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La coherencia es una característica muy valiosa tanto en las personas como en las empresas. Ser coherentes nos ayuda en nuestro día a día y nos permite generar confianza en los demás y alcanzar nuestras metas. La coherencia se valora y se premia. Las personas coherentes ofrecen seguridad a los demás. Hacen lo que dicen y no se traicionan a sí mismas. La coherencia, además, es esencial en el lenguaje humano, la programación y, por supuesto, en el tratamiento de los datos.
En este sentido, la depuración de las bases de datos de clientes es una acción fundamental para garantizar la coherencia de la información de una empresa.
¿Por qué? La depuración de las bases de datos de clientes permite a las empresas cerciorarse de que solo existe una única versión de la información y que no se producen contradicciones en los datos, que puedan traducirse en errores a la hora de emplearlos.
¿Cómo se realiza la depuración de las bases de datos de clientes? ¿Es necesario ir ficha a ficha buscando incoherencias? Por suerte, gracias a una solución completa como el software de gestión integral, la depuración de las bases de datos de clientes no es un trabajo laborioso en el que uno puede dejarse la vista y la cordura.
El software de gestión de MN program cuenta con herramientas de chequeo que identifican automáticamente las incoherencias en la base de datos y permite subsanarlas con suma rapidez.
A continuación, vamos a diseccionar cómo se puede realizar la depuración de las bases de datos de clientes en cuestión de segundos.
Depuración de las bases de datos al aterrizar en el software
En primer lugar, debemos señalar que nuestro programa permite realizar una depuración de las bases de datos inicial. ¿Qué significa esto?
Cuando la empresa comienza a usar el software de gestión y ha procedido a migrar sus datos a esta solución, el programa detecta automáticamente posibles fichas duplicadas.
De tal forma que te sugiere cuáles son las fichas que ofrecen coincidencias y te permite fusionarlas automáticamente.
Esta funcionalidad resulta de gran ayuda para subsanar problemas de partida y comenzar a usar el software con una base de datos plenamente coherente.
Herramientas de chequeo para garantizar la coherencia al registrar a nuevos clientes
¿Qué pasa si el problema de incoherencia no se arrastra al software de gestión, sino que se crea cuando ya se está empleando? Veámoslo mejor con un ejemplo.
Pensemos en una clínica odontológica que dispone de reserva online. De tal forma que los pacientes pueden reservar una cita desde la propia web de la clínica. En el momento de realizar la reserva, se pedirá al paciente que cumplimente un formulario de registro para recabar sus datos y almacenarlos en el software. ¿Qué sucede si el paciente, en realidad, ya se había registrado con anterioridad? El software realizará una comprobación de la información para detectar si ya existe una ficha en la base de datos.
¿Qué criterios sigue el programa para llevar a cabo esa tarea de detección? Los que la empresa o el profesional determinen. Por ejemplo, el negocio puede estipular que se detecten fichas que figuren con el mismo nombre o que coincidan en el nombre y en el DNI. O en el DNI y el email de contacto. Las opciones son múltiples.
A partir de estos criterios, las herramientas de chequeo detectan automáticamente la existencia de posibles coincidencias con el fin de acometer la depuración de las bases de datos y evitar las incoherencias.
Recomendación de fichas duplicadas con un nivel de coincidencia personalizable
Otra posibilidad para realizar la depuración de las bases de datos es pedirle al software que las revise y detecte automáticamente la existencia de fichas duplicadas.
Tras detectarlas, el programa las muestra para que el negocio las compruebe. En caso de que efectivamente estén duplicadas, se puede optar por la fusión de fichas.
Para buscar duplicidades, el programa emplea como criterio un determinado nivel de coincidencia. Por defecto, si la empresa no lo modifica, la coincidencia debe ser exacta. Sin embargo, también se puede establecer un nivel de coincidencia inferior, por ejemplo, del 80%.
De tal forma que si el software encuentra dos fichas que coinciden en la mayoría de sus datos, alertará al usuario de este hecho para que las compruebe y dictamine si las fichas están o no duplicadas.
Bajar el umbral del nivel de coincidencia puede ser útil para casos en los que efectivamente existen dos fichas sobre un mismo cliente, pero difieren, por ejemplo, en el orden de los apellidos.
Esta funcionalidad automatiza el proceso de depuración de las bases de datos, a la vez que otorga al negocio total capacidad de decisión sobre dicha tarea.
Evitar los problemas asociados a la duplicación de fichas
La depuración de las bases de datos no es una acción que acometen las personas que desean tener todo en orden, sino que es una tarea fundamental para proteger la coherencia de la información y evitar errores, malentendidos o incidentes.
Si existen dos fichas para un único cliente es posible que las comunicaciones se estén efectuando a un email o a un teléfono erróneo, por lo que jamás le llegarán las propuestas comerciales. O, incluso, que los datos económicos estén mal, de tal forma que no se carguen los cobros en la cuenta adecuada.
Si no se procede a la depuración de las bases de datos, las empresas se arriesgan a cometer errores, duplicar impactos, confundir a clientes y otra serie de problemas.
Todos estos inconvenientes no solo afectan a la gestión de la información, sino que repercuten negativamente en la reputación del negocio y en su actividad comercial.
La depuración de las bases de datos puede ser una tarea poco sexy, pero es central a la hora de usar la información de forma inteligente y poder generar negocio.
El software de gestión de MN program permite llevar a cabo la depuración de las bases de datos con suma facilidad, en cualquier momento y de manera automatizada.
El programa realiza las acciones farragosas y rastrea las duplicidades, las personas deciden cómo realiza sus tareas y tienen la última palabra a la hora de decidir fusionar fichas de clientes.
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