Cómo conseguir alumnos con un software de gestión educativa
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Las academias y las escuelas pueden conseguir alumnos con un software de gestión impulsando los canales digitales para ofrecer sus cursos
¿Diriges una escuela o una guardería? ¿Tienes una academia de formación? ¿Eres un docente autónomo? Si la respuesta a alguna de estas preguntas es un sí, queremos hacerte una segunda cuestión: ¿Cuál es tu estrategia para atraer a más alumnos?
En muchos casos, los centros de formación y los colegios fían su estrategia de captación de alumnos al boca-oreja y a acciones de marketing tradicionales como anuncios en medios de comunicación o vallas publicitarias.
Sin embargo, hoy en día es posible conseguir alumnos con un software de gestión educativa sin necesidad de realizar grandes inversiones de dinero, tiempo y esfuerzo.
¿Por qué se puede conseguir alumnos con un software de gestión para escuelas y academias de formación? Esta clase de herramienta permite a los centros:
- Sacarles partido a sus bases de datos de alumnos, ex-alumnos y potenciales para saber cuáles son sus intereses.
- Diseñar y enviar campañas comerciales para ofertar sus cursos a través de email o WhatsApp.
- Realizar actividades publicitarias en redes sociales y otros canales digitales que incentiven la matriculación.
- Facilitar el proceso de matriculación de forma online.
- Controlar las oportunidades que tienen abiertas y enviar ofertas exclusivas.
A continuación, te contamos cómo conseguir alumnos con un software de gestión para ayudarte a que tu centro de formación o escuela continúe creciendo.
Determinar qué alumnos pueden estar interesados en cada curso
Hoy en día, muchas academias de formación hacen email marketing para promocionar sus cursos y ofertar plazas entre sus alumnos o ex-alumnos. Sin embargo, es común que gran parte de los centros educativos envíen la misma propuesta a todos sus alumnos, sin tener en cuenta sus características personales y los cursos en los que participaron en el pasado.
¿Cuál es la consecuencia de esta práctica? El porcentaje de éxito es mínimo. Muchos alumnos ni siquiera llegan a abrir el correo o si lo hacen, no sienten el menor interés.
Por eso, para conseguir alumnos con un software de gestión educativa es imprescindible trabajar las bases de datos de alumnos, ex-alumnos y potenciales alumnos. ¿Con qué fin? Saber con precisión a qué personas o empresas les puede interesar cada uno de los cursos o actividades formativas de un centro.
¿Es esto posible de una forma ágil y sencilla? Sí. Los software de gestión facilitan la tarea de filtrar las bases de datos por los criterios que se desee. Por ejemplo, si una academia de idiomas desea saber qué alumnos se matricularon en un curso de B1 de inglés o mostraron interés en hacerlo. ¿Para qué puede servir esta información? Para ponerse en contacto con ellos y enviarles una oferta especial para que se matriculen en un curso de B2 de inglés.
Así, para conseguir alumnos con un software de gestión es fundamental determinar cuál es el target de cada curso basándose en la información que se dispone sobre los alumnos.
Diseñar y enviar campañas personalizadas para los alumnos
Una vez que se ha fijado la audiencia objetiva de un curso es el momento de impactar en ella y conseguir alumnos con un software de gestión. ¿De qué manera se puede hacer?
Los software de formación más avanzados permiten a las escuelas y academias crear campañas comerciales y enviarlas a través de email, SMS e, incluso, WhatsApp.
Estas campañas se pueden personalizar al máximo:
- Redactar mensajes cercanos y claros.
- Moldear el aspecto formal de los mensajes incorporando la identidad de marca del centro: colores corporativos, logo, etc.
- Personalizar los mensajes gracias a macros que recogen los datos de los alumnos de sus fichas y los vuelcan automáticamente en los mensajes. De esta forma, es posible dirigirse a un alumno por su nombre, lo que incrementa la sensación de cercanía.
- Elaborar mensajes diferentes en función del canal elegido para enviarlos.
- Incluir en los mensajes números de teléfono para que los alumnos se pongan en contacto o enlaces para efectuar la matriculación online en los cursos.
Además, los software con gestor de correos y WhatsApps integrados permiten:
- Enviar los mensajes comerciales a los contactos que se desee uno a uno o en bloque.
- Programar el envío de los emails o WhatsApps.
- Saber con precisión a qué alumnos se les ha enviado cada mensaje y evitar ser invasivos.
De esta forma, se pueden conseguir alumnos con un software de gestión sin tener que emplear ninguna otra herramienta.
Incentivar la matriculación online, una forma de conseguir alumnos con un software de gestión
Precisamente, uno de los motivos por los que se pueden conseguir alumnos con un software de gestión educativa consiste en que esta clase de solución permite realizar la matriculación online de los alumnos.
¿Cuáles son las ventajas de permitir a los alumnos matricularse de manera online?
- Es posible fomentar la matriculación a través de campañas comerciales lanzadas por email o WhatsApp, como explicamos en el apartado anterior. Pero también se puede impulsar la matriculación online a través de la web del centro de formación, de sus publicaciones en redes sociales, anuncios en motores de búsqueda o medios digitales y publicaciones promocionadas en Instagram, TikTok o Facebook.
