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Un negocio, una base de datos y la posibilidad de facturar con varios CIFs

Los negocios no son un monolito. Más bien, todo lo contrario. La casuística empresarial es infinita. Y, además, se amplía día a día. Las empresas innovan tanto en términos de organización, como a la hora de crear, producir y comercializar bienes y servicios. Por ello, las herramientas de software deben adaptarse a este panorama cambiante. Así, cada vez hay más negocios conformados por varios profesionales que realizan su contabilidad y su fiscalidad de manera independiente. Por eso, el software de gestión integral de MN program ha incorporado una nueva funcionalidad: facturar con varios CIFs empleando un único CRM.

La clave radica en la integración de las diferentes herramientas. Así, el software CRM, destinado a la gestión de los clientes, nutre de información al programa de facturación. De esta forma se logra una gestión global de la información y se reducen los tiempos administrativos.

En la última versión del software de MN program, la 22.04, esta interrelación entre la gestión de los clientes, la facturación, la contabilidad y la fiscalidad se ha reforzado. En parte, gracias a una nueva funcionalidad: la posibilidad de facturar con varios CIFs desde el programa de una única empresa. De tal forma que solo existe una base de datos de clientes, pero la gestión económica se puede realizar de manera individual por parte de cada profesional autónomo.

A continuación, vamos a profundizar en una novedad de nuestro software de gestión pensada para facilitar la gestión y organización de miles de empresas y profesionales.

Adaptarse a nuevas realidades

En los últimos años han proliferado negocios conformados por diversos profesionales que se unen para compartir espacio de trabajo o para crear una marca comercial que los aglutine y les dé fuerza.

Así, podemos encontrarnos con despachos de abogados en los que cada uno de ellos tienen sus propios clientes y sus propias cuentas económicas. Pero comparten gastos comunes y se ofrecen apoyo mutuo en aquellas áreas en las que otros compañeros tengan más experiencias. Lo mismo sucede con las clínicas médicas y odontológicas, con academias de formación o con estudios de arquitectos e ingenieros.

Aquello de «la unión hace la fuerza» está más vigente que nunca. Y los software deben contribuir a facilitar dicha unión. Por ello, el programa de MN program ayuda a los negocios a gestionar a sus clientes, cuentas e impuestos de manera ágil, fácil e intuitiva.

Establecer quién factura

La clave de bóveda de esta cuestión es la posibilidad de facturar con varios CIFs. Antaño, si un negocio quería realizar facturas con diferentes CIFs emisores, tenía que crear cuentas de empresas distintas en el software. Ahora ya no es necesario. Dentro de una única cuenta se pueden elaborar facturas con cada uno de los CIFs de los profesionales que trabajan en el negocio.

Así, el usuario solo debe seleccionar el CIFs que desea incluir, en función de quién realizó el servicio, y el programa automatiza la creación de la factura, plenamente personalizada, gracias a la integración de toda la información del negocio.

A su vez, los datos de estas facturas se trasladan a los libros contables y los modelos tributarios, permitiendo a los profesionales estar al día con Hacienda sin tener que dedicar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo.

Contar con una base de datos única y compartida

Como hemos ido apuntando, facturar con varios CIFs no se traduce en la existencia de bases de datos diferentes. Sino que el negocio cuenta con una única base de datos de clientes. Esto es fundamental porque en muchos casos los clientes se comparten.

Por ejemplo, en el caso de una clínica médica, una persona puede tener una consulta con un gastroenterólogo, pero es posible que acuda, también, a un traumatólogo. Si cada uno tuviese su base de datos separada de la del otro, no podría consultar el historial clínico del paciente. Una cuestión fundamental a la hora de planificar un tratamiento, revisar pruebas médicas y recetar medicamentos.

Desde el punto de vista del cliente, éste acude a un único negocio y contrata una serie de servicios. No le importa cuál es la organización interna de la empresa. Por ello, la gestión del cliente debe ser integral y no parcelada. Esta tarea se logra centralizando los datos del cliente, así como las comunicaciones con él.

Gestionar la contabilidad y los impuestos del negocio y sus profesionales

Un aspecto clave de la posibilidad de facturar con varios CIFs es la optimización de la gestión económica. Se puede realizar la contabilidad del negocio y, a su vez, extraer las contabilidades de cada uno de sus profesionales por separado. Así tanto la empresa como los trabajadores autónomos pueden llevar un control exhaustivo de sus cuentas y sus obligaciones tributarias.

Esta cuestión es crucial, no solo a nivel de la relación con Hacienda, sino también en lo que respecta a la economía de los profesionales y el negocio.

El nivel de información y control de las cuentas es inmenso. El programa de facturación da una visión global de la gestión económica del negocio, a la vez que facilita a los profesionales una radiografía clara de sus propias cuentas. Cuánto dinero ha ingresado, cuántos costes ha generado, cuáles son sus beneficios, qué impuestos debe pagar…

Además, esta funcionalidad está directamente conectada con la facturación electrónica. De tal forma que el programa de facturación puede generar las E-Factura, los libros contables y los modelos tributarios de cada uno de los autónomos que trabajan en el negocio. Anticipándose, así, a la fecha en la que la facturación electrónica se convertirá en obligatoria. 

En resumidas cuentas, facturar con varios CIFs permite poner en marcha la agilización y simplificación de la gestión económica.

Analizar y comparar los resultados

Centralizar la información de la gestión de los clientes y de las cuentas económicas tiene otra dimensión interesante: la posibilidad de analizar los datos.

Al integrar toda la información de todos los clientes, es posible analizar cómo se comportan, qué servicios consumen, cuánto pagan por ellos o qué servicios similares se les podrían ofrecer. De esta forma resulta sencillo diseñar campañas de marketing que impacten directamente en clientes interesados en determinados servicios, ofreciéndoles ofertas que se ajusten a sus necesidades y deseos.

De esta tarea analítica se podrían beneficiar todos los profesionales puesto que tendrían información sobre sus clientes, pero también sobre los clientes de sus compañeros. Todo ello permitiría mejorar los resultados económicos de cada trabajador y, sobre todo, fortalecer el negocio y marca que los aglutina.

Por otra parte, es posible realizar comparaciones entre los resultados de un profesional y los de otro, optimizando los procesos de cada uno, así como la acción comercial.