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La conciliación bancaria, los cuestionarios web y el nuevo diseño del software de gestión son algunas de las novedades de nuestro programa
Mejorar, avanzar, adaptarse, escuchar, innovar, diseñar, desarrollar… Estos verbos nos empujan a caminar hacia el futuro y nos animan a esforzarnos por optimizar lo que hacemos y cómo lo hacemos. Estos verbos forman parte del ADN de MN program. Y practicarlos diariamente nos ha permitido alumbrar una nueva versión de nuestro programa, que, además de traer consigo un nuevo diseño del software de gestión, incorpora novedades de gran utilidad como la conciliación bancaria, un nuevo módulo de cuestionarios o la posibilidad de fusionar fichas en cuestión de segundos.
La versión 22.04 de nuestro programa incluye mejoras en aspectos esenciales de cualquier negocio, como la gestión económica, la comunicación con los clientes o la ocupación de la agenda.
Como siempre señalamos, estas novedades son el fruto de la base de desarrollo acumulada por la compañía durante más de 20 años, el trabajo de los profesionales que la conforman y las valiosas recomendaciones y sugerencias de todos nuestros clientes. Juntos llegamos más lejos.
A continuación, vamos a desgranar 12 mejoras que van desde el nuevo diseño del software de gestión, hasta la conciliación bancaria, pasando por una pequeña revolución en nuestra herramienta de formularios web.
Estamos seguros de que te resultarán de gran utilidad.
Nuevo diseño del software de gestión
A la hora de trabajar con un software de gestión, no solo importa lo que se puede hacer con él. Es decir, las funcionalidades y herramientas de los diferentes módulos que lo conforman: CRM, programa de facturación, control horario… Sino que también es fundamental que la solución sea visual, intuitiva y fácil de emplear.
Por eso, hemos lanzado un nuevo diseño del software de gestión. Los cambios implementados contribuyen a que todos los usuarios puedan realizar con precisión todas las acciones que deseen, sacarle partido a todas las herramientas y aprender a trabajar con el software desde el segundo 1.
Gracias al nuevo diseño del software de gestión, las empresas y los autónomos podrán trabajar de forma más ágil y aumentar su productividad. Este nuevo diseño no solo es una mejora estética, lo que comúnmente denominamos como «un lavado de cara», sino que busca incrementar la eficiencia y la usabilidad del programa.
Conciliación bancaria y sincronización de bancos
Otra de las principales novedades de nuestro software de gestión es la conciliación bancaria, pero, ¿en qué consiste exactamente?
Evita errores con la conciliación bancaria
En el apartado de tesorería – remesas del programa existe un fichero con los bancos de cada negocio. Es decir, las entidades bancarias con las que trabaja una empresa, en las que tiene sus cuentas y a las que envía las remesas. Hasta esta versión 23.04 de nuestro software de gestión, este listado de bancos era meramente informativo. Ahora ya no.
Gracias a la funcionalidad de conciliación bancaria, el programa importa todos los movimientos de una cuenta y permite conciliarlos con los movimientos de caja. ¿Por qué es útil? Sirve para detectar errores y subsanarlos de inmediato.
Si los datos bancarios no coinciden con los registrados en el programa puede ser que:
- Se haya recibido una transferencia por un servicio prestado o un producto vendido y no se haya registrado en el software.
- Figure en el programa que se ha recibido una transferencia para pagar una factura y, en cambio, dicha transferencia no aparezca en la cuenta bancaria.
Mediante la conciliación bancaria se puede comparar y casar los movimientos de caja con los de las cuentas del banco y, así, garantizar la coherencia de la información económica y que no se producen errores u olvidos.
Ruta | En el Menú de la Izquierda > Tesorería > Remesas > Bancos > botón Conciliar
Sincronización bancaria: Supervisa tus cuentas desde el software de gestión
La otra funcionalidad nueva de nuestro software de gestión sobre los bancos, complementa a la conciliación bancaria. Puesto que mediante la sincronización se pueden obtener todos los datos de una cuenta bancaria y ver el saldo o los últimos movimientos. Además, es posible consultar cuándo se realizó la última sincronización, para saber de qué fecha con los datos que se visualizan.
Lo que facilita en gran medida la supervisión y gestión de las cuentas del banco, sin tener que salir del software de gestión en ningún momento, ni dirigirse a la app de cada banco para comprobar las cuentas una a una.
