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Formularios web: Cómo recabar información sobre los clientes

Recabar información sobre los clientes es esencial para mejorar la comunicación con ellos

Índice de contenidos

Cuando hablamos de datos, nos centramos fundamentalmente en el almacenamiento seguro de la información y su tratamiento para poder ser analizados. Sin embargo, hay una fase inicial del proceso de sacarle partido a los datos a la que no se suele prestarle atención: el momento de recabar información sobre los clientes. Esta tarea absolutamente crucial se puede llevar a cabo con suma facilidad gracias a los formularios web.

Esta herramienta del software de gestión de MN program permite a los negocios diseñar y enviar formularios a sus clientes para que ellos mismos puedan registrar su información personal, adjuntar documentación esencial y facilitar el proceso de recabar información sobre los clientes, a la vez que se minimiza la comisión de errores.

De esta manera, las empresas y los profesionales pueden tener permanentemente actualizados los datos de sus clientes, cumplir con la normativa en vigor en materia de protección de datos y usar la información para mejorar su actividad comercial y la atención que prestan a sus clientes.

Hoy vamos a analizar cómo funcionan los formularios web y por qué constituyen una herramienta de gran valor añadido para recabar la información sobre los clientes.

Formularios personalizados con campos obligatorios y optativos

Las empresas que trabajan con el software de gestión de MN program tienen a su disposición formularios completamente personalizados. El negocio decide qué campos desea establecer para que el cliente los rellene de forma autónoma.

¿Cómo se los hace llegar? Al tratarse de formularios web puede incorporarlos a su página web o enviarlo por correo electrónico o WhatsApp a través de un enlace. El cliente solo tiene que pinchar en el enlace y este le llevará al formulario. Una vez que el formulario se complete, toda la información se vuelca en el software de gestión.

Además, el programa permite diferenciar entre campos obligatorios y optativos. Esto es especialmente útil en aquellos casos en los que los formularios son más extensos y no es imprescindible que el cliente cubra toda la información. Aunque a la empresa le gustaría disponer de todos los datos. De tal forma que se establece qué campos se deben cumplimentar sí o sí para rellenar y enviar el formulario con éxito.

Registro de clientes y generación de leads para los potenciales

Uno de los formularios web de MN program es el formulario de registro. Es decir, el formulario que debe cubrir un nuevo cliente. Gracias a él se puede recabar la información sobre los clientes más relevante para comenzar la relación entre la empresa y el consumidor.

Además de esta clase de formulario, también existe un formulario de solicitud de información. A través de este tipo de formulario, un potencial cliente solicita información sobre un servicio o producto en el que está interesado.

Al recibir el formulario, el programa crea automáticamente un lead en el CRM. De tal forma que facilita no solo la tarea de respuesta al potencial, sino que ayuda a la empresa a gestionar la oportunidad de negocio de forma integral, registrando todas las actuaciones en torno al cliente potencial. De esta manera, resulta más sencillo generar leads y gestionarlos con éxito para convertirlos en clientes efectivos.

Recabar información sobre los clientes es el primer paso para poder hacer ventas inteligentes

Verificar, actualizar y ampliar la información sobre los clientes

Además de las clases de formularios que venimos de señalar, el software de gestión de MN program cuenta con otra tipología interesante a la hora de recabar información sobre los clientes: los formularios para actualizar los datos.

En un mundo cada vez más acelerado, en el que los cambios se producen a gran velocidad, los datos sobre los clientes mutan. De ahí que sea importante que las empresas se esfuercen por actualizar de forma constante los datos de sus clientes.

Mediante esta herramienta, esta tarea se puede llevar a cabo con suma facilidad. Se envía un formulario web a los clientes y ellos pueden comprobar si la información que tiene a su disposición la empresa se corresponde con la realidad, si está desactualizada o, incluso, existe algún error en los datos.

Además, en estos formularios, la empresa puede solicitar información nueva, de tal manera que a la vez que actualiza los datos, procede a recabar la información de los clientes. Un auténtico 2×1.

Obtener datos específicos y de gran valor para el negocio

Más allá de lo que venimos de tratar, los formularios web son especialmente útiles para recabar información sobre los clientes que permita a la empresa ofrecerles los mejores servicios. Veámoslo mejor con un caso práctico.

Una academia de idiomas ofrece cursos de inglés en todos los niveles: A1, A2… Hay muchos alumnos que saben cuál es su nivel porque ya han superado niveles anteriores. Sin embargo, muchos otros desconocen qué nivel tienen y, por tanto, no saben en qué grupo deben ser enmarcados. ¿Cómo se soluciona este inconveniente?

