Gestor legal inteligente: 10 funcionalidades clave
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Automatizar tareas, mejorar la comunicación con los clientes, controlar cada expediente… ¿Qué puedes hacer con un gestor legal inteligente?
La digitalización de los despachos camina con paso firme, según un informe que ha concluido que las firmas legales están acelerando la automatización de procesos, la digitalización de su actividad comercial y la incorporación de la IA.
¿Cómo? Gracias a soluciones como un software para abogados con un gestor legal inteligente.
¿Qué es un gestor legal inteligente? Una herramienta que permite a los despachos automatizar tareas, agilizar acciones clave de su día a día, acercarse a sus clientes y controlar sus expedientes y principales magnitudes de negocio.
¿Cómo? Optimizando el funcionamiento de un programa de gestión de despachos gracias al uso de Inteligencia Artificial.
A continuación, vamos a desgranar 10 funcionalidades críticas que todo gestor legal inteligente debe tener para ayudarte a reducir el tiempo que inviertes a la hora de prestar tus servicios, gestionar tu firma y atender a tus clientes, con el objetivo de ayudarte a aumentar tu rentabilidad y tu capacidad de competir en un mercado tan complejo y desafiante como el de los servicios legales.
1. Captación automática de clientes a través de reserva de citas y formularios web
¿Se puede automatizar la captación de clientes a través de la web de un despacho o sus redes sociales? Con un gestor legal inteligente sí es posible.
Los software para abogados más completos cuentan con tres funcionalidades clave:
- Reserva online de citas, para que los clientes puedan agendar citas con profesionales que estudien sus casos.
- Formularios web totalmente configurables que se pueden integrar en la web de un despacho o sus redes sociales para que los clientes potenciales expliquen sus necesidades y aporten los datos clave para que una firma pueda determinar qué profesional debe atender el lead y ponerse en contacto con él para comenzar a trabajar.
- Creación automática de las fichas de los clientes en el software a partir de la cumplimentación del formulario web.
Así, mediante un gestor legal inteligente, un despacho puede impulsar la captación de clientes mediante una estrategia de marketing digital: SEO, SEM, publicaciones en redes sociales… A la vez que se ahorra tiempo en la cualificación de leads, en la gestión de las citas y en dar de alta a los clientes en su base de datos.
2. Expedientes inteligentes con un sello que resume la información más importante
El elemento central de cualquier gestor legal inteligente son los expedientes. A través de ellos se digitaliza toda la gestión de los servicios que se les prestan a los clientes y, particularmente, la documentación que se maneja y los datos clave.
Precisamente, los expedientes inteligentes se caracterizan porque gracias al uso de IA son capaces de mostrar de una forma visual y sintetizada toda la información esencial.
Así, en un solo vistazo, un abogado puede comprobar datos de enorme relevancia como plazos procesales, intervinientes, juzgados, etc. Esto supone un gran ahorro de tiempo en la búsqueda de información y una mejora del control de cada expediente.
3. Asociación automática de correos, WhatsApps y documentos a los expedientes y creación de tareas
En línea con la funcionalidad anterior, un gestor legal inteligente también debe facilitar la gestión de las comunicaciones y la sistematización de los documentos.
Por eso, es importante que sea capaz de asociar de forma automática los correos y WhatsApps recibidos a los expedientes con los que están relacionados.
Esto implica que un despacho puede:
- Tener a su disposición todo el historial de emails y WhatsApps de un expediente, para consultarlos con rapidez.
- Almacenar automáticamente en los expedientes los documentos enviados como adjuntos a través de email o WhatsApp.
- Evitar que los documentos o la información se traspapelen.
- Automatizar la recopilación de la documentación.
Además, un gestor legal inteligente también permite a los letrados crear tareas desde el correo. Esta funcionalidad es importante porque a raíz de muchos emails o WhatsApps, los abogados tienen que realizar tareas. Así, se agiliza su creación y se evitan olvidos. La tarea queda creada y en estado de pendiente hasta que se realice. Y dentro del expediente en el gestor legal inteligente se pueden visualizar las tareas ya realizadas y las que aún no se han ejecutado.
