E-Factura: el mismo trabajo, mayores prestaciones
E-Factura, Facturae, Facturación electrónica… Estos conceptos forman parte ya de nuestro día a día. En los últimos años, las administraciones públicas han emprendido un proceso para trasladar todas sus relaciones con las empresas y la ciudadanía al mundo digital. Ahora, ya pedimos cita con el médico de familia a través de una aplicación, nos inscribimos en unas oposiciones entrando en la web de la institución en cuestión y hacemos la declaración de la renta desde un dispositivo.
Teniendo en cuenta estas dinámicas, se cierne sobre el horizonte la obligación de facturar electrónicamente. Así lo estipula el proyecto de Ley Crea y Crece, que se está tramitando en el Congreso actualmente. Y que contempla un calendario para la implementación de esta medida. Comenzando un año después de su publicación en el BOE con las empresas que facturan más de 8 millones de euros al año y alcanzando, tres años después, a todos los negocios de nuestro país.
Este proceso de extensión de las E-Factura no tiene por qué suponer un gran choque en la forma de operar y de realizar la contabilidad y la facturación de las empresas y autónomos. Es más, si en la actualidad los negocios ya emplean un programa de facturación completo como el de MN program, la obligación de realizar la facturación electrónicamente consumirá el mismo trabajo que hasta ahora, pero, además, les permitirá disfrutar de una serie de beneficios.
A continuación, vamos a analizar cómo nuestro software de gestión integral ya está preparado para facilitar a los negocios la creación y presentación de las E-Factura.
El programa de facturación está adaptado a E-Factura
¿Qué es una E-Factura? Básicamente, una factura a la vieja usanza que facilita el seguimiento y comprobación de su información, ya sea por parte de la administración pública o de la persona a la que se la ha emitido. Para ello puede contar con identificador o un QR escaneable. Además, de esta forma, se garantiza la veracidad del documento y se evitan las duplicidades.
En la actualidad, el programa de facturación de MN program ya está adaptado a las E-Factura. De tal forma que los usuarios pueden generar estas E-Factura de la misma forma que crean unas facturas normales. Los datos que se introducen son exactamente los mismos. ¿En qué se diferencia el proceso? En un clic.
Sí, has leído bien. Simplemente hay que ir a Opciones > Generar factura electrónica. Y el programa de facturación creará la E-Factura.
En la actualidad, como la facturación electrónica aún no es obligatoria, el fichero XML que se genera al crear la E-Factura se debe subir de forma manual a la Agencia Tributaria. Pero una vez que el sistema comience a ser obligatorio, se podrá automatizar dicho envío, reduciendo la transformación de una factura en una E-Factura a un mero clic.
Todo ello gracias a que el equipo de desarrollo de MN program ha efectuado una labor de adaptación del programa de facturación, con vista a anticiparse a los cambios legales y facilitar, en lo máximo posible, el paso de los negocios a la facturación electrónica.
TicketBAI: El futuro ya está aquí
El País Vasco o, más concretamente, las tres diputaciones vascas, van a la cabeza en lo que respecta a la implementación de la facturación electrónica. Puesto que TicketBAI, el sistema desarrollado para llevarla a cabo, ya es una realidad. Si bien, aún se encuentra en fase voluntaria.
Por ello, MN program ha adaptado su programa de facturación también a TicketBAI. Así lo atestigua la homologación que ha recibido y que estipula que nuestro programa de facturación cumple los requisitos para crear y remitir una E-Factura a TicketBAI. Teniendo en cuenta, además, las peculiaridades de cada una de las tres haciendas forales.
El proceso es similar al que describimos anteriormente. La factura se crea y cumplimenta en el programa de facturación rellenando todos los campos como se hace con cualquier documento de este tipo. Una vez que está creada hay que ir a Opciones > Enviar a TicketBAI. El sistema abrirá una ventana para que el usuario seleccione el certificado digital que atestigua la veracidad del documento y, acto seguido, se genera un archivo XML.
Dos sistemas: uno automático y otro manual
El programa de facturación de MN program ofrece dos alternativas a los negocios. Pueden optar por un sistema automático o por uno manual.
El sistema automático, al crear cada factura envía directa e inmediatamente el archivo XML a la Hacienda Foral correspondiente. Con este sistema, el usuario se ahorra la labor de subir la E-Factura a la plataforma TicketBAI, así como las tareas de comprobación de que todas las E-Facturas se han puesto a disposición de la administración.
Por la contra, el sistema manual no envía directamente el archivo XML. Así, el negocio puede decidir cuándo envía la E-Factura a la hacienda foral. E, incluso, subir múltiples facturas en bloque. Con este sistema, los usuarios tienen mayor poder de decisión, organización y gestión de los tiempos.
Comprobaciones previas
Es importante señalar que una vez que la E-Factura se ha enviado, ya no se puede modificar. Por ello, es fundamental realizar comprobaciones previas para asegurarse de que toda la información es correcta.
El programa de facturación de MN program facilita la tarea de comprobación que tienen que llevar a cabo los negocios:
- Avisa al usuario de que hay errores en la E-Factura.
- Genera logs que señalan los errores concretos, como, por ejemplo, que el número de factura está duplicado o faltan datos en alguno de los campos. De esta forma se facilita el proceso de subsanación de errores.
Estas comprobaciones tienen por objetivo evitar que la hacienda foral rechace la E-Factura una vez enviada, con la pérdida de tiempo que ello conlleva.
