¿Cómo es la gestión de clínicas médicas, odontológicas o estéticas?

La gestión de clínicas es una actividad esencial para el funcionamiento de los centros sanitarios que va desde los historiales clínicos hasta el cobro de los servicios

Urgencias, Anatomía de Grey, House, Hospital Central… Las series ambientadas en centros médicos han construido nuestro imaginario colectivo sobre el amplísimo colectivo de la salud y han despertado una gran cantidad de vocaciones. Ello se debe a que nos muestran los momentos más emocionantes del trabajo diario de médicos, enfermeros y demás personal sanitario. Sin embargo, para que una doctora pueda encontrar el tratamiento perfecto para resolver un problema de salud de un paciente tienen que producirse antes, durante y después, una serie de acciones que forman parte de la gestión de clínicas.

Por ejemplo, el paciente tendrá que haber pedido una cita. La profesional habrá tenido que consultar su historial médico, encargar y visualizar pruebas médicas y emitirle recetas. El paciente o su seguro médico tendrán que abonar el importe de la consulta. Deberá programarse una cita de seguimiento para revisar que el paciente responde positivamente al tratamiento. Los datos médicos del paciente deberán mantenerse almacenados de forma segura y accesible. Podríamos seguir listando actuaciones hasta el infinito.

Todas las actividades de la gestión de clínicas son esenciales para que los centros de especialidades médicas, las clínicas odontológicas, los centros de fisioterapia o las clínicas estéticas puedan funcionar diariamente y atender a sus pacientes con la máxima dedicación.

Dicho de otra forma, el Dr. House por muy talentoso que fuese no podría acertar con sus fascinantes y complejos diagnósticos si no existiese la gestión de clínicas.

A continuación, vamos a desgranar las áreas que conforman la gestión de clínicas y a abordar qué herramientas se pueden emplear para mejorar y agilizar todos los procesos que se llevan a cabo en los centros sanitarios.

Áreas clave de la gestión de clínicas

La gestión de clínicas va desde aspectos directamente relacionados con la actividad diagnóstica y los tratamientos, como los historiales clínicos o la elaboración de recetas, pero también aspectos legales, la gestión de las facturas, los cobros y la contabilidad y, por supuesto, la captación de pacientes.

Aspectos sanitarios

Como no podía ser de otra forma, el elemento más importante de la gestión de clínicas son, sin duda alguna, las actividades directamente relacionadas con la salud de los pacientes. ¿De qué hablamos?

• Elaboración, almacenamiento, consulta y actualización de los historiales clínicos. Estos documentos son imprescindibles para la actividad médica. De hecho, la imposibilidad de consultar historiales médicos puede paralizar a las clínicas, como se pudo ver durante el ciberataque al Hospital Clínic de Barcelona. Los historiales clínicos deben ser completos, fáciles de consultar y editar e incluir toda la información con trascendencia sanitaria de los pacientes.
• Disponer de un vademécum fácil de consultar para seleccionar los medicamentos que mejor se ajustan a las necesidades de los pacientes.
• Elaborar las recetas médicas, cumpliendo con las exigencias legales e incorporando información clave como la forma en que se han de administrar los medicamentos o la periodicidad del tratamiento.
• Solicitar pruebas médicas y poder visualizar sus resultados para analizarlos.
• Gestionar los equipos médicos y los espacios de las clínicas para poder atender a los pacientes y llevar a cabo tareas médicas como intervenciones quirúrgicas, tratamientos estéticos o actuaciones odontológicas.

Pacientes

La atención al paciente va más allá de lo estrictamente sanitario e incluye dos cuestiones tan relevantes como la comunicación entre una clínica y sus pacientes y la concertación de citas:

• Agendar citas. Todas las clínicas, sean médicas, estéticas, odontológicas, psicológicas o de fisioterapia, funcionan a través de su agenda. Por ello, la gestión de clínicas debe ser eficiente a la hora de administrar la agenda de un centro y sus profesionales. ¿Qué implica esto? Que los profesionales puedan agendar citas de manera rápida e, incluso, que los propios pacientes puedan concertar citas de forma autónoma. El objetivo es maximizar la ocupación de la agenda y evitar huecos libres.
• Comunicarse con los pacientes. Más allá de agendar las citas, hay que tener en cuenta otros aspectos como:
  • Recordar las citas para que a los pacientes no se les olviden.
  • Facilitar la posibilidad de que las cancelen con tiempo para poder ocupar el hueco que dejan libre.
  • Usar los huecos libres para adelantar citas.
  • Permitir a los pacientes acceder a sus datos médicos desde cualquier lugar.
  • Disponer de canales de comunicación ágiles para resolver cualquier tipo de duda y para mejorar la atención al paciente.
  • Informar a los pacientes sobre nuevos tratamientos o medicamentos que pueden resultar beneficiosos para su salud y su bienestar.

