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Todas las empresas necesitan comprar bienes y servicios para poder llevar a cabo sus actividades. Un abogado necesita material de oficina, equipos informáticos, software… Un odontólogo no puede prestar sus servicios sin dispositivos tecnológicos, utensilios médicos y otra clase de material sanitario. Podríamos seguir glosando ejemplos hasta el infinito. Controlar todo el proceso de adquisición de bienes y servicios es esencial para asegurarse de que el dinero que se gasta se hace de forma adecuada. Por eso es fundamental contar con un software de gestión que disponga de módulo de compras.
Esta herramienta permite realizar un seguimiento integral de todos los productos que se adquieren. Desde el momento en el que se realiza el pedido al proveedor, hasta que se paga la pertinente factura.
Los gastos en bienes y servicios juegan un papel muy importante en la obtención de beneficios de cualquier negocio. No basta con generar ingresos, sino que también hay que optimizar la estructura de gastos si se quiere maximizar la consecución de beneficios empresariales.
A continuación, vamos a explorar las claves del módulo de compras del software de gestión de MN program.
Del pedido a la entrega
Pedir un producto no es el final del proceso de compra. Al contrario, es solo el inicio. Con un módulo de compras se puede llevar un control exhaustivo de cada pedido que se realiza sin tener que invertir tiempo ni recursos humanos en ello.
En el software se registran los pedidos que se hacen, pudiéndose consultar todas las comunicaciones con los proveedores (correos, llamadas, incidencias…). Asimismo, desde el programa se puede imprimir un documento y enviárselo al proveedor.
Y, una vez que llega el pedido, también se puede proceder a registrar el pertinente albarán.
El módulo de compras permite ver de una manera gráfica si el proveedor ha cumplido con la fecha de entrega, así como el tiempo que ha tardado en enviar los productos adquiridos desde que el negocio efectuó el pedido.
Esta información es importante porque si un proveedor se retrasa de forma sistémica puede desencadenar consecuencias perniciosas para la empresa. Pensemos, por ejemplo, en una clínica veterinaria que suministra pienso a sus clientes. Si su proveedor de pienso no cumple con la fecha acordada, la clínica tampoco cumplirá con los plazos prometidos a sus clientes, deteriorándose su relación con ellos.
Por otro lado, mediante el módulo de compras también se puede registrar y comprobar que el número de productos recibido y su estado son los acordados con el proveedor. Garantizando, así, un control eficaz e integral de las compras realizadas.
Del albarán a la factura
Habitualmente, cuando las empresas trabajan con proveedores de confianza y con los que tienen una relación estable, estos no emiten una factura por cada pedido realizado, sino que a final de mes facturan el cómputo total de pedidos realizados en dicho mes. Pensemos, por ejemplo, en una clínica médica que trabaja con un proveedor que le suministra kits para realizar análisis de sangre.
Por ello, es importante que el módulo de compras permita registrar estos albaranes y que su importe se traspase a los gastos recibidos por la empresa. Una vez que llega la factura, el programa permite indicar qué albaranes se corresponden con esta factura e, incluso, seleccionar solo parte de los productos de un albarán.
De tal forma que la gestión de la contabilidad y la facturación del negocio se caracteriza por su cohesión y coherencia. Cada gasto efectuado queda registrado en el programa y reflejado tanto en la contabilidad como en los modelos tributarios.
Del control de compras al control de stock
Cuando se recibe un pedido, ya sea acompañado de un albarán o de una factura, los artículos que incluyen estos documentos no solo quedan registrados en el módulo de compras, sino que también se genera una entrada en el almacén de la empresa.
Ello implica que los negocios pueden llevar a cabo un control de su stock a través del software de gestión. Esta herramienta indica en cada momento la cantidad de productos que entran y también los productos que salen.
Por ejemplo, si retomamos el ejemplo de la clínica veterinaria que enunciamos antes, la venta del pienso quedará registrada en el CRM, de tal forma que dejará de figurar en el stock.
Así, el control sobre las compras se extiende al control de las ventas y el stock de productos.
Poder observar el stock con facilidad es clave para evitar que una empresa se quede sin un bien que necesita o que comercializa.
Si pensamos, por ejemplo, en una clínica estética que vende una crema anticelulítica a sus clientes. Podemos observar que controlar el stock de forma eficiente se traduce en más ventas. Puesto que, si se queda sin stock, dejará a algunos de sus clientes sin este producto.
Relacionar las compras con los clientes interesados en los productos
El módulo de compras del software de gestión de MN program va un paso más allá en su capacidad de controlar todo lo relacionado con la adquisición de bienes.
Puesto que permite a las empresas relacionar los bienes que adquieren con los clientes que los consumen.
Retomemos el ejemplo anterior. La clínica estética de la que hablamos antes puede emplear el módulo de compras para asociar la crema anticelulítica que le compra a un proveedor con los clientes que la adquieren de forma habitual.
De tal forma que cuando llega el pedido, no solo se registra el pertinente albarán en el programa, sino que se asocia con las fichas de los clientes interesados en el producto. Así, la clínica puede ponerse en contacto con estos clientes para avisarles de que la crema ya está disponible y pueden pasar por el centro para comprarla.
El módulo de compras, un aliado inesperado para medir la rentabilidad
Además de vincular los productos adquiridos con determinados clientes, el módulo de compras también permite asociar dichas compras a los proyectos que tenga en marcha la empresa.
Para aquellos negocios que trabajen por proyectos, por ejemplo, un estudio de arquitectura, esta funcionalidad es de gran valor. Puesto que imputa el coste de los productos adquiridos al proyecto en el que se han empleado. Lo que permite ajustar el cálculo de la rentabilidad de dicho proyecto.
Así, estos gastos se suman al coste en salarios, calculado en función de las personas y horas dedicadas al proyecto, y a otros gastos como tickets de restaurantes o de parking. Y se contraponen con los ingresos generados por el proyecto. Lo que permite dilucidar la rentabilidad del mismo. O, dicho de forma más prosaica, cuánto le gana la empresa a cada uno de sus proyectos.
En definitiva, el módulo de compras es una herramienta del software de gestión de gran valor. Que no solo permite controlar todo el proceso de compra, sino que también ayuda a los negocios a vender más y a analizar e incrementar la rentabilidad de su trabajo.
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