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Una herramienta de reserva online 100% integrada con tu agenda

La herramienta de reserva online de MN program permite a las empresas sacarle todo el partido a sus agendas

Índice de contenidos

La nueva herramienta de reserva online de MN program se integra automáticamente con las agendas de un negocio y sus profesionales

La reserva online nos ha cambiado la vida. Puede sonar grandilocuente, pero realmente una buena herramienta de reserva online le facilita la vida tanto a las empresas que disponen de ella, como a sus clientes. Los negocios maximizan la ocupación de su agenda y la de sus trabajadores. Los clientes gozan de mayor autonomía para solicitar una cita, así como una mayor capacidad de decisión para escoger el día y la hora que más les convenga. Un enorme win win.

¿Tienes una clínica médica y quieres liberar a tus administrativos de la tarea de cuadrar las agendas de los médicos? Con la reserva online, los pacientes pueden pedir cita sin necesidad de llamar a la clínica.

¿Quieres hacerte una ortodoncia, pero quieres escoger al odontólogo que te la va a realizar y decidir libremente la fecha en la que vas a acudir a su consulta? Solo tienes que entrar en la herramienta de reserva online de la clínica y hacerlo con toda la comodidad.

Para que todo esto sea posible, la herramienta de reserva online debe estar 100% integrada con la agenda de la empresa. ¿Cómo se logra? Con un software de gestión integral como el de MN program.

La última actualización de nuestro software ha incorporado diversas mejoras que optimizan al máximo la integración de la herramienta de reserva online con la agenda de las empresas y los profesionales. ¿Quieres conocerlas? Las desgranamos a continuación.

Una herramienta de reserva online auto-usable desde el segundo 1

Como decimos siempre, la clave de un buen software es su funcionalidad. De nada sirve una solución con mucho potencial si no puede ser empleada con facilidad y agilidad. Por ello, la herramienta de reserva online de MN program ha sido diseñada y optimizada para facilitar su uso.

La configuración de este módulo es sumamente sencilla. Desde el primer momento los profesionales y las empresas pueden trabajar con ella, adaptándola a sus necesidades.

Además, la herramienta de reserva online se integra no solo con la agenda, sino también con el CRM, la contabilidad o el gestor de correo electrónico.

Impulsar la concertación de citas y gestionarlas jamás ha sido más sencillo.

El módulo de reserva online de MN program va activado por defecto y solo está disponible para los clientes Cloud. Si por algún motivo, algún cliente no la tiene activada, debe ponerse en contacto con nosotros.

Seleccionar a los trabajadores y los servicios con agenda online

Para configurar la herramienta de reserva online y adaptarla a la perfección a las características y necesidades de la empresa es fundamental seleccionar qué agendas deben integrarse con la reserva online y cuáles no.

Observemos esta cuestión a través de un ejemplo.

Pensemos en una asesoría que presta servicios laborales, mercantiles y tributarios. En cada área cuenta con tres profesionales. Puede establecer que la agenda de dos de ellos se vincule con la herramienta de reserva online, de cara a que puedan recibir citas a través de ella. Mientras que el tercer profesional se centre exclusivamente en los clientes más importantes de la gestoría y con mayor carga de trabajo. 

Este ejemplo es aplicable a múltiples empresas: clínicas, odontólogos, estéticas…

Una herramienta de reserva online funcional y plenamente integrada con las agendas de una empresa es un activo de primer nivel para generar volumen de negocio.

Ruta para configurar los profesionales, servicios y el diseño de la web de reserva online | Desde el menú de la izquierda del programa > Módulos Premium > Oficina Virtual> Reserva Online > Reserva de Agenda > Configuración > Configuración Web Reserva de Agenda

La herramienta de reserva online de MN program permite automatizar el envío de recordatorios

Asignar el tiempo previsto y el precio de cada servicio

Más allá de lo que venimos de describir, la empresa también puede, al configurar la herramienta de reserva online, asignar el tiempo previsto de cada uno de los servicios que ofrece. Y su precio.

¿Por qué es importante esto? Porque sin esta información, la herramienta de reserva online no podrá llevar a cabo una de sus funciones más importantes: crear huecos automáticamente que se ajusten a la realidad de la empresa.

Pensemos, por ejemplo, en una clínica odontológica. La empresa puede establecer la duración previsible para cada uno de los servicios que ofrece. Lo que le permite ajustar los tiempos que le dedica a cada servicio y gestionar las citas y la agenda de los profesionales de manera eficiente.