Profesionales

Precisamente, la gestión de la agenda es una cuestión que afecta directamente a los profesionales sanitarios. De ahí que no solo sea importante facilitar la concertación de citas, sino que los profesionales deben poder acceder a sus agendas y estas, además, han de ser coherentes con sus horarios.

Cuando en una clínica trabajan pocos profesionales, la gestión de la agenda puede resultar más sencilla, pero cuando hablamos de centros de tamaño medio o grande, gestionar a decenas de profesionales con horarios diferentes puede ser muy complejo. De ahí que la gestión de clínicas deba tener en cuenta los horarios y las agendas de los profesionales, así como los espacios y equipamientos que usan.

Además, entran en juego otras cuestiones relevantes como la elaboración y abono de nóminas o el cálculo de comisiones.

Proveedores y socios estratégicos

Pacientes, profesionales… ¿qué otros actores se deben tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la gestión de clínicas médicas, odontológicas o estéticas? A sus proveedores y a sus socios estratégicos.

Todas las personas que han tenido que gestionar un negocio saben que disponer de buenos proveedores es esencial para el funcionamiento de cualquier empresa.

Por eso, la gestión de clínicas sanitarias incluye la negociación de presupuestos y contratos con proveedores, la facturación recibida, el pago de recibos y facturas y, sobre todo, la gestión de stock de productos. El material es fundamental para toda clase de clínicas: test, analíticas, medicamentos, material quirúrgico…

Por otro lado, las clínicas sanitarias trabajan con socios que son fundamentales para ellas: las compañías de seguros. La gestión de clínicas debe incluir las relaciones con los seguros, adaptando la oferta de servicios y tratamientos, así como sus tarifas, a los acuerdos a los que se llega con ellos.

Normativa y protección de datos

Un área fundamental de la gestión de clínicas médicas, estéticas o psicológicas es el cumplimiento con las normativas específicas:

• Requisitos sanitarios como desinfecciones de espacios y protocolos de seguridad sanitaria. Es fundamental llevar un control exhaustivo de los plazos para evitar descuidos que acarreen incidencias e, incluso, ,multas.
• Consentimientos informados. Para algunos tratamientos e intervenciones es imprescindible que los pacientes firmen previamente un consentimiento informado autorizando el procedimiento. Estos consentimientos deben almacenarse de forma segura y accesible.
• Protección de datos. Durante los últimos años se han aprobado normativas como la LOPD o el RGPD que imponen a las empresas la necesidad de tratar, almacenar y proteger los datos de las personas de manera segura. Tal es así que es necesario que los negocios, también las clínicas médicas, recaben el consentimiento de sus pacientes para tratar su información. Además, los crecientes ciberataques contra hospitales o farmacéuticas han evidenciado la necesidad de que la gestión de clínicas tenga en cuenta la ciberseguridad y la fortificación de los datos médicos de los pacientes.

Negocio

Si las clínicas médicas, estéticas, odontológicas o de fisioterapia pueden estar abiertas y preocuparse por el bienestar de las personas es porque tienen pacientes. Y esto no depende solo del talento de sus profesionales o de la calidad de sus instalaciones y equipamientos, sino también de su estrategia para captar y fidelizar a pacientes.

Por ello, la gestión de clínicas incluye, también, todas las actividades que se ponen en marcha para darse a conocer entre nuevos pacientes y ofrecerles tratamientos que se adecúan a sus necesidades, por ejemplo, mediante ofertas de bienvenida o consultas gratuitas.

Asimismo, también es importante fidelizar a los pacientes que ya confían en los profesionales y tratamientos de una clínica, por ejemplo, a través de bonos, y conseguir ampliar su ticket.