Envío del estado
Precisamente, una vez que la E-Factura está en disposición de la hacienda foral, ésta realiza labores de revisión y remite en un estado:
- Aceptado, si todo está bien y la factura se ha registrado con éxito.
- Rechazado, si se ha detectado algún problema.
Así, el negocio puede saber si la facturación se ha efectuado correctamente y en el caso de que haya algún problema, subsanarlo. De esta forma, se pueden ahorrar futuros inconvenientes.
Incentivos para su uso
Los empresarios y autónomos vascos que aún no estén obligados a emplear TicketBAI, cuentan a su disposición con incentivos de gran atractivo, como descuentos en el Impuesto de Sociedades y en el IRPF.
Todo ello sin tener que asumir más trabajo por pasar de la factura normal a la electrónica. Puesto que el programa de facturación de MN program agiliza y facilita dicha transición, como hemos visto antes.
¿Cómo será la facturación electrónica en el resto de España?
Muy bien, ya sabemos cómo funciona TicketBAI pero, ¿qué va a pasar con la facturación electrónica en el resto de España?
La Agencia Tributaria tendrá la última palabra, pero cabe suponer que el sistema será similar al vasco. Es decir, que las E-Factura deberán contar con un identificador y tendrán que enviarse los archivos XML a la AEAT para su revisión y registro. Los objetivos son:
- Control exhaustivo. El objetivo central de la facturación electrónica, desde el punto de vista de Hacienda, es llevar a cabo un control más exhaustivo de las cuentas de las empresas y de las relaciones económicas. De tal forma que se busca poner coto a la economía sumergida y sistematizar y homogenizar la facturación y la contabilidad.
- Capacidad de hacer seguimiento de todas las facturas. La AEAT, el emisor y el receptor podrán llevar a cabo un seguimiento permanente del estado de una factura, así como de la información que ésta porta. De ahí que las E-Factura cuenten con un ID y/o un QR que se puede escanear y muestra si la factura ya se ha presentado ante la AEAT y si ha sido aceptada por ésta.
- Garantizar la veracidad de las E-Factura y los modelos impositivos presentados. La veracidad de la E-Factura está garantizada por el certificado digital que se emplee para su elaboración y presentación. Es un documento único y rastreable, que se facilita tanto a la AEAT como a la persona o empresa que debe pagarla.
- Evitar contradicciones entre las E-Factura y los modelos impositivos presentados. Asimismo, al cumplimentar los modelos tributarios en base a las facturas que también están en disposición de la Agencia Tributaria, se reduce al mínimo la posibilidad de que surjan contradicciones entre la facturación y la fiscalidad, con los problemas que ello genera.
Solo un clic más
Dar el salto hacia la facturación electrónica puede generar cierto vértigo en las empresas y autónomos. Todo cambio de calado, y más si afecta a áreas tan sensibles como la contabilidad y la relación con Hacienda, genera inquietud.
Ahí entra en juego el programa de facturación de MN program, plenamente adaptado a la E-Factura y que ya está preparado para ayudar a los negocios a realizar la facturación electrónica realizando, básicamente, las mismas acciones que ponen en marcha diariamente para facturar.
La diferencia, como ya indicamos antes, será simplemente hacer un clic más. Y, de esta forma, convertir una factura en una E-Factura, empleando la misma información. Ni más, ni menos.
Así, la transición no solo no será compleja, sino que resultará muy fácil de poner en marcha. El programa de facturación además de estar adaptado a los requisitos legales, también es altamente intuitivo. Lo cual facilita su uso por parte de los profesionales de los negocios.
Ahorro de tiempo
Hemos abordado cuáles son los objetivos de Hacienda y cómo el programa de facturación de MN program facilita el tránsito hacia la facturación electrónica, pero… ¿qué ganan los negocios con este proceso?
En primer lugar, cabe destacar el ahorro de tiempo no productivo. En ello juega un papel fundamental el programa de facturación y todas sus funcionalidades. Gracias a él se puede crear una E-Factura de forma sencilla. Pero, además, se pueden enviar facturas en bloque o programa y automatizar su envío. El resultado es, sin duda, un gran ahorro de tiempo administrativo.
En unos segundos, una factura puede ser puesta a disposición de la AEAT y del cliente. Además, el programa pone a disposición de los usuarios plantillas de impresión de facturas plenamente personalizables, en las que figuran tanto el ID como el código QR que le corresponde a cada una.
Un nivel de sistematización tan elevado, redunda en una mayor agilidad a la hora de realizar la facturación.
Seguimiento de las facturas recibidas
A nadie se le escapa que los negocios, además de emitir facturas, también las reciben. Al fin y al cabo, necesitan proveedores para llevar a cabo su propia actividad empresarial. De ahí que el seguimiento de las facturas también beneficie a las propias empresas.
Una E-Factura se puede rastrear y comprobar si el proveedor la ha presentado ante la Agencia Tributaria y ésta la ha registrado con éxito. De esta forma resulta posible comprobar la validez de una factura y detectar posibles problemas y fraudes.
En definitiva, el paso a la facturación electrónica puede generar inquietud en los negocios, pero si cuentan con un buen programa de facturación, como el de MN program, plenamente adaptado a la E-Factura, no tienen nada que temer. Al contrario, tienen mucho que ganar. No solo no tendrán que realizar más trabajos, sino que, además, lograrán reducir tiempos improductivos, sistematizar sus facturas y llevar un control preciso y permanente de la facturación emitida, la recibida y la relación con Hacienda.
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