Cómo digitalizar un despacho
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Con un software de gestión para abogados se puede digitalizar un despacho, automatizar procesos e impulsar la rentabilidad y la productividad
Los bufetes y despachos españoles están acelerando su transformación digital. A esta conclusión ha llegado un reciente informe de El Confidencial y LOIS que evalúa el nivel de madurez tecnológica de las firmas legales españolas.
Uno de los datos más interesantes del informe es que los pequeños y medianos despachos están registrando una sólida digitalización en cuestiones tan importantes como su presencia digital, la adopción de tecnología o la optimización de los procesos internos.
Lo que nos lleva a poner el foco en cómo se puede digitalizar un despacho, cuáles son los beneficios de hacerlo y de qué forma las firmas y bufetes pueden seguir avanzando en su transformación digital.
Digitalizar un despacho supone mejorar su competitividad y rentabilidad y sacarle el máximo partido tanto a nivel comercial como organizativo a la tecnología más puntera.
A continuación, vamos a analizar el estado actual del sector y a explicar cómo digitalizar un despacho con un software para abogados que se adapte a las necesidades y objetivos de un bufete.
¿Cómo evoluciona la digitalización de los despachos españoles?
El informe elaborado por El Confidencial y LOIS analiza la madurez digital de los despachos españoles teniendo en cuenta 7 indicadores:
- Presencia digital. La mitad de los bufetes de nuestro país no emplea técnicas de SEO o SEM, ni le sacan partido a su web y redes sociales para captar clientes por canales digitales.
- Innovación. En torno a al mitad de los despachos no ha lanzado nuevos servicios o productos en los últimos años y carecen de un plan de transformación digital que contribuya a impulsar la innovación entre los profesionales y a digitalizar un despacho con éxito.
- Experiencia del cliente. Es el área donde se ha detectado un mayor incremento de la digitalización. La mitad de los despachos ya usa un CRM para gestionar la relación con sus clientes y sus oportunidades de negocio. Además, también la mitad de las firmas miden la experiencia de los clientes y los mantienen informados a través de newsletters periódicas.
- Procesos. Los despachos pequeños y medianos presentan un nivel más avanzado de digitalización de sus procesos internos. Por ejemplo, el 27% los bufetes con hasta 5 profesionales digitalizan ya todos sus documentos y solo un 1% no digitaliza ninguno. Además, el uso de plantillas y tecnología RPA para elaborar escritos, informes y documentos ya es mayoritario en el sector legal.
- Modelo de negocio. Los despachos han empezado a adaptar sus modelos de negocio debido a la IA y la digitalización de los procesos les permiten ofrecer precios competitivos. Además, aumenta el porcentaje de bufetes que obtienen ingresos gracias a la elaboración de informes o la comercialización de herramientas digitales desde sus webs.
- Tecnología. Aumenta el número de bufetes que emplea software específico para gestionar sus proyectos, así como herramientas Cloud que se pueden usar desde cualquier lugar y dispositivo y el uso de los datos. Mientras que la ciberseguridad sigue siendo una asignatura pendiente en muchos despachos, paradójicamente, sobre todo, en los más grandes.
- Cultura y liderazgo. Los profesionales tienen cada vez más competencias digitales y la implementación de la IA está siendo más sencilla que la de tecnologías previas.
Este informe evidencia que digitalizar un despacho debe ser un objetivo central de cualquier estrategia empresarial en el sector legal y arroja luz sobre los pilares de la transformación digital de una firma y sobre los desafíos a los que se enfrenta el sector.
¿Qué áreas son claves al digitalizar un despacho?
¿Qué implica digitalizar un despacho? ¿A qué áreas críticas afecta la adopción de tecnología de vanguardia adaptada al sector legal?
- Captación de clientes. Impulsar estrategias SEO, GEO, SEM o email marketing es fundamental para atraer a nuevos clientes y fidelizar a los clientes en cartera a través de canales digitales.
- Atención al cliente y evaluación de su satisfacción. El trato cercano a través de herramientas como WhatAspp y la capacidad de recabar y analizar la opinión de los clientes es crítica a la hora de aumentar su ticket.
- Diseño y comercialización de nuevos servicios y productos. En un mercado altamente competitivo, las firmas necesitan innovar en lo que respecta a los servicios que ofrecen y los productos legales que pueden comercializar.
- Gestión de la documentación. Digitalizar un despacho implica, en primer lugar, digitalizar toda su documentación ahorrando tiempo y esfuerzo en la gestión de documentos en papel y minimizando los costes que ello supone.
- Elaboración de escritos, informes y otros documentos. La práctica legal diaria exige a los abogados elaborar un amplio abanico de documentos. Digitalizar un despacho debe servir para reducir el tiempo que se necesita para elaborarlos, optimizar estos procesos y mejorar la calidad y eficacia de los documentos, el éxito en los procesos judiciales y la satisfacción de los clientes.
