Cómo afrontar las comprobaciones fiscales en las empresas
El mejor aliado en las comprobaciones fiscales en las empresas
La gestión de las comprobaciones fiscales en las empresas es una cuestión crítica para los negocios y debe realizarse con rigurosidad
Casi 19.000 millones de € esto es lo que consiguió recaudar Hacienda en 2024 como consecuencia de las actuaciones de control de la Agencia Tributaria. De hecho, en la memoria hecha pública por la AEAT, se indica que se llevaron a cabo 1,8 millones de comprobaciones fiscales en las empresas o en torno a los autónomos y al resto de contribuyentes de nuestro país.
Esta cifra da buena muestra del papel crítico que juegan las comprobaciones fiscales en las empresas, tanto desde la óptica de la AEAT, como desde el punto de vista de los negocios.
¿Cómo se pueden gestionar las comprobaciones fiscales en las empresas con éxito? Es esencial que las organizaciones cuenten con:
- Profesionales con conocimientos sobre facturación, contabilidad y fiscalidad. Ya sea trabajadores que formen parte de las plantillas o asesorías externas.
- Herramientas tecnológicas que permitan cumplir con las obligaciones fiscales, contables y de facturación de una forma escrupulosa y disponer de pruebas que acrediten que las facturas se emitieron de forma adecuada, los asientos contables se crearon de acuerdo a la normativa y las declaraciones fiscales reflejan fielmente las actividades realizadas.
A continuación, te vamos a explicar cómo se pueden afrontar las comprobaciones fiscales en las empresas usando un programa de facturación adaptado a la normativa que garantice la transparencia y trazabilidad de la gestión económica de un negocio.
Las denuncias: El origen de algunas comprobaciones fiscales en empresas
Otro de los datos más relevantes de la memoria de actuaciones de la AEAT es que más de 20.000 expedientes se abrieron como consecuencia de la presentación de denuncias contra empresas o autónomos. Lo que supuso un 20% más con respecto al año anterior.
¿Quién está detrás de esta clase de denuncias de índole fiscal?
- Extrabajadores o trabajadores descontentos.
- Exclientes.
- Negocios de la competencia.
Muchas de estas denuncias dan pie a comprobaciones fiscales en empresas que se saldan sin la imposición de ninguna clase de sanción. Puesto que el personal de Hacienda constata que la facturación, la contabilidad y la presentación de las declaraciones tributarias se llevó a cabo de forma correcta.
Así, frente a las 20.000 denuncias recibidas, el número de actas incoadas fue de 4.144, en relación con 1.703 contribuyentes.
Estos datos evidencian que las organizaciones tienen que estar preparadas para ser objeto de comprobaciones fiscales originadas por denuncias. ¿Y cuál es la mejor forma de prepararse?
- Cumplir escrupulosamente con la normativa en vigor.
- Disponer de toda la documentación que demuestre que no se produjo ninguna irregularidad o error.
El cumplimiento de las normas: Por qué es fundamental contar con un software de facturación
A la hora de cumplir con todas las exigencias legales en materia de facturación, contabilidad y fiscalidad es de enorme ayuda usar un programa de facturación que permita:
- Emitir facturas con todos los datos exigidos legalmente y remitirlas a sus receptores de forma automática o en bloque.
- Automatizar la cumplimentación de muchos datos de las facturas (serie, número, CIF/NIF, cálculo de impuestos y base liquidable, etc.), de tal forma que se reduzcan al mínimo posible los errores y las incongruencias.
- Almacenar las facturas de una forma sistematizada y accesible durante los 4 años exigidos en la actualidad.
- Llevar un control del estado de las facturas y tener en cuenta dicho estado a la hora de presentar las declaraciones tributarias.
- Registrar las facturas recibidas y los tickets gracias a una herramienta que escanea PDF y fotografías y es capaz de extraer automáticamente los datos.
- Crear asientos contables de manera automática a partir de la información de la facturación.
