Las 10 funcionalidades de un software de gestión de proyectos más importantes
10 actividades clave de la gestión de proyectos
Base de datos, historial de actuaciones y organización de tareas son algunas de las funcionalidades de un software de gestión de proyectos clave
En el ámbito empresarial, un proyecto es un conjunto de actuaciones y tareas que llevan a cabo, generalmente, varias personas para entregar a un cliente un producto o un servicio final. En el transcurso de un proyecto, un negocio tiene que atender a una gran cantidad de cuestiones, como los plazos de entrega, los costes de llevarlo a cabo o los ingresos obtenidos.
Para facilitar la gestión y el control de los proyectos, se han desarrollado y perfeccionado en los últimos años los software de gestión de proyectos, unos programas que sirven para digitalizarlos, que automatizan acciones y que facilitan la consulta y el manejo de toda la información.
A la hora de decidir qué herramienta contratar e implementar en un negocio resulta esencial tener en cuenta qué funcionalidades de un software de gestión de proyectos son críticas.
El éxito en la elección de la solución puede contribuir a facilitar el día a día de todos los profesionales que intervienen en la ejecución de un proyecto, desde el envío de un presupuesto hasta la entrega del servicio o del producto al cliente.
En esta breve guía vamos a repasar las 10 funcionalidades de un software de gestión de proyectos más útiles para negocios como estudios de arquitectura, consultorías, despachos de abogados o empresas de ingeniería.
1. Base de datos de proyectos
De entre todas las funcionalidades de un software de gestión de proyectos la más evidente y que está presente en todas las soluciones es una base de datos para almacenar todos los proyectos que lleva a cabo una empresa.
Al igual que sucede con las bases de datos de clientes, potenciales, proveedores o trabajadores, la base de datos de proyectos sirve para sistematizar toda la información esencial sobre ellos. Por eso, es fundamental que la ficha de un proyecto se incluya:
- La información sobre el proyecto:
- Número
- Referencia
- Descripción
- Fecha de inicio
- Fecha de finalización
- Tipo de proyecto
- Estado del proyecto
- Los datos del cliente:
- Nombre o denominación social
- DNI o NIF
- Contacto
- Dirección
2. Buscador de proyectos
Las bases de datos están directamente relacionadas con la existencia de un buscador. De tal manera que estas funcionalidades de un software de gestión de proyectos operan de forma conjunta. Ya que el buscador solo va a ser útil y ágil si las fichas de los proyectos se han cubierto de forma correcta.
Un buen buscador permite:
- Localizar un proyecto buscándolo por cualquiera de los campos de información que señalamos antes. De tal manera que en un par de segundos se pueda encontrar la ficha que se busca.
- Establecer colores para facilitar la visualización de determinados tipos de proyectos y agilizar aún más su consulta.
- Filtrar los proyectos de la base de una empresa en función de determinados criterios. Por ejemplo, proyectos que estén abiertos.
Antes de la aparición de esta clase de programas, la localización de los proyectos resultaba más ardua y confusa y, sobre todo, consumía una enorme cantidad de tiempo. En cambio, estas funcionalidades de un software de gestión de proyectos permiten sistematizar la información, evitar errores y encontrar todos los datos que se buscan en cuestión de segundos.
3. Presupuestos
Podríamos decir que todo proyecto nace con la elaboración de un presupuesto. Por eso, es importante que entre las funcionalidades de un software de gestión de proyectos se encuentre una herramienta que permita asociar cada presupuesto aceptado a un proyecto.
A la hora de llevar a cabo cualquier proyecto, los profesionales necesitan a menudo consultar el presupuesto para evitar desviaciones con respecto al importe acordado o para tener claro qué actuaciones se incluyeron en el proyecto.
Si, además, una de las funcionalidades de un software de gestión de proyectos es la elaboración de presupuestos y la posibilidad de automatizar la creación de un nuevo proyecto cuando el presupuesto es aceptado, el tiempo que se necesita invertir en tareas administrativas se reduce notablemente.
4. Historial de actuaciones
Al hablar de las funcionalidades de un software de gestión de proyectos es fundamental que el programa que se emplee disponga de un historial de actuaciones. Es decir, un panel en el que un profesional pueda ver todas las acciones que se han llevado a cabo a lo largo de un proyecto, desde su inicio hasta su finalización.
¿Por qué se trata de una de las funcionalidades de un software de gestión de proyectos indispensables? Sin ella, resulta muy difícil saber qué actuaciones se han realizado, qué pasos se han dado y qué intercambio de documentos e información ha habido con el cliente.
Más si tenemos en cuenta que en un solo proyecto pueden intervenir varios profesionales que necesitan visualizar de manera ágil e intuitiva el historial del proyecto para seguir caminando hacia adelante.
5. Almacenamiento de documentos
En línea con la anterior, nos encontramos con otra de las funcionalidades de un software de gestión de proyectos que un buen programa debe ofrecer a los negocios: el almacenamiento de los documentos asociados a los proyectos.
Disponer en una misma solución no solo de la información de un proyecto, sino también de su documentación ahorra una gran cantidad de tiempo y facilita la sistematización de todos los documentos de un negocio. De tal forma que con tan solo abrir la ficha de un proyecto se pueda consultar qué documentación se tiene, cuál falta y, al visualizar el historial, saber si ya se ha solicitado o no.
