La gestión de clínica en 6 claves

La gestión de clínica engloba todos los aspectos que deben administrar los centros sanitarios para prestarles la mejor atención a sus pacientes

Una clínica es, en sí misma, un micro-universo. Un lugar que se rige por sus propias reglas de organización interna y en el que se realizan decenas de acciones a la vez. ¿Cómo se pueden gestionar todos los elementos humanos, materiales e intangibles que conforman una clínica? ¿De qué manera logran los profesionales sanitarios evitar la tendencia humana al caos? Gracias a la gestión de clínica, o lo que es lo mismo, el conjunto de actuaciones que tienen que realizar el personal médico y administrativo para gestionar todos los recursos de manera eficiente y poder prestar la mejor atención a los pacientes.

En el ya lejano mundo analógico, las clínicas médicas tenían que hacer frente a un inmenso volumen de documentos físicos difíciles de almacenar, sistematizar y consultar. Por suerte, hoy en día existen dispositivos digitales, software y hasta aplicaciones móviles que facilitan el registro de datos y documentos médicos (el historial clínico de un paciente, una radiografía) administrativos (la cita de un paciente, la factura de un proveedor, un cobro).

A continuación, vamos a desgranar las claves de la gestión de clínica y analizar cómo se pueden automatizar y optimizar la mayoría de procesos y acciones.

De la gestión clínica a la gestión de clínica

En los últimos años se ha consolidado en el ámbito médico el concepto de gestión clínica (GC), para abordar cómo pueden los centros médicos optimizar todos sus procesos, tanto los médicos como los organizativos para:

• Prestar la mejor atención a sus pacientes.
• Poner en valor el talento de sus profesionales.
• Reducir costes y maximizar beneficios.
• Incrementar la eficiencia en todas las áreas sanitarias y administrativas.

Las ideas en torno a la gestión clínica deben trasladarse al día a día de los centros médicos. Y ahí es donde entra en juego la gestión de clínica. ¿Por qué? La gestión de clínica está conformada por:

1. La actividad médica propiamente dicha: diagnóstico de enfermedades, tratamiento de patologías, intervenciones quirúrgicas…
2. La atención al paciente, que engloba todas las comunicaciones y relaciones entre el centro y sus pacientes, incluidas las citas.
3. La organización del centro, sus recursos y profesionales: horarios del personal, control de stock, reserva y ocupación de los dispositivos médicos y de espacios como los quirófanos…
4. La gestión económica: facturación, contabilidad, relaciones con los seguros médicos, fiscalidad…

La salud de los pacientes, en el corazón de la gestión de clínica

La principal misión de los centros de especialidades médicas, las clínicas odontológicas o los fisioterapeutas es tratar a sus pacientes. Para ello, cuentan con el talento y la experiencia de los profesionales de la salud (médicos, odontólogos, fisioterapeutas, psicólogos, enfermeros, técnicos), así como de la tecnología sanitaria, que ha experimentado una enorme evolución en los últimos años.

La gestión de clínica debe garantizar que los profesionales de la salud tienen todas las facilidades para realizar su trabajo en las mejores condiciones posibles, lo que implica que puedan:

• Crear, consultar y modificar el historial clínico de cada paciente.
• Elaborar recetas médicas.
• Pedir pruebas médicas y recibir los resultados para poder analizarlas.
• Emplear los equipamientos y la tecnología de la clínica cuando la necesiten para diagnosticar, tratar o intervenir a un paciente.

De tal forma que documentos como el historial clínico y las recetas médicas y actuaciones como análisis de sangre, radiografías, endoscopias o ecografías se convierten en una parte esencial de la gestión de clínica. Sin ellas, los médicos y demás profesionales no pueden diagnosticar a las personas, poner en marcha tratamientos, evaluar su eficacia y realizar revisiones periódicas.

Citas médicas y comunicación con los pacientes

Más allá de las cuestiones netamente sanitarias, la gestión de clínica incluye, como ya señalamos antes, la relación entre un centro sanitario y sus pacientes. Y el elemento central de esta relación es la agenda de las clínicas y sus profesionales.

Aunque no tenga la relevancia de la actividad médica, para todas las clínicas, sin importar su tamaño y las especialidades que ofertan, es esencial gestionar su agenda con eficacia para evitar malentendidos y huecos libres. ¿En qué se traduce esto? La gestión de clínica debe:

• Disponer de procedimientos ágiles para consultar la agenda de cada profesional y asignar citas en cuestión de segundos.
• Incentivar que los pacientes puedan reservar citas de manera autónoma, por ejemplo, a través de la web de la clínica.
• Enviar recordatorios a los pacientes con sus citas para evitar que se olviden de ellas.
• Facilitar la confirmación de las citas o su cancelación antes de que tengan lugar para poder ocupar los huecos libres.
• Programar citas de revisión de manera automática.
• Informar a los pacientes de que deberían concertar una cita con su médico, odontólogo o fisioterapeuta o someterse a una prueba médica.
• Adelantar citas de pacientes en caso de que se produzca un hueco libre.
• Enviar a los pacientes información sobre los tratamientos o productos sanitarios que puedan mejorar su salud y bienestar.

Estas acciones posibilitan que las clínicas puedan mantener una relación fluida con sus pacientes y mejorar la atención que reciben no solo desde el plano médico, sino en lo relativo a la gestión.

