¿Cómo hacer una plantilla de control horario de trabajadores?
Evita multas de la Inspección de Trabajo
Para llevar a cabo el registro de la jornada laboral es necesario usar una plantilla de control horario de trabajadores o disponer de un software
Funciones, sueldo y horario. Estos tres elementos son cruciales para cualquier trabajador. Obviamente, no son los únicos relevantes a la hora de decidir si se acepta o no una oferta de trabajo. Para tomar esta decisión se tienen en cuenta otras derivadas como la reputación del negocio, las posibilidades de crecer, los compañeros con los que se ha de trabajar o el ambiente laboral. Pero, desde luego, las funciones, el sueldo y el horario son los tres pilares de una relación laboral.
Por eso, las leyes en vigor imponen obligaciones a las empresas no solo con respecto a la retribución salarial o la categoría profesional, sino también en lo que relativo a la supervisión de la jornada laboral, con el objetivo de que tanto empresas como profesionales cumplan con los horarios que han acordado.
¿Cómo pueden las empresas registrar las jornadas de sus trabajadores? Los dos modelos principales son:
- El manual. El negocio usa una plantilla de control horario de trabajadores para registrar la entrada y la salida de los profesionales cada día de trabajo.
- El automático. La empresa dispone de un software de control horario que automatiza el registro y almacenamiento de las jornadas laborales. Los profesionales solo tienen que marcar su hora de entrada y de salida. Y la empresa no tiene que hacer absolutamente nada.
A continuación, vamos a analizar qué cuestiones se deben tener en cuenta a la hora de diseñar y usar una plantilla de control horario de trabajadores y destacar las ventajas de emplear un programa de gestión.
¿Están las empresas obligadas a registrar la jornada de sus empleados?
Sí, desde la entrada en vigor del RD-ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Esta norma modificó el Estatuto de los Trabajadores, introduciendo en su artículo 34.9 la siguiente obligación:
La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Además, el ET establece que el registro de las jornadas laborales deberá conservarse durante 4 años y la empresa ha de ponerlo a disposición de los trabajadores y la Inspección de Trabajo cuando soliciten su consulta.
Es decir, las cuatro claves legales que hay que tener en cuenta a la hora de diseñar la plantilla de control horario de trabajadores son:
- El registro de la jornada debe ser diario.
- Deben figurar tanto el inicio de la jornada como su finalización.
- Todos los registros diarios deben guardarse durante 4 años.
- Los registros de las jornadas han de almacenarse y sistematizarse para que estén permanentemente a disposición de los trabajadores y la Inspección.
Si no se lleva a cabo el registro de jornada, se estará cometiendo una infracción laboral grave. De hecho, en los últimos cuatro años, la Inspección de Trabajo ha impuesto más de 11.000 sanciones a empresas, cuyo importe medio se sitúa por encima de los 1.000 euros. Si bien, cabe precisar que estas multas pueden ir desde los 751 euros hasta los 7.500 euros, una cifra económica sustancial que puede acarrear graves repercusiones económicas para muchas pymes.
¿Qué elementos debe tener una plantilla de control horario de trabajadores?
A la hora de adaptar una plantilla de control horario de trabajadores predefinida (algunos software de gestión cuentan con esta clase de documentos) o crear una nueva se deben tomar dos decisiones clave:
- En qué tipo de archivo se va a modificar o crear el documento. Los más comunes son Word y, sobre todo, Excel, así como sus versiones para Apple o de software libre.
- Si se va a optar por una plantilla de control horario de trabajadores en la que se puedan registrar varias jornadas laborales (por ejemplo, la semana laboral o todo un mes) o varios profesionales (en un solo documento se incluyen los horarios efectuados por todos los trabajadores en un único día).
En función de estas decisiones y de las obligaciones legales que señalamos anteriormente, las empresas deben emplear una plantilla de control horario de trabajadores que incluya los siguientes elementos:
- Los datos del negocio en la parte superior y la fecha que se está registrando, lo que facilita la supervisión de la Inspección de Trabajo y su uso en caso de conflicto.
- Los datos del empleado que ha de cubrir la plantilla de control horario de trabajadores si es uninominal, también en la parte superior.
- Una fila en la que figure el nombre de cada uno de los trabajadores que han de cubrir la plantilla.
- Una columna para las diferentes fechas si se trata de una plantilla de control horario de trabajadores en la que se registran varias jornadas.
- Una columna para introducir el inicio de la jornada.
- Una segunda columna para establecer el final de la jornada.
A estos elementos básicos indispensables es recomendable añadir el número total de horas trabajadas cada día, el turno en el que se ha trabajado, en caso de que existan diversos turnos en el negocio, así como colores para identificar en un solo vistazo situaciones excepcionales (vacaciones, bajas médicas…).