4. Volcado automático de los datos de las notificaciones judiciales en los expedientes
Igualmente, el gestor legal inteligente debe ser capaz de emplear la IA para volcar automáticamente el contenido de las notificaciones judiciales en los expedientes, actualizando la información también de forma automática.
Es decir, una vez que se agreguen o reciban las notificaciones judiciales, el software para abogados las asocio de forma automática a cada expediente y extrae todos los datos que contienen sin que se tengan que picar a mano. Y los expedientes pasan a actualizarse.
¿De qué información estamos hablando?
- Juzgado.
- NIG.
- Nº de auto.
- Tipo de procedimiento.
- Traslado de copia.
Además, un gestor legal inteligente también puede automatizar la comunicación de las notificaciones a otros operadores jurídicos o a los clientes. Sin que se tenga que enviar esta información de forma manual, lo que supone un enorme ahorro de tiempo.
5. Repositorio de plantillas en el gestor legal inteligente para elaborar escritos, contratos o informes
Invitaciones a participar en un MASC, reclamaciones extrajudiciales, escritos de demanda, recursos, convenios reguladores del divorcio, testamentos, contratos, estatutos sociales, pactos de socios, auditorías, informes de Due Diligence… En un despacho se elaboran un amplio abanico de documentos para atender a las necesidades de los clientes.
Para facilitar su confección y perfeccionarlos es fundamental que el gestor legal inteligente cuente con un repositorio de plantillas.
Las plantillas de documentos permiten que los despachos:
- Dispongan de modelos para cada tipo de documento, sin tener que partir de cero a la hora de elaborarlos.
- Puedan modificar los modelos para adaptarlos a las especificidades de cada caso.
- Incorporen automáticamente a las plantillas datos provenientes de los expedientes, evitando errores y agilizando la elaboración de los documentos.
- Trabajen de forma sincrónica y colaborativa. De tal manera que varios profesionales puedan contribuir a la elaboración de documentos y a la generación y enriquecimiento de las plantillas.
- Optimicen constantemente sus plantillas incluyendo novedades legales y jurisprudenciales.
- Sistematicen los documentos que elaboran para sus clientes, basándose en la experiencia de sus profesionales y del éxito obtenido gracias a documentos previos.
Además, un gestor legal inteligente debe permitir exportar los documentos, imprimirlos, enviarlos a las plataformas públicas de Justicia o mandárselos a los clientes por email o WhatsApp de forma automática o en bloque.
6. Envío de recordatorios automáticos a clientes con citas y documentación pendiente
Una de las tareas que más tiempo le consumen a un despacho es conseguir que los clientes faciliten toda la documentación e información que se necesita para prestarles los servicios jurídicos que han contratado.
Con un gestor legal inteligente es posible automatizar esta tarea. El programa para abogados se encarga de avisar por email o WhatsApp a los clientes con documentación pendiente de ser entregada. La firma o el abogado puede usar plantillas de mensajes que personalizan las comunicaciones que se envían y programar los envíos con total libertad.
Además, los software más completos no solo permiten asociar directamente los correos y la documentación a los expedientes, como ya hemos visto, sino que también cuentan con una plataforma de intercambio de documentos con clientes. De tal forma que estos pueden subir sus documentos a dicha plataforma desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Y el gestor legal inteligente se encarga de adjuntarlos a los expedientes.
Asimismo, el gestor legal inteligente también permite automatizar el envío de recordatorios de citas programadas por email o WhatsApp. De tal manera que los clientes no se olviden de acudir y no generen huecos libres que lastren las agendas y las jornadas de los profesionales.
7. Avisos automáticos para los clientes sobre cambios en sus expedientes
Otra de las tareas que consumen tiempo y esfuerzo en las firmas es la gestión de la comunicación con los clientes. Es habitual que los clientes se pongan en contacto con sus despachos para saber cómo van sus procesos y descubrir si se ha producido alguna novedad.
