8 consejos para gestionar un proyecto con éxito
Tips para gestores de proyectos
Para gestionar un proyecto de manera eficaz es importante controlar todas sus fases y organizar los recursos humanos y materiales
Embarcarse en un proyecto es similar a emprender una aventura. Es fundamental planificar el viaje con la mayor precisión posible, pero también hay que conocer a nuestros compañeros de viaje y estar preparados para modificar el rumbo si fuese necesario. Gestionar un proyecto puede ser apasionante y, desde luego, resulta crítico para cualquier empresa, pero también exige una alta dosis de talento y esfuerzo.
En la actualidad, los negocios pueden contratar un software de gestión de proyectos que les permita gestionar un proyecto con eficacia, seguridad y agilidad.
Esta clase de programa está diseñado para facilitar la planificación, la ejecución, el control y el análisis de cualquier proyecto.
A continuación, vamos a contarte 8 consejos que puedes implementar a la hora de gestionar un proyecto usando un programa de gestión como aliado.
1. Negocia el presupuesto analizando la rentabilidad de anteriores proyectos
El primer paso que se da a la hora de gestionar un proyecto es acordar el alcance del mismo, así como el importe que se va a cobrar al cliente por llevarlo a cabo.
Hablando en plata, lo primero que hay que hacer es negociar el presupuesto con el cliente. Esta fase es absolutamente crítica porque si no se lleva a cabo de manera eficaz, gestionar un proyecto con éxito resultará inviable.
Por eso, más allá de las demandas del cliente, es fundamental que las empresas dispongan de datos sobre proyectos similares que hayan realizado con anterioridad. ¿Por qué?
Si saben las horas que deben invertir en un determinado proyecto y los costes que han de asumir, podrán fijar con mayor precisión los gastos y, por lo tanto, negociar el importe para conseguir cosechar beneficios y maximizar la rentabilidad del proyecto.
En esta tarea, los negocios cuentan con la ayuda del programa de gestión de proyectos. Ya que esta herramienta permite obtener informes con los datos de proyectos anteriores de una forma rápida y sencilla. Disponer de esta información antes de negociar un presupuesto es absolutamente crítico para poder gestionar un proyecto que sea todo lo rentable posible.
2. Conoce bien las aptitudes de todos los profesionales para distribuir la carga de trabajo
Una vez que se cierra un acuerdo con un cliente, ya podemos afirmar que comienza la gestión del proyecto en sí misma. Y lo hace con la fase de planificación. En ella entran en juego dos elementos fundamentales: los recursos y el tiempo disponibles.
En lo relativo a los recursos no solo hay que tener en cuenta los equipamientos, dispositivos, materiales o soluciones tecnológicas que se necesitarán en el transcurso del proyecto; sino también los recursos humanos.
Todas las personas que han tenido que gestionar un proyecto saben que esta tarea implica:
- Organizar al personal que interviene en un proyecto.
- Gestionar las inquietudes, necesidades y demandas de los profesionales.
- Fomentar dinámicas de colaboración y trabajo en equipo.
- Descubrir las aptitudes de los profesionales para potenciarlas.
Estas acciones sientan las bases para distribuir la carga de trabajo de la manera más eficaz y justa posible, con el objetivo final de que el proyecto llegue a buen puerto y su finalización se produzca dentro del plazo acordado.
Así, gestionar un proyecto también es gestionar el talento humano que se necesita para realizarlo. Y esto solo se puede conseguir si se hace un esfuerzo por conocer a los trabajadores y construir una comunicación fluida con ellos.
3. Ajusta la secuenciación del proyecto para evitar cuellos de botella
Decíamos antes que una de las columnas de la planificación de un proyecto es la gestión del tiempo. Esto se traduce en la elaboración de una secuenciación de todas las tareas y actuaciones que se deben desarrollar para elaborar un producto o prestar un servicio.
Para facilitar la secuenciación, los programas de gestión de proyectos ofrecen la posibilidad de usar representaciones visuales estandarizadas en todo el mundo como el diagrama de Gantt o el tablero de Kanban. De tal manera que el gestor de un proyecto pueda visualizar todas las tareas y ordenarlas en orden cronológico en función de la relación entre ellas y de los plazos con los que se trabaja.
A este respecto, podríamos decir que gestionar un proyecto consiste, en lo que a la secuenciación se refiere, en prever posibles cuellos de botella y evitarlos. Por ejemplo, si un trabajador tiene sobre la mesa varias tareas, es posible que tarde en sacar adelante alguna de ellas y si dicha actuación es clave para dar paso a otras tareas puede generar un atasco que ralentice la ejecución del proyecto.