Los huecos de la reserva online se calculan automáticamente a partir de la agenda

¿Cómo se configuran los huecos disponibles en la herramienta de reserva online? A partir de la última actualización de nuestro software esta labor se automatiza. La solución se integra en las agendas seleccionadas al configurarla y crea, a partir de ellas, los huecos disponibles en la agenda online del negocio.

De tal forma que si un profesional tiene 3 horas de su agenda sin cubrir, este periodo de tiempo figurará en la reserva online para que los clientes o pacientes puedan pedir una cita. Además, los huecos tendrán la duración determinada por la empresa al fijar el tiempo previsto de cada servicio.

Por ejemplo, si en una firma de abogados, un profesional tiene dos horas libres al día para asesorar a nuevos clientes y se estima que esta tarea dura 30 minutos, la herramienta de reserva online creará cuatro huecos disponibles.

Generación automática de huecos para maximizar la ocupación de la agenda

Esta funcionalidad, que revoluciona la gestión de las agendas y las citas, va más allá. Puesto que permite generar automáticamente huecos disponibles de forma inteligente.

Lo podemos entender mejor con un ejemplo.

Imaginémonos a un asesor que ofrece citas a sus clientes con un plazo estimado de 30 minutos. Sin embargo, le han concertado una cita de 15 minutos, ¿qué sucede con el cuarto de hora que queda muerto? La herramienta de reserva online genera un hueco de 15 minutos para ocupar este plazo temporal.

Y lo hace de manera inteligente e independiente, sin necesidad de crearlo manualmente.

De tal forma que la herramienta de reserva online sirve para maximizar la ocupación de la agenda, pero también para incrementar la productividad y ayudar a los profesionales a sacarle el máximo partido a su jornada laboral.

Difundir la reserva online con la estética de la empresa en web, RRSS, email o WhatsApp

¿Cómo funciona la reserva online una vez que está configurada? De una forma muy intuitiva y fácil. Los clientes pueden acceder a la reserva online a través de un enlace.

Dicho enlace se puede incrustar en la web de la empresa, por ejemplo, empleando un elegante botón. Pero también es posible compartirlo a través de las redes sociales. O, incluso, enviarlo por email o WhatsApp empleando el software de gestión.

Todo ello garantiza que los negocios puedan impulsar su reserva online a través de múltiples y complementarias vías.

Una vez que el cliente pincha en el enlace de reserva online, se le redirige a una página plenamente personalizable por cada empresa.

Se puede incorporar el logo de la compañía, incluir un texto de cabecera y emplear el color corporativo en todas las áreas de la reserva online.

En esta web, el cliente podrá seleccionar la cita que desea de una forma altamente intuitiva.

Ruta para abrir la web de la reserva online | Desde el menú de la izquierda del programa > Módulos Premium > Oficina Virtual> Reserva Online > Reserva de Agenda

Ruta para enviar la URL de la reserva online por correo o WhatsApp | Desde el menú de la izquierda del programa > Módulos Premium > Oficina Virtual> Reserva Online > Reserva de Agenda > Enviar enlace por Correo/Whatsapp para enviar la url a sus pacientes/clientes

Emplear la funcionalidad de cancelación de citas y restringirla en función del tiempo

Cuando una persona concierta una cita, se puede establecer que el software de gestión le envíe inmediatamente un correo electrónico confirmándole que dispone de la cita. En dicho email además de los datos sobre la cita se puede incluir una macro de cancelación. De tal forma que, si el cliente o paciente pulsa en esta macro, cancelará su cita y así se reflejará tanto en la agenda como en la reserva online.

Lo que implica que, automáticamente, se crearán los huecos disponibles en la reserva online para que otros clientes puedan concertar una cita.

Esta macro de cancelación de citas también se puede incorporar a los recordatorios, permitiendo que los clientes cancelen la cita si, finalmente, no van a poder acudir a ella. Evitando, así, que el profesional se encuentre con un hueco en su agenda sin que pueda realizar nada para ocuparlo.

Asimismo, la herramienta de reserva online permite limitar la cancelación de las citas. Por ejemplo, una clínica médica puede establecer que sus pacientes solo tengan derecho a cancelar sus citas hasta 24 horas antes de que tengan lugar.

Esto es de gran utilidad porque cancelar con poca antelación puede conllevar una serie de problemas para la empresa o el profesional y dificulta su capacidad para ocupar el hueco que queda disponible.

