5 procesos críticos de la gestión médica para las clínicas

Un software de gestión médica es una herramienta que ayuda a las clínicas a tramitar citas, almacenar los historiales de los pacientes y cumplir con la ley

Todo el talento que despliegan los médicos cuando atienden a sus pacientes y los diagnostican, diseñan tratamientos o realizan intervenciones quirúrgicas se sustenta sobre un conjunto de acciones que pasan desapercibidas, pero que son esenciales para que puedan hacer su trabajo: la gestión médica.

Fijar las citas de los pacientes, administrar las agenda de los profesionales, disponer de toda la información sobre cada paciente, proteger los datos médicos… Estos procesos son esenciales para que la gestión médica se lleve a cabo con éxito y los doctores puedan realizar su trabajo con la máxima eficacia.

Para llevar a cabo la gestión médica con la máxima eficacia, los centros médicos tienen a su disposición soluciones tecnológicas como el software para clínicas. Esta clase de programas sirven para integrar todos los procesos críticos de la gestión médica en una única herramienta, agilizando y facilitando su realización.

¿Cuáles son los aspectos más destacados de la gestión médica? ¿Es posible automatizar algunas acciones? ¿Cómo se benefician los profesionales médicos y sus pacientes de una gestión médica integral? Te invitamos a que continúes leyendo.

Almacenar, consultar y actualizar los historiales clínicos de los pacientes

La piedra angular de la gestión médica la conforman, sin duda alguna, los historiales clínicos de los pacientes. Puesto que en ellos se recopila toda la información importante sobre su salud. Además, en los historiales clínicos se adjuntan las pruebas realizadas y los tratamientos a los que se ha sometido un paciente a lo largo del tiempo.

Aunque parezca el pleistoceno, hasta no hace muchos años los historiales clínicos se almacenaban de forma física en carpetas en las que se iban solapando nuevos documentos. Por suerte, hoy en día la gestión médica se ha digitalizado gracias a los programas para clínicas. Estas soluciones permiten:

• Enviar formularios de registro a los pacientes para que aporten datos básicos como alergias o precedentes familiares.
• Registrar datos médicos y valoraciones de los profesionales de manera ágil.
• Incorporar toda clase de pruebas médicas como radiografías o resultados de analíticas.
• Organizar la información del historial clínico en pestañas.
• Encontrar en cuestión de segundos la prueba o la información que se necesita consultar buscándola por cualquier criterio.
• Imprimir las historias clínicas usando plantillas predefinidas y exportar los datos médicos.

Gracias a estas acciones de gestión médica, los doctores pueden consultar todo lo que necesiten saber para diagnosticar a sus pacientes, diseñar tratamientos y revisar la efectividad de las medidas adoptadas.

Crear recetas médicas en segundos

Los tópicos existen porque esconden cierta parte de verdad. Y si hay un cliché que persigue a los médicos ese es, sin duda, que no se entiende su letra en las recetas médicas. La digitalización de la gestión médica ha puesto fin a esta problemática.

Un software de gestión médica integral permite a los doctores:

• Cargar el XML del Colegio de Médicos que los faculta a recetar medicamentos.
• Elegir, crear y personalizar una plantilla para elaborar las recetas.
• Cumplimentar las recetas con suma facilidad y rapidez, incluyendo cantidades, periodicidad e instrucciones para tomar los medicamentos.
• Imprimir las recetas para dárselas a sus pacientes.
• Vincular los datos de las recetas a las fichas de los pacientes para que estén visibles en sus historiales médicos.

Crear y almacenar las recetas es una tarea esencial dentro de la gestión médica de las clínicas. La digitalización de esta actividad no solo mejora la comunicación con los pacientes, sino que reduce el tiempo que tienen que destinar los doctores a confeccionar las recetas y, por lo tanto, incrementa el tiempo que disponen para atender a sus pacientes como se merecen.

Concertar citas y enviar recordatorios a los pacientes

Más allá de todas las actuaciones ligadas directamente al trabajo de los doctores, debemos tener en cuenta al hablar de gestión médica una actividad esencial para cualquier clínica: la concertación de las citas de los pacientes y la ocupación de la agenda de los profesionales.

Por eso, un software de gestión médica debe incluir una herramienta de agenda completa y capaz de adaptarse a las necesidades de cada clínica y de cada doctor. ¿Qué actuaciones se deben poder hacer en materia de citas médicas?

