10 gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF
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La lista de gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF incluye salarios de trabajadores, servicios exteriores y gastos financieros
Los profesionales y empresarios que son autónomos en nuestro país no lo tienen fácil. La carga burocrática que tienen que soportar, la cuantía que deben destinar a cotizaciones sociales e impuestos, una situación más precaria en cuestiones como las vacaciones, los permisos o el paro… Por eso, toda ayuda es poca.
Un elemento clave para ayudar a los profesionales y empresarios son los gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF.
Gracias al régimen de deducciones en la Renta existente en nuestro país, los autónomos pueden disfrutar de un trato fiscal favorable con respecto a los gastos que tienen que asumir para obtener ingresos en el desarrollo de sus actividades económicas.
¿Cuáles son los gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF? Hacienda los engloba en diez grandes grupos que veremos a continuación.
1. Compra y variación de existencias
El primero de los gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF es la compra a terceros de mercancías y materias primas.
Los profesionales y empresarios autónomos pueden deducirse las adquisiciones de bienes cuando se compren para obtener ingresos y pasen a integrar su activo corriente.
En estos gastos se deben incluir los costes adicionales de efectuar la compra de mercancías, como puede ser el transporte de los mismos o la contratación de un seguro.
Igualmente, si durante el ejercicio fiscal (el año natural) han descendido las existencias del autónomo, también puede deducirse la diferencia entre las existencias iniciales y las finales.
Además, también entran dentro de los gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF los aprovisionamientos que sean distintos de mercadorías y materias primas, así como los consumos usados para producir bienes o prestar servicios.
2. Gastos de personal
Muchos empresarios son autónomos que contratan a trabajadores asalariados. Los gastos relacionados con los empleados son deducibles en el IRPF. ¿Qué gastos fiscalmente deducibles para los autónomos entran dentro de esta categoría?
- Los sueldos, pagas extraordinarias y retribuciones en especie.
- Las cotizaciones a la Seguridad Social que corren a cargo de la empresa.
- Las indemnizaciones para resarcir daños a los trabajadores y, específicamente, las indemnizaciones por despido y por jubilación anticipada.
- Las dietas para sufragar gastos de manutención, estancia y transporte en los que incurren los trabajadores al desplazarse fuera de su lugar de trabajo con fines profesionales.
- Las aportaciones a favor de los trabajadores a sistemas de previsión social como las contribuciones a planes de pensiones.
- Otros gastos relacionados con los trabajadores como los gastos de formación o la contratación de seguros de vida o salud para ellos.
3. Cotizaciones a la Seguridad Social o a mutualidades alternativas
En el listado de gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF también podemos encontrarnos con las cotizaciones de los profesionales y empresarios autónomos al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
Igualmente, también son gastos fiscalmente deducibles para los autónomos las aportaciones a las mutualidades de previsión social que actúan como alternativa al RETA.
4. Gastos de manutención del profesional o empresario
Entramos, ahora, en un terreno peliagudo. De hecho, los gastos de manutención están considerados por el Consejo para la Defensa del Contribuyente como gastos deducibles de los autónomos que son problemáticos. ¿Por qué? No es fácil dilucidar si la comida de un profesional en un restaurante es un gasto afecto a su actividad o no. ¿Cuáles son los requisitos para poder deducirse los gastos de manutención?
- Que los gastos sean del propio empresario o profesional.
- Que se lleven a cabo en el transcurso de su actividad económica. Por ejemplo, un odontólogo que para para comer entre citas sí puede deducirse ese gasto.
- Que los gastos se lleven a cabo en establecimientos de restauración y hostelería. Es decir, los gastos en supermercados no son válidos.
- Que los gastos se sufraguen usando medios electrónicos de pago como tarjetas de crédito o Bizum.
- Que no superen los siguientes límites:
- Si se duerme en un municipio distinto a aquel donde reside y/o trabaja el contribuyente: 53,34€/día (España) o 91,35€/día (Extranjero).
- Si no se duerme fuera de casa: 26,67€/ día (España) o 48,08€/día (Extranjero).
5. Servicios contratados a terceros
En esta categoría de gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF entran:
- Los arrendamientos y cánones: alquiler de inmuebles o maquinaria; cánones de derechos de uso de propiedad industrial; leasing…
- Las reparaciones y tareas de conservación que se llevan a cabo para mantener el uso de bienes materiales (pero no para mejorarlos) o para sustituir a elementos que no son amortizables.
- Los suministros: luz, agua, telefonía, internet, gas, etc. Estos gastos son problemáticos cuando se producen en el domicilio del autónomo y, por lo tanto, su afectación a la actividad económica es parcial.
- Los servicios prestados por profesionales, entre los que se incluyen, por ejemplo, los honorarios de los abogados, los economistas o los notarios.
- Las primas de seguros, exceptuando las relacionadas con los trabajadores, que se incluyen en otra categoría de los gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF.
- Otros gastos por servicios prestados por terceros: transportes, servicios bancarios, publicidad, investigación…
6. Impuestos deducibles en el IRPF
La normativa tributaria establece que se pueden deducir en el IRPF las cuotas de IVA soportado que no pueden ser deducidas en las autoliquidaciones del IVA.
