Factura VeriFactu: Cómo es y de qué forma se emite
Lo que tienes que saber sobre una factura VeriFactu
Una factura VeriFactu debe incluir una huella y un QR que permita al receptor comprobar que se ha enviado a la Agencia Tributaria
Si eres un empresario o un profesional, seguro que ya has oído hablar de VeriFactu. Desde el 1 de enero de 2026, las empresas tendrán que emitir sus facturas usando un programa de facturación VeriFactu. Mientras que los autónomos tendrán 6 meses más, hasta el 1 de julio de 2026.
¿Qué quiere decir esto? Los negocios tienen que trabajar con programas certificados que cumplan con todos los requisitos fijados en el reglamento VeriFactu. Entre ellos destacan:
- El encadenamiento de las facturas.
- La incorporación de una huella para garantizar su trazabilidad.
- El impedimento de alterar una factura sin generar un registro y posibilitando la consulta de la factura original.
- El envío automático de facturas a la AEAT.
Sin embargo, es importante aclarar que las empresas no está obligadas a remitir sus facturas a Hacienda. De hecho, es posible emitir una factura VeriFactu, pero también es posible crear facturas desde la modalidad No VeriFactu.
¿Cuál es la diferencia entre VeriFactu y NoVeriFactu? En la primera modalidad, se crea una factura VeriFactu, que el software remite automáticamente a la Agencia Tributaria y que permite al receptor comprobar que la factura ha sido registrada en la AEAT. Mientras que en la segunda modalidad no se produce dicho envío de la factura y, además, la misma debe ir firmada electrónicamente por la empresa o profesional que la emitió.
A continuación, vamos a aclarar qué es una factura VeriFactu, cuál es su contenido, cómo se puede crear de una forma ágil y sencilla y cuáles son sus ventajas para los negocios.
Qué es una factura VeriFactu
De acuerdo al RD 1007/2023 que regula los requisitos de los programas de facturación adaptados a VeriFactu, una factura VeriFactu es una «Factura Verificable en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria».
Es decir, una factura VeriFactu no es una factura electrónica, sino que se trata de una factura análoga a las que se emitirán en la modalidad No VeriFactu, salvo por un pequeño gran detalle: su remisión directa, automática y segura a la Agencia Tributaria.
¿Cómo se puede distinguir una factura VeriFactu de una que no lo sea?
- En una factura VeriFactu debe indicarse claramente que lo es a través de una frase o haciendo referencia solo a VeriFactu.
- Como ya señalamos antes, cuando se emite una factura VeriFactu no es necesario que vaya firmada electrónicamente, como si ocurre con las facturas creadas a través de la modalidad No VeriFactu.
- El QR de una factura VeriFactu debe llevar al receptor de la misma a la sede electrónica de la AEAT para que pueda «verificar que la factura recibida ha sido remitida a la Agencia Estatal de Administración Tributaria por el emisor de la misma».
Cuál es el contenido de un registro de facturación
Más allá de las diferencias que venimos de señalar entre una factura VeriFactu y una que no lo sea, cualquier registro de facturación de alta debe tener el mismo contenido básico:
- El NIF y el nombre completo o denominación social del emisor y del receptor (en este caso, solo cuando sea obligatorio).
- Indicación de quién ha expedido la factura.
- El número y la serie de la factura.
- La fecha en que se generó la factura, así como la fecha en la que se realizaron las operaciones económicas sobre las que versa el documento y la fecha en la que se recibió el pago anticipado de la factura si esto sucedió.
- El tipo de factura: completa o simplificada.
- Si la factura es rectificativa, se deben identificar las facturas rectificadas.
- Si la factura se emite en sustitución de facturas simplificadas expedidas previamente, se deben identificar.
- Descripción de las operaciones facturadas.
- Importe total de la factura.
- Régimen del IVA de las operaciones de la factura.
- Indicación de si el destinatario de la factura es sujeto pasivo del IVA.
