Gestión de una Oferta Vinculante Confidencial (OVC) en un despacho
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Optimizar la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial (OVC) es esencial para los despachos, habida cuenta de que es el MASC más usado
Ha pasado casi un año desde que se aprobó la Ley 1/2025 de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia, una norma que afectó profundamente a cómo gestionan los abogados los procesos del orden civil. ¿Por qué? Impuso la obligatoriedad de intentar llegar a un acuerdo antes de acudir a la Justicia a través de alguno de los medios adecuados de solución de controversias (MASC) reconocidos legalmente.
La implementación de los MASC en los despachos de abogados ha sido posible gracias al uso de soluciones como un software de gestión de abogados adaptado a las singularidades de la nueva normativa.
En el transcurso de este tiempo, ha despuntado como el MASC más empleado la Oferta Vinculante Confidencial (OVC). Lo que ha provocado que las firmas necesitan optimizar al máximo la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial.
A continuación, te vamos a explicar cómo puedes usar un software de gestión legal para realizar la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial desde que tu cliente acude a ti hasta que la oferta es aceptada o el conflicto termina con una sentencia judicial.
La Oferta Vinculante Confidencial: Un medio ágil y eficaz
La denominación de este MASC es muy descriptiva. Este medio consiste en la formulación de una oferta a la parte contraria en un conflicto. Las principales características de esta oferta son:
- Su confidencialidad.
- Que es vinculante, es decir, que la parte que la formula «queda obligada a cumplir la obligación que asume, una vez que la parte a la que va dirigida la acepta expresamente».
- Que la decisión de aceptar la oferta es irrevocable.
¿Cómo se puede enviar una OVC? La ley solo exige que la remisión de la oferta y de la aceptación se realice por un medio que permita dejar constancia de:
- La identidad del oferente.
- La recepción efectiva por la otra parte.
- La fecha en que se recibe la oferta.
- El contenido de la oferta.
Cuál es el rol de un abogado en la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial
Una de las peculiaridades más destacables de la OVC es que se trata del único MASC en el que es preceptivo contar con la asistencia de un letrado. Así lo establece el artículo 6 de la Ley de Eficiencia de la Justicia.
Eso sí, la norma fija una excepción: no es necesario que un abogado se encargue de la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial si la cuantía del asunto controvertido entre las partes no supera los 2.000€, un escenario poco probable, habida cuenta de que se trata de un importe pequeño.
Así, la ley indica que tanto la parte que formula la OVC, como la parte que recibe la propuesta necesitan contar con asistencia letrada.
De ahí que la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial sea una tarea cotidiana en los miles de despachos que existen en nuestro país.
En la Oferta Vinculante Confidencial no hay que hacer renuncias
En este año, una de las principales dudas en torno a la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial (OVC) gira, precisamente, en torno al contenido de la misma.
Algunos tribunales entendieron que en un MASC es necesario hacer renuncias sobre las exigencias iniciales de quien activa el proceso. Sin embargo, las AP de Alicante y Ourense han publicado sendos autos en los que rechazan que se tengan que hacer renuncias en un MASC para dar por cumplido el requisito de procedibilidad.
Esto implica que en una OVC se pueden exigir todas las pretensiones del cliente, ofreciendo a la otra parte la posibilidad de llegar a un acuerdo y, así, evitar la vía judicial, con el coste económico que esta conlleva y los quebraderos de cabeza que puede generar.
De lo contrario, es decir, si se obligara a hacer renuncias o rebajas en las pretensiones, se estaría imponiendo un sacrificio injusto e injustificado a las personas que desean acudir a la Justicia para hacer valer sus derechos.
La gestión de una Oferta Vinculante Confidencial comienza con la creación del expediente extrajudicial
Entrando ya de lleno en la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial es fundamental tener en cuenta que esta comienza en la primera reunión con el cliente.
Si se cuenta con un programa de gestión legal es posible crear un expediente extrajudicial en el que se vuelquen todos los documentos e información relacionada con el caso y con las pretensiones del cliente.
Cuanto más preciso sea el caudal de información y de documentación que tenga un abogado, más sencillo resultará elaborar una OVC que pueda servir para satisfacer al cliente y alcanzar un acuerdo extrajudicial.
Además, si se dispone de un software de gestión legal es posible contar con plantillas de OVC personalizables en función del tipo de conflicto y, así, elaborar una Oferta Vinculante Confidencial en poco tiempo y sin errores.
Esto es así porque el programa es capaz de recoger la información del expediente extrajudicial sobre el cliente y la otra parte y volcarla en la plantilla de manera automática. Igualmente, el letrado puede realizar cualquier cambio en el documento una vez que lo haya visto el cliente y haya aportado sugerencias.
