Los 3 plazos del registro horario digital obligatorio que deben conocer las empresas
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Las empresas deben estar informadas del proceso de aprobación y de los plazos del registro horario digital obligatorio para estar preparadas con antelación
Aunque la reducción de la jornada de trabajo máxima hasta las 37,5 horas semanales acapara todos los titulares, el proyecto de ley que introduce esta rebaja incluye otra medida de gran calado para las empresas: el uso obligatorio de un software de control horario para facilitar el fichaje de los profesionales.
Por eso, es importante que las empresas estén al corriente del proceso de aprobación de la Ley de reducción de la jornada laboral y contemplen los plazos del registro horario digital obligatorio.
De esta forma, podrán preparar sus estructuras e implementar un programa de registro horario electrónico adaptado a los requisitos de la ley:
- Fichaje personal, directo e inmediato de los trabajadores, incluyendo el registro de las interrupciones en la jornada laboral.
- Generación de copias con las horas trabajadas por los empleados a tiempo parcial y las horas extra realizadas por todos los trabajadores.
- Disgregación de las horas trabajadas en función de su tipología.
- Trazabilidad de todos los registros.
- Acceso inmediato a los datos.
- Interoperabilidad de los sistemas.
- Acceso en remoto a los fichajes por parte de la Inspección de Trabajo y los representantes de los trabajadores.
A continuación, vamos a desgranar los plazos del registro horario digital obligatorio para ayudar a las empresas a estar preparadas.
Otoño de 2025: La hora de la verdad para la Ley de reducción de la jornada de trabajo
A lo largo de 2024, el Ministerio de Trabajo, los sindicatos mayoritarios y la patronal estuvieron negociando esta ley. Finalmente, las asociaciones de empresarios se descolgaron del acuerdo, pero la reforma ha seguido adelante y ya se encuentra en el Congreso de los Diputados.
En los próximos meses, el Gobierno tendrá que negociar con los partidos políticos para obtener una mayoría que le permita aprobar la ley.
Por eso, el primero de los plazos del registro horario digital obligatorio al que debemos prestar atención es el otoño.
En verano, el Congreso suspende su actividad ordinaria y los plazos son demasiado cortos como para que la reforma legal salga adelante antes de septiembre.
¿Por qué se espera que se apruebe en otoño? El propio proyecto de ley fija como fecha límite el 31 de diciembre de 2025 para que las empresas implementen la reducción de la jornada de trabajo máxima, pasando de las 40 horas semanales en vigor actualmente a las 37,5 horas.
Primer semestre de 2026: La mayoría de las empresas deberán tener un programa de control horario
Si, finalmente, la Ley de reducción de la jornada laboral se aprueba en los meses de otoño, ¿el registro horario digital será obligatorio inmediatamente? No. El texto de la norma establece que entrará en vigor al publicarse en el BOE, salvo en lo relativo al registro horario.
Así, al hablar de los plazos del registro horario digital obligatorio es importante tener en cuenta que la ley contempla un periodo de 6 meses desde su aprobación hasta que sea obligatorio que las empresas usen programas de control horario adaptados a sus requisitos.
Por lo tanto, al abordar los plazos del registro horario digital obligatorio debemos tener en cuenta que lo más probable es que la obligatoriedad de emplear programas informáticos no entre en vigor hasta bien avanzado el primer semestre de 2026.
Como sucede con el resto de plazos del registro horario digital obligatorio, no podemos saber aún una fecha exacta a partir de la que se debe trabajar sí o sí con un software adaptado a la ley. Puesto que dicho plazo depende del día exacto en que la ley sea publicada en el BOE.
Puede haber plazos del registro horario digital obligatorio alternativos para algunas empresas
En su redacción actual, el proyecto de ley contempla la aprobación de un reglamento sobre registro horario en el que se precisarán mejor las características de los software que pueden usar las empresas. Además, en este reglamento, en cuya elaboración participarán sindicatos y empresarios, también se regularán «supuestos excepcionales en los que se admitan exclusiones de la obligación de registro horario».
Es decir, que, reglamentariamente, se puede establecer que algunas empresas no tengan que llevar a cabo el registro de las jornadas laborales usando un programa informático. Sin embargo, estas excepciones deberán justificarse y tendrán una «vigencia temporal mientras subsistan las causas que justifican tales excepciones».
Por lo tanto, la propia norma contempla la posibilidad de que en el reglamento se fijen plazos del registro horario digital obligatorio diferentes para algunas empresas o sectores económicos.
¿Cuándo verá la luz este reglamento? El Gobierno tiene un plazo máximo de 6 meses desde la entrada en vigor de la ley.
La interoperabilidad y el acceso en remoto no serán obligatorios hasta que lo indique el reglamento
¿No hemos acabado aún de listar los posibles plazos del registro horario digital obligatorio? Pues no, aún nos queda una última cuestión a tener en cuenta.
El texto normativo establece otra excepción a la entrada en vigor de la ley que afecta al registro horario.
Así, se establece que los programas de registro horario no tendrán que cumplir con las exigencias de interoperabilidad y acceso en remoto a los fichajes hasta la fecha que se fije en el futuro reglamento.
¿Por qué? Es evidente que estos dos requisitos de los programas de registro horario electrónico son los más complejos técnicamente y es imprescindible que el reglamento aclare en qué consisten y cómo deben implementarlos las empresas de software.
En definitiva, a la luz de los plazos del registro horario digital obligatorio que manejamos actualmente, parece plausible que:
- La mayoría de las empresas deban comenzar a trabajar con un software de control horario que cumpla con los requisitos legales en el primer semestre de 2026.
- Algunos negocios vayan a contar con más tiempo para adaptarse a esta obligación, pero que no sepamos con precisión cuáles serán hasta el año que viene.
- Las empresas que desarrollan los programas de registro horario dispongan de más tiempo para garantizar que son interoperables y que la Inspección de Trabajo y los sindicatos pueden acceder en remoto a los fichajes.
Dicho lo cual, los plazos del registro horario digital obligatorio nos permiten recordar que las empresas no disponen de mucho tiempo para implementar software adaptados a la normativa y que cuanto antes lleven a cabo esta acción, mejor preparadas estarán para evitar las consecuencias de no usar programas de registro horario.