Programar el envío de recordatorios con las citas

Precisamente, una de las grandes ventajas de la herramienta de reserva online de MN program es su integración no solo con la agenda, sino también con el CRM y el correo electrónico. ¿Por qué?

Las empresas y los profesionales pueden programar el envío de recordatorios a las personas que han concertado cita. Por ejemplo, se puede fijar en el programa que se le envía un recordatorio hoy a todas las personas que tienen una cita programada para mañana. El mensaje y la entidad visual del recordatorio es plenamente personalizable.

Y este recordatorio puede llegarles a los clientes tanto a través del email como del WhatsApp. Sin necesidad de que la empresa tenga que estar pendiente o que sea necesario salir del software de gestión. Todo se realiza dentro del programa de forma automática e integral.

La herramienta de reserva online empodera a los clientes

Limitar la posibilidad de reservar con escasa antelación

Así como se puede restringir la cancelación de citas, con la nueva herramienta de reserva online de MN program también es posible limitar la posibilidad de reservar una cita.

Los profesionales pueden fijar en el programa que no se permita realizar una reserva 30 minutos antes de que esta dé comienzo. O 1 hora. O 2 horas. La empresa decide el periodo temporal.

Muchas citas necesitan preparación, de tal forma que si el cliente realiza la reserva 5 minutos antes, es posible que el negocio no pueda ofrecérsela.

Además, si un profesional no tiene ninguna cita hasta las 11 de la mañana, seguramente no acuda a la empresa hasta esa hora. Por lo que, si de repente, le reservan una cita, no le daría tiempo a acudir a ella.

La antelación siempre es una buena aliada de cualquier negocio.

Bloquear horas para la reserva online en la agenda de un profesional

La tercera pata a tener en cuenta en lo que respecta a la limitación de la reserva online es el bloqueo de la agenda de un profesional.

Como hemos dicho a lo largo del artículo, la clave de esta herramienta es su integración plena con las agendas de los profesionales y negocios. Ambas tienen una simbiosis perfecta.

Pero, ¿qué pasa si un trabajador tiene su agenda disponible de 15 h. a 22 h., pero de 15 h. a 17 h. no desea recibir citas a través de la reserva online? Bien porque reserva esas horas para clientes que conciertan citas a través de otros métodos, o bien porque ese plazo de tiempo lo destina a los clientes que acuden sin cita.

Puede establecer en el software que esas horas de su agenda se bloqueen para la reserva online. Basta con seleccionar la franja horaria que sea desea bloquear. Dichos huecos no aparecerán disponibles en la reserva online.

Automatizar la notificación de las nuevas citas concertadas

¿Cómo saben los profesionales y las empresas que les han concertado una cita nueva? Pueden verlo en sus respectivas agendas, donde la cita se embebe automáticamente.

Pero, además, también pueden establecer que el software automatice el envío de una notificación cada vez que se genera una nueva cita. De tal forma que al profesional le llega un correo electrónico informándolo, para que no tenga que estar pendiente constantemente de si ha recibido o no citas a través de la reserva online.

Indicar la información que deben aportar los clientes para realizar la reserva

Hasta ahora nos hemos centrado, sobre todo, en cómo ayuda la herramienta de reserva online a los negocios y los profesionales. ¿Cómo afectan los cambios de la nueva reserva online de MN program a los clientes y pacientes? Les facilitan la vida.

Para llevar a cabo la reserva de una cita es necesario iniciar sesión. Este inicio de sesión se lleva a cabo introduciendo los datos que la empresa considere oportunos. Por ejemplo, el nombre y la dirección de correo electrónico del cliente. ¿Por qué?

Gracias a esta información, el software de gestión es capaz de identificar si la persona ya cuenta con una ficha dentro de la base de datos de la empresa o no:

  • Si el programa identifica al cliente, este podrá completar el proceso de reserva online con suma rapidez. Asimismo, la cita pasará a figurar en su historial.
  • Si se trata de un nuevo cliente, se le remitirá a un formulario de registro. Una vez que lo cumplimente, podrá cerrar la concertación de la cita.

Además de seleccionar qué información desea conocer, la empresa también puede decidir libremente si la petición de los datos se realiza antes o después de que el cliente seleccione la cita. Es decir, primero se escoge la cita y luego se inicia sesión. O viceversa. Primero se inicia sesión y luego se selecciona la cita que se desea.

Esta funcionalidad permite a los negocios adaptar este proceso a los deseos de sus clientes y a sus propias necesidades y decisiones estratégicas.