Ruta | En el Menú de la Izquierda > Tesorería > Remesas > Bancos > botón Sincronizar
Modelo 190, actualización de otros modelos tributarios e impresión del Libro Diario
El modelo tributario 190 es una declaración informativa que deben presentar las empresas que realicen retenciones e ingresos a cuenta, tanto de sus trabajadores como de los profesionales a los que les pagan sus servicios a través de facturas.
Pues bien, a partir de esta versión 23.04 de nuestro software, los negocios van a poder cumplimentar este modelo tributario, una labor automatizada que se nutre de la información de la facturación y la contabilidad.
Ruta | Empresas: Menú de la izquierda de programa > Contabilidad > Libros/Modelos AEAT > Modelos > Modelo 190
Ruta | Autónomos: Menú de la izquierda de programa > Facturación> Libros/Modelos AEAT > Modelos > Modelo 190
A mayores hemos realizado una serie de tareas para actualizar dos modelos tributarios de vital importancia que han experimentado cambios en los últimos meses: los modelos del IVA 303 y 390.
También cabe señalar, en lo relativo a la contabilidad, que ahora es posible imprimir el Libro Diario de las empresas.
Ruta | Menú de la izquierda de programa > Contabilidad > Diario > Imprimir Listado
Ordenar los conceptos de las facturas
Gracias a los trabajos efectuados en esta versión de nuestro software de gestión, a la hora de introducir una factura en el programa se pueden alterar el orden de los diferentes conceptos que la conforman.
De tal manera que, si introduces un concepto primero, pero luego deseas que figure por detrás de otro concepto, se puede realizar de forma rápida y sencilla. Basta con arrastrar con el ratón los conceptos hasta la posición deseada.
Ruta | En Parametrización> Facturas > activar la opción «Mostrar número de concepto»
Módulo de cuestionarios
Junto al nuevo diseño del software de gestión y la nueva funcionalidad de conciliación bancaria, cabe destacar otra herramienta de nuestro software que estrenamos en esta versión: el módulo de cuestionarios.
Como su propio nombre indica, se trata de un nuevo módulo diseñado para permitir a los negocios crear y enviar encuestas a sus clientes. De esta forma pueden testear su opinión sobre los servicios que les prestan o les han prestado y obtener información muy valiosa para mejorar la forma de trabajar, optimizar la atención al cliente y diseñar una estrategia comercial que sobre las opiniones y datos de los clientes.
Ruta | En Ajustes > Otros Módulos > Mostrar Cuestionarios
Crear los cuestionarios y registrar los cuestionarios
Todas las empresas pueden crear sus propios cuestionarios predefinidos, estableciendo las preguntas y seleccionando el tipo de respuesta: una única respuesta entre varias opciones, respuesta múltiple, respuesta abierta…
Ruta | En la carcasa del programa > rueda de configuración > configuraciones básicas > predefinidos
Estos cuestionarios se pueden imprimir y registrar en la ficha de cada cliente que los ha cumplimentado. De tal manera que figurarán en su ficha las respuestas que ha dado.
Ruta | Ficha del cliente > pestaña Cuestionarios
Enviar los cuestionarios
Además de poder generar los cuestionarios, imprimirlos y registrarlos es posible sacarle partido a esta herramienta de una forma más práctica y productiva. ¿Cómo? Optando por los cuestionarios web y enviándolos a través del email o el WhatsApp e, incluso, traspasándolos a una tablet para que el cliente los cumplimente en la empresa.
De esta manera, los cuestionarios y respuestas de cada cliente se vuelcan automáticamente, reduciendo el tiempo invertido en recopilar las opiniones de los clientes.
Si se opta por enviarlos, el cliente o paciente recibirá un correo electrónico o un WhatsApp en el que se incluirá un enlace. Al pinchar en este enlace se le dará acceso al cuestionario.
Ruta | Menú izquierdo del programa > Cuestionarios > Enviar Enlace > Correo o Whatsapp
Visualizar y analizar los cuestionarios
El módulo de cuestionarios cuenta con una funcionalidad de control, mediante la que es posible realizar informes sobre los cuestionarios, filtrarlos y analizarlos.