- Trabajo colaborativo y desde cualquier lugar. Al digitalizar un despacho se puede potenciar el trabajo coordinado y colaborativo entre varios profesionales. Además, una de las grandes asignaturas pendientes de las firmas ha sido el salto a la nube. Los programas cloud facilitan que los letrados puedan trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, necesitando solo un dispositivo con acceso a internet.
- Gestión de proyectos. Sistematizar los proyectos, distribuir las tareas, fijar flujos de trabajo y plazos, controlar la evolución de los proyectos y la desviación entre el tiempo que se les dedica y el planificado resulta crucial para incrementar la productividad de los profesionales y la rentabilidad de los proyectos.
- Automatización de tareas improductivas. Las tareas y acciones repetitivas que no requieren el talento humano lastran a menudo el funcionamiento de un despacho, obligando a los profesionales a invertir su valioso tiempo en ejecutarlas. De ahí que al digitalizar un despacho se busque automatizar esta clase de acciones.
- Análisis de datos clave sobre facturación, procesos y clientes. La analítica de datos es esencial para evaluar la estrategia comercial, disponer de información sobre la rentabilidad de los servicios legales prestados, analizar el rendimiento de cada área de negocio, estudiar cómo optimizar los procesos internos, planificar las inversiones o diseñar una estrategia de crecimiento.
- Ciberseguridad y protección de datos. Los ciberataques contra despachos y firmas legales son uno de los principales riesgos del sector. Sobre todo, si tenemos en cuenta que los bufetes manejan información y documentos extraordinariamente valiosos y sensibles sobre sus clientes, entrando en juego la normativa de protección de datos o la reputación de una firma.
¿Qué rol pueden jugar la IA y la tecnología RPA al digitalizar un despacho?
El informe de El Confidencial y LOIS pone el foco en la implementación de la Inteligencia Artificial y la automatización robótica de procesos (RPA).
Ambas tecnologías son claves en esta era y permiten a las empresas automatizar acciones, ejecutar múltiples tareas realizando solo una acción, acceder a la información más importante sobre los expedientes de forma inmediata, consultar datos críticos sobre un despacho de manera automática o agilizar la elaboración de documentos.
En paralelo, no podemos perder de vista que el uso de IA en el sector legal ya está generando problemas en el terreno judicial. Por ejemplo, varios juzgados ya han detectado escritos y recursos elaborados con IA que hacen referencia a sentencias inexistentes e inventan citas que no son reales.
De hecho, este problema ha llegado hasta el Tribunal Supremo, que detectó un escrito con 10 citas falsas, remitiendo el caso al Consejo General de la Abogacía Española (CGAE), para que sancionase disciplinariamente al abogado.
Pero, por otro lado, la IA puede permitir a las firmas encontrar con mayor facilidad sentencias dentro de su base documental, resumirlas e incorporarlas a sus plantillas de documentos para fortalecer sus escritos.
¿Cómo se puede digitalizar un despacho con un software de gestión?
Para digitalizar un despacho es indispensable tener en cuenta las áreas claves a digitalizar, que listamos antes, así como el uso eficaz de la IA y la tecnología RPA.
Pues bien, un software de gestión para abogados integral es una solución que permite digitalizar un despacho, automatizar procesos, agilizar tareas, facilitar el día a día de los letrados y contribuir a captar negocio. ¿Cómo? Gracias a una serie de funcionalidades de gran valor añadido para los despachos como:
- Formularios web para captar leads y poder cualificarlos teniendo los datos esenciales sobre lo que necesitan.
- Generación automática de las fichas de los clientes potenciales a través de los formularios web.
- CRM para gestionar los leads captados a través del SEM, el SEO, el GEM o el email marking.
- Cuestionarios de valoración que se pueden remitir a los clientes por email o WhatsApp y obtención de informes a partir de los datos de los cuestionarios.
- Herramienta de filtrado para obtener listados de clientes en función de diferentes parámetros: si son personas, profesionales o empresas, localización, edad, género, ingresos, tamaño, sector económico…
- Una solución de email marketing para enviar campañas promocionando nuevos servicios o descuentos exclusivos a diferentes audiencias y en bloque. O para mandar newsletters con información de interés.
- Agenda y reserva online de citas. Captación de clientes mediante una página de reserva online que se puede incluir en la web corporativa y las redes sociales. Automatizando el registro de las citas y permitiendo a los profesionales consultar su agenda en tiempo real.
- Agenda procesal y alertas automáticas de plazos y tareas pendientes.
- RPA para asociar automáticamente correos, WhatsApps y documentos a los expedientes.
