Cómo gestionar procesos de familia en un despacho con facilidad
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Con un software para abogados es posible gestionar procesos de familia para automatizar tareas, controlar plazos y agilizar los trámites
Negociación del convenio regulador del divorcio, presentación de una demanda de divorcio contencioso, petición de medidas provisionales, solicitud de modificación del régimen de custodia o de la pensión compensatoria… Gestionar procesos de familia es una tarea central para muchos abogados y despachos. Por eso, es fundamental que puedan optimizar al máximo la forma en que dirigen estos procesos.
Con un software de gestión para abogados las firmas que prestan servicios jurídicos pueden automatizar tareas, sistematizar la manera de gestionar procesos de familia, aumentar su productividad e conseguir que se traten de servicios más rentables.
A continuación, te explicamos cómo se puede usar esta clase de solución para gestionar procesos de familia de forma eficaz, segura y ágil.
Gestión de los MASC en los procesos de familia
Desde la aprobación de la Ley de Eficiencia de la Justicia, es obligatorio intentar alcanzar un acuerdo a través de un medio adecuado de solución de controversias (MASC), antes de presentar una demanda en la mayoría de ámbitos del Derecho Civil y eso incluye a los procesos de familia.
La implementación de los MASC en los despachos de abogados ha supuesto un desafío al que las firmas se han podido enfrentar con éxito gracias a los programas de gestión.
Así, en lo relativo a cómo gestionar procesos de familia, mediante esta clase de solución se puede:
- Crear un expediente extrajudicial con toda la información relacionada con el proceso.
- Enviar por email con acuse de recibo una invitación a participar en un MASC o adjuntar al expediente cualquier prueba que demuestre que la invitación se envió de manera eficaz por otro canal, como un burofax.
- Centralizar todas las comunicaciones intercambiadas con los clientes y con las partes contrarias.
- Fijar citas relacionadas con el MASC: reuniones de negociación directa entre abogados, citas de mediación o conciliación, etc.
- Documentar todo el proceso.
- Trabajar con plantillas para elaborar propuestas de acuerdo volcando automáticamente los datos de las partes.
- Guardar el documento proporcionado por un tercero independiente que certifica que se intentó alcanzar un acuerdo. O elaborar el documento acreditativo del intento de negociación de buena fe para adjuntarlo a la demanda.
- Proteger la información almacenada mediante un sistema de permisos de seguridad y salvaguardar la confidencialidad delos MASC.
- Si no se pacta una solución, se puede crear un expediente judicial asociado al extrajudicial garantizando el trasvase de toda la documentación e información.
Expedientes judiciales para almacenar toda la información y la documentación
Precisamente, la creación de expedientes judiciales digitales es clave a la hora de gestionar procesos de familia.
En ellos es posible registrar todos los datos relevantes asociados a un proceso y almacenar toda la documentación relativa al mismo.
La gestión documental es una tarea crítica en cualquier despacho de abogados y con expedientes judiciales es fácil llevarla a cabo.
Cualquier documento o dato se encuentra protegido y es posible encontrarlo en cuestión de segundos, puesto que los expedientes cuentan con buscadores.
Además, también es posible asociar a los expedientes judiciales cualquier email o WhatsApp recibido o enviado que guarda relación con los procesos que se están gestionando. Esto implica centralizar todas las comunicaciones y facilita su consulta.
Plantillas para elaborar hojas de encargo, convenios reguladores, solicitud de medidas provisionales, demandas…
Gestionar procesos de familia conlleva la elaboración de múltiple clases de documentos como las hojas de encargo, esenciales en el proceso de contratación de abogados, pero también el convenio regulador del divorcio o los diferentes tipos de escritos que se pueden presentar ante los juzgados como las demandas de divorcio o las solicitudes de medidas provisionales.
Así, para gestionar procesos de familia con eficacia es importante contar con plantillas predefinidas para cada clase de documento que se puede tener que elaborar.
Las plantillas ahorran una gran cantidad de trabajo a los despachos, son personalizables, permiten sistematizar la forma en que se elaboran los documentos teniendo en cuenta la normativa en vigor y la jurisprudencia e incorporan automática de los datos de los expedientes judiciales.
De esta manera, se puede homogeneizar la forma en que se proceden a gestionar procesos de familia en un mismo despacho aunque intervengan profesionales distintos. A la vez que se ahorra tiempo en la elaboración de los documentos.
Las plantillas vienen a funcionar como documentos tipo que se pueden modificar para ajustar a las especificidades de cada proceso.
Además, al elaborarse a partir de los conocimientos y la experiencia adquirida, garantizan que los documentos creados van a cumplir todas las exigencias legales y van a facilitar que los procesos se gestionen con éxito.
Firma electrónica de documentos: hojas de encargo, acuerdos extrajudiciales…
Otra herramienta clave para gestionar procesos de familia es una solución de firma electrónica.
Los programas de gestión para abogados más completos del mercado permiten la firma electrónica no solo de los letrados, sino también de sus clientes.
Esto es fundamental a la hora de firmar acuerdos en casos de divorcios en los que los cónyuges son capaces de acercar posturas y acordar el convenio regulador del divorcio.