Facturación, contabilidad y fiscalidad

Por supuesto, la gestión de clínicas de especialidades o estéticas incluye, también, la elaboración de la facturación, la cumplimentación de los libros contables y la confección de las pertinentes declaraciones tributarias.

Aunque la gestión económica no tenga la visibilidad del resto de actividades, son imprescindibles a la hora de llevar a cabo la gestión de clínicas odontológicas o centros de especialidades. Puesto que si una clínica no factura, cobra y contabiliza los servicios que presta a sus pacientes, su viabilidad será nula.

Asimismo, teniendo en cuenta la multiplicidad de servicios sanitarios que prestan esta clase de centros, sus relaciones con clientes, proveedores y socios estratégicos, y la amplia gama de profesionales con los que trabajan, la facturación tiene un nivel complejidad mayor que el de otra clase de empresas.

Médicas, odontológicas, estéticas… La gestión de clínicas es crucial para todas ellas

A la luz de lo que hemos ido desgranando en este artículo, podemos concluir sin miedo a equivocarnos que las actividades de gestión son de vital importancia para toda clase de clínicas:

• Hospitales.
• Centros de especialidades.
• Centros de estética.
• Clínicas odontológicas.
• Fisioterapeutas.
• Clínicas de podología.
• Gabinetes de psicología.

Estas empresas dedicas a cuidar la salud y el bienestar de las personas presentan muchas diferencias entre sí, pero también múltiples similitudes. De ahí que podamos hablar de la gestión de clínicas como un concepto global e integrador y que interpele a toda clase de centros.

La importancia central que juegan los pacientes; la relevancia de la agenda como herramienta de organización y captación de negocio: las relaciones con los profesionales sanitarios, los proveedores y las aseguradoras; la protección de datos médicos; o la optimización de la gestión económica son cuestiones capitales para cualquier clase de clínica y centro dedicado a proteger la salud y mejorar el bienestar de las personas.

Un programa para la gestión de clínicas sencillo y completo para optimizar todas las áreas

¿Cómo pueden las clínicas gestionar de manera eficaz tantas actividades a la vez? Empleando un programa para la gestión de clínicas integral. Esta clase de software se ha convertido en un aliado inestimable para los negocios del sector de la salud, ya que les permite realizar, entre otras, 20 actividades esenciales:

1. Digitalizar las fichas de sus pacientes.
2. Elaborar, consultar y actualizar los historiales clínicos en cuestión de segundos.
3. Incorporar las pruebas médicas a los historiales y visualizarlas en cualquier momento. En el caso de los odontólogos pueden disponer de odontogramas digitales para gestionar sus tratamientos e intervenciones.
4. Rellenar recetas médicas de manera ágil.
5. Contar con un vademécum personal y actualizado, con toda la información relevante sobre los medicamentos.
6. Gestionar las agendas de los profesionales de manera dinámica.
7. Facilitar que los pacientes agenden sus citas de manera autónoma a través de la reserva online.
8. Enviar recordatorios automáticos con las citas, solicitar la confirmación y facilitar la cancelación para poder cubrir los huecos libres.
9. Incentivar el adelanto de las citas de los pacientes en caso de que surjan huecos disponibles.
10. Reprogramar a pacientes que no han acudido a su cita original.
11. Enviar mensajes personalizados a los pacientes sobre tratamientos y servicios nuevos que pueden resultar beneficiosos para su salud.
12. Organizar los horarios de los profesionales y calcular sus comisiones.
13. Administrar los espacios y equipamientos.
14. Controlar el stock de los productos y gestionar todo el proceso de compra.
15. Lanzar ofertas y disponer de bonos para fidelizar a los pacientes.
16. Proteger los datos médicos de los pacientes y recabar los consentimientos informados.
17. Disponer de copias de seguridad continuas para no perder los datos en caso de que se produzca alguna incidencia.
18. Realizar facturas y cobros en cuestión de segundos.
19. Automatizar la contabilidad y la fiscalidad a partir de la facturación
20. Llevar un control continuo de los cobros impagados y las deudas de los pacientes.

En definitiva, los programas para la gestión de clínicas son herramientas de enorme valor añadido que agilizan, facilitan y optimizan actividades clave del día a día de estos centros. Estas soluciones ahorran tiempo, evitan quebraderos de cabeza y permiten a los profesionales de la salud focalizar todas sus energías y talento en el cuidado de las personas que confían en ellos.