Personalizar el formulario de registro e incorporar documentos

El formulario de registro que deben cumplimentar los nuevos clientes es 100% personalizable. Cada empresa decide que datos necesita obtener de sus clientes. Puede incorporar el logo y la imagen de marca del negocio. Y, además, también puede adjuntar documentos y solicitar a los clientes que los adjunten.

Por ejemplo, el consentimiento del tratamiento de datos de acuerdo a la LOPD. O, en determinados casos, también se puede solicitar que el cliente adjunte su DNI o un consentimiento informado de carácter médico. Toda esta documentación queda archivada automáticamente en la ficha del nuevo cliente.

Maximizar la ocupación de la agenda es un objetivo básico de miles de negocios

Elección de centro, especialidad, servicio, profesional… y aseguradora

¿Cómo seleccionan los clientes o pacientes la cita que desean? La herramienta de reserva online es muy intuitiva y precisa. A través de ella, los usuarios pueden seleccionar el centro donde desean concertar su cita, en el caso de que la empresa disponga de varios centros. Pensemos, por ejemplo, en una gestoría que tiene 10 centros distribuidos en toda la Comunidad de Madrid.

Tras la elección del centro, se puede seleccionar la especialidad, una cuestión de gran utilidad en el sector médico. Neurología, cardiología, oftalmología…

El siguiente paso es seleccionar el servicio. Pensemos en un paciente que ya ha decidido a qué clínica quiere acudir y que desea ser tratado por un oftalmólogo. En el momento de seleccionar el servicio que quiere recibir marca, por ejemplo, revisión anual de la vista.

Finalmente, llegamos al último paso: la selección del profesional en el caso de que haya diversos profesionales que presten el servicio seleccionado. Una cuestión de capital importancia porque muchas personas desean ser atendidas por un profesional en concreto, con el que ya tienen establecida una relación de confianza y que conoce su situación e historial a la perfección.

Más allá de estas cuestiones, en el caso del sector de la salud, la herramienta de reserva online también permite seleccionar, previamente, si el paciente acude a través de una aseguradora y de qué aseguradora se trata. ¿Por qué es esto importante? Porque de esta forma el programa solo le mostrará los servicios cubiertos por dicha aseguradora, así como los profesionales que trabajan con la aseguradora en cuestión.

Mostrar también los huecos ocupados de una agenda

Las empresas y los profesionales pueden determinar, también, qué huecos desean enseñarles a sus clientes. La herramienta de reserva online ofrece dos opciones:

  • 1. Que los clientes solo puedan ver los huecos disponibles.
  • 2. Que también se les presenten los huecos ocupados.

De esta forma, los clientes pueden observar con facilidad el nivel de ocupación de la agenda de una empresa, servicio o profesional y decidirse a concertar la cita antes de que el hueco que desean se esfume.

¿Cómo se diferencian unos huecos de otros? Los huecos ocupados aparecen tachados.

Cobrar el servicio al finalizar el proceso de reserva online

La herramienta de reserva online de MN program no solo facilita que los negocios puedan concertar citas a través de los canales digitales. Sino que les permite también llevar a cabo el cobro de sus servicios.

Una vez que los clientes estén identificados y hayan seleccionado la cita que desean, el programa los redirige a la plataforma de pago Stripe para que efectúen el pago en cuestión de segundos.

De esta manera, el cliente se olvida de tener que pagar el día de la cita y la empresa tiene la garantía de que el cliente acudirá a la cita, puesto que ya ha pagado por el servicio que se le va a prestar.

Obtener datos sobre las citas generadas a través de la herramienta de reserva online

Más allá de las múltiples funcionalidades que hemos ido desgranando a lo largo de este artículo, debemos detenernos en una última cuestión: el análisis de los datos.

El software de gestión integral de MN program permite a los negocios consultar en todo momento dos parámetros de gran importancia para estudiar el desempeño de su reserva online:

  • El número de personas que se han dado de alta a través de la reserva online.
  • El número de citas concertadas por cada servicio que se ofrece.

Ambos indicadores se pueden medir en el plazo de tiempo que se desee. El último mes, el último trimestre…

La forma de acceder a esta información de gran valor es extremadamente sencilla. Solo hay que acudir al control de historial del software.

En definitiva, la nueva herramienta de reserva online de MN program contiene numerosas funcionalidades que permiten a los negocios maximizar su agenda, automatizar la gestión de las citas e incrementar su productividad y beneficios. Un aliado inestimable que convierte la digitalización en una ventaja competitiva y se beneficia de la simbiosis entre la reserva online y la agenda de cada trabajador.

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