Los clientes pueden firmar digitalmente desde su móvil o su ordenador, gracias a que el programa permite enviarles los documentos mediante un enlace para que procedan a firmarlos de forma ágil.
Además, el software para abogados almacena automáticamente las copias firmadas de los documentos en los expedientes e, incluso, permite programar el envío de las copias firmadas a todos los actores que intervienen en un proceso una vez que se completa el proceso de firma por parte de todos los intervinientes.
Presentación de escritos y documentos ante el juzgado y subsanación de errores
Los programas de gestión jurídica permiten presentar escritos ante el juzgado correspondiente gracias a su interconexión con las plataformas del sistema público de justicia como Lexnet.
Además, es posible dejar escritos en cola para que se envíen automáticamente en la fecha en que se desee, así como subsanar errores detectados en los escritos enviados.
De tal forma que se puedan corregir los fallos y completar de forma exitosa el envío de escritos judiciales.
Gestión de notificaciones y comunicaciones judiciales
En la misma línea, es importante destacar que gestionar procesos de familia implica, también, gestionar las notificaciones judiciales sin cometer errores e informar a los clientes sobre los avances de los procesos.
Con un programa para abogados es posible recibir automáticamente las notificaciones procedentes de las instancias judiciales, asociarlas a los respectivos expedientes y actualizar su información.
Además, también se puede automatizar el envío de mensajes a los clientes cuando se reciben comunicaciones judiciales para que estén informados en tiempo real sobre la evolución de sus procesos.
Control del tiempo que se invierte en gestionar procesos de familia
Gestionar procesos de familia también conlleva calcular los honorarios de los abogados en función del tiempo dedicado a cada proceso.
Un software para abogados permite establecer en tan solo un clic cuándo se comienza a trabajar para un proceso y cuándo se finaliza la tarea que se está realizando. Además, también está diseñado para dejar constancia de todas las acciones que se lleven a cabo y fijar un precio por hora trabajada. E, incluso, para añadir gastos asociados a los procesos como kilometraje, parking o comidas.
Presentación de minuta detallada con los honorarios
Precisamente, gracias a que el programa permite calcular el importe a cobrar de una forma objetiva, fiable y demostrable resulta mucho más sencillo presentar la minuta detallada con los honorarios, una cuestión clave para gestionar procesos de familia o de cualquier otro tipo.
Así, el programa calcula automáticamente la minuta de un abogado y permite estipular en la minuta todas las tareas realizadas para justificar de forma adecuada los honorarios.
Esta cuestión es clave, sobre todo, en lo que respecta a la tasación de costas judiciales, pero también a la hora de facturar a los clientes.
Mecanismos para gestionar procesos de familia de forma segura y de acuerdo a la protección de datos
Una cuestión capital al gestionar procesos de familia es la protección de la información y la documentación. Sobre todo, si tenemos en cuenta que, en la mayoría de casos, entran en juego datos personales de menores de edad.
Con un software de gestión para abogados es posible gestionar procesos de familia con la máxima garantía de seguridad y salvaguardando la confidencialidad de la información. ¿Por qué? Esta clase de soluciones cuenta con mecanismos de seguridad como:
- Autenticación multifactor para poder entrar en el programa y acceder a los expedientes de los procesos.
- Sistema de permisos de seguridad para limitar que solo puedan acceder a los expedientes los abogados que dirigen los procesos.
- Auditoría de protección de datos. El software permite registra cada acción realizada y permite comprobar qué usuario accedió a un expediente y qué hizo: modificar información, exportar o enviar documentos, etc. De tal manera que se pueden detectar comportamientos indebidos que infrinjan el código deontológico de los abogados y la normativa de protección de datos.
- Copias de seguridad periódicas. Se realizan automáticamente y de forma recurrente para evitar la pérdida de información.
Facturación de los servicios prestados al gestionar procesos de familia
Como apuntamos antes, los programa de gestión para despachos también permiten emitir facturas a los clientes por los servicios prestados.
La emisión de facturas se puede realizar cumpliendo todas las exigencias legales, incluyendo la adaptación a Veri*Factu, que será obligatoria a partir de 2027.
Además, el programa automatiza la incorporación de los datos del cliente y del negocio, así como el cálculo de los impuestos e, incluso, permite enviar automáticamente las facturas por email o WhatsApp con un mensaje personalizado.
Igualmente, esta clase de solución también está preparada para domiciliar los cobros y enviar las remesas al banco, así como para facilitar un control ágil y sencillo del estado de las facturas para facilitar su cobro y reducir la morosidad.
En definitiva, gestionar procesos de familia es una tarea crítica para muchos despachos y profesionales independientes. En esta clase de procesos se pueden obtener interesantes beneficios, pero para ello es necesario automatizar todas las tareas administrativas posibles y, así, reducir el tiempo que se necesita para gestionar procesos de familia de una forma eficaz.
Con un software de gestión para abogados que permita gestionar procesos de familia es posible incrementar la rentabilidad de esta clase de servicios de asesoramiento jurídico.