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El programa de facturación de MN program permite enviar facturas en bloque a múltiples clientes, sin necesidad de imprimirlas y pudiendo automatizar esta acción
Recopilar los datos de una factura, crearla, imprimirla y enviarla al cliente. ¿Cuánto se tarda en gestionar una factura? ¿Y si la empresa tiene que emitir y cobrar cientos de facturas? Con un programa de facturación integrado en un software de gestión completo se pueden gestionar las facturas y su comunicación a los clientes en poco tiempo. Sin importar que el volumen de facturas sea elevado. ¿Cómo? Pudiendo enviar facturas en bloque y de forma automática.
Históricamente, la facturación ha sido percibida en las empresas como una tarea indispensable… pero farragosa. No solo por la propia elaboración de las facturas, sino también por su envío a los clientes que deben pagarlas.
El programa de facturación ha revolucionado la facturación recibida, pero, sobre todo, la facturación emitida de las empresas. Los profesionales que realizan esta tarea solo tienen que introducir los datos del coste de los servicios o bienes que se facturan.
La solución automatiza la inclusión de los datos de la empresa y los clientes (número de cuenta, CIF, direcciones…), así como el cálculo de los impuestos. Además, envía toda la información de la facturación a la contabilidad y los modelos tributarios de la compañía.
El software de gestión de MN program va un paso más allá. Gracias a la integración entre el programa de facturación y la herramienta de Emailer. ¿Cómo? Permite enviar facturas en bloque a los clientes automáticamente.
Buceemos en esta funcionalidad.
Adiós a la generación y envío manual de PDFs
El programa de facturación de MN program permite registrar una factura, generar un documento en PDF en la que figure y enviarla al cliente sin salir del software en ningún momento. Esto, per se, ya supone un ahorro de tiempo y un avance en la gestión integral de las facturas.
Pero gracias a todas las funcionalidades del software de gestión se puede ir más allá.
Puesto que si se programa la acción de enviar las facturas no es necesario generar los documentos en PDF y enviarlos manualmente a través de correo electrónico.
Todo el proceso de enviar facturas se puede llevar a cabo de manera integral dentro del programa.
El software se encarga de generar las facturas y enviarlas a través del correo electrónico. ¿Qué tiene que hacer la empresa? Introducir los datos. Y, de paso, olvidarse de la generación de PDFs, su almacenamiento y envío. Todo queda guardado, sistematizado y protegido en el programa de facturación.
Enviar facturas en bloque a quien quieras y cuándo quieras
El programa de facturación va un paso más allá, mediante su integración con la herramienta Emailer del software de gestión de MN program. ¿Por qué? Las empresas no solo pueden crear y enviar facturas cliente a cliente sin tener que generar PDFs. También pueden automatizar el envío de facturas en bloque a múltiples clientes a la vez. ¿Cómo? Programando el envío de campañas en Emailer.
Esta funcionalidad permite a las empresas establecer cuándo desean enviar facturas y a qué clientes. Por ejemplo, pensemos en una empresa que introduce diversas facturas a lo largo del día. En vez de enviar facturas una a una, puede programar el envío de todas las facturas generadas a lo largo del día a última hora.
De tal forma que el software automatiza esta tarea, enviando un correo a cada uno de los clientes con su respectiva factura.
Pensemos, ahora, en un profesional que no tiene una carga de facturas emitidas tan alta y que, además, gestiona su propia facturación. Esta funcionalidad le permitirá ahorrar tiempo y comunicarse mejor con sus clientes. Así, puede programar el envío de facturas a los clientes a final de mes de todas las facturas generadas a lo largo del mismo.
Ahorro de tiempo administrativo y mejora de la gestión económica
Todo lo que venimos de describir se traduce en diversas mejoras en la gestión de las empresas, que contribuyen a que estas sean más rentables:
- Enorme ahorro de tiempo improductivo. El objetivo central de toda automatización es reducir el tiempo administrativo y permitir que los profesionales puedan centrarse en tareas productivas que requieran su talento.
- Eliminación de olvidos. Al programar la acción de enviar facturas en bloque a los clientes, los negocios se aseguran de que ningún documento se traspapele.
- Optimización de la gestión económica. El programa de facturación, por sí mismo, ya contribuye a mejorar de manera radical la gestión económica de una empresa, permitiendo a los negocios gestionar la facturación, la contabilidad y la fiscalidad de forma integral. Pero, al emplearse junto a Emailer su potencial aún es mayor. Se envían las facturas con rapidez y, por ende, se acelera su cobro.
- Mejora de la comunicación con los clientes. ¿Quién no ha tenido alguna vez que andar detrás de una empresa o un profesional para que le envíe la factura por los servicios que le ha prestado? Los negocios se centran en realizar sus trabajos y, a veces, descuidan sus esfuerzos en cobrarlos. Con el programa de facturación esto no sucede, la automatización del envío de facturas en bloque permite a las empresas comunicarse a la perfección con sus clientes.
Coda final: Generar y comunicar otros documentos clave
Aunque en este artículo nos hemos centrado en la tarea de enviar facturas en bloque y de forma automatizada, la herramienta de Emailer es de gran valor añadido para programar el envío de otros documentos fundamentales de una empresa.
Desde el consentimiento del tratamiento de datos a todos los clientes, para cumplir con la normativa en vigor, como el RGPD y la LOPD. Hasta el envío de presupuestos a todos los clientes que han solicitado uno.
El funcionamiento es similar al de la tarea de enviar facturas en bloque. Pero en el caso de los presupuestos, entra en juego el CRM. Desde el módulo de CRM/Oportunidades de MN program se pueden generar los presupuestos y programar, por ejemplo, que a final del día se envíen todos los presupuestos creados.
Todo ello sin necesidad de enviar cada presupuesto de forma individualizada y sin tener que generar PDFs.
En definitiva, enviar facturas en bloque puede parecer un avance menor, pero, en realidad, supone una agilización de la gestión económica mayúscula y, ante todo, un ahorro de tiempo administrativo que repercute positivamente en la productividad de cualquier empresa.
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