- Cumplimentar los principales modelos tributarios automáticamente y exportarlos en XML para subirlos a la sede de la AEAT.
- Detectar errores o incoherencias en los libros contables o los modelos tributarios.
- Exportar toda la información para enviársela a la asesoría y que esta pueda gestionarla desde su propio software.
Las pruebas: El elemento clave para afrontar las comprobaciones fiscales en las empresas
El segundo elemento clave para gestionar las comprobaciones fiscales en las empresas son las pruebas. Es decir, todos los documentos que avalen la existencia de las operaciones declaradas por los negocios y que validen las desgravaciones y deducciones fiscales realizadas.
Si no existe un aval documental, las comprobaciones fiscales en las empresas se pueden convertir en un vía crucis. Por eso, es crítico almacenar, sistematizar y proteger todos los documentos con trascendencia fiscal: facturas emitidas y recibidas, contratos, recibos, tickets, abono de las cuotas sociales de los trabajadores, etc.
En este sentido, disponer de un programa de facturación es de enorme ayuda porque permite:
- Guardar todos los documentos.
- Asociar cada documento a clientes, trabajadores y proveedores.
- Encontrar un documento buscándolo por cualquier criterio.
- Exportar y enviar los documentos a los asesores fiscales, los abogados o la Agencia Tributaria.
- Facilitar la consulta de la documentación por parte de los inspectores de Hacienda.
- Garantizar la confidencialidad de los datos que no tienen trascendencia tributaria.
- Controlar quién ha interactuado con un documento y qué acción ha realizado: modificarlo, eliminarlo, exportarlo, enviarlo, etc.
En este sentido, podemos decir que un programa de facturación permite afrontar las comprobaciones fiscales en las empresas con la certeza de que se dispone de toda la documentación para acreditar que la gestión económica del negocio se ha llevado a cabo cumpliendo la normativa.
VeriFactu: Esta modalidad reduce las denuncias y las comprobaciones fiscales en las empresas
Tras la aprobación in extremis de una moratoria de un año, las empresas y los autónomos no estarán obligados a adaptarse a VeriFactu antes de 2027. Sin embargo, en lo relativo a gestionar las comprobaciones fiscales en las empresas no solo resulta beneficioso adaptarse ya a esta normativa, sino que optar por la modalidad VeriFactu para emitir las facturas reduce las probabilidades de que se lleven a cabo comprobaciones fiscales.
¿Por qué? Los negocios que habiliten el envío automático de sus facturar a la sede electrónica de la Agencia Tributaria:
- Están suministrando todos los datos sobre las operaciones que realizan a la AEAT de manera voluntaria. De tal forma que la agencia ya dispone de esta información y no necesita realizar comprobaciones para validar su veracidad.
- Se muestran transparentes con sus clientes. Ya que las facturas incluyen un código QR que, al ser escaneado, permite comprobar que una factura se ha presentado de manera correcta ante la AEAT. Esto reduce la posibilidad de que un consumidor considere que un negocio no está cumpliendo con sus obligaciones de facturación y fiscales y, por ende, presente una denuncia ante Hacienda.
Así, contar con un programa de facturación certificado y optar por la modalidad VeriFactu en vez de por la No VeriFactu puede ser clave a la hora de evitar comprobaciones fiscales, con todo lo que ello conlleva: necesidad de invertir tiempo, tener que contar con asesoramiento fiscal, quebraderos de cabeza e incertidumbre, etc.
En definitiva, gestionar las comprobaciones fiscales en las empresas es una tarea esencial para los negocios.
Las empresas que disponen de programas de facturación pueden asegurarse de que cumplen con todas sus obligaciones y de que disponen las pruebas necesarias para demostrarlo.
En cambio, los negocios que no cuenten con soluciones adaptadas a las exigencias legales corren más riesgos y tienen que emplear más tiempo y esfuerzo en gestionar las comprobaciones fiscales y tienen más posibilidades de sufrir denuncias o de que Hacienda exija información y documentación extra.