En muchos casos se puede usar el email para enviar una Oferta Vinculante Confidencial
Uno de los grandes interrogantes de este año ha sido si es posible usar el email para iniciar un MASC.
Lo cierto es que los tribunales y Letrados de la Administración de Justicia han ido aclarando esta cuestión y ampliado la posibilidad de recurrir al email como vía para activar un MASC o, en este caso, enviar una OVC.
Básicamente, es posible realizar este paso tan importante en la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial cuando:
- En un contrato firmado entre las partes se hubiese fijado que el email es el canal de comunicación habitual entre ellas.
- Se pueda demostrar que las partes se comunican de forma habitual a través de correo electrónico.
- Se envíe la OVC a través de un email con acuse de recibo y, así, se pueda demostrar que la otra parte recibió la oferta de forma fehaciente.
En este sentido, es importante destacar que realizar la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial empleando un software de gestión para abogados permite enviarla mediante email con acuse de recibo y certificable. Además, claro está, se pueden listar las comunicaciones intercambiadas entre las partes y aportar pruebas de que tuvieron lugar al preparar el escrito de demanda.
Gestión de una Oferta Vinculante Confidencial cuando la otra parte la acepta y seguimiento del acuerdo
Si tras enviar una OVC, la otra parte la acepta, ambas partes deben cumplir con lo fijado en la oferta.
Así, la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial no termina con la aceptación de la propuesta, sino que en muchos casos hay que realizar algunas acciones y hacer un seguimiento de que la otra parte cumple con todo lo acordado.
Pensemos, por ejemplo, en una empresa que le reclama a un cliente una deuda. En la OVC se fija un calendario de pagos para que el cliente salde su deuda paulatinamente. Es imprescindible monitorizar el cumplimiento de los plazos del plan para detectar cualquier incumplimiento y actuar en consecuencia.
Controlar los plazos es clave en la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial
Precisamente, los plazos son uno de los elementos centrales de la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial.
La ley fija que el plazo legal para aceptar una OVC es de un mes. Si bien, en la propia propuesta la parte que la formula puede fijar un plazo superior para dar más margen de acción a la otra parte.
Si pasado un mes o el plazo establecido, la otra parte no acepta la OVC, se entenderá rechazada. Esto implica que la oferta decae y que la parte requirente ya puede acudir a la vía judicial para defender sus derechos, puesto que se entenderá cumplido el requisito de procedibilidad.
Con un programa que facilite la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial es posible programar alertas y recordatorios automáticos. De tal manera que el software avise al abogado de que el plazo fijado para deliberar ha finalizado y que ya es posible presentar una demanda ante el juzgado competente.
De la misma forma, el abogado de la parte que recibió la OVC también puede programar recordatorios para que el plazo no finalice sin dar una respuesta a la propuesta, lo que podría significar que no se tuvo intención de llegar a un acuerdo.
Preparación de la demanda cuando una OVC no es aceptada o no se obtiene respuesta
Si la otra parte no acepta la oferta o no responde en el plazo fijado, ya es posible presentar una demanda.
Sin embargo, junto al escrito de demanda es imprescindible acompañar el justificante de haber enviado la OVC y de que la otra parte la recibió, eso sí, este documento para acreditar el cumplimiento del requisito de procedibilidad no puede hacer mención al contenido de la oferta. Al fin y al cabo no podemos olvidarnos de que la oferta es confidencial.
Con un programa de gestión para abogados es posible sistematizar la elaboración de este justificante mediante el uso de plantillas y evitar que se cometan errores que conlleven la inadmisión de la demanda. En este justificante se deben incluir las pruebas que permitan constatar el envío y la recepción, como puede ser el acuse de recibo obtenido.
En este sentido, es importante tener en cuenta que el expediente extrajudicial abierto al inicio de la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial (OVC) se puede convertir en expediente judicial. De tal forma que ningún documento o comunicación se traspapela y se puede preparar la demanda con facilidad y seguridad.
En definitiva, la gestión de una Oferta Vinculante Confidencial puede ser sencilla y ágil si se cuenta con un programa adaptado a los MASC desde el que se pueda:
- Recopilar toda la información y documentación sobre el conflicto.
- Elaborar las OVC, las demandas y los documentos acreditativos de haber intentado negociar extrajudicialmente.
- Centralizar todas las comunicaciones.
- Controlar los plazos de la OVC, legales y judiciales.
- Saber el tiempo invertido en gestionar una Oferta Vinculante Confidencial y facturar al cliente de acuerdo a ello.