Ruta | Menú izquierdo del programa > Cuestionarios > Control de Cuestionarios
Asimismo, las empresas también pueden filtrar las respuestas y extraer datos de las respuestas a una pregunta concreta.
Ruta | En Ajustes > Otros Módulos > Mostrar Control de Respuestas de Cuestionarios. Una vez activado se accede a él dese el menú de la izquierda > Cuestionarios > Control de Respuestas Cuestionarios
Formularios Web: Una pequeña revolución para mejorar la comunicación con los clientes
Aunque los formularios web no son una nueva herramienta de nuestro software de gestión, como si ocurre con la conciliación bancaria y los cuestionarios, hemos llevado a cabo numerosos trabajos que han transformado esta solución. Empezando por su configuración, que resulta mucho más sencilla e intuitiva.
Ruta | Menú de la izquierda > Módulos Premium > Oficina Virtual > Formularios Web> Formularios de Registro/Solicitud de Información/Venta/Solicitud de Servicio > Alta/Modificar
Transformación del diseño
En primer lugar, procedimos a mejorar el diseño de los formularios. Ahora, las empresas tienen a su disposición 10 templates más para decidir cómo quieren que sea el aspecto de cada formulario.
Esta mejora va en la línea del nuevo diseño del software de gestión y tiene como misión mejorar la usabilidad de los formularios y permitir a los negocios sacarle el máximo partido a esta herramienta.
Ruta | Menú de la izquierda > Módulos Premium > Oficina Virtual > Formularios Web> Formularios de Registro/Solicitud de Información/Venta/Solicitud de Servicio > Alta/Modificar > Diseño del Formulario> Elige un Tema para el Formulario Web
Además, todos los formularios son más personalizables. Las empresas pueden incorporar sus logos e imagen de marca, seleccionando, por ejemplo, su color corporativo.
Ruta | Menú de la izquierda > Módulos Premium > Oficina Virtual > Formularios Web> Formularios de Registro/Solicitud de Información/Venta/Solicitud de Servicio > Alta/Modificar > Diseño del Formulario> Opciones Avanzadas > Etiqueta del Botón Guardar/ Color del Botón Guardar
Los cambios estéticos, para mejorar la presentación de los formularios, van más allá de los propios formularios. Puesto que, a la hora de enviarlos por email, ya no tiene por qué aparecer la URL, sino que se puede establecer una etiqueta mucho más amigable, por ejemplo, «Formulario de registro».
Ruta | Menú de la izquierda > Módulos Premium > Oficina Virtual > Formularios Web> Formularios de Registro/Solicitud de Información/Venta/Solicitud de Servicio > Alta/Modificar > URL > Selecciona una etiqueta para el enlace
Comprobación de las fichas
Cuando un nuevo usuario cubre un formulario web de registro, el software de gestión comprueba automáticamente las bases de datos para detectar si dicho usuario ya cuenta con una ficha en el programa. De esta forma se busca evitar duplicidades en las bases de datos, con los problemas que ello puede acarrear.
Desde esta última actualización, las empresas pueden decidir qué datos se van a emplear para comprobar si ya existe una ficha antes de dar una nueva: NIF, dirección de correo electrónico, número de teléfono…
Ruta | Menú de la izquierda > Módulos Premium > Oficina Virtual > Formularios Web> Formularios de Registro/Solicitud de Información/Venta/Solicitud de Servicio > Alta/Modificar > Información a Solicitar en el Formulario Web > Opciones Avanzadas
Selección del servicio en el que el cliente está interesado
Más allá de los formularios de registro, nuestra herramienta cuenta con otras tres modalidades de formularios: de solicitud de información, de venta y de solicitud de servicio.
Hasta ahora, si una academia de formación ofrecía cursos de inglés, francés y alemán, necesitaba crear un formulario de solicitud de información diferente para cada uno de estos cursos. Lo que implicaba tener que confeccionar y gestionar más formularios. Ahora ya no será necesario. ¿Por qué?
Se ha añadido un campo inicial a estos tres formularios en los que el propio cliente selecciona en qué servicio está interesado. De tal manera que al:
- Completarse un formulario de solicitud de información, se genera automáticamente una Oportunidad en el software, centrada en el servicio que le interesa al potencial cliente.
- Cubrirse el formulario de venta, se gestiona el cobro del servicio.
