Generar remesas y gestionar los cobros usando el programa de facturación

El programa de facturación te permite generar remesas y gestionarlas de forma integral para cobrar de forma eficaz por tus servicios

Comencemos la casa echando los cimientos, ¿qué son las remesas? Las remesas bancarias aglutinan un grupo de recibos o facturas en un solo documento que se envía a una entidad bancaria para que proceda a su cobro a los clientes que tienen que abonar esos recibos y facturas. O, en el caso contrario, para ordenar transferencias en favor de terceros. Por ejemplo, realizar el pago de la factura de la luz, de internet o de los servicios de los proveedores de un negocio.

De tal manera que generar remesas es esencial para agilizar el cobro de los servicios prestados y no tener que invertir ingentes cantidades de tiempo y el talento de los profesionales en tramitar de forma individual cada recibo con el banco. En una sola operación bancaria se tramitan todos los cobros.

Dada la relevancia práctica de las remesas, una de las características básicas de todo programa de facturación integral es disponer de una funcionalidad que permite generar remesas y gestionarlas con eficacia para evitar errores y conseguir que los cobros se tramiten con éxito.

El programa de facturación de MN program permite generar remesas en cuestión de segundos, sincronizar y conciliar los datos bancarios con los del software y gestionar las remesas de forma eficiente para que todos los cobros se realicen con precisión. ¿Quieres saber más? Te invitamos a que continúes leyendo.

Cobros recurrentes y servicios contratados

Muchas empresas realizan cobros recurrentes a sus clientes. Por ejemplo, una academia de idiomas, cobra una vez al mes por las clases que le ofrece a sus alumnos. Para facilitar la gestión de los cobros recurrentes, el programa de facturación de MN program dispone de un apartado de servicios contratados en las fichas de los clientes.

En este apartado se puede indicar qué servicios recurrentes contrata un cliente, cuál es el importe a cobrar, con qué frecuencia y con qué concepto.

Además, se puede indicar en el programa si cada servicio contratado se cobra a través de la domiciliación bancaria o no.

Generar remesas desde el listado de cobros y archivos XML

A través del programa de facturación es muy sencillo y rápido crear facturas y cobros en bloque por los servicios contratados por los clientes. Lo que supone que no es necesario ir cliente a cliente generando los cobros, sino que se pueden crear todos los cobros que se deseen en una sola operación.

Además, desde el listado de cobros también es muy fácil generar remesas bancarias. Y se ofrece a los profesionales un apartado de remesas para controlar todas las que se generan.

Una vez que se crea una remesa, el programa genera un fichero XML para que las empresas puedan subirlo a su entidad bancaria y esta procesa a emitir las órdenes de cobro (o de pago) incluidas en la remesa. Lo que en la era analógica podía consumir un gran número de horas, ahora se puede gestionar en un par de minutos.

Conciliar los cobros del banco con los del programa de facturación

¿Qué sucede después de que se haya subido al fichero XML con la remesa a la plataforma del banco? ¿Cómo se controlan los cobros recibidos? ¿Es posible conciliar los datos de las cuentas bancarias con la información del programa de facturación?

En MN program hemos desarrollado una herramienta de sincronización y conciliación bancaria. Gracias a ella, puedes conciliar los movimientos de tus cuentas con los datos del software. El funcionamiento es muy sencillo. El programa, de manera automática, te recomienda posibles cobros bancarios que coinciden con los generados en el programa de facturación. Y tú decides si validas o no un cobro y procedes a conciliarlos.

Es más, en la misma ventana donde se muestran los cobros o pagos a conciliar, se puede generar un cobro o un pago para añadir la información que pueda faltar en el programa.

Veámoslo mejor con un ejemplo, centrado en esta ocasión en los pagos que realiza una empresa a sus proveedores.

Una entidad bancaria ha podido emitir la orden de pago de la factura de la luz de una empresa, sin embargo, dicha factura no ha llegado aún al negocio y, por lo tanto, este no la ha añadido a su facturación recibida. Gracias a la conciliación bancaria puede incorporar ya la factura y, así, garantizar la plena coherencia entre la información bancaria y la que se almacena en el programa de facturación y se incorpora a la contabilidad de la empresa.

¿Qué pasa si te devuelven cobros que ya has remesado?

Por desgracia, los seres humanos a veces cometemos errores. Como dijo Jack Lemmon en Con faldas y a lo loco, «nadie es perfecto». Por eso el programa de facturación cuenta con herramientas para prevenir errores a la hora de generar remesas. Por ejemplo, la ausencia de algún dato obligatorio en los recibos que la conforman, como el SWIFT del banco que va a recibir el cobro o el pago, el mandato de la persona, la fecha del mandato…

Si a pesar de estas herramientas, el banco detecta algún error en los recibos de una remesa y los devuelve al negocio, ¿qué se puede hacer? El programa facilita la tarea de volver a crear los recibos afectados y generar una nueva remesa para enviarla de nuevo al banco.

¿Se puede modificar o borrar un cobro remesado?

Otra funcionalidad que debemos destacar cuando hablamos de generar remesas es el hecho de que el programa de facturación no deja modificar, borrar o alterar de alguna forma un recibo que ya ha sido remesado.

De tal manera que la forma de proceder es deshacer la remesa, realizar los cambios oportunos en el recibo erróneo y generar una nueva remesa.

Herramientas de checkeo para subsanar los errores a la hora de generar remesas

Más allá de las herramientas que ya están implementadas actualmente en el programa para identificar posibles errores en los cobros y las remesas, estamos trabajando en nuevas funcionalidades.

En la próxima versión de nuestro software de gestión incorporaremos unas herramientas de chequeo para ayudar a las empresas a generar remesas sin errores. ¿Cómo?

El programa de forma automática analizará las remesas y si detecta algún error abrirá una ventana en la que se podrán consultar los posibles errores que el sistema ha encontrado. Por ejemplo, que no se ha cubierto la fecha de mandato. En esta ventana se podrán solucionar todos los errores de la remesa. Sin necesidad de salir de ella en ningún momento y de una forma rápida y sencilla.

De tal manera que la posibilidad de cometer errores a la hora de generar remesas va a ser mínima, lo que facilitará la tramitación de las remesas con las entidades bancarias. Una vez corregidos todos los errores, solo faltará crear el archivo XML y enviárselo al banco para que emita las órdenes de cobro y realice las transferencias pertinentes.

En definitiva, generar remesas y tramitarlas es una actividad clave dentro de la gestión económica de cualquier negocio. Por eso, es fundamental disponer de una herramienta que facilite esta tarea. Nuestro programa de facturación ya permite crear y gestionar las remesas con facilidad, pero, seguimos trabajando para alcanzar la excelencia y mejorar la experiencia de los profesionales y las empresas que crean remesas diariamente desde el software de MN program.