El negocio puede enviarle un formulario web a los alumnos en el que se realicen una serie de preguntas para dictaminar de manera rápida y sencilla el nivel del alumno y, así, poder encuadrarlo en un grupo de nivel que se adecúe a sus conocimientos.

Pensemos ahora en otro ejemplo. Una clínica médica puede usar los formularios web para obtener información sobre los pacientes que resulta esencial. Por ejemplo, sus alergias. O las vacunas que tienen y las que les faltan. Al disponer de estos datos, la clínica y sus profesionales pueden prestarles a los pacientes el mejor tratamiento y la mejor atención.

Asimismo, los formularios web también pueden ser útiles para recabar más información sobre lo que el cliente necesita. Por ejemplo, un propietario se pone en contacto con un estudio de arquitectura porque desea remodelar su casa. El formulario web puede servir para recabar los datos esenciales de lo que el potencial cliente desea y, así, arrancar la negociación con la información imprescindible.

Recibir documentación de forma ágil

Además de servir para recabar información sobre los clientes, los formularios de registro permiten a los negocios agilizar la firma y obtención de documentos esenciales.

Por ejemplo, la firma al tratamiento de los datos, cumpliendo con la LOPD. O conseguir la copia del DNI del cliente, esencial en la contratación de algunos servicios.

El formulario habilita la posibilidad de que el cliente suba un documento en cuestión de segundos y con la máxima seguridad.

Al igual que los datos del formulario, la documentación adjuntada se incorpora automáticamente a la ficha del cliente en cuestión.

De esta manera, se reducen las gestiones meramente burocráticas y la empresa puede comenzar a trabajar cuanto antes para ofrecerle al cliente el servicio que ha contratado con la máxima celeridad y eficiencia.

Los formularios web ayudan a recabar información sobre los clientes y optimizar la estrategia comercial

Históricos de respuestas e incorporación a las fichas

Como hemos ido señalando a lo largo del artículo, el software de gestión almacena automáticamente las respuestas a los formularios. De tal forma que estas se incorporan a la ficha del cliente y se pueden consultar en cualquier momento.

Además, el programa cuenta con un histórico de respuestas. Ello implica que se pueden consultar todas las respuestas que ha dado un cliente a lo largo del tiempo, acumulando, así, una mayor cantidad de información y pudiendo analizar la evolución.

Evitar errores y automatizar el proceso de recabar información sobre los clientes

Habida cuenta de lo que hemos ido contando, resulta evidente que gracias al software de gestión recabar información sobre los clientes es una acción estratégica que se puede acometer con celeridad y eficiencia.

Los formularios web dotan de una mayor autonomía a los clientes, automatizan todo el proceso de recepción, almacenamiento y sistematización de la información y permiten a las empresas:

  • Evitar errores. No es lo mismo que un profesional introduzca los datos de un cliente que el hecho de que sea el propio cliente el que los pique. La posibilidad de cometer errores se minimiza.
  • Agilizar el proceso de recabar información sobre los clientes y obtener la documentación que necesitan. No es necesario que la empresa y el cliente se intercambien innumerables correos llamadas para registrar o actualizar información y documentos. Todo se realiza con suma rapidez y facilidad.

¿Por qué es importante recabar información sobre los clientes? Comunicación y negocio

Este artículo gira en torno a la obtención de datos de forma eficiente. Pero… ¿Para qué es necesario conseguirlos?

Recabar información sobre los clientes es esencial para poder prestarles los mejores servicios y optimizar la estrategia comercial de una empresa.

Más allá de los datos esenciales como el nombre, la forma de contactar con un consumidor o sus datos económicos, existe mucha información de gran utilidad para una empresa.

Los datos no son conceptos abstractos, sino que nos sirven para conocer mejor a las personas. A través de la información, las empresas y los profesionales pueden descubrir a sus clientes, saber cuáles son sus necesidades, características, situación personal, deseos y anhelos.

Con estos datos en la mano resulta mucho más fácil comunicarse con un cliente y optimizar la atención al cliente de una empresa, logrando fidelizar a los consumidores y atraer a nuevos clientes.

Además, los datos son esenciales para diseñar propuestas comerciales que se adecúen a lo que los clientes buscan o necesitan. De tal forma que recabar información sobre los clientes y analizarla juega un papel de vital importancia a la hora de realizar ventas inteligentes y de aproximar a una empresa a los gustos y querencias de sus clientes y potenciales.

En definitiva, los formularios web son una herramienta de gran valor para recabar información sobre los clientes, permitiéndoles que sean ellos mismos los que la provean. Una información que puede ser tan profusa y amplia como el negocio y el cliente deseen. Datos que se almacenan de forma segura y se sistematizan automáticamente para mejorar la comunicación entre una empresa y sus clientes.

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