- Los alumnos pueden completar el proceso de matriculación desde su móvil u ordenador personal sin tener que acudir al centro ni llamar, lo que les resulta muy cómodo, sobre todo, a los más jóvenes.
- La academia o la escuela se ahorra una gran cantidad de trabajo en la gestión de las matrículas. Es posible solicitar a los alumnos toda la información que se necesita sobre ellos y el programa se encarga de volcarla autónomamente sus fichas.
- El nivel de ocupación de los cursos aumenta explorando vías de comercialización que muchos centros de formación no emplean.
Sacarles partido a los alumnos potenciales para que dejen de serlo
Una de las vías para conseguir alumnos con un software de gestión para escuelas y academias de formación es incentivando la matriculación entre los alumnos potenciales. Es decir, aquellas personas o empresas que se mostraron interesadas en el pasado por algún curso y facilitaron sus datos de contacto al centro.
Cuanto más ricas sean las fichas de los alumnos potenciales en el software de gestión, mayor capacidad tendrá la escuela o academia de diseñar campañas que les resulten atractivas.
Como resulta evidente, es imprescindible que los centros cuenten con una base de clientes potenciales y que creen una ficha cada vez que un alumno se ponga en contacto para solicitar información sobre la oferta formativa del centro.
Pueden existir muchos motivos por los que un alumno potencial no termina de matricularse en un curso: problemas de agenda, precio, situación personal, etc. Para conseguir alumnos con un software de gestión es necesario no perder de vista a los alumnos potenciales y hacerles ofertas que encajen con sus necesidades.
Lanzar ofertas para recuperar a alumnos perdidos
Otro colectivo que se debe trabajar son los exalumnos. Sobre todo, cuando se lanzan nuevos cursos de formación que complementan los que estas personas cursaron en el pasado.
Así, para conseguir alumnos con un software de gestión es posible filtrar la base de datos de exalumnos en función de sus características personales y de los cursos previos que contrataron.
De tal forma que se pueda establecer una audiencia objetivo para cada curso, diseñar un mensaje personalizado haciendo hincapié en la experiencia previa del alumno y enviarlo a su email o su WhatsApp.
En muchos casos, es recomendable incluir un descuento como forma de atraer al alumno o, incluso, ofrecerle un bono para varios cursos de formación. Las opciones son infinitas.
En un contexto como el actual, en el que la tecnología cambia a la velocidad de la luz, la formación continua es crítica. Todas las personas estamos constantemente aprendiendo nuevas técnicas o incorporando nuevos conocimientos. Conseguir alumnos con un software de gestión puede consistir, en gran medida, en recuperar alumnos que hace tiempo que no se matriculan en ningún curso o que dejaron un curso a medias.
Fidelizar a los alumnos usando un software de gestión
Potenciales, exalumnos y… ¡alumnos! No solo puedes conseguir alumnos con un software de gestión, sino que puedes fidelizar a los que ya confían en tu método docente y en tu oferta formativa y conseguir que lo sigan haciendo e, incluso, que se matriculen en más cursos.
El procedimiento es similar a los que hemos descrito anteriormente:
- Con el software de gestión puedes saber con precisión en qué cursos se han matriculado tus alumnos hasta la fecha, así como datos esenciales sobre ellos.
- El programa puede arrojarte un listado con todos los alumnos que cumplen determinados parámetros (por ejemplo, edad, profesión y la realización de un curso específico) y este listado puede ser un target específico de un curso.
- A partir de ahí, puedes diseñar y enviar un mensaje comercial, incentivar la matriculación online o conminar a tus alumnos a que se pongan en contacto contigo para obtener más información.
- Al igual que en el caso anterior, es posible ofrecer a los alumnos descuentos especiales y bonos de formación.
Llenar los huecos libres con alumnos que estuvieron a punto de matricularse
Otra forma de conseguir alumnos con un software de gestión es evitar los huecos libres en los cursos. ¿Cómo?
- Enviando mensajes a los alumnos que no pudieron matricularse en su momento porque el curso estaba lleno.
- Poniéndose en contacto con los alumnos que se mostraron interesados por un curso, pero no llegaron a matricularse.
El software de gestión contiene toda la información necesaria para saber qué alumnos encajan en estas categorías y permite enviarles mensajes personalizados a su dirección de correo electrónico o WhatsApp e, incluso, llamarlos por teléfono.
En definitiva, la búsqueda de alumnos es una de las tareas más importantes de cualquier academia, escuela o centro de formación.
Conseguir alumnos con un software de gestión es una actividad sencilla y rentable, ya que los centros educativos pueden atraer a alumnos, recuperar a exalumnos y aumentar el número de cursos en los que se matriculan sus alumnos sin tener que invertir en publicidad.
El sector de la formación presenta una competitividad creciente. Junto a las escuelas privadas o las academias de formación clásica, han ido consolidándose centros formativos especializados en formación para empresas y profesionales, así como empresas que apuestan por formar a los ciudadanos en nuevos ámbitos de conocimiento como la Inteligencia Artificial, el desarrollo de software o la ciberseguridad.
Por eso, conseguir alumnos con un software de gestión, incrementar las matriculación y generar más ingresos es esencial para que un centro educativo crezca y se consolide.
