Crea automáticamente informes de tiempos y tareas por cliente
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Un software de control de tiempos te permite obtener informes de tiempos y tareas por cliente de manera automática e impulsar tu productividad
¿A quién no le gustaría saber con claridad qué tareas realiza para cada uno de sus clientes y cuánto es el tiempo que invierte en llevarlas a cabo?
Obtener informes de tiempos y tareas por cliente permite a negocios como despachos, estudios de arquitectura o ingeniería, consultorías o asesorías arrojar luz sobre su forma de trabajar.
El principal problema radicaba, hasta ahora, en que elaborar informes de tiempos y tareas consumía mucho esfuerzo, ya que era necesario que todos los profesionales llevasen un control manual y facilitasen la información a alguien para que la recopilase y sistematizase.
Sin embargo, gracias al uso de un software de control de tiempos es posible obtener automáticamente informes de tiempos y tareas por cliente. ¿Por qué? Cada trabajador puede imputar tiempos a un cliente o proyecto en cuestión de segundos. Y el software se encarga de sistematizar los datos y elaborar de manera automática los informes.
A continuación, exploramos todos los beneficios de que un negocio pueda conseguir automáticamente informes de tiempos y tareas por cliente o proyecto.
Cómo puedes obtener informes de tiempos y tareas por cliente de manera automática
La gestión del tiempo en las empresas es una cuestión de vital importancia. De hecho, la inminente aprobación del registro de jornada digital obligatorio busca arrojar luz sobre las horas trabajadas e incrementar el control de las mismas por parte de la Inspección de Trabajo.
Más allá de esta próxima obligación legal, lo cierto es que las empresas llevan muchos años intentando controlar las horas trabajadas para detectar tareas improductivas y ámbitos en los que se puede mejorar.
Una de las principales virtudes de un software de control de tiempos es que permite llevar un control preciso de las horas invertidas en cada tarea y cliente sin esfuerzo. ¿Cómo?
- Cada profesional puede marcar en el programa que inicia una tarea para un cliente y, después, en un clic señalar que ha finalizado la tarea. De tal forma que el programa calcula las horas trabajadas.
- También es posible imputar las horas y asociarlas a tareas y clientes o proyectos en segundos.
- El programa recopila todas las horas imputadas por los trabajadores a un mismo cliente o proyecto y las suma.
- El software de control de tiempos es capaz, además, de convertir las horas trabajadas en costes salariales. De tal forma que un negocio puede saber cuánto ha invertido en prestar un servicio o realizar un proyecto.
- Además, el software genera informes de tiempos y tareas a partir de toda esta información. Con lo que la empresa no tiene que elaborarlos manualmente, sino que puede disponer de ellos en cualquier momento y sin tener que realizar ningún tipo de acción.
Muestra a tus clientes cómo has invertido los presupuestos pactados
Disponer de informes de tiempos y tareas por cliente es crítico a la hora de mostrar la máxima transparencia con los clientes. ¿Por qué?
De esta forma se puede mostrar gráficamente y con la máxima precisión qué tareas se han llevado a cabo y cuánto tiempo se ha tenido que destinar a ellas.
Así, a la hora de facturar los servicios prestados, si un cliente demanda saber exactamente cómo se ha invertido su dinero, la empresa puede mostrárselo y consolidar una relación de confianza entre ambas partes.
En un mundo tan convulso como el actual en el que crecen las suspicacias, la transparencia es un valor en alza.
Los informes de tiempos y tareas por cliente ayudan a fidelizar a ciudadanos y empresas, convirtiéndose, así, en una herramienta comercial.
Detecta tareas que consumen demasiado tiempo y lastran la rentabilidad de tu negocio
Otro de los beneficios de tener informes de tiempos y tareas por cliente es que permite observar gráficamente qué tareas consumen un mayor volumen de horas.
Para completar algunas tareas es indispensable que los profesionales de un negocio inviertan una importante cantidad de horas, pero en otros casos no ocurre así.
Además, también es posible que un negocio realice determinadas tareas que son poco rentables porque consumen una gran cantidad de horas y los ingresos obtenidos no compensan los costes laborales.
Disponer de informes de tiempos y tareas por cliente es esencial para poder detectar tareas con niveles de rentabilidad bajos y tomar medidas para optimizar su ejecución o reorientar los servicios que presta un despacho, un estudio o una consultoría.
Analiza qué servicios son más rentables
En la misma línea, poder obtener informes de tiempos y tareas por cliente es de enorme ayuda a la hora de analizar la rentabilidad de los diferentes servicios o tipos de proyectos que lleva a cabo una empresa.
¿Por qué? Estos informes muestran con claridad:
- El tiempo destinado a realizar un servicio.
- El coste de prestar un servicio o llevar a cabo un proyecto.
- La desviación entre lo presupuestado y lo real.
- La rentabilidad de cada cliente o proyecto.
Muchas veces las empresas que obtienen beneficios no se paran a analizar cuáles de sus servicios y clientes son más rentables y cuáles menos. Esto les impide seguir creciendo y apostar por los servicios más rentables para maximizar los beneficios que consiguen.
Evita desviaciones actuales y futuras en tus proyectos
Precisamente, uno de los datos clave que se incluyen en los informes de tiempos y tareas por cliente son las desviaciones. Es decir, la diferencia que existe entre el coste presupuestado y el real.
Las desviaciones, como es evidente, lastran la obtención de beneficios de un negocio.
De ahí que sea esencial corregir las desviaciones en el transcurso de un proyecto para evitar que cuando este llegue a su fin la rentabilidad de haya desplomado.
Para poder llevar a cabo esta acción es imprescindible conocer las desviaciones en tiempo real y esto es posible gracias a un software de control de tiempos.
Además, los informes de tiempos y tareas por cliente proporcionan información de gran valor para prevenir desviaciones en trabajos futuros.
Por ejemplo, si en un determinado tipo de proyecto se producen desviaciones de forma reiterada, el negocio tendrá que reconsiderar cómo presupuesta sus proyectos para ajustar mejor el coste proyectado y el real y evitar que la obtención de beneficios se vea afectada.
Ajusta mejor los presupuestos y maximiza los beneficios que obtienes
Precisamente, elaborar los presupuestos con la máxima precisión es crítico para cualquier empresa.
Para ello es indispensable saber cuánto tiempo debe invertir un negocio en prestar un servicio o elaborar un proyecto, así como los gastos en los que se puede incurrir.
Los informes de tiempos y tareas por cliente aportan esta información. De tal forma que se pueden usar para elaborar los presupuestos futuros basándose en resultados reales y no en la intuición o en predicciones.
Esto implica que a la hora de preparar presupuestos, los negocios pueden ofrecer a sus clientes ofertas competitivas que, a su vez, garanticen un margen de beneficios sólido.
Además, los informes de tiempos y tareas por cliente también se pueden usar durante la fase de negociación de los presupuestos para no rebajar el importe de los presupuestos hasta provocar que no generen beneficios o que los mismos sean mínimos.
En definitiva, con un software de control de tiempos y rentabilidad es posible conseguir automáticamente informes de tiempos y tareas por cliente. Esta clase de informe proporciona información de gran valor para las empresas tanto en el plano organizativo, como en el comercial o en el financiero.