- Base imponible de las operaciones, tipos impositivos aplicados y cuota del IVA.
- Si la operación está exenta del IVA o no se encuentra sujeta al impuesto, debe indicarse y hacer mención a la causa de la exención o de la no sujeción.
- El número, la serie y la fecha del registro de facturación anterior generado por el programa, así como parte de su huella.
- El código de identificación del software usado.
- El día, la hora, el minuto y el segundo exacto en que se emitió la factura.
- Una huella calculada a través de un algoritmo a partir de la información de la factura.
- Un código QR que permite comprobar, como apuntamos antes, que la factura fue remitida a la Agencia Tributaria.
Cómo se emite una factura VeriFactu
Como ya apuntamos antes, la clave de bóveda de la nueva normativa es que las empresas tienen que usar programas adaptados a VeriFactu para emitir sus facturas.
Las soluciones más avanzadas del mercado facilitan y agilizan el proceso de creación, envío, almacenamiento y consulta de las facturas.
De tal forma que, en un par de minutos, una empresa pueda expedir una factura personalizada, enviársela al cliente por email o WhatsApp, imprimirla y almacenarla de forma segura en el software.
Así, el proceso de emisión de una factura VeriFactu es extraordinariamente simple:
- Al comenzar a facturar con un software, la empresa o el profesional debe escoger entre la modalidad VeriFactu y la No VeriFactu. La Agencia Tributaria entiende que un negocio ha optado por la primera modalidad cuando recibe la primera factura VeriFactu en su sede electrónica. Esta decisión deberá mantenerse a lo largo de todo el año natural. Es decir, no se puede pasar a la modalidad No VeriFactu hasta el 1 de enero del año siguiente.
- El programa dispone de plantillas de facturas personalizadas con macros que vuelcan la información del negocio y el cliente.
- El software calcula automáticamente la carga impositiva de la factura y el importe total a pagar.
- Una vez que se genera la factura, el sistema la envía directamente y de manera totalmente automática a la Agencia Tributaria.
- La factura queda almacenada en el programa para garantizar su conservación.
- El negocio puede enviar la factura al cliente, exportarla e imprimirla. Además, también puede programar su envío e, incluso, enviar facturas en bloque a múltiples clientes.
- El sistema facilita la consulta de los registros de facturación no solo por parte de la empresa, sino también de la AEAT en el transcurso de una inspección.
En el caso de las facturas No VeriFactu la operativa es similar, salvo que, además, se debe firmar electrónicamente cada factura emitida.
Cuáles son las ventajas de optar por la modalidad VeriFactu al emitir las facturas de un negocio
Si las empresas y los autónomos no tienen que decantarse obligatoriamente por la factura VeriFactu… ¿por qué deberían hacerlo?
- Crear una factura VeriFactu no les genera ninguna carga administrativa extra, al contrario, se ahorran el proceso de firma electrónica.
- La remisión automática de los registros de facturación a la AEAT facilita la tarea de comprobación de la Agencia Tributaria y reduce la posibilidad de que el negocio sea objeto de una inspección.
- Que, a través del QR, el receptor de la factura puede comprobar que la misma obra en poder de la AEAT, lo que refuerza la imagen de transparencia de la empresa.
- Al estar los registros de facturación en su sede electrónica, la AEAT facilita la cumplimentación de los libros de registro y los modelos tributarios.
En definitiva, el revuelo en torno a la factura VeriFactu no ha parado de crecer en los últimos meses, mientras la fecha para que las empresas trabajen con programas de facturación está cada vez más cerca.
Al estudiar la normativa podemos comprobar que las diferencias entre una factura VeriFactu y una que no lo sea son mínimas y que, básicamente, giran en torno a la decisión de remitir voluntariamente los registros de facturación a la AEAT o no hacerlo.
En el aspecto más práctico, la generación de una factura VeriFactu no conlleva más esfuerzo ni tiempo y los software más avanzados garantizan que el proceso sea extraordinariamente ágil y seguro.