¿Cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado?
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Para saber cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado y la forma de hacerlo hay que tener en cuenta sus obligaciones legales
Los expedientes son una herramienta básica de trabajo para los abogados, puesto que almacenan toda la información y documentación sobre sus clientes, casos y procesos. Dada su relevancia, todos los despachos se preguntan en algún momento «¿cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado?».
Como sucede en muchos otros ámbitos, no existe una única respuesta a esta pregunta. ¿Por qué? Para dilucidar cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado hay que acudir a diferentes normas legales. Principalmente, la Ley de prevención del blanqueo de capitales, el Código Civil y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
A continuación, vamos a abordar los plazos a tener en cuenta para saber cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado.
Además, vamos a analizar cómo se puede usar un software de gestión para despachos de abogados para crear, conservar, proteger y facilitar los expedientes y cumplir con la normativa en vigor.
10 años para contribuir a la lucha contra la prevención de capitales
Para aclarar cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado hay que acudir a la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. ¿Por qué?
Esta norma establece la obligatoriedad de abogados y procuradores de conservar durante 10 años la información relacionada con determinados servicios profesionales:
- Constitución de sociedades.
- Asesorías externas de sociedades y ejercicio de funciones de dirección o secretariado de consejos de administración.
- Facilitar el domicilio social o la dirección de «otros servicios afines a una sociedad».
- Ejercer como fiduciario en un fideicomiso o disponer que lo ejerza otra persona.
- Ejercer como accionista por cuenta de otra persona, salvo en aquellos casos en los que se traten de compañías que cotizan en mercados de la Unión Europea o que garanticen la transparencia de la información.
Este plazo comienza a correr desde que termine la relación de negocios o finalice la ejecución de la operación.
Asimismo, la normativa también estipula que una vez que pasen 5 años desde que llegue a su fin la relación de negocios, solo podrán acceder a esta documentación los abogados encargados de la defensa legal de las personas involucradas en casos de blanqueo de capitales o financiación de actividades terroristas.
Cómo conservar los documentos y cuáles deben guardarse
Además, la ley también impone que los sujetos obligados, entre los que se encuentran los abogados y los procuradores, deben almacenar esta información en «soportes ópticos, magnéticos o electrónicos», como un software de gestión para despachos de abogados. ¿Por qué? De cara a garantizar:
- Su integridad.
- La lectura de los datos y documentos.
- Que no se manipulan.
- Que se conservan de forma segura.
- Son localizables en cualquier momento.
Puesto que, deberán conservar para su uso en investigaciones de posibles casos de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo:
- Copias de los documentos que se deban exigir atendiendo a la diligencia debida.
- Los documentos originales o las copias con fuerza probatoria, así como los registros que sirvan para acreditar:
- Las operaciones.
- Las personas físicas y jurídicas que intervienen en ellas.
- Las relaciones de negocio.
Por ello, al dilucidar cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado, es fundamental tener en cuenta este plazo legal de 10 años, puesto que la documentación incluida en los expedientes puede tener relevancia en lo relativo a la lucha contra el blanqueo de capitales.
Responsabilidad profesional de los abogados y otros plazos a tener en cuenta
Más allá de esta obligación legal, para entender cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado también se debe tener en cuenta su propia responsabilidad profesional. Es decir, su capacidad de defenderse frente a denuncias de sus clientes por mala praxis o incumplimientos contractuales, por ejemplo, por incumplir un plazo legal o judicial que ha traído consecuencias negativas al cliente.
En este sentido, el artículo 1964 del Código Civil establece que:
Las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación. En las obligaciones continuadas de hacer o no hacer, el plazo comenzará cada vez que se incumplan.
Esto supone que, durante los 5 años posteriores a prestar un servicio profesional, los abogados deben conservar los expedientes de sus clientes para disponer de toda la documentación que necesiten para defenderse ante acciones de estos.
Por otro lado, debemos tener en cuenta otros plazos legales que pueden ser relevantes a la hora de evaluar cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado:
- Los 6 años que dicta el Código de Comercio para imponer la conservación de los libros y documentos contables de las empresas.
