Aunque sea un concepto central en el actual debate empresarial, la productividad no es algo nuevo. La humanidad siempre ha buscado ser productiva en todo lo que hace. Si nos vamos a la Antigüedad clásica y su mitología podremos ver numerosos ejemplos de productividad, pero también de ineficiencia. El caballo de Troya fue un proyecto altamente productivo y rentable que puso fin a una guerra profundamente improductiva: 10 años estuvieron los griegos asediando la ciudad.
La productividad y la rentabilidad siempre han sido relevantes para las personas, porque mejoran todas y cada una de las acciones que realizamos. Por eso, los negocios siguen teniendo como objetivo básico mejorar la productividad de sus trabajadores y, con ella, la rentabilidad de sus clientes.
Habida cuenta de esto, lo que ha cambiado no ha sido la necesidad de apostar por la productividad y la rentabilidad, sino la forma de conseguirlas y de medirlas. Para seguir con los ejemplos bélicos, nuestros antepasados no contaban con mecanismos para saber si una guerra era productiva ni rentable. Solo el tiempo demostraba ambas cuestiones.
De tal manera que la toma de decisiones tan trascendentales como entrar en guerra con los adversarios, se realizaba basándose únicamente en la intuición. Los líderes creían que saldrían ganando con la decisión. Creían, pero no sabían.
Por suerte, hoy en día los negocios sí pueden saber a ciencia cierta si las decisiones que toman redundan en una mayor productividad y rentabilidad o si, por el contrario, son ineficaces. ¿Cómo? Gracias a software avanzados como el Time Report de MN program.
¿Qué tiempos son productivos y cuáles no?
Para cualquier empresa o autónomo es fundamental poder evaluar el tiempo. ¿A qué dedica los minutos del día? ¿Le está sacando el máximo partido a la jornada laboral? Si no se cuenta con herramientas para analizar la productividad, ésta se convierte en una cuestión meramente opinativa. A una persona puede parecerle que una determinada acción no es productiva, pero necesita tener a su disposición mecanismos que lo verifiquen.
Con Time Report, un negocio puede saber a ciencia cierta qué tiempos son productivos y cuáles no. ¿Cómo? Los trabajadores imputan las horas de su jornada laboral a los proyectos y clientes en los que están trabajando, especificando qué tareas llevan a cabo.
De esta manera se puede observar cuánto tiempo emplean en cada uno de ellos y analizar si es posible reducir los tiempos consumidos en acciones que no son productivas, como gestiones administrativas o burocráticas.
Medir y comparar tiempos, gastos e ingresos
Si bien medir el tiempo es la base sobre la que se asienta un control y análisis eficaz de la productividad y la eficiencia, no basta con conocer esta variable.
No solo es importante saber cuánto tiempo consumen una tarea o un cliente, sino qué otros gastos generan, además de los costes fijos (sueldos, luz…) y, sobre todo, qué ingresos proporcionan al negocio.
Por ello, Time Report facilita la tarea de registrar de manera sistematizada las horas imputadas a una tarea, cliente o proyecto. Pero también los gastos e ingresos. Así, si un profesional tiene que ir a visitar al cliente, puede registrar en el programa los gastos que ello le generó: kilometraje, ticket de autopista, dietas…
Tras medir fehacientemente todas las variables, solo queda compararlas. Si una tarea consume mucho tiempo y costes, pero genera pocos ingresos, el negocio podrá concluir que no es productiva, ni rentable. De tal manera que habrá que intentar reducir el tiempo que se le dedica y/o aumentar el precio que se cobra por ella.
De esta manera, la medición de tiempos, gastos e ingresos permite a las empresas usar Time Report como una palanca para incentivar la productividad, reducir los tiempos improductivos y optimizar el funcionamiento de la organización.
A la caza de la rentabilidad
Productividad y rentabilidad son primas hermanas, dos valores centrales de cualquier negocio, que redundan en formas de trabajar mejores y en mayores beneficios. Por ello, la rentabilidad es una obsesión de las empresas. De nada sirve prestar excelentes servicios si estos no son rentables. Con Time Report es fácil medir la rentabilidad.
De hecho, en la propia ficha de los dentro del software de gestión integral de MN program, existe una pestaña de Rentabilidad. En ella se puede ver de manera gráfica y sintética el sumatorio de todos los tiempos, costes y gastos de los trabajos realizados para un cliente. Así como los ingresos generados.
Al comparar unos y otros, el negocio puede saber con exactitud si los servicios prestados son o no rentables. Si los gastos superan a los ingresos quedará claro que el negocio pierde dinero. Pero, además, si los ingresos superan por poco a los costes y el tiempo dedicado es muy elevado, la rentabilidad también se podrá poner en duda.
Al fin y al cabo, la empresa habrá destinado recursos tan valiosos como las horas de trabajo de sus profesionales a realizar un proyecto o un servicio cuya rentabilidad es mínima. En vez de redirigir esos esfuerzos hacia proyectos que sí han demostrado ser altamente rentables y de gran valor añadido.
Analizar y eliminar las desviaciones
Además de poder consultar la rentabilidad real de los proyectos, Time Report facilita una tarea que, de otra forma, podría conllevar más tiempo y esfuerzos: realizar un control presupuestario exhaustivo y fehaciente. ¿Cómo? Time Report no solo calcula la rentabilidad real, sino que es posible establecer previamente qué tiempo se espera dedicar al proyecto, cuáles son los gastos previsibles y a cuánto van a ascender los ingresos.