Además, debemos tener en cuenta que, a menudo, los planes vitales, profesionales o empresariales que trazamos saltan por los aires. La planificación es indispensable a la hora de gestionar un proyecto, pero también es importante saber modificarla para que los cambios que se producen no paralicen los flujos de trabajo.
4. Supervisa de manera continua el nivel de ejecución del proyecto
Como resulta evidente, gestionar un proyecto implica, también, controlar su evolución. Los software de gestión de proyectos permiten saber en todo momento cuál es el grado de ejecución de cada tarea que conforma un proyecto.
Para ello, es imprescindible que los profesionales registren en la herramienta los trabajo que efectúan. Pero esta labor es muy sencilla de realizar y facilita de manera notable el trabajo de control.
De tal manera que si al gestionar un proyecto se detecta que algunos profesionales van retrasados con respecto a los plazos que deben de cumplir, es posible tomar medidas para agilizar esas tareas o redistribuirlas.
5. Controla los gastos
Los ingresos que va a generar un proyecto se pactan en el presupuesto que aprueba el cliente. Es decir, son 100% previsibles. Mientras que gestionar un proyecto consiste en lograr que las previsiones de gasto se cumplan para que los beneficios sean iguales o superiores a los proyectados inicialmente.
¿Cómo se logra controlar los gastos a la hora de gestionar un proyecto?
- Evitando consumir más horas de trabajo de las necesarias para sacar adelante un proyecto. Por ejemplo, pensemos en una compañía de auditoría y asesoría contable que debe realizar una auditoría de cuentas de una empresa.
- Supervisando los gastos que cargan los profesionales a un proyecto para evitar que se excedan de lo estipulado.
Sin una estrategia de control de gastos sólida, las desviaciones en tiempo y dinero van a hacer acto de presencia y van a merma la rentabilidad.
6. Detecta incidencias y modifica la planificación para evitar desviaciones
Precisamente, gestionar un proyecto con éxito implica tener la suficiente visión como para detectar incidencias que puedan provocar desviaciones imposibles de reconducir.
Para llevar a cabo esta tarea es fundamental combinar el talento y el instinto del gestor con el uso de una herramienta potente que permita obtener datos en tiempo real sobre la evolución de un proyecto.
De esta manera se puede actuar de forma preventiva, modificando la carga de trabajo, redistribuyendo las tareas, alterando su secuenciación o tomando una serie de decisiones que contribuyan a ejecutar el proyecto dentro de los plazos acordados con el cliente.
7. Mantén una relación fluida con el cliente
Ya que lo mentamos, debemos destacar la importancia que se la ha de dar al cliente a la hora de gestionar un proyecto.
En la gran mayoría de casos, gestionar un proyecto no implica solo lidiar con los compañeros, sino también con los clientes. Puesto que muchas actuaciones giran en torno a ellos. Por ejemplo, recibir un archivo, conseguir que firmen un documento, o lograr que validen una tarea.
¿Cómo se pueden llevar estas actuaciones a buen puerto y hacerlo de forma ágil, evitando que se dilaten en el tiempo? Construyendo un canal de comunicación sólido y sistematizado con el cliente.
Un software de gestión de proyectos permite a los profesionales asociar emails y documentos a cada proyecto, de tal forma que se puedan consultar con suma facilidad y evitar retrasos.
Además, la comunicación es esencial para adaptar un proyecto a las necesidades de los clientes y cumplir sus deseos.
Si la información fluye el resultado del proyecto será óptimo y crecerá el nivel de satisfacción del cliente.
8. Analiza los resultados obtenidos para optimizar la forma de gestionar un proyecto futuro
Aunque pueda resultar sorprendente en un primer momento, gestionar un proyecto implica volver al punto de partida cuando este se termina. Es decir, a los datos.
Muchas empresas cometen el error de no analizar con precisión los resultados obtenidos en cada proyecto.
Sin embargo, esta información es de enorme valor para subsanar deficiencias a la hora de gestionar un proyecto, modificar los flujos de trabajo para lograr que sean más eficientes y tomar decisiones para primar los proyectos más rentables sobre aquellos que consumen muchos recursos, pero generan pocos beneficios.
En este sentido, un software de gestión de proyectos se convierte en un aliado indispensable ya que esta clase de solución permite extraer estadísticas precisas sobre un proyecto en concreto, pero también sobre un determinado tipo de proyecto y acotar los datos a la franja de tiempo que se desee.
De tanto usar la frase «la información es poder» parece que se ha convertido en un significante vacío, pero no lo es. Sin datos una empresa no puede evaluar la rentabilidad de sus proyectos para negociar mejor los presupuestos y modificar la manera en que gestiona los proyectos para reducir los gastos e incrementar los beneficios.