- Herramientas para digitalizar documentos, almacenarlos mediante un sistema de carpetas y buscador inteligente para encontrarlos por cualquier criterio o dato incluidos en los documentos.
- Uso de IA para obtener resúmenes automáticos con los datos clave de cada expediente, así como para extraer la información de las notificaciones judiciales y extraer los expedientes sin tener que hacerlo a mano.
- Plantillas de escritos, informes y otra clase de documentos que vuelcan automáticamente los datos de los expedientes y que se pueden optimizar de forma continua y colaborativa incluyendo novedades legales o jurisprudenciales.
- Versión Cloud, para poder acceder a los expedientes y gestionar proyectos desde cualquier lugar.
- Cálculo automático del tiempo dedicado a un expediente o proyecto, el coste salarial, el coste total, la desviación con respecto a lo presupuestado o previsto y el beneficio obtenido.
- Gestor de proyectos y tareas que permita visualizarlos, detectar cuellos de botella, conocer en tiempo real la desviación con respecto al tiempo previsto y los flujos de trabajo.
- Recordatorios automáticos a los clientes con citas programadas o con documentación pendiente de ser enviada.
- Plantillas para preparar facturas, hojas de encargo, iguales o presupuestos, automatizando la incorporación de la información y llevando un control de todos los documentos y de su estado.
- Registro automático de facturas recibidas y gastos, gracias a la IA y la tecnología OCR.
- Cumplimentación automática de libros contables y modelos tributarios.
- Envío automático de los documentos generados a través de email o WhatsApp.
- Historial de todas las comunicaciones intercambiadas con los clientes.
- Informes inteligentes con KPIs de ventas, magnitudes económicas, información financiera o datos relativos a los procesos.
- Cálculo automático de comisiones de los letrados por facturación generada o procesos ganados con éxito en los tribunales.
- Autenticación multifactor para dificultar los accesos indebidos.
- Sistema de permisos de seguridad para limitar qué usuarios pueden acceder a la documentación e información de los expedientes y limitar los incidentes de seguridad.
- Auditorías de logs para detectar comportamientos sospechosos o ilícitos como el envío de documentación a correos personales o su exportación a un USB.
- Copias de seguridad automatizadas para evitar la pérdida de información en caso de incidente.
Podríamos seguir listando funcionalidades de un software para abogados que contribuyen de forma decisiva a digitalizar un despacho, incorporar tecnologías punteras e impulsar la productividad de sus profesionales y la rentabilidad de sus servicios y proyectos. Pero la lista que venimos de apuntar da buena muestra de cómo se puede digitalizar un despacho focalizándose en las áreas clave de un bufete o firma.
¿Cuáles son los beneficios de digitalizar un despacho?
A lo largo de este artículo sobre cómo digitalizar un despacho hemos ido apuntando los principales beneficios de impulsar la transformación digital en el sector legal.
A modo de recopilación, podemos destacar que al digitalizar un despacho se consigue:
- Ahorrar tiempo en tareas improductivas y acciones automatizables y programables.
- Reducir los costes operativos: ahorro en la gestión documental, ganancia de tiempo que los profesionales pueden invertir en tareas productivas.
- Incrementar la productividad de los letrados, al permitir que lleven a cabo su trabajo en menos tiempo, eliminando acciones administrativas.
- Mejorar la rentabilidad de los servicios y los proyectos y fortalecer la competitividad de un despacho pudiendo ofrecer precios menores al necesitar menos tiempo para prestar servicios legales.
- Lanzar nuevos servicios y productos mediante una estrategia de marketing evaluable.
- Explotar los canales digitales para captar negocio.
- Agilizar y sistematizar la forma en que se elaboran los documentos.
- Llevar a cabo una gestión documental segura, económica y que facilite la búsqueda de documentos y datos.
- Conocer las principales magnitudes y KPIs en tiempo real.
- Controlar todos los expedientes y proyectos gracias a alertas automatizadas.
- Trabajar desde los juzgados, las sedes de los clientes o los domicilios de los profesionales.
- Fomentar la colaboración entre los abogados.
- Incrementar el nivel de seguridad de la información.
En definitiva, digitalizar un despacho es cada día más importante y un trabajo en constante evolución. Con un software de gestión para abogados, los bufetes pueden automatizar acciones, programar tareas, gestionar sus documentos, atraer a más clientes, aumentar sus ingresos y beneficios, mejorar la prestación de servicios legales y controlar todos los aspectos esenciales de un despacho desde un único software.
La transformación digital de los despachos se está acelerando, aquellos bufetes que no incrementen su nivel de madurez digital se exponen a ser menos competitivos y ver cómo sus resultados económicos se resienten. Digitalizar un despacho es una cuestión estratégica que se puede sacar adelante con un software de gestión legal.