- Rellenar el formulario de solicitud de servicio, se automatiza la creación de una tarea para que la empresa realice el servicio solicitado.
Todo ello sin tener que tener un formulario para cada servicio y por cada fase de la relación con el cliente.
Ruta | Menú de la izquierda > Módulos Premium > Oficina Virtual > Formularios Web> Formularios de Solicitud de Información/Venta/Solicitud de Servicio > Alta/Modificar 
Reserva online
Ya os hemos hablado de las mejoras que hemos implementado en nuestro módulo de Reserva online, posibilitando la creación automática de huecos, la integración de la reserva con la agenda del negocio y sus profesionales y facilitando el proceso de reserva para los clientes.
A mayores de todas estas funcionalidades, a partir de esta versión, las empresas pueden relacionar sus servicios predefinidos con los trabajadores que los prestan.
Por ejemplo, una clínica puede fijar qué profesionales dan masajes. De tal manera que cuando el cliente vaya a reservar una cita para contratar este servicio, solo podrá elegir entre los profesionales que realizan masajes (y que tengan el hueco libre en su agenda).
Ruta | En Ajustes > Bases de Datos > Historial > activar la opción “Permitir vincular a más de un usuario con una actuación predefinida”. Una vez activado en el alta/modificar de Actuación Predefinida > pestaña Trabajadores.
Confirmar, cancelar y adelantar citas
Junto a las mejores en la reserva online hemos incorporado varias novedades que optimizan la gestión de las citas y de la agenda de las empresas.
Confirmación y cancelación en un clic
Los negocios pueden enviar un correo o un WhatsApp a los clientes que han concertado una cita incorporando dos macros de gran utilidad: confirmación de cita y cancelación de cita. Así, el cliente puede confirmar que va a asistir a su cita en un solo clic. Y, a la inversa, puede cancelar una cita sin tener que ponerse en contacto con el negocio, basta con que pinche en el enlace.
En caso de que se opte por la cancelación de la cita, el software de gestión creará automáticamente un hueco libre para que otro cliente pueda ocuparlo y para que el profesional sepa que ya no tiene concertada la cita cancelada.
Ruta Email | Menú de la izquierda > Gestión de Plantillas > Plantillas de Correo > Carpeta Historial > Macros Confirmar Cita y Cancelar Cita
Ruta WhatsApp | Menú de la izquierda > Gestión de Plantillas > Plantillas de Whatsapp > Macros Confirmar Cita y Cancelar Cita
Adelantar citas y evitar huecos libres
En línea con la mejora anterior, os traemos otra novedad muy interesante, sobre todo para el colectivo de la salud. Ahora se puede activar la posibilidad de que cuando un paciente cancele una cita, se le envíe un correo automáticamente a los pacientes que tienen citas futuras.
Existen dos posibilidades. O bien notificar a los 100 pacientes con una cita más próxima a la cita cancelada. O bien avisar a los 100 pacientes con una cita más lejana en el tiempo.
Este email contiene un enlace para que los pacientes adelanten su cita y ocupen el hueco que ha quedado libre. Los pacientes pueden disfrutar antes del servicio que desean y las clínicas maximizan la ocupación de su agenda y mejoran la atención al cliente. Si el paciente adelanta su cita… ¿Qué pasa?
La información queda registrada en su ficha, en la reserva online y en la agenda de la clínica y el profesional. Y, además, se vuelve a desencadenar el proceso, puesto que el paciente que ha adelantado su cita, deja disponible el hueco en el que iba a transcurrir su cita original. Esta funcionalidad tiene un inmenso potencial para ayudar a las empresas que trabajan con citas a gestionar su agenda de la forma más eficiente posible.
Ruta | En Ajustes > Bases de Datos > Historial > Cancelación de Citas > activar la opción “Cuando se cancela una cita, enviar un correo a las personas que tienen una cita futura para adelantarla” 
Fusionar todas las fichas duplicadas
Nuestro software de gestión cuenta con una funcionalidad de gran utilidad práctica: fusionar fichas duplicadas. El programa detecta autónomamente fichas con datos similares que podrían tratarse de una versión duplicada o triplicada de la misma ficha de un cliente, un potencial o un proveedor.
Antes, cada grupo de fichas posiblemente duplicadas, se mostraba en una ventana. De tal manera que si, por ejemplo, el programa detectaba 10 posibles duplicaciones, abría 10 ventanas. Lo que dificultaba y, sobre todo, ralentizaba la tarea de supervisión de las fichas y la fusión de las duplicadas.
