Módulo de compras: Controla el proceso de adquisición de bienes

Del control de compras al control de stock

Cuando se recibe un pedido, ya sea acompañado de un albarán o de una factura, los artículos que incluyen estos documentos no solo quedan registrados en el módulo de compras, sino que también se genera una entrada en el almacén de la empresa.

Ello implica que los negocios pueden llevar a cabo un control de su stock a través del software de gestión. Esta herramienta indica en cada momento la cantidad de productos que entran y también los productos que salen.

Por ejemplo, si retomamos el ejemplo de la clínica veterinaria que enunciamos antes, la venta del pienso quedará registrada en el CRM, de tal forma que dejará de figurar en el stock.

Así, el control sobre las compras se extiende al control de las ventas y el stock de productos.

Poder observar el stock con facilidad es clave para evitar que una empresa se quede sin un bien que necesita o que comercializa.

Si pensamos, por ejemplo, en una clínica estética que vende una crema anticelulítica a sus clientes. Podemos observar que controlar el stock de forma eficiente se traduce en más ventas. Puesto que, si se queda sin stock, dejará a algunos de sus clientes sin este producto.

Relacionar las compras con los clientes interesados en los productos

El módulo de compras del software de gestión de MN program va un paso más allá en su capacidad de controlar todo lo relacionado con la adquisición de bienes.

Puesto que permite a las empresas relacionar los bienes que adquieren con los clientes que los consumen.

Retomemos el ejemplo anterior. La clínica estética de la que hablamos antes puede emplear el módulo de compras para asociar la crema anticelulítica que le compra a un proveedor con los clientes que la adquieren de forma habitual.

De tal forma que cuando llega el pedido, no solo se registra el pertinente albarán en el programa, sino que se asocia con las fichas de los clientes interesados en el producto. Así, la clínica puede ponerse en contacto con estos clientes para avisarles de que la crema ya está disponible y pueden pasar por el centro para comprarla.

El módulo de compras, un aliado inesperado para medir la rentabilidad

Además de vincular los productos adquiridos con determinados clientes, el módulo de compras también permite asociar dichas compras a los proyectos que tenga en marcha la empresa.

Para aquellos negocios que trabajen por proyectos, por ejemplo, un estudio de arquitectura, esta funcionalidad es de gran valor. Puesto que imputa el coste de los productos adquiridos al proyecto en el que se han empleado. Lo que permite ajustar el cálculo de la rentabilidad de dicho proyecto.

Así, estos gastos se suman al coste en salarios, calculado en función de las personas y horas dedicadas al proyecto, y a otros gastos como tickets de restaurantes o de parking. Y se contraponen con los ingresos generados por el proyecto. Lo que permite dilucidar la rentabilidad del mismo. O, dicho de forma más prosaica, cuánto le gana la empresa a cada uno de sus proyectos.

En definitiva, el módulo de compras es una herramienta del software de gestión de gran valor. Que no solo permite controlar todo el proceso de compra, sino que también ayuda a los negocios a vender más y a analizar e incrementar la rentabilidad de su trabajo.