Cómo controlar las deudas de los clientes con un programa de facturación
Controlar las deudas de los clientes sin invertir mucho tiempo
Los programas de facturación permiten a los negocios controlar las deudas de los clientes de una forma sencilla y eficaz para reducir los impagos
En la vida hay sinsabores que fastidian más que otros. Prestarle un servicio a un cliente y, después, tener que andar detrás de él para cobrarlo genera mucha insatisfacción y frustración. Además, supone un perjuicio para las finanzas de un negocio y un quebradero de cabeza que puede acabar en los tribunales.
¿Cómo se puede luchar contra estas situaciones? Las empresas y los profesionales necesitan controlar las deudas de los clientes de una manera sencilla, ágil y eficaz.
Al fin y al cabo, si una empresa no tiene claro cuánto dinero le debe un cliente, desde cuándo y por qué, le resultará aún más difícil llegar a cobrarlo.
¿Existe alguna forma de controlar las deudas de los clientes sin tener que devanarse los sesos? Sí, soluciones como un programa de facturación integral permiten a los negocios y a los profesionales supervisar los cobros impagados y las facturas sin cobrar y tomar medidas para cambiar su estado.
Controlar las deudas de los clientes por facturas impagadas
La emisión de facturas es una actividad básica de cualquier negocio. Y, por supuesto, es una de las funcionalidades esenciales de cualquier software de facturación. Pero tan importante como generar y enviar facturas es el hecho de cobrarlas.
Las soluciones más completas del mercado disponen de una herramienta para controlar el estado de las facturas y saber con precisión qué facturas no se han cobrado aún.
Especialmente importante resulta, a este respecto, saber las facturas que no se han cobrado a pesar de que ya haya vencido el plazo estipulado en los documentos (45 días, 90 días…).
Al estar conectados con las cuentas bancarias, los programas de facturación para empresas facilitan el cruce de datos y son capaces de generar listados con todas las facturas vencidas sin cobrar.
Supervisar los cobros domiciliados no efectuados
En los negocios que prestan servicios recurrentes a sus clientes, es habitual que el cobro de los mismos esté domiciliado. Es decir, que al cliente, sea una persona o una empresa, se le emita un cobro periódicamente.
Para controlar las deudas de los clientes también es importante saber a ciencia cierta si algún cobro no se ha efectuado.
Los mejores programas de facturación permiten generar nuevos recibos en caso de que algún cobro venga de vuelto. De tal manera que estos recibos se incluyen en la remesa de cobros que va al banco para que este pueda realizar el cargo.
Además, los software permiten establecer si en los nuevos recibos se debe aplicar un recargo. ¿Por qué es importante esta cuestión? Para las empresas generar un nuevo cobro después de que un recibo viniese devuelto supone asumir los pertinentes gastos de gestión bancaria. De esta forma pueden repercutir en los clientes incumplidores dichos gastos y, así, desincentivar que los clientes no abonen sus recibos.
¿Cómo se registran en el programa de facturación los recibos devueltos? Al poder conciliar sus datos con las cuentas bancarias, el software permite trasladar en bloque a la solución todos los recibos devueltos sin tener que puntearlos uno a uno. Esto supone un mayúsculo ahorro de tiempo a la hora de controlar las deudas de los clientes.
Enviar recordatorios a los clientes para que abonen sus deudas
Disponer de un sistema que permite conocer el estado de las facturas y los recibos es crítico para poder controlar las deudas de los clientes, pero los programas de facturación integrados en un software de gestión permiten ir más allá.
¿Cómo? Sin salir del programa es posible enviar emails y WhatsApps a los clientes que tienen cobros impagados.
Además, también es posible enviar mensajes en bloque a todos los clientes incumplidores o programar el envío de comunicaciones.
Igualmente, es posible ponerse en contacto con los clientes vía telefónica y registrar en sus fichas el contenido de las llamadas.
En función de la respuesta de los clientes se pueden crear recordatorios para no olvidarse de reclamar las deudas y para seguir insistiendo a los clientes hasta que las deudas sean saldadas.
En muchos casos, las deudas se eternizan en el tiempo porque las propias empresas se olvidan de reclamarlas o renuncian a hacer presión a los clientes incumplidores. Los programas de facturación no solo permiten controlar las deudas de los clientes sino que también contribuyen a reducirlas.
Controlar las deudas de los clientes que son definitivas y actuar en consecuencia
¿Qué pasa con aquellas deudas que resulta imposible cobrar a pesar de todos los esfuerzos realizados? Los programas de facturación permiten a las empresas y a los profesionales indicar qué facturas están impagadas de manera definitiva.
Así, pueden, por un lado, dejar de invertir tiempo y esfuerzo en cobrar facturas que los clientes no van a abonar de manera voluntaria. Y, por otro, poner en marcha las acciones que consideren pertinentes para lograr cobrarlas:
- Incluir a un cliente en un fichero de morosos.
- Intentar llegar a un acuerdo por la vía extrajudicial.
- Acudir a los tribunales.
Disponer de todos los datos sobre las deudas acumuladas: clientes, importe, retraso…
Otra de las ventajas de controlar las deudas de los clientes empleando un software de facturación es que esta clase de herramientas permite visualizar de una forma intuitiva y sencilla todos los datos sobre los cobros y las facturas impagadas.
Es posible obtener listados en los que figuren todos los clientes que tienen deudas pendientes, pero también se puede ver qué porcentaje de las facturas están impagadas o a cuánto asciende el total de los recibos y facturas no cobrados aún.
¿Qué implica esto? Que se puede obtener con facilidad una panorámica sobre las deudas de los clientes e implementar estrategias integrales para reducirlas.
Minimizar al máximo el importe de las deudas para cuidar la salud financiera del negocio
Finalmente, es importante tener en cuenta que controlar las deudas es una actividad crítica que ayuda a las empresas a cuidar su salud financiera.
Para una empresa no solo es importante vender sus productos y comercializar sus servicios, sino que necesita poder cobrarlos en tiempo y forma. De ello depende su capacidad de generar ingresos y poder obtener beneficios.
Si una empresa acumula demasiadas facturas sin cobrar, se expone a verse acorralada por sus propias deudas y encontrarse con problemas para obtener financiación por parte de los bancos.
En definitiva, controlar las deudas de los clientes de un negocio no es una actividad menor, sino que juega un papel crítico en la gestión económica de cualquier empresa.
Los programas de facturación más avanzados permiten a los negocios y a los profesionales realizar una gestión inteligente de sus facturas y cobros y conseguir ingresar el importe que cobran por sus servicios en el tiempo acordado con los clientes.
