Elaborar, enviar y firmar una hoja de encargo de un abogado con facilidad
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La hoja de encargo profesional regula el acuerdo alcanzado entre un abogado y un cliente para la prestación de servicios jurídicos
Pocos ámbitos profesionales presentan tantas particularidades como el de los juristas. El sector jurídico tiene rituales, conceptos y tradiciones propias. Dentro de este magma de peculiaridades destaca la relevancia que tiene para los abogados la hoja de encargo profesional.
¿En qué consiste este documento? En él se recogen los servicios que un letrado le va a prestar a un cliente, así como los honorarios que va a cobrar por ello. De tal forma que la hoja de encargo se encuentra a medio camino entre un presupuesto y un contrato.
¿Cómo puede un abogado gestionar una hoja de encargo con la máxima eficacia? Trabajando con un software de gestión para abogados que incluya plantillas predefinidas para elaborar una hoja de encargo en cuestión de minutos, permita enviar el documento al cliente sin salir del programa y contribuya a agilizar la firma del mismo.
A continuación, vamos a explorar todas las claves que deben tener en cuenta los despachos de abogados a la hora de gestionar sus hojas de encargo.
Qué dice el Estatuto de la Abogacía sobre la hoja de encargo
La hoja de encargo no solo se trata de un documento de enorme utilidad para los despachos, sino que, además, su uso está regulado en el Estatuto General de la Abogacía Española.
Así, este estatuto recoge entre los deberes de información e identificación de los abogados el deber de informar a los clientes «sobre los honorarios y costes de su actuación». ¿Cómo se debe cumplir con esta obligación? Según el Estatuto de la Abogacía «mediante la presentación de la hoja de encargo o medio equivalente».
Es decir, los abogados no están obligados a usar la hoja de encargo, pero este es el medio predilecto para cumplir con su obligación de informar sobres honorarios y costes a los clientes.
Además, el Estatuto de la Abogacía también indica que se deben incluir en la hoja de encargo «las consecuencias que puede tener una condena en costas y su cuantía aproximada».
Cuál es el contenido esencial de la hoja de encargo
No existe un modelo único de hoja de encargo profesional. De hecho, es común que los diferentes colegios de abogados ofrezcan a sus colegiados modelos que les sirvan de basa para elaborar sus hojas de encargo. Lo cual no es óbice para que los despachos puedan adaptar y personalizar estos documentos o hacerlos más sintéticos o más exhaustivos.
Dicho lo cual, sí podemos señalar cuál es el contenido mínimo de una hoja de encargo profesional atendiendo a lo que dispone el Código Deontológico de la Abogacía Española. Dicho código establece en su artículo 15 que si se opta por suscribir una hoja de encargo con un cliente se debe incluir en ella:
- La identificación del letrado y del cliente.
- La descripción de los servicios que se van a prestar.
- Las actuaciones concretas que va a realizar el abogado. En este apartado se deben incluir las actuaciones que no entren dentro de los honorarios presupuestados: informes periciales, recursos…
- El importe que se va a cobrar por el trabajo realizado de una «forma clara y destacada». Lo que conlleva incorporar la carga tributaria. Si no resulta posible fijar con precisión el importe de los honorarios, se deberá indicar. Además, en estos casos se deben establecer «las bases que servirán para su determinación».
- El importe que se pedirá al cliente por suplidos u otras circunstancias y que no están incluidas en los honorarios presupuestados.
- La calendarización del abono de los honorarios. Así como los criterios que se emplearán «para la prelación e imputación de los pagos».
- Las consecuencias de que se proceda a la finalización anticipada de los servicios encargados por:
- Renuncia.
- Allanamiento.
- Pérdida sobrevenida del objeto.
- Otras causas.
- Referencia expresa a que la relación contractual abogado-cliente está sometida a la normativa en vigor y, en especial, a la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales.
- La resolución de las discrepancias entre el abogado y el cliente a través del arbitraje, si así se acuerda entre las partes.
- Las condiciones generales de la contratación.
Más allá, estos elementos esenciales, es habitual incorporar otras cuestiones como la petición de que el cliente realice el pago de una provisión de fondos al inicio del encargo.
Las ventajas de usar plantillas de hoja de encargo en un despacho
¿Cómo se puede agilizar y facilitar la elaboración de una hoja de encargo? Mediante el uso de programas de gestión para abogados que permitan tener plantillas predefinidas para cumplimentar esta clase de documentos.
Así, los software de gestión para despachos más completos del mercado incluyen plantillas que permiten el volcado automático de los datos de los clientes, los abogados y los expedientes. Lo que supone un ahorro mayúsculo en la cumplimentación de una hoja de encargo.
Además, estas plantillas se pueden personalizar para incorporar la imagen corporativa del despacho.
Gracias a esta clase de herramientas, es posible que un bufete tenga plantillas de hoja de encargo para cada tipo de servicio que presta. De tal forma que prácticamente no haya que modificar nada del documento antes de enviarlo al cliente.
De esta manera, no solo se puede ahorrar trabajo administrativo improductivo, sino que se limita la comisión de errores y se sistematiza la forma en que un despacho negocia y se relaciona con sus clientes.
Enviar una hoja de encargo por email o WhatsApp y agilizar su firma
Los software de gestión para abogados no solo facilitan la cumplimentación de las hojas de encargo, sino que permiten, también, enviarlas desde el propio programa.
Así, las soluciones más completan incluyen la posibilidad de enviar una hoja de encargo a través de email o WhatsApp.
Además, también es posible enviar en bloque todas las hojas de encargo pendientes a los respectivos clientes.
De tal forma que no es necesario imprimir o exportar las hojas de encargo, dos opciones que también contemplan los programas de gestión, sino que desde el propio software se procede a su envío.
Llevar un control de las hojas de encargo generadas
Uno de los grandes retos a los que se enfrentan los despachos y los profesionales en torno a la gestión de una hoja de encargo es el control de su estado desde que se envía al cliente hasta que este la firma.
Habida cuenta de que las hojas de encargo funcionan a la vez como contrato y como presupuesto, es crítico que un despacho lleve un control de las hojas de encargo que ha remitido a clientes y potenciales.
¿Por qué? Si una hoja de encargo cae en el olvido, el servicio no será contratado y, por lo tanto, el bufete habrá perdido una oportunidad de negocio.
Los software de gestión más potentes permiten controlar en un solo vistazo el estado de las hojas de encargo, comprobar el intercambio de comunicaciones con los clientes y diseñar una estrategia de negociación eficaz para conseguir llegar a acuerdos con los clientes.
Agilizar la firma de una hoja de encargo profesional
Igualmente, mediante un programa de gestión para despachos es posible que:
- El abogado firme electrónicamente la hoja de encargo.
- El cliente pueda firmarla desde un ordenador, móvil o tablet. ¿Cómo? El documento se envía a través de un enlace por email o WhatsApp, el cliente puede leerlo tranquilamente y firmarlo digitalmente en un clic.
Una vez que la hoja de encargo está firmada tanto por el cliente como por el abogado se guarda de forma segura en el expediente para que se pueda consultar en cualquier momento con facilidad.
En definitiva, elaborar una hoja de encargo y conseguir que el cliente la firme a la menor brevedad posible es una tarea crítica para cualquier despacho. Y, también, un proceso que se puede llevar a cabo de una manera ágil y sencilla gracias a un software de gestión. ¿Por qué?
Esta clase de programa permite automatizar varias acciones meramente administrativas como volcar los datos del cliente al documento o enviarlo. Y, además, permite a los abogados ejercer un control total de las hojas de encargo, desde su generación hasta su almacenamiento una vez que han sido firmadas.
