Lector OCR con IA. 5 funcionalidades clave
Índice de contenidos
Con un lector OCR con IA es posible registrar los gastos de un negocio de forma ágil y sin cometer errores para poder deducirlos fiscalmente
Es imposible evadirse de la Inteligencia Artificial. No estamos hablando de una futura distopía, sino del aluvión de noticias sobre la IA que se ha generado en los últimos años. A pesar del exceso de información o, quizás, por culpa de ello, muchas empresas siguen sin tener claro para qué les puede servir la Inteligencia Artificial en su día a día, más allá de hacerle preguntas a ChatGPT o Gemini.
Pues bien, una forma de sacarle partido a esta tecnología que está al alcance de cualquier negocio es trabajar con un lector OCR con IA.
¿En qué consiste esta clase de herramienta? Es posible usar un lector OCR para registrar facturas y tickets y, de esta manera, ahorrar mucho tiempo y evitar la comisión de errores. Es decir, esta tecnología es capaz de leer documentos como PDF o fotografías con tickets y extraer todos los datos que contienen y volcarlos en el programa de gestión de una empresa o un autónomo: NIF/CIF del emisor, nombre, operaciones facturadas, importes, carga fiscal, etc.
A continuación, te explicamos las características clave de un lector OCR con IA y cómo esta solución puede ayudarte a:
- Cumplir con tus obligaciones contables y fiscales.
- Deducirte el IVA soportado.
- Deducirte en el IS o en el IRPF los gastos a los que tienes derecho.
Envío directo de los documentos al lector OCR con IA
Para entender cómo funciona un lector OCR con IA debemos tener en cuenta que esta clase de herramienta es capaz de leer automáticamente toda clase de documentos.
Es decir, el lector OCR con IA no trabaja solo con archivos PDF, sino que es posible sacarle una foto a un factura entregada en papel o al ticket de un restaurante.
Además, un lector OCR con IA también está preparado para recibir documentos enviados directamente a través de email. Esto implica que es posible reenviar facturas y tickets por correo y el sistema es capaz de generar los gastos incluidos en estos documentos a adjuntar los archivos.
Importación rápida de documentos al lector OCR con IA
Además, también es posible importar a un lector OCR con IA toda clase de documentos desde cualquier otra fuente: WhatsApp, móvil, ordenador, etc.
¿Cómo? Basta con arrastrar al lector OCR con IA los documentos y la herramienta extrae la información y registra el gasto en el programa de gestión.
Extracción de los datos… incluso los de baja legibilidad
Precisamente, la IA juega un papel clave a la hora de extraer los datos de los documentos. Gracias a esta tecnología, la herramienta es capaz de leer los documentos con la máxima precisión y obtener la mayor cantidad de información que contienen.
Así, es posible recabar automáticamente la información del proveedor, la fecha del gasto, el importe de la operación, la carga fiscal y otros detalles relevantes.
¿Y qué pasa con los datos que no se leen bien porque el documento es una fotografía a un ticket arrugado o que se ha imprimido con poca tinta? El lector OCR con IA es capaz de extraer también los datos poco legibles.
Previsualización y validación de los datos extraídos
¿Qué hace el lector OCR con IA tras extraer los datos de los documentos? Permite que un profesional de la empresa los previsualice antes de generar automáticamente los gastos en la facturación recibida.
Gracias a esta previsualización se puede comprobar que todos los datos necesarios se han extraído y revisar que toda la información es correcta. Esto es posible porque, además, el lector OCR con IA permite consultar el documento importado en caso de que exista alguna duda o se detecte una incoherencia.
De esta manera, se puede validar la información antes de que el lector OCR con IA registre los gastos.
Creación automática del gasto en la facturación recibida y en la contabilidad
La misión de un lector OCR con IA es registrar los gastos de un negocio o un profesional sin que una persona lo tenga que hacer a mano, picando cada dato y, por lo tanto, teniendo que invertir mucho tiempo y esfuerzo y arriesgándose a cometer algún error.
Así, una vez que la información es previsualizada y validada, la herramienta automatiza el registro de los gastos, sin que sea necesario realizar ninguna acción ni invertir una mayúscula cantidad de tiempo en una tarea esencial para cumplir con las obligaciones contables y fiscales de las empresas y los autónomos.
Los gastos quedan registrados en la facturación recibida de la empresa, pero, además, si lector OCR con IA está conectado a un software de gestión, se crean automáticamente los pertinentes asientos contables.
De tal manera que los gastos quedan perfectamente reflejados en los libros contables y es posible deducirse aquellos gastos vinculados con la actividad económica que la normativa del Impuesto sobre Sociedades o del IRPF recogen como gastos deducibles.
Además, la solución también es capaz de trasladar la información de los gastos a los modelos tributarios y, así, facilitar su deducibilidad en el IS, el IRPF o el IVA.
Almacenamiento de los documentos que permiten acreditar los gastos para poder deducirlos
Además, es importante destacar que el lector OCR con IA también adjunta a los gastos los documentos desde donde los extrajo.
Esto es crítico porque las empresas y los autónomos no solo deben reflejar en su contabilidad de los gastos, sino también disponer de las pruebas documentales que permitan acreditarlos en caso de que así lo exija Hacienda.
Así, los documentos donde figuran los gastos se pueden almacenar de forma segura y accesible, pudiendo consultarlos, exportarlos o enviarlos si es necesario.
Como bien saben los negocios, existen algunos gastos deducibles de los autónomos problemáticos y lo mismo se puede decir de las empresas. Esto es así porque o las normas son demasiado estrictas o porque, sobre todo, Hacienda pone trabas a la hora de aplicar las deducciones.
Por eso, es imprescindible gestionar los gastos con la máxima eficacia y:
- No cometer errores a la hora de registrarlos.
- Crear los pertinentes asientos contables.
- Disponer de los documentos que acrediten los gastos.
De ahí que trabajar con un lector OCR con IA pueda marcar la diferencia a la hora de cumplir las obligaciones contables y tributarias y conseguir aplicarse las deducciones fiscales a las que se tiene derecho.
La IA no es una entelequia ni una tecnología que solo beneficia a las grandes compañías. Soluciones como un lector OCR con IA demuestran que las pymes y los profesionales también pueden sacarle partido a esta tecnología en su día a día y agilizar tareas esenciales como el registro de los gastos.