Esto sucede en algunos casos en los que la actividad económica del empresario o profesional está sometida a regímenes especiales del IVA como el de recargo de equivalencia o el de la agricultura, la ganadería y la pesca.
Además, también son deducibles impuestos no estatales como el IAE o el IBI.
7. Gastos financieros
En el catálogo de gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF se incluyen los gastos derivados de financiar las actividades y los elementos de activo de la empresa:
- Gastos de financiación de los créditos de funcionamiento del negocio.
- Recargos por el aplazamiento del pago de deudas relacionadas con la actividad económica.
- Intereses generados por el aplazamiento o fraccionamiento de deudas tributarias.
- Intereses de demora tributarios.
Si bien, la deducibilidad de estos gastos no puede ser superior a:
- El 30% del beneficio operativo del negocio en el año fiscal.
- 1 millón de euros si la cifra anterior es más elevada.
8. Pérdidas por deterioro de los créditos derivados de insolvencias de los deudores
Aunque tiene el título más obtuso del listado de gastos fiscalmente deducibles para los autónomos, esta categoría no es difícil de comprender.
Se pueden deducir esta clase de gastos cuando se dé alguna de estas circunstancias:
- Hayan pasado 6 meses desde el vencimiento de la obligación del deudor. Por ejemplo, que un cliente no haya pagado una factura después de que pasasen 6 meses de su fecha de vencimiento.
- El deudor se haya declarado en concurso de acreedores.
- El deudor está siendo procesado por haber cometido alzamiento de bienes.
- Que las obligaciones no cumplidas se hayan reclamado judicialmente o estén siendo objeto de un proceso arbitral.
9. Incentivos fiscales al mecenazgo
Entran dentro del catálogo de gastos fiscalmente deducibles para los autónomos las ayudas económicas que presten los profesionales o empresarios a las entidades beneficiarias del mecenazgo para realizar actividades de interés general. Se debe firmar un convenio de colaboración y las entidades beneficiarias se deben comprometer a difundir la participación del profesional o empresario colaborador.
Igualmente, también son deducibles los gastos asumidos en la realización de actividades de interés general, sin que exista un convenio de colaboración con una entidad.
10. Provisiones y otros gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF
La normativa tributaria establece que se pueden deducir en el IRPF los gastos en concepto de provisiones que:
- Deriven de actuaciones medioambientales que forman parte de un plan formulado por el contribuyente a la AEAT y aceptado por esta.
- Deriven de las garantías de reparación y revisión.
- Sean dotaciones para la cobertura de gastos accesorios por devoluciones de ventas.
Además, también es posible deducirse otros gastos no incluidos en categorías anteriores como:
- La adquisición de libros o la suscripción a revistas profesionales si están directamente vinculados a la actividad económica.
- La asistencia a cursos, conferencias o congresos cuando guarden relación directa con la actividad del profesional.
- Las cuotas satisfechas a cámaras de comercio y asociaciones empresariales.
Por qué es importante tener un programa de facturación para gestionar los gastos fiscalmente deducibles para los autónomos
Como hemos podido ir viendo a lo largo de esta guía sobre los gastos fiscalmente deducibles para los autónomos, es imprescindible probar que los gastos están vinculados a la actividad económica del empresario o profesional, pero, además, también es necesario:
- Disponer de pruebas documentales de que las operaciones económicas en las que se abonaron los gastos tuvieron lugar. Lo cual se demuestra, por norma general, mediante las facturas recibidas.
- Crear los asientos contables de los gastos en la contabilidad del autónomo o profesional.
Para cumplir con ambos requisitos es crítico trabajar con un programa de facturación que permita a los profesionales y empresarios:
- Registrar las facturas recibidas por parte de sus proveedores. Si el software incluye un lector OCR para registrar facturas y tickets, esta tarea se puede automatizar.
- Volcar automáticamente los datos de los gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en sus libros contables.
- Guardar una copia de las facturas para probar que se tuvieron que sufragar los gastos.
- Disponer de otras pruebas para demostrar la existencia de las operaciones económicas: intercambios de comunicaciones con los proveedores, fotografías, etc.
- Acceder a las facturas y demás pruebas de los gastos fiscalmente deducibles para los autónomos buscándolas por cualquier dato para poder consultarlas siempre que sea necesario.
- Exportar las facturas y los libros contables y hacérselos llegar a la asesoría fiscal que gestione las obligaciones fiscales del empresario o profesional.
- Responder a los requerimientos de la Agencia Tributaria demostrando la existencia de los gastos.
En definitiva, el catálogo de gastos fiscalmente deducibles para los autónomos en el IRPF es muy amplio. Sin embargo, en muchos casos los profesionales y empresarios se encuentran con problemas para aplicarse estas deducciones en la Renta. ¿Por qué? Hacienda:
- Cuestiona la afectación de los gastos a la actividad económica, por considerar que, en realidad, son gastos de índole personal.
- Exige pruebas rigurosas para constatar que los gastos están vinculados a la actividad económica y las operaciones tuvieron lugar.
Para poder gestionar los gastos fiscalmente deducibles para los autónomos con éxito es crucial:
- Contar con un asesoramiento fiscal de calidad.
- Trabajar con un programa de facturación y contabilidad.