¿Por qué enviar un resumen de la jornada laboral a los trabajadores?
5 ventajas de facilitar un resumen de la jornada laboral
Enviar automáticamente un resumen de la jornada laboral a los trabajadores facilita la subsanación de errores y la autogestión del tiempo
El valor de la información es difícil de calcular, pero tener datos reales es una de las columnas vertebrales de cualquier negocio. Sin información de calidad sobre el proceso de venta, los procedimientos internos o la competencia, una empresa camina a ciegas en un mercado cada vez más competitivo.
Con respecto a los trabajadores, las empresas no solo están obligadas a registrar sus jornadas, sino que, además, esta acción es crítica para monitorear su cumplimiento, contabilizar las horas extra o detectar retrasos injustificados.
¿Deben hacer las empresas partícipes a los trabajadores en la tarea de controlar su horario? Sí. No solo porque los profesionales deben ser los que fichen el inicio y el final de su jornada día a día, sino también porque puede ser de gran valor enviarles automáticamente un resumen de la jornada laboral.
A continuación, desgranamos cinco beneficios de facilitar a los profesionales de una empresa un resumen de la jornada laboral gracias al uso de herramientas como software de registro horario gratis o sujetos al abono de una tarifa mensual o anual por empresa o por trabajador.
Facilitar el acceso de los trabajadores a los registros de sus jornadas
En su redacción actual, el Estatuto de los Trabajadores obliga al tejido productivo de nuestro país a llevar a cabo un registro diario de la jornada. Además, también impone a las empresas el deber de guardar los registros durante cuatro años desde el día en que se crean y mantenerlos disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y los inspectores de Trabajo.
Con un programa de registro horario resulta sencillo, económico y eficiente cumplir con estas obligaciones. Puesto que estas soluciones permiten a los trabajadores fichar en un clic y acceder a los datos de sus jornadas. Pero, además, las mejores soluciones del mercado tienen una funcionalidad extra: la posibilidad de automatizar el envío del resumen de la jornada laboral al email de cada profesional.
De esta forma, se facilita aún más el acceso de los empleados a los datos sobre sus jornadas laborales. Ya que pueden echarles un ojo a los datos en cualquier momento y lugar y sin tener que entrar en el programa. Además, como el resumen de la jornada laboral queda almacenado en el gestor de correo, los profesionales tienen permanentemente a su disposición los registros de cualquier día que trabajaron.
Si a todo ello le sumamos que la operación de enviar el resumen de la jornada laboral al correo de cada profesional es un proceso completamente automatizado, para las empresas no supone ningún coste y, en cambio, les permite dar acceso a los trabajadores a sus fichajes de una forma eficaz.
Contribuir a que los trabajadores sean conscientes de sus retrasos
Una de las ventajas más evidentes de enviar un resumen de la jornada laboral a los profesionales es que así pueden visualizar con total claridad si:
- Llegan tarde a su puesto de trabajo o se retrasan en el inicio de su jornada laboral.
- Salen antes de tiempo o exceden la duración de su jornada ordinaria.
- Consumen más tiempo del estipulado en la realización de los descansos.
¿Por qué es importante que los trabajadores tengan esta información a su alcance? Les permite tomar consciencias de las desviaciones en las que incurren con respecto a su horario pactado contractualmente. Y, así, pueden poner en marcha medidas para evitar acumular retrasos o trabajar minutos de más sin una justificación.
En este sentido, podríamos decir que el resumen de la jornada laboral es una radiografía de la gestión del tiempo de cada profesional.
Asimismo, el resumen de la jornada laboral permite a los trabajadores cambiar sus rutinas y organizar mejor su tiempo antes de que un superior jerárquico les llame la atención.
Muchas veces, un trabajador llega tarde a su puesto, se excede en el descanso o sale tarde sin darse cuenta. El resumen de la jornada laboral permite a los profesionales controlar autónomamente su horario.
Agilizar la corrección de errores
Un beneficio crítico de enviar automáticamente el resumen de la jornada laboral a la plantilla de una empresa es que se agiliza y perfecciona la corrección de errores en el fichaje.
Aunque fichar con un programa de registro horario sea sumamente sencillo, a cualquier persona se le puede olvidar entrar en la solución e indicar que ha comenzado o finalizado su jornada.
Todo ello, a pesar de que estos software incluyen alertas para evitar esta clase de descuidos.
Igualmente, también se pueden cometer errores en lo relativo a los descansos. Por ejemplo, irse a comer sin haber dejado constancia en el programa de que comienza la pausa.
Enviar el resumen de la jornada laboral de manera diaria a los profesionales permite:
- Que sean los propios trabajadores los que comprueben sus registros y detecten posibles errores.
- Se ponga en marcha en el menor tiempo posible el procedimiento para corregir el error.
- Se eviten incidencias en los registros horarios que distorsionen la jornada real del trabajador y puedan generar problemas a futuro con los profesionales o la Inspección de Trabajo.
Liberar de carga de trabajo administrativo a los responsables de los trabajadores
Precisamente, enviar el resumen de la jornada a la plantilla de una empresa tiene como misión, también, facilitar la tarea de control del departamento de Recursos Humanos o de los profesionales que tienen trabajadores a su cargo.
¿Por qué? Si no se envía el resumen de la jornada, es muy probable que los trabajadores no le echen un ojo a sus registros y, por lo tanto, no detecten los errores cometidos a la hora de fichar. De tal manera que esta tarea de revisión recaería exclusivamente en su superior jerárquico.
Este trabajo puramente administrativo e improductivo puede consumir muchas horas de profesionales de gran valía para un negocio.
Facilitar el resumen de la jornada laboral a todos los trabajadores los hace partícipes de la supervisión de los registros y reduce el esfuerzo y el tiempo que le tienen que dedicar los responsables de equipos o los profesionales del departamento de Recursos Humanos a la detección y resolución de fallos.
Así, si los trabajadores detectan la mayoría de errores y proceden a informar de ellos para subsanarlos, la carga de trabajo de los líderes de equipos relacionada con el control horario se reduce de manera considerable.
Crear un ambiente de confianza mutua y gestionar las desavenencias a tiempo
Finalmente, el último gran beneficio de facilitar a los trabajadores el resumen de la jornada laboral diaria es que esta acción es una muestra de transparencia por parte de la empresa y permite gestionar posibles desavenencias con los trabajadores antes de que se generen conflictos.
¿Por qué? Si no se subsanan los errores en el registro de la jornada laboral a tiempo, estos pueden generar discordancias entre la empresa y sus empleados y conllevar conflictos laborales costosos y que dañen la convivencia.
En este sentido, si los negocios disponen de herramientas como los programas de registro horario que permiten enviar automáticamente el resumen de la jornada laboral… ¿por qué no sacarle partido a esta posibilidad?
Informar a los trabajadores sobre la duración exacta de su jornada laboral no solo es beneficioso para ellos, sino también para las empresas que pueden solventar errores y desviaciones, a la vez que liberan de carga de trabajo a profesionales de gran valía como los responsables y líderes de equipos y departamentos.
