Lector OCR inteligente: Cómo registrar automáticamente los gastos de un negocio
Índice de contenidos
Con un lector OCR inteligente las empresas y los profesionales pueden registrar sus gastos en la contabilidad y aplicarse las deducciones fiscales a las que tienen derecho
¿Cuánto tiempo inviertes en picar a mano las facturas de tus proveedores o los tickets de gastos de tus profesionales? ¿Cómo sistematizas la forma en que guardas los documentos que evidencian tus gastos?
En plena era de la automatización, esta tarea puramente administrativa se puede automatizar. ¿Cómo? Mediante un lector OCR inteligente conectado al programa de facturación y contabilidad de un negocio.
Un lector OCR inteligente es una solución pensada no solo para reducir el tiempo que se dedica al registro de los gastos de una empresa, sino también para erradicar la comisión de errores que se pueden producir al ingresar a mano datos.
A continuación, te vamos a explicar qué es un lector OCR inteligente, cómo funciona y qué rol juega a la hora de cumplir con las obligaciones contables y fiscales de una empresa o un profesional.
¿Qué es un lector OCR inteligente?
Básicamente, un lector OCR inteligente es una herramienta que combina dos tecnologías avanzadas. Por un lado, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres. Por otro, la Inteligencia Artificial.
Gracias a ello, un lector OCR inteligente es capaz de detectar toda la información presente en una factura o un ticket y transformarla automáticamente en datos que se registran en el programa de facturación de una empresa. Desde un punto de vista técnico, el lector OCR inteligente es capaz de transformar toda esa información en datos legibles para una máquina, es decir, para el programa de facturación de un negocio.
O, dicho de otra forma, cuando un negocio recibe una factura de un proveedor en PDF o en papel, el lector OCR es capaz de analizar el PDF o la fotografía hecha a una factura en papel y volcar todos los datos que contiene en el software de facturación, sin que ningún profesional tenga que ir incorporándolos manualmente.
¿De qué datos hablamos? Información fiscal de los proveedores, conceptos de las facturas, importes, impuestos… Todos los datos relevantes a nivel contable y fiscal.
¿Cómo se usa un lector OCR inteligente y qué rol juegan los profesionales?
Básicamente, se cargan las facturas en PDF o se suben documentos escaneados o fotografiados al programa de facturación y el lector OCR inteligente procede a analizarlos, extraer la información y generar los pertinentes gastos en la contabilidad del negocio.
¿Qué tiene que hacer el usuario a cargo del control, registro y justificación de los gastos? Validar que los gastos se han generado correctamente y complementar la información que no contienen los tickets o las facturas y que puede ser relevante. Por ejemplo, explicar el motivo por el que se ha registrado el ticket de tren de un abogado que tuvo que desplazarse a otra ciudad para acudir a un juicio.
Además, al estar el lector OCR inteligente integrado al programa de facturación y contabilidad, esta clase de software cuenta con una herramienta de detección de posibles errores o incoherencias en los libros contables. De tal forma que avisa automáticamente al usuario si puede existir algún error en el apunte contable de un gasto.
¿Un lector OCR inteligente puede crear automáticamente nuevos proveedores?
Sí. Gracias al uso de la IA, un lector OCR inteligente no solo es capaz de registrar un gasto automáticamente, sino también de detectar si el proveedor figura o no en la base de datos del negocio.
En caso de que se trate de un nuevo proveedor, el lector OCR inteligente procede a crearlo automáticamente en la base de datos durante la lectura de la factura o del ticket.
De tal forma que el proceso de registro de los gastos no sufre ninguna interrupción y no es necesario que un profesional registre previamente a un nuevo proveedor. Puesto que en la factura o el ticket aparece toda la información clave para registrarlo.
Eso sí, si se desean añadir más datos a las fichas de los proveedores, se puede hacer de forma manual, creando todos los campos de datos que se precisen para gestionar con eficacia la relación con los proveedores.
¿Por qué es importante almacenar una copia de los documentos que prueben los gastos realizados?
Además de un mayúsculo ahorro de tiempo, el uso de un lector OCR inteligente integrado en un programa de facturación facilita el almacenamiento sistematizado de los documentos que prueben los gastos reflejados en la contabilidad y las declaraciones fiscales del negocio.
¿Por qué es tan importante esta cuestión? Dentro de las obligaciones contables y fiscales de los negocios se encuentra el deber de guardar la documentación que permite comprobar que realizaron los gastos que reflejan en su contabilidad y en sus declaraciones tributarias.
De hecho, desde el punto de vista fiscal esta cuestión es crítica en lo que respecta a los gastos deducibles. Puesto que para poder deducir los gastos a los que se tiene derecho se deben haber registrado en la contabilidad y es necesario estar en posesión de documentos que permitan acreditarlos.
En el transcurso de una comprobación o de una inspección de Hacienda se pueden requerir estas pruebas y es fundamental tenerlas guardadas de una forma sistematizada que permita encontrarlas con facilidad. Con un programa de facturación es posible hacerlo de manera ágil y segura.
¿Un lector OCR inteligente facilita el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales de un negocio?
Sí. Al estar integrado en un programa de facturación y contabilidad, el lector OCR inteligente contribuye a:
- Automatizar la creación de los asientos contables relacionados con las facturas recibidas y los gastos.
- Elaborar automáticamente las declaraciones fiscales teniendo en cuenta los gastos deducibles.
- Disponer de las pruebas que avalen los gastos asumidos.
En definitiva, con un programa de facturación que cuente con un lector OCR inteligente, una empresa puede:
- Digitalizar las facturas y registrar automáticamente los gastos en su contabilidad.
- Ahorrarse una ingente cantidad de trabajo administrativo.
- Prevenir la comisión de errores en el registro contable de los gastos.
- Almacenar de forma segura y sistematizada las pruebas que avalen sus gastos.
- Automatizar la creación de los asientos contables. Puesto que el lector OCR inteligente crea los gastos, mientras que la información de las facturas emitidas desde el programa de facturación se vuelca automáticamente en la contabilidad.
- Agilizar la cumplimentación de las principales declaraciones tributarias.
- Detectar errores en los libros contables o los modelos tributarios y subsanarlos con facilidad.
- Cumplir con las obligaciones legales en materia de facturación, contabilidad y fiscalidad.