calendario se marcarán los días en diferentes colores, en función de si un profesional trabaja en un determinado horario (de tarde, de mañana, en horario partido…), si está ausente (cita médica, baja…) o si está de vacaciones.

Filtrar la vista del calendario por departamento

A la hora de organizar los horarios y, sobre todo, validar las vacaciones es fundamental poder observar qué trabajadores se encuentran disponibles en cada jornada, cuáles están de ausencia o cuáles se hallan de vacaciones, dentro de cada departamento. Con el módulo de RRHH se podrá filtrar esta información para visualizar el calendario de cada departamento y organizar los horarios en función de las necesidades del equipo.

Comunicación de las ausencias

El nuevo módulo de recursos humanos dispondrá, también, de un apartado para que los trabajadores comuniquen a la empresa una ausencia. Por ejemplo, una cita médica. Lo que facilitará la gestión de estas casuísticas y contribuirá a que no se cometan errores ni se produzcan malentendidos. Además, esta herramienta permitirá a las empresas organizar los horarios de sus trabajadores para que las ausencias no afecten al funcionamiento de las organizaciones y, sobre todo, a los servicios que prestan a sus clientes.

Contador de los días de vacaciones

La última novedad que podemos ir adelantando con respecto al módulo de Recursos Humanos es la inclusión de un contador de los días de vacaciones de cada trabajador. En la ficha de cada profesional dentro del software se podrá observar de forma nítida y sencilla:

• Cuántos días de vacaciones tiene un trabajador.
• Cuántos días ha consumido ya.
• Cuántas jornadas de vacaciones tiene programadas y validadas.
• Cuantos días de vacaciones le faltan por solicitar.

Además, el software permitirá tener en cuenta los días disfrutados de más o de menos en el año anterior. De tal forma que si un profesional dejó cuatro días sin consumir el año pasado, en el contador figurarán cuatro días a mayores de los que le corresponden este año.

Asimismo, también se contemplarán los días de vacaciones extra. Por ejemplo, si un profesional trabaja un fin de semana por necesidades del servicio, la empresa puede retribuirle no solo ese día, sino también otorgarle un día de vacaciones a mayores. Todas estas casuísticas se pueden incluir en el contador para que refleje de forma verídica los días de vacaciones de cada profesional.

Ello contribuye a que el módulo de Recursos Humanos en particular y el programa de gestión en general se adapten a la perfección a las necesidades y peculiaridades de cada negocio.

En definitiva, organizar los horarios de los profesionales es una acción indispensable que deben acometer todas las empresas para optimizar la gestión de sus recursos humanos y cumplir con la legislación. Nuestro software de gestión para empresas facilita esta tarea, permitiendo a los negocios llevar a cabo un control exhaustivo de las jornadas laborales, a la vez que incrementan su productividad y sacan partido al talento de sus profesionales.