Cómo gestionar listas de espera en una clínica
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Gestionar listas de espera en una clínica es una tarea clave para agendar citas cuando existe una alta demanda y pocos huecos libres
Aunque estamos acostumbrados a ver en las noticias todos los males de esta era que nos ha tocado vivir, lo cierto es que también hay aspectos muy positivos en esta era. Por ejemplo, la creciente preocupación por nuestra salud y bienestar. Cada vez más personas acuden a especialistas médicos, odontólogos, fisioterapeutas, psicólogos o clínicas estéticas para que les ayuden a cuidar su salud.
Esto está provocando que muchas clínicas tengan más pacientes de los que pueden atender en el corto plazo. De ahí que gestionar listas de espera en una clínica se haya convertido en una tarea clave para miles de centros.
Puesto que gestionar listas de espera en una clínica es fundamental para poder atender a los pacientes en el menor tiempo posible, llenar huecos libres que quedan en la agenda de los profesionales de la salud e incrementar la base de pacientes.
¿Cómo se pueden gestionar listas de espera en una clínica de una forma ágil, sistematizada y eficaz? Con un software para clínicas integral es posible crear listas de espera, añadir y quitar a pacientes, gestionar las llamadas a los pacientes o enviarles WhatsApps para proponerles una fecha para su cita.
A continuación, te vamos a contar cómo gestionar listas de espera en una clínica con rapidez usando un programa de gestión.
Crear listas de espera y añadir o eliminar pacientes
A la hora de gestionar listas de espera en una clínica hay que comenzar por el principio: cómo y dónde se crean.
Con un software para clínicas la creación de listas de espera es muy sencilla. El programa cuenta con una funcionalidad expresamente diseñada para la creación ágil de las listas de espera.
Además, permite incorporar o eliminar a los pacientes a las listas de espera de cada profesional o especialidad con facilidad y desde la agenda de la clínica o la base de datos de pacientes.
Por lo tanto, para gestionar listas de espera en una clínica no se tiene que recurrir a métodos más rudimentarios como un Excel o, incluso, el papel. Puesto que de esta forma se invierte más tiempo y se corre el riesgo de cometer errores.
En cambio, al gestionar listas de espera en una clínica desde un software de gestión sanitaria, las listas de espera están fácilmente accesibles, se puede consultar en qué lista de espera está cada paciente, ordenar las listas por antigüedad y/o urgencia y añadir y eliminar pacientes en tan solo un clic.
Ocupar los huecos libres con pacientes de las listas de espera
Una de las mayores lacras a las que se enfrentan las clínicas son los huecos libres que dejan las citas canceladas.
Gestionar las listas de espera en una clínica es esencial para ocupar estos huecos libres. ¿Por qué?
Los programas de gestión más completos del mercado cuentan con:
- Un indicador de huecos libres. El software muestra de forma clara y sencilla qué huecos de la agenda de una clínica están sin ocupar con citas.
- Una herramienta de ocupación de agenda automática. El programa automáticamente ofrece un listado de pacientes que podrían estar interesados en concertar una cita. Para ello, analiza las listas de espera.
De esta forma, gestionar las listas de espera en una clínica permite saber con precisión qué pacientes pueden estar interesados en ocupar huecos libres y, así, maximizar la ocupación de la agenda.
Enviar WhatsApps a los pacientes para agendarles citas
Otra ventaja de gestionar las listas de espera en una clínica usando un programa de gestión es que permite agilizar el contacto con los pacientes. Sin salir del programa se puede:
- Enviar un WhatsApp al paciente que ocupe el primer puesto en la lista de espera proponiéndole una cita y añadiendo un enlace para que, en un clic, confirme que va a asistir. El software automáticamente genera la cita en la agenda de la clínica y el profesional.
- Usar una plantilla de mensaje 100% personalizada. De tal forma que el programa incluya automáticamente el nombre del paciente y sin que se tenga que redactar cada mensaje de forma manual.
- Recibir WhatsApps de los pacientes en lista de espera a los que se les han propuesto citas a las que no pueden acudir. De tal forma que se mantengan a los pacientes en las listas
- Mandar un recordatorio automático por WhatsApp al paciente que ya tiene cita para que no se olvide de ella, en el momento en que se desee. Por ejemplo, el día anterior o 6 horas antes.
Controlar las llamadas pendientes a los pacientes en listas de espera
Otra ventaja de gestionar listas de espera en una clínica usando un programa de gestión es que esta clase de solución permite llevar un control eficaz y sencillo de las llamadas pendientes.
Así, aquellas clínicas que opten por llamar a sus pacientes en vez de escribirles para concertar citas pueden desde su agenda:
- Incluir en la lista de llamadas pendientes a todos los pacientes a los que se haya de llamar para ocupar huecos libres en la agenda. ¿Cómo? Creándolas en un clic asociadas a las fichas de los pacientes.
- Controlar el listado de llamadas pendientes, visualizándolas por orden de antigüedad, para que no se traspapele ninguna llamada.
- Marcar las llamadas como realizadas después de llevarlas a cabo.
- Incluir notas sobre las llamadas realizadas y que sean importantes para las citas.
- Agendar citas en el transcurso de las llamadas, de tal forma que la información se muestre automáticamente en la agenda de la clínica y del profesional.
- Programar el envío de recordatorios con la fecha y hora de las citas a los pacientes para que no se olviden.
- Eliminar a los pacientes de las listas de espera una vez se hayan concertado sus citas con éxito.
Gestionar listas de espera en una clínica es clave para la organización de la agenda y la fidelización de los pacientes
Aunque a veces no se ponga el foco en esta cuestión, lo cierto es que gestionar listas de espera en una clínica es una tarea de gran valor. Puesto que es indispensable para dos cuestiones críticas:
- Organizar la agenda de la clínica y de sus profesionales con la máxima eficacia, eliminando los huecos libres y sacándole el máximo partido al conocimiento y talento de los profesionales y a las capacidades de la infraestructura de una clínica: espacios, equipamientos, etc.
- Prestar la mejor atención posible a los pacientes. Gestionar listas de espera en una clínica conlleva intentar reducir al máximo el tiempo que transcurre entre que un paciente quiere agendar una cita y acude a la clínica. Si no se lleva a cabo un gestión eficaz de las listas de espera, una clínica se puede encontrar con pacientes que llevan semanas o meses esperando una cita y de los que ya nadie se acuerda. De tal forma que los pacientes acaben acudiendo a otros centros donde el tiempo de espera sea menor y se les preste una atención personalizada.
En definitiva, gestionar listas de espera en una clínica es más sencillo y eficaz que nunca. Los profesionales de las clínicas a cargo de estas listas pueden crearlas, incorporar a pacientes, ordenarlas, ponerse en contacto con los pacientes para concertar citas y eliminarlos desde un único programa y automatizando muchas acciones.
Los beneficios están claros: ofrecer a los pacientes la mejor atención posible, lograr fidelizarlos y maximizar la ocupación de las agendas.