Con un gestor legal inteligente es posible automatizar esta tarea. ¿Cómo? El software para abogados está preparado para enviar automáticamente mensajes a los clientes cuando se produzcan cambios en sus expedientes. Por ejemplo, que Hacienda finalizó una comprobación fiscal sin detectar ningún error en las declaraciones tributarias de una empresa. O que una negociación extrajudicial llegó a buen puerto y se ha alcanzado un acuerdo siguiendo las directrices del cliente.
Mantener a los clientes al tanto de la evolución de sus expedientes le ahorra a un despacho muchas llamadas, emails y WhatsApps, a la vez que le permite prestar a sus clientes una atención personalizada y ágil.
8. Registro automático de gastos y facturas recibidas
Un gestor legal inteligente no solo cubre los aspectos relacionados directamente con la prestación de servicios jurídicos y la captación de clientes, sino que también permite realizar la gestión económica de un despacho.
En este sentido, es importante destacar que un gestor legal inteligente emplea tanto la IA como la tecnología OCR para automatizar el registro de los gastos.
¿Cómo? El gestor legal inteligente:
- Escanea documentos de facturas y tickets de gasto.
- Extrae los datos relevantes y los vuelca en el programa.
- Registra los gastos en las facturas recibidas.
- Crea las fichas de los proveedores que aún no estaban registrados.
- Genera automáticamente los asientos contables a partir de la información de los gastos.
- Conserva las pruebas de los gastos: PDFs, fotografías de tickets, etc.
De tal forma que un despacho puede cumplir con sus obligaciones contables y fiscales con facilidad. Además de gestionar con éxito el abono de las dietas y los gastos de transporte de los juristas que tienen que desplazarse para reunirse con clientes o acudir a los tribunales.
9. Cálculo automático del tiempo invertido en cada expediente, los costes y su rentabilidad
Sin salirnos del área económica, con un gestor legal inteligente es posible registrar en un par de clics el tiempo dedicado a cada expediente y:
- Calcular automáticamente el tiempo total invertido en un expediente o proyecto.
- Transformar el tiempo dedicado por cada profesional en costes, fijando un precio por hora, que puede ser diferente para cada jurista.
- Añadir otros gastos asumidos por el despacho: dietas, transporte, la contratación de peritos, el abono de tasas, etc.
- Comparar los costes reales con los proyectados y supervisar la desviación.
- Comparar los costes asumidos con el importe presupuestado para conocer los beneficios que genera cada expediente.
- Registrar, también, las tareas realizadas para facilitar la confección de las minutas que se entregan a los clientes o las tasaciones de costas.
10. Alertas inteligentes con los datos clave de un despacho
¿Cuántos expedientes se gestionan? ¿Cuántos correos se reciben en un mes? ¿Cuáles son los beneficios que reportan? ¿A cuánto ascienden los gastos, los ingresos o el circulante de un despacho?
Estas preguntas y muchas otras pueden ser resueltas si se trabaja con un gestor legal inteligente. ¿Por qué? El software recopila todos los datos sobre la actividad comercial, la salud financiera, la prestación de servicios jurídicos y la gestión diaria de un despacho. Pero, además, es capaz de recopilar los datos automáticamente y ofrecerlos de una forma visual y sintetizada.
Así, un gestor legal inteligente avanzado incluye alertas que muestran las principales magnitudes en cada módulo del software para abogados: expedientes, facturación, contabilidad, correos…
En un solo vistazo y sin tener que realizar ninguna acción, el software ofrece los datos que un socio o un responsable de área necesita conocer sobre la evolución del despacho en los principales ámbitos.
En definitiva, un gestor legal inteligente puede ser una solución clave para completar la digitalización de un despacho, impulsar su actividad comercial, incrementar la rentabilidad de sus servicios, optimizar la relación con sus clientes y llevar un control total de su día a día.
Tecnología de vanguardia al servicio de los despachos, bufetes y firmas legales.