Cómo controlar los tiempos de un proyecto
6 pasos para controlar los tiempos de un proyecto
Se puede emplear un software para controlar los tiempos de un proyecto, evitar retrasos y maximizar los beneficios que se obtienen
Cuando un arquitecto, una ingeniera, un consultor, una abogada o un asesor se embarcan en un proyecto hay algunas cuestiones que no van a poder prever y que se escaparán a su control. Sin embargo, la gran mayoría de cuestiones sí pueden controlarse de forma eficaz para que el desarrollo del proyecto sea óptimo y el trabajo que se realice sea eficaz.
En este sentido, es fundamental controlar los tiempos de un proyecto para evitar que:
- No se cumplan las fechas pactadas con los clientes, con las repercusiones económicas que puede conllevar si así se pactó en el contrato. Además, claro está, de que los retrasos pueden minar la confianza de los clientes y provocar que no confíen en los servicios de la empresa o el profesional en el futuro.
- Los beneficios obtenidos se vean reducidos de manera notable, porque el tiempo real de ejecución fue notablemente superior al proyectado.
- Sigan realizándose en el negocio procedimientos poco eficientes o una distribución de las tareas ineficaz, lo que puede lastrar la productividad y la rentabilidad.
¿Cómo se pueden controlar los tiempos de un proyecto sin tener que emplear, paradójicamente, muchas horas y esfuerzo en ello? Hoy en día existen soluciones como un software de control de tiempos que ayudan a los negocios a saber cuánto tiempo dedican a cada proyecto, qué beneficios obtienen y cuál es la desviación entre los beneficios esperados y los reales.
A continuación, explicamos cómo controlar los tiempos de un proyecto y las ventajas de hacerlo.
Asignar un valor a la hora de cada profesional
Aunque resulte una evidencia, no está de más recordar que no todas las horas valen lo mismo. ¿Por qué? Los profesionales que forman parte de un estudio, un despacho o una consultoría tienen salarios diferentes y sus conocimientos y experiencia también son diversos.
Por lo tanto, al controlar los tiempos de un proyecto es importante tener en cuenta esta cuestión, ya que el valor de la hora de cada profesional influye directamente en el coste asumido por la empresa para desarrollar un proyecto y en los beneficios obtenidos.
En un software de control de tiempos es posible determinar el valor de cada hora trabajada por sus diferentes profesionales. Así, un estudio puede determinar un valor diferente para la hora trabajada por un aparejador, un arquitecto junio o un arquitecto senior.
De esta forma, al controlar los tiempos de un proyecto se consigue saber con precisión la inversión económica realizada por el negocio al llevarlo a cabo.
Imputar las horas trabajadas a los proyectos
La base para poder controlar los tiempos de un proyecto es la asignación de las horas que le dedica cada profesional involucrado en él.
Por lo tanto, dicha asignación debe ser ágil, fácil y exacta. Con un software de control de tiempos esta tarea se puede realizar de manera eficaz y en un par de clics.
Esta clase de herramienta permite imputar las horas trabajadas a cada proyecto o cliente registrado en el software. De tal forma que el programa se encarga de automatizar la suma de todas las horas asignadas y mostrarlas de forma visual al entrar en el proyecto en cuestión.
Supervisar en tiempo real el tiempo invertido en cada proyecto
Muchos negocios realizan estimaciones del tiempo que han invertido en un proyecto una vez que este ha finalizado. Sin embargo, con un software de control de tiempos es posible monitorizar la evolución de un proyecto en tiempo real. ¿Por qué?
El programa es capaz de mostrar con la máxima exactitud las horas que ya se han empleado en un proyecto y esta información se puede consultar en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Así, durante fases tempranas de un proyecto ya es posible constatar que se están consumiendo horas de más y tomar medidas para que el proyecto no acabe por resultar deficitario.
Detectar desviaciones entre los costes reales y los proyectados
Precisamente, una de las ventajas clave de controlar los tiempos de un proyecto durante su desarrollo es detectar desviaciones entre los costes previstos y los que se están produciendo.
Para ello, además de imputar las horas trabajadas es fundamental registrar los gastos asumidos, por ejemplo, contratando servicios a terceros o abonando dietas o gastos de transporte a los profesionales.
Las desviaciones son una cuestión crítica para estudios, consultorías o despachos porque minan directamente los beneficios que les generan los proyectos que realizan. De ahí que sea fundamental no solo controlar los tiempos de un proyecto, sino también los costes no salariales.
Con un software de control de tiempos esta tarea es sencilla y, de esta forma, los negocios evitan que algunos gastos realizados no se imputen a los proyectos para los que se tuvieron que desembolsar.
Medir la rentabilidad de los proyectos durante su desarrollo y al finalizar
Un programa de control de tiempos no solo permite imputar horas y gastos y constatar las desviaciones de tiempo y dinero, sino que es esencial para medir la rentabilidad de los proyectos durante su ejecución y al finalizar.
De hecho, uno de los motivos por los que es necesario controlar los tiempos de un proyecto es porque gracias a esta tarea se puede medir la rentabilidad de cada uno de los proyectos.
Si se usa un software para controlar los tiempos de un proyecto, la herramienta es capaz de informar al negocio sobre el beneficio esperado y el beneficio real. De tal forma que se pueden detectar desviaciones cuando aún es posible corregirlas.
Además, claro está, el programa ofrece una panorámica precisa de la rentabilidad de cada proyecto una vez finalizado al contraponer los ingresos obtenidos con los costes asumidos.
Muchos negocios no proceden a controlar los tiempos de un proyecto y esto les impide saber cuánto han invertido en él, con lo que solo saben con precisión los ingresos obtenidos.
Por lo tanto, no pueden determinar la rentabilidad de cada proyecto, ya que es necesario restarles a los ingresos los costes salariales y otros gastos asumidos.
Esto provoca que algunas empresas sigan apostando por que generan grandes ingresos, pero que también consumen muchos recursos. Hasta el punto de que la rentabilidad es mínima.
Ajustar los presupuestos teniendo en cuenta los datos de proyectos anteriores
Controlar los tiempos de un proyecto también es esencial para modificar la forma en que se crean los presupuestos y se negocia con los clientes.
Con un software de control de tiempos es posible saber con precisión cuántas horas se invierten de cada tipo de proyecto y cuál es el coste total de ejecutarlo.
Estos datos son esenciales para poder ajustar los presupuestos conjugando precios competitivos con rentabilidades elevadas y que compensen el esfuerzo realizado.
De esta forma, controlar los tiempos de un proyecto se convierte en una acción crítica tanto a nivel comercial como financiero.
En definitiva, la rentabilidad de los negocios es una cuestión crítica para nuestro tejido productivo. De hecho, se estima que en España la rentabilidad de las empresas es casi un 10% inferior que la rentabilidad media en la Unión Europea.
Por lo tanto, para que los negocios sean competitivos es imprescindible que puedan controlar los tiempos de un proyecto, medir su rentabilidad y conseguir que sus beneficios aumenten.