El reglamento VeriFactu en 10 claves
Lo que debes saber sobre el reglamento VeriFactu
Los plazos de VeriFactu han estado rodeados de incertidumbre, pero ahora ya tenemos un calendario definitivo de implementación
En muchos casos, aprobar una ley solo es el primer paso para lograr su implementación.
Un ejemplo paradigmático es la Ley Antifraude. Esta norma vio la luz en julio de 2021. Sin embargo, una de sus medidas estrella, la obligación de que los negocios usen un programa de facturación que garantice la integridad y inalterabilidad de las facturas, no va a estar plenamente implementada hasta julio de 2026. Cinco años después.
A continuación, vamos a aclarar las dudas sobre los plazos de VeriFactu para ayudar a las empresas y los profesionales a prepararse ante esta nueva obligación legal.
Cuáles eran los plazos de VeriFactu originales
En primar lugar, es importante aclarar que hablamos de plazos de VeriFactu porque este es la forma en que la propia normativa se refiere a los «sistemas de emisión de facturas verificables».
¿Qué son exactamente estos sistemas? Programas de facturación que están preparados para:
- Garantizar la integridad y la trazabilidad de las facturas con mecanismos como un registro de eventos, la incorporación de una huella a las facturas o el encadenamiento de registros.
- Enviar automáticamente los registros de facturación a la plataforma de la Agencia Tributaria.
Pues bien, el reglamento que desarrolla esta obligación legal a partir de la Ley Antifraude fijó en 2023 los siguientes plazos de VeriFactu:
- 9 meses después de la aprobación de la orden ministerial que desarrollase los requisitos técnicos de los programas, estos deberían estar certificados.
- 1 de julio de 2025. Todas las empresas y autónomos de nuestro país deberían usar un software de facturación certificado o la herramienta de la Agencia Tributaria para emitir sus facturas.
Por qué se modificaron los plazos de VeriFactu
¿Qué sucedió con estos plazos de VeriFactu originales? La publicación de la orden ministerial se retrasó hasta octubre de 2024. De tal forma que se producía una paradoja: los negocios debían contar con programas certificados antes de que venciese el plazo dado a las compañías que los desarrollan para adaptarlos a los requisitos de VeriFactu.
Además, como vimos antes, en los primeros plazos de VeriFactu no se establecía ninguna diferenciación entre las empresas y los autónomos. Por lo que no se tenía en cuenta que para los profesionales supone un esfuerzo económico y organizativo mayor comenzar a trabajar con un software de facturación certificado.
Los 3 plazos de VeriFactu definitivos
Ante estas circunstancias, en abril de 2025, con tres meses de antelación, se aprobó una modificación del Reglamento VeriFactu para fijar, de una vez, los plazos de VeriFactu definitivos.
18 de julio de 2025. Los programas de facturación ya deben estar adaptados a VeriFactu
La orden ministerial en la que se detallan los requerimientos técnicos de los software de facturación entró en vigor el 18 de octubre de 2024. De ahí que desde el 18 de julio de 2025, los fabricantes de programas de facturación deben certificar que sus soluciones están adaptadas a VeriFactu.
El proceso de certificación se realiza a través de una declaración responsable en la que se deja constancia de que han implementado todos los requerimientos técnicos para que los software impidan la manipulación de las facturas y estén capacitados para funcionar como sistemas VeriFactu cuando las empresas o los autónomos lo deseen.
Estas declaraciones responsables deben estar visibles y resultar accesibles para los negocios y la Agencia Tributaria.
Por lo tanto, de entre los plazos de VeriFactu, este es el único que se encuentra ya en el pasado.
¿A qué se expone un desarrollador de programas de facturación que no cumpla la Ley Antifraude y su normativa de desarrollo?
- Si no se ha elaborado la declaración responsable de forma adecuada y, por lo tanto, el programa no está debidamente certificado, el fabricante puede recibir una multa de 1.000€ por cada solución.
- Si el software no está adaptado a todos los requisitos fijados en la ley, el reglamento y la orden ministerial, la sanción asciende a 150.000€ por cada ejercicio económico en el que se comercializó el programa.
1 de enero de 2026. Las empresas tienen que usar software certificados para emitir sus facturas
¿Cuáles son los plazos de VeriFactu que aún están por cumplirse? El primero de ellos es la obligación de que las empresas usen programas certificados para emitir facturas.
Así, según la normativa, todos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben crear y registrar sus facturas empleando software adaptados a VeriFactu desde el 1 de enero de 2026.
¿A qué se exponen las empresas que no lo hagan? Una multa fija de 50.000€ por cada ejercicio fiscal en el que no se hubiese empleado una solución certificada.
Los plazos de VeriFactu cada día están más cerca y el margen de maniobra de los negocios que aún no cuentan con programas adaptados a la normativa antifraude mengua día a día.
1 de julio de 2026. Los profesionales también deben cumplir el reglamento VeriFactu
Como apuntamos antes al hablar de los plazos de VeriFactu originales, en un primer momento no se planteó una distinción entre empresas y autónomos. Sin embargo, aprovechando la modificación del reglamento que se llevó a cabo en la primavera de 2025 se incluyó un nuevo hito en el calendario de plazos de VeriFactu.
Finalmente, los profesionales españoles tendrán hasta el 1 de julio de 2026 para disponer de un programa de facturación certificado.
Según el Reglamento VeriFactu, este plazo afecta a:
- Los contribuyentes del IRPF o el IRNR que desarrollen actividades económicas.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas que lleven a cabo actividades económicas.
Al igual que sucede con las empresas, los profesionales que incumplan esta obligación legal se exponen a multas de 50.000€ por cada año en que no usasen soluciones adaptadas a la normativa antifraude.
¿Existe algún plazo para enviar las facturas automáticamente a Hacienda?
No. Al abordar los plazos de VeriFactu debemos tener claro que ni la ley, ni el reglamento obligan a las empresas y a los profesionales a enviar automáticamente sus registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Lo que resulta obligatorio es disponer de programas de facturación capacitados para hacerlo. Pero los contribuyentes pueden decidir si usan estas soluciones como sistemas VeriFactu o como sistemas No Verifactu. Solo en el primer caso se produce la remisión automática de facturas a la plataforma de la AEAT.
Es decir, VeriFactu y No VeriFactu son dos modalidades igualmente legítimas. Eso sí, es importante destacar algunas de las ventajas de la primera sobre la segunda:
- Mayor seguridad y menos quebraderos de cabeza en lo que respecta a la conservación de los registros de facturación.
- Simplificación del proceso de creación de las facturas al no tener que firmarlas electrónicamente.
- Notable reducción de la probabilidad de ser objeto de una Inspección de Hacienda porque la AEAT ya cuenta con los registros de facturación.
- Aumento de la confianza de los clientes, que pueden comprobar a través de un QR que las facturas que se les han remitido también han sido registradas en la AEAT.
En definitiva, ahora que los plazos de VeriFactu ya son definitivos y que se aproximan a toda velocidad, es indispensable que las empresas y los profesionales se aseguren de contar con un programa de facturación VeriFactu antes de que estén obligados a ello. De lo contrario, pueden ser sancionados con elevadas multas.