• Concertar las citas de los pacientes de manera ágil.
• Fijar citas de seguimiento periódicas. Por ejemplo, una revisión anual de la vista.
• Permitir a los pacientes reservar sus citas de forma online. Por ejemplo, a través de una página web de su clínica en la que puedan seleccionar centro médico, especialidad, profesional, día y hora de la cita.
• Automatizar el envío de recordatorios a los pacientes para que no se olviden de una cita.
• Solicitar la confirmación de las citas por parte de los pacientes.
• Llenar huecos libres de última hora adelantando las citas de pacientes que las tienen fijadas con posterioridad.
• Reprogramar citas canceladas para que el paciente pueda recibir la atención médica que necesita.

¿Por qué consideramos que este proceso de la gestión médica es crítico? Más allá de los servicios de urgencias, las clínicas se organizan en torno a la agenda. Optimizar al máximo el proceso de programación de citas es fundamental para que funcionen bien, sus profesionales tengan sus agendas ocupadas y la productividad y la rentabilidad sean altas.

Recabar los consentimientos informados y cumplir con la LOPD

Para realizar numerosas pruebas médicas, tratamientos e intervenciones quirúrgicas, las clínicas deben conseguir, con antelación, que sus pacientes firmen los consentimientos informados que fija la normativa en vigor.

En estos documentos se precisan todos los riesgos asociados a cada actuación, así como las contraindicaciones y las recomendaciones que se hacen a los pacientes para antes y después de la prueba o intervención.

Estos consentimientos informados son esenciales para cumplir con la normativa y evitar sanciones y posibles conflictos legales.

Dada su relevancia, es fundamental gestionar la firma de los consentimientos informados con la máxima eficacia y almacenar los documentos en las fichas de los pacientes.

Por otro lado, también debemos tener en cuenta las obligaciones de las clínicas con respecto a la protección de datos de sus pacientes. El RGPD y la LOPD son las normas europea y española, respectivamente, que imponen una serie de requisitos a todas las compañías para el tratamiento de datos personales. Las multas por incumplir la LOPD pueden ascender a 20.000 euros.

A la luz de la relevancia que ha adquirido la protección de datos, debe incluirse como un elemento central de la gestión médica.

De ahí que un programa integral de gestión médica deba permitir a las clínicas recabar el consentimiento de sus pacientes para tratar y gestionar sus datos. Además de ofrecerles garantías de seguridad realizando copias periódicas, almacenando los datos de forma segura y estableciendo mecanismos de seguridad como la concesión de permisos para acceder a la información de los pacientes o el registro de los usuarios que han consultado o modificado los historiales médicos.

En los últimos meses se han multiplicado los ciberataques contra hospitales, clínicas y centros médicos, tanto públicos como privados. El sector de la salud se ha convertido en un target crítico para los delincuentes porque los datos médicos son información especialmente sensible. Por ello, es fundamental situar la seguridad en el centro de la gestión médica. Y la mejor forma de hacerlo es disponiendo de un programa de gestión médica que cuente con recursos y protocolos de seguridad sólidos.

Facturar y cobrar las consultas, los tratamientos y las intervenciones

¿Qué aspecto esencial de la gestión médica nos falta por, nunca mejor dicho, por tratar? La facturación y el cobro de los servicios médicos prestados a los pacientes.

Un software para clínicas debe estar dotado de un módulo de facturación y contabilidad que permita a los centros emitir y recibir facturas y realizar sus cuentas de forma ágil.

Al igual que el papel ha sido desterrado en lo que respecta a las historias clínicas, también debe serlo en lo relativo a la facturación. Sobre todo si tenemos en cuenta que la facturación electrónica obligatoria está a la vuelta de la esquina en nuestro país.

Si se emplea un programa para realizar la gestión médica se puede:

• Crear facturas en cuestión de segundos empleando modelos predefinidos.
• Emitir cobros sin salir del programa.
• Poder cobrar de forma inmediata a los clientes o darles la opción de domiciliar los pagos o disponer de un saldo a partir del que se restan los servicios prestados.
• Disponer de diversas tarifas y poder trabajar con seguros médicos.
• Llevar a cabo un control exhaustivo de las facturas y los cobros para asegurarse de que se abonan.
• Automatizar el traslado de la información de la facturación a los libros contables y los modelos tributarios.

En definitiva, la gestión médica incluye todos los procesos que permitan a los doctores cuidar a sus pacientes, prestarles la mejor atención posible y desplegar todo su talento a la hora de diagnosticar y tratar a las personas. Sin una gestión eficaz de las historias clínicas, las recetas, las citas, la protección de datos o la facturación una clínica no puede trabajar y organizarse de forma eficaz y permitir que sus profesionales se centren en lo que más importa: la salud de los pacientes.