En cambio, ahora, todos los grupos de fichas duplicadas se muestran en una sola ventana, de forma visual y clara, pudiendo comprobar cada caso con suma facilidad y teniendo que invertir solo unos segundos en esta tarea.
De tal forma que se garantiza la cohesión y coherencia de las bases de datos de un negocio.
Ruta | Menú Izquierdo del Programa > Otros Módulos > Fusionar Fichas Duplicadas
Mejora de la firma electrónica con Wacom
La herramienta de firma electrónica de MN program contempla diversas modalidades, una de ellas es la firma a través de Wacom. Para mejorar esta modalidad y hacerla más atractiva hemos implementado dos cambios. Por una parte, ahora es posible elegir el tamaño de la firma, facilitando su visualización y su integración con el texto que se está firmando.
Por otra parte, hemos cambiado el fondo de la firma. Antes era blanco, lo que provocaba que, en caso de que hubiese texto, no se viese. En cambio, ahora es transparente.
Aunque esta mejora no tenga el impacto del nuevo diseño del software de gestión, la conciliación bancaria o los cuestionarios, va a ser muy práctica para las empresas que empleen Wacom, por ejemplo, para las clínicas que gestionan la firma de los consentimientos informados a través de estos dispositivos.
Ruta | En el menú de la izquierda > Módulos Premium > MN Sign > Firma Electrónica > Firma Tablet/Móvil
Ruta | Se activa en Ajustes > Módulos Premium > Mostrar MN Sign > Mostrar Firma Electrónica
Servicios contratados puntuales y Vista Detalle
Hasta esta última actualización de nuestro software, solo era posible dar de alta servicios contratados recurrentes. Sin embargo, tras los trabajos implementados, las empresas pueden dar de alta los servicios contratados habituales de sus clientes. Por ejemplo, una asesoría que le presta un servicio de gestión de nóminas a una empresa todos los meses. Pero también los servicios puntuales. Por ejemplo, un mes, además de realizar la gestión de nóminas, la asesoría también le gestiona dos subvenciones a su cliente.
Ruta | En Clientes > pestaña Servicios > Alta/Modificar Servicio >campo Frecuencia
A mayores, hemos incorporado una nueva vista. Así es posible ver los servicios contratados de un cliente a través de:
- Vista Resumen: se muestra el servicio y lo que se cobra por él.
- Vista Detalle: se desglosa lo que se va a cobrar en función de la periodicidad definida (mes a mes, trimestralmente…). Esto resulta de gran utilidad para realizar previsiones de ingresos y, por ende, planificar las financias de una empresa con la máxima eficiencia.
Ruta | En Clientes > pestaña Servicios > icono opciones
Nuevo Gantt para controlar los plazos de los proyectos
En último lugar de este listado de novedades que comenzamos con el nuevo diseño del software de gestión de MN program, se encuentra una mejora que va a despertar el interés de los colectivos que trabajan por proyectos. Como los arquitectos, los ingenieros o los consultores. ¿De qué mejora se trata?
Hemos cambiado el diseño del diagrama de Gantt. Una herramienta básica de trabajo que permite controlar el estado de cada fase de un proyecto y evitar incumplir con los plazos acordados.
Nuestro nuevo Gantt es más visual, intuitivo y usable. Se puede observar con suma claridad cuándo comienzan los trabajos, en qué plazos se debe realizar cada tarea, cuándo han de finalizarse y si se producen desviaciones indebidas en un proyecto.
Toda esta información resulta de gran utilidad para aumentar la productividad y lograr que los proyectos se realicen en los plazos adecuados, tomando medidas en caso de que durante su transcurso se produzcan desviaciones.
Ruta 1 | En Ajustes> Otros Módulos > Mostrar Gantt
Ruta 2 | Desde Tareas > arriba a la derecha > vista Gantt
En definitiva, el nuevo diseño del software de gestión, los formularios web, los cuestionarios, la reprogramación de citas y el resto de novedades de nuestro software de gestión están pensadas para ayudarte en tu día a día. Y echarte una mano para mejorar la productividad de tu negocio y conseguir que puedas prestarles a tus clientes los mejores servicios.
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