Asimismo, la gestión de clínica también ha de tener en cuenta dos aspectos relacionados con los pacientes de carácter legal:

• Recabar y guardar los consentimientos informados exigidos por la normativa en vigor para determinados tratamientos, pruebas e intervenciones quirúrgicas.
• Obtener el consentimiento de los pacientes al tratamiento de sus datos personales, cumpliendo con la LOPD y el RGPD.

Recursos humanos y materiales

Si los procedimientos y la documentación médicos y los pacientes son esenciales, la gestión de los profesionales de la salud y los recursos tecnológicos y materiales de las clínicas no son menos relevantes.

Por ello, una gestión de clínica eficiente debe incluir:

• La organización de los horarios y las agendas de los profesionales.
• La ocupación de los espacios: salas de espera, consultas, laboratorios, cabinas de pruebas médicas, salas de fisioterapia, quirófanos…
• El control del stock de todos los medicamentos y demás materiales fungibles.
• El uso de los dispositivos tecnológicos.
• El cumplimiento de toda la normativa legal relativa a espacios tan sensibles como las clínicas médicas. Por ejemplo, en lo que respecta a la desinfección de los espacios.

Facturación, contabilidad y fiscalidad

¿Cuál es la cuarta pata de la gestión de clínica? La dimensión económica de los centros sanitarios. Es decir, todo lo relacionado con las finanzas:

• La facturación emitida y el cobro a los pacientes y a los seguros médicos. Lo que incluye actividades como la generación de remesas y su envío a las entidades bancarias.
• La facturación recibida y la relación con los proveedores.
• El pago de los salarios, las comisiones y los honorarios de los profesionales sanitarios en función de su situación contractual.
• La contabilidad y la cumplimentación de los libros y la documentación contable.
• La amortización de las inversiones realizadas.
• La elaboración de las declaraciones tributarias para estar al día con las obligaciones fiscales de la clínica.

Software de gestión de clínica, una herramienta al servicio de los profesionales de la salud

¿Cómo pueden los centros sanitarios gestionar a la vez todos los aspectos y actuaciones que venimos de desgranar? Usando una solución de vanguardia como el software de gestión para clínicas puede ser clave para facilitar todos los procesos que conforman ese totum revolutum que es la gestión de clínica. ¿Por qué?

• Automatiza acciones improductivas. Por ejemplo, la concertación de citas.
• Agiliza labores esenciales como la consulta de información y pruebas médicas.
• Sirve para visualizar odontogramas.
• Optimiza el control del stock para realizar las compras de productos para conseguir los mejores precios y no tener problemas de disponibilidad de materiales.
• Permite reservar espacios y equipamientos y llevar un control del nivel de ocupación de la sala de espera.
• Mejora la comunicación entre las clínicas y los pacientes, pero también entre los profesionales sanitarios.
• Facilita la relación con socios clave para las clínicas: las compañías de seguros.
• Permite realizar actividad comercial de forma inteligente, informando a los pacientes sobre tratamientos e innovaciones científicas que pueden mejorar su salud y su día a día.
• Ayuda a las clínicas a llevar un control continuo de sus compras, pero también de sus cobros para evitar que los cobros impagados lastren los resultados económicos.
• Automatiza la elaboración de la contabilidad y la fiscalidad a partir de los datos de las facturas emitidas y recibidas.
• Securiza información tan sensible como los datos médicos.
• Puede emplearse desde cualquier lugar, solo es necesario tener acceso a internet. Lo que resulta esencial para las visitas médicas.

¿Qué incluye este tipo de programa?

Para que esto sea posible, es necesario disponer de un programa de gestión médica que incluya:

• Bases de datos de pacientes, profesionales o proveedores integrales y que se puedan segmentar, en las que se dispongan todos los datos sobre las personas y las empresas.
• Una agenda integral que se pueda visualizar en un vistazo y que sea fácil de manejar.
• Una herramienta de reserva online para que los pacientes puedan agendar sus citas de manera autónoma y que esta información se vuelque automáticamente en el software de gestión de clínica.
• Historiales clínicos completos y fáciles de encontrar, visualizar y ampliar, en los que se puedan adjuntar todas las pruebas médicas.
• Recetas médicas 100% digitalizadas que se puedan elaborar en segundos.
• Una solución de firma electrónica para que los profesionales puedan firmar documentos como recetas médicas, pero que también permita recabar la firma de los pacientes, por ejemplo, para los consentimientos informados.
• Una herramienta de facturación sencilla para elaborar facturas, tramitarlas y volcar todos los datos en la contabilidad y la fiscalidad.
• Mecanismos de chequeo para evitar cualquier incongruencia en la facturación y la documentación contable.
• Copias de seguridad continuas para evitar que se pierda información si se produce alguna incidencia y poder recuperar la normalidad en el menor tiempo posible.

En definitiva, la gestión de clínica va mucho más allá de las actividades visibles que llevan a cabo médicos, odontólogos, fisioterapeutas o enfermeros para diagnosticar, tratar y cuidar a sus pacientes. La gestión de clínica engloba, en realidad, todos los procesos y actuaciones que se realizan dentro de los muros de un centro médico. Y la mejor forma de implementarla con éxito es disponer de un programa de gestión médica. ¿Por qué? Así los profesionales sanitarios podrán emplear todo su tiempo en cuidar la salud y el bienestar de las personas.