Además, esta funcionalidad deben incluir la posibilidad de enviar, imprimir, exportar e importar toda clase de documentos: contratos, memorias, consentimientos, tickets de gastos…
6. Centralización de correos
Actuaciones, documentos… y comunicaciones. Los mejores gestores de proyectos del mercado son capaces de asociar los correos que un profesional envía o recibe con los proyectos relacionados con ellos.
¿Por qué se trata de una de las funcionalidades de un software de gestión de proyectos más interesantes?
Hoy en día, el intercambio de correos con los clientes, otros compañeros, proveedores y socios es fundamental a la hora de gestionar un proyecto.
Si el programa con el que se trabaja permite archivar los correos vinculados a un proyecto y consultar el hilo de todos los emails desde el propio proyecto, la búsqueda de la información experimenta una auténtica revolución.
7. Planificador de tareas
Pasemos de la información a la organización. ¿Cómo se pueden organizar, temporizar, secuencias y asignar las tareas de un proyecto?
Una de las funcionalidades de un software de gestión de proyectos que pueden marcar la diferencia es el planificador de tareas.
Mediante este tipo de herramientas las personas a cargo de un proyecto pueden:
- Crear todas las tareas que se deben llevar a cabo para finalizar el proyecto.
- Establecer los plazos de inicio y finalización de cada tarea, así como el tiempo que se necesita invertir para realizarla.
- Ordenar las tareas, lo que resulta esencial cuando el inicio de una tarea depende de que se complete otra actividad antes.
- Distribuir las tareas entre todos los profesionales que participan en el proyecto.
- Controlar el estado de realización de cada tarea para detectar desviaciones en el cumplimiento de los plazos y subsanarlas antes de que resulta imposible.
Los programas de gestión de proyectos más potentes ofrecen tanto a los coordinadores de proyectos como al conjunto de profesionales esquemas de uso común en la gestión de proyectos como el diagrama de Gantt o el método Kanban.
De tal manera que en un simple vistazo se puedan visualizar todas las tareas y saber a quién corresponde hacerlas y cuándo debe ejecutarlas.
8. Creación de tareas predefinidas
Actualmente, algunos planificadores de tareas van un paso más allá y permiten crear proyectos con tareas predefinidas. ¿Qué significa esto?
Una de las razones de existir de los programas de gestión es que sirven para automatizar y programas actuaciones. En el caso de un gestor de proyectos, se pueden crear todas las tareas que se han de realizar en cada tipo de proyecto. De tal forma que al crear un proyecto, es posible cargar las tareas sin tener que generarlas manualmente una a una.
¿Por qué estamos ante una de las funcionalidades de un software de gestión de proyectos más estimulantes? La mayoría de negocios, desde un estudio de ingenieros hasta una consultora, llevan a cabo diversos tipos de proyectos. De tal forma que un arquitecto que diseña un proyecto de rehabilitación de una casa para un cliente ha de desarrollar las mismas tareas para confeccionar un proyecto de este tipo para otra persona.
Si ya se disponen de tareas predefinidas, la puesta en marcha del proyecto resultará más rápida y, además, se sistematizará la forma de trabajar. De tal forma que todos los proyectos similares se realicen procediendo de una forma lógica y coherente.
9. Registro del tiempo y cálculo de la rentabilidad
¿Cómo se controla la rentabilidad de cada proyecto?
- Registrando el tiempo invertido en su realización, puesto que las horas de cada trabajador tienen un coste para una empresa.
- Listando los gastos en los que se incurre a la hora de realizar un proyecto. Por ejemplo, dietas, tickets de parking, peajes… Pero también compra de material, contratación de software…
- Sumando los costes laborales y los gastos para confrontar la cifra con:
- Los costes previstos, de cara a detectar si se han producido desviaciones con respecto a lo estimado.
- Los ingresos que se obtienen gracias al proyecto.
A diferencia de otras funcionalidades de un software de gestión de proyectos, esta gira en torno a su rentabilidad y permite controlar los proyectos desde el punto de vista del tiempo, pero también de los costes y de las previsiones.
10. Informes sobre los proyectos
Precisamente, la última de las funcionalidades de un software de gestión de proyectos que puede ser de enorme ayuda se adentra en el terreno analítico.
Puesto que esta clase de solución debe permitir obtener datos de gran valor sobre los proyectos. Desde cuántos proyectos están abiertos, cuántos se han iniciado o finalizado en el último mes, cuál es el importe promedio por cada tipo de proyectos, cuál es la desviación de tiempo media o a cuánto asciende la rentabilidad de los proyectos.
Los gestores de proyectos más completos permiten generar informes con estas magnitudes e, incluso, automatizar su creación y envío. De tal manera que los responsables de un negocio, los líderes de proyectos o los profesionales que trabajan en ellos reciban informes con la periodicidad que se desee para que estén al tanto de la información que les afecta.
Por ejemplo, un abogado que trabaja en la elaboración de un plan de igualdad para una multinacional necesita saber si está cumpliendo los plazos que se le han fijado o si, en cambio, se está desviando de ellos. Mientras que el jurista que lidera varios proyectos desea recibir información sobre su rentabilidad, las desviaciones que se están produciendo y a cuánto ascienden los gastos para tomar medidas de carácter organizativo y estratégico.
En definitiva, nunca a lo largo de la historia ha sido tan sencillo gestionar todos los aspectos de un proyecto. Las actuales soluciones permiten crear proyectos en cuestión de segundos, disponer de toda la información relevante sobre los mismos y organizar la carga de trabajo para conseguir maximizar su rentabilidad.