El cómputo de las horas es una cuestión especialmente sensible porque va asociado a otra obligación de las empresas: registrar y abonar las horas extra.
¿Qué pasa con las horas extra? ¿Y con el teletrabajo?
Precisamente, en el caso de que se realicen horas extra es fundamental contar con una columna en la plantilla de control horario de trabajadores en la que se puedan incorporar y contabilizar. De esta manera, la empresa podrá:
- Llevar un control de las horas extra que realiza cada trabajador.
- Abonar las horas extra de forma escrupulosa.
- Cumplir con la legalidad y evitar las multas asociadas a las infracciones laborales graves.
- Facilitar que el propio profesional lleve un control de las horas extra que realiza.
¿Qué sucede con respecto al teletrabajo? Disponer de una plantilla de control horario de trabajadores es viable en aquellos casos en los que los profesionales acuden de forma presencial a su centro de trabajo. Pero cuando trabajan desde sus domicilios, la plantilla de control horario de trabajadores pierde su eficacia. ¿Por qué?
Cada trabajador puede disponer de un documento para cubrir por su cuenta sus horarios y luego hacérselo llegar a la empresa para que lo almacene y pueda ponerlo a disposición del profesional y los inspectores, pero esta tarea es más tediosa y la gestión de los registros es más difícil y consume mucho tiempo y esfuerzo.
Por la contra, si el negocio dispone de un software de control horario, cada profesional podrá fichar al inicio de su jornada laboral y al finalizarla esté donde esté. Lo único que necesitará es un dispositivo con acceso a internet.
¿Por qué usar un software en vez de una plantilla de control horario de trabajadores?
La cuestión del teletrabajo, cada día más relevante, evidencia que usar una plantilla de control horario de trabajadores a estas alturas es una forma legítima de cumplir con la normativa legal, pero que se ha quedado obsoleta gracias a la aparición de software de control horario que facilitan esta tarea, reducen tiempo administrativo y posibilitan un mayor control de las jornadas por parte de las empresas, pero también de sus empleados.
¿En qué consiste un software de control horario? Es un programa en el que los trabajadores de forma autónoma fichan al inicio y al final de su jornada. E, incluso, también es posible establecer que se fiche durante los descansos y las pausas para comer, facilitando el control de los desajustes y garantizando que los trabajadores realizan los descansos a los que tienen derecho.
Gracias a esta herramienta, una empresa, un profesional de Recursos Humanos o el responsable de un equipo o un departamento puede crear todos los horarios de sus trabajadores de forma sencilla e, incluso, generar diferentes turnos en caso de que existan. Además, en un solo vistazo, pueden observar el cumplimiento de los horarios y detectar posibles retrasos con suma facilidad.
Por su parte, los trabajadores solo tienen que hacer clic para fichar la entrada, la salida y los descansos. Además, esta herramienta ofrece la posibilidad de enviar un informe al email de cada profesional con su jornada laboral para que él mismo pueda llevar a cabo el control de su propia jornada, sin necesidad de tener que solicitar la consulta de sus fichajes.
8 ventajas de usar un software de control horario
- Di adiós al papel. Es el beneficio más evidente con respecto al uso de una plantilla de control horario de trabajadores. Todo el proceso se digitaliza.
- Despreocúpate del almacenamiento de los registros. Guardar los registros durante cuatro años es una obligación legal. El programa de control horario los guarda de forma segura y crea copias de seguridad para que no se traspapelen.
- Evita errores. Al automatizar procesos como el cálculo de las horas trabajadas, evitas la posibilidad de que se cometan errores.
- Facilita la posibilidad de que los empleados consulten cuando quieran sus jornadas laborales. Puedes automatizar el envío de los registros a cada trabajador.
- Realiza un control continuo de las jornadas para detectar retrasos, sin tener que esforzarte en encontrar los datos. El programa te los ofrece en cuestión de segundos.
- Asegúrate de que todas las horas extra quedan registradas y traspasa esta información a la facturación para que se abonen en los salarios de los trabajadores gracias a trabajar con un software de gestión integral.
- Adáptate al teletrabajo, pero también a la movilidad de los profesionales, permitiéndoles fichar en cualquier momento y lugar.
- Ahorra una cantidad ingente de tiempo y trabajo administrativo e improductivo.
En definitiva, emplear una plantilla de control horario de trabajadores es muy sencillo y, además, es posible editarla y personalizarla para que recoja toda la información que desees sobre las jornadas laborales de los profesionales de tu negocio. Sin embargo, hoy en día tienes a tu disposición programas de control horario baratos, sofisticados y fáciles de usar para gestionar todos los aspectos relacionados con las jornadas laborales de una manera ágil y segura. Estas herramientas te permiten no solo cumplir con los requisitos legales, sino también controlar el cumplimiento de los horarios.