La comparación entre la rentabilidad real y la proyectada da como resultado una imagen gráfica de las desviaciones presupuestarias y temporales. Esto puede ayudar al negocio a tomar una serie de decisiones claves: poner en marcha medidas para reducir los tiempos, subir el precio de sus tarifas…
Las desviaciones no son una mera cuestión analítica, sino que pueden generar inconvenientes en los negocios y lastrar su forma de trabajar y sus resultados económicos.
Un negocio eficiente debe ser capaz de cumplir con los tiempos y, así, evitar que la rentabilidad se vea lastrada por un análisis errado o por problemas de productividad. La herramienta Time Report es una aliada clave en esta misión. Analizar las desviaciones, ayuda a evitarlas en el futuro.
Y, en lo que respecta estrictamente a los tiempos, si en los proyectos se producen sistemáticamente desviaciones de tiempo en algunas tareas, el negocio deberá tomar medidas para optimizar la productividad.
Trabajar mejor para ganar más
La clave de bóveda de todo el sistema es ayudar a los negocios y sus profesionales a trabajar mejor. A mejorar las mecánicas y metodologías de trabajo, así como la comunicación entre los profesionales y los equipos. Si se sabe con exactitud en qué tareas se producen desviaciones de tiempo, es más sencillo centrarse en acometer medidas para aumentar la productividad.
En MN program lo sabemos bien.
Desde que contamos con Time Report hemos perfeccionado nuestra manera de operar. A la hora de elaborar desarrollos, hemos reducido las desviaciones de tiempo al mínimo. Antes de implementar esta herramienta no podíamos saber con exactitud qué tiempo dedicábamos a cada tarea y en cuáles nos estábamos desviando.
Sin embargo, ahora somos capaces de medir con precisión absoluta los tiempos y de poner en marcha acciones para corregir las desviaciones.
Al comenzar a medir, descubrimos que no llegábamos a las horas de programación óptimas para elaborar nuestros proyectos.
Por ello, decidimos establecer que un programador estuviese de guardia para atender las necesidades de soporte de los clientes y de otros departamentos y, así, permitir al resto de programadores dedicarse a desarrollar nuestras herramientas. Time Report es una ayuda de inmenso valor para caminar hacia la productividad. Damos fe de ello.
Información crucial para tomar decisiones
Como se puede observar en nuestro propio caso de éxito, este módulo de nuestro software de gestión integral tiene un inmenso potencial para transformar la toma de decisiones empresariales en todos los niveles. Tanto en lo relativo a la organización del trabajo y de las funciones de cada profesional, como en lo que respecta a los servicios que se prestan y las líneas de negocio.
El software de gestión integral de MN program interrelaciona Time Report con Cuadros de Mando y, de esta manera, ayuda a los negocios a obtener una visión global del trabajo que llevan a cabo.
Así, a través de Cuadros de Mando y gracias a los datos de Time Report, una empresa tiene a su disposición de una manera clara y visual cuál es la rentabilidad de cada tipo de proyecto que desarrolla.
De esta forma, pasamos del estudio caso a caso a un análisis integral. Si un proyecto no es rentable es un inconveniente menor, si todos los proyectos del mismo tipo no lo son, el negocio debe tomar cartas en el asunto. Bien implementando medidas para aumentar la productividad y la rentabilidad, bien renunciando a realizar ese tipo de proyecto y orbitar las líneas de negocio cara aquellos proyectos, clientes y sectores más rentables.
Próximamente: imputación de tiempos en automático
En MN program trabajamos de manera continuada para mejorar nuestras herramientas y prestar a nuestros clientes los mejores servicios. Por eso, nuestro equipo de producto y desarrollo ya está dando lo mejor de sí mismo para incorporar, en un futuro próximo, una nueva función de vanguardia a Time Report: la imputación de tiempos en automático.
El programa incorporará una aplicación que le permitirá saber cuánto tiempo pasa cada usuario en un software. Así, los trabajadores no tendrán que imputar manualmente los tiempos que dedican a cada tarea o proyecto. Esto agilizará el proceso y, sobre todo, permitirá que los trabajadores se centren en realizar sus tareas, mejorando aún más su productividad.
Además, si se abren documentos dentro del programa, éste será capaz de imputar el tiempo que está abierto al cliente o al proyecto asociado a dicho documento.
Si el documento o la aplicación se abren fuera del software de gestión integral de MN program, el usuario podrá indicarle en qué tarea o proyecto estuvo trabajando.
Así, por ejemplo, si se ha tenido una reunión con un cliente por videoconferencia, el programa será capaz de identificar que la aplicación estuvo abierta durante la hora que duró la reunión, ahorrándole al trabajador la misión de ir imputando los diversos tiempos de su día a día.
En definitiva, Time Report es una extraordinaria solución tecnológica para optimizar la productividad y la rentabilidad de un negocio. Gracias a ella, las empresas pueden saber con precisión en qué emplean el tiempo, qué desviaciones se producen y si sus servicios son rentables. La productividad y la rentabilidad siempre han estado ahí… pero ahora son más accesibles que nunca.
Prueba gratis durante 7 días
Sin compromiso.
Sin tarjeta de crédito.
Soporte