- Los 4 años de prescripción de las deudas tributarias.
- Los plazos de prescripción de delitos que establece el Código Penal.
- La obligación de conservar la documentación relacionada con las obligaciones en materia de Seguridad Social también prescribe a los 4 años.
- Los plazos de prescripción de las obligaciones en el ámbito laboral.
¿Se debe tener en cuenta la protección de datos para saber cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado?
La protección de datos es una de las claves de esta era. La aprobación del RGPD a nivel europeo y de la LOPDGDD en el ámbito español ha supuesto una transformación radical del marco normativo en esta materia.
El artículo 5 del RGPD establece una limitación del plazo de conservación de datos personales. El reglamento dispone que no se puede permitir «la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales». El fin del tratamiento es el elemento clave de esta disposición. La propia Agencia Español de Protección de Datos (AEPD) ha reconocido que se pueden conservar los datos personales para cumplir con los plazos legales que listamos anteriormente.
Por su parte, la LOPDGDD establece el bloqueo de los datos. Es decir, disponer de mecanismos para evitar que los datos personales se traten y visualicen, salvo por las autoridades judiciales, mientras no prescriben los plazos legales. ¿Para qué? Garantizar que se conservan sin sufrir manipulaciones y salvaguardar su integridad.
En este sentido, los despachos de abogados y procuradores pueden usar software de gestión legales para digitalizar sus expedientes e implementar medidas de seguridad para controlar el acceso y la modificación de los mismos.
Guardar los expedientes para tejer con los clientes una relación duradera
Para aclarar cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado no solo importa la normativa en vigor. Puesto que los despachos también deben tener en cuenta sus propias necesidades organizativas y, sobre todo, la relación con sus clientes.
Conservar los expedientes finalizados puede suponer una enorme ayuda a la hora de gestionar nuevos casos y procesos.
Además, la información y la documentación de los expedientes arroja un caudal de datos de gran valor para comprender a los clientes, sus características y necesidades y ofrecerles un asesoramiento legal integral.
Cuanta más información ordenada y sistematizada disponga un despacho sobre sus clientes, le resultará más fácil atender a sus peticiones y prestar sus servicios.
Asimismo, es importante tener en cuenta que los clientes tienen derecho a que se les facilite la información de sus expedientes, una obligación que se puede llevar a cabo con suma rapidez si se dispone de un programa de gestión legal.
Usar un software de gestión para crear, guardar y proteger los expedientes
Precisamente, los software de gestión para despachos de abogados se han transformado en una solución crítica para los letrados. ¿Por qué?
- Permiten digitalizar los expedientes de sus clientes, encontrarlos y consultarlos con facilidad.
- Han sido desarrollados de forma segura desde el diseño, como establece el RGPD.
- Disponen de permisos de seguridad para establecer qué profesionales pueden acceder a los datos de cada uno de los clientes.
- Cuentan con protocolos para auditar cómo interactúan los profesionales como los expedientes.
- Facilitan la conservación de los expedientes durante todo el tiempo necesario sin tener que incurrir en gastos de papel y almacenamiento.
- Crean automáticamente copias de seguridad de los expedientes para garantizar que no se pierden en ninguna circunstancia.
- Habilitan la impresión y envío de los documentos de los expedientes en caso de que los soliciten los clientes, así como el acceso a los mismos por parte de las autoridades judiciales.
En definitiva, no solo es importante para los despachos saber cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado, sino que también es de enorme relevancia disponer de una herramienta como el software de gestión legal que permite administrar los expedientes con las máximas garantías de seguridad para cumplir con las diferentes normas que afectan a esta materia.
Además, los programas de gestión para despachos de abogados ayudan a los juristas a controlar todas las fases, documentos e información de sus expedientes para prestar a sus clientes servicios jurídicos de gran valor añadido.
¿Cuánto tiempo debe guardar los expedientes un abogado? Como mínimo, durante todos los años en los que no prescriben las obligaciones legales que debe cumplir. Todo ello, sin menoscabo de sus deberes en lo relativo al tratamiento y protección de los datos personales de las personas involucradas en sus casos.
