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En todos los ámbitos de nuestra vida evitamos tener problemas e intentamos rodearnos de personas y herramientas que no nos generen inconvenientes. Al fin y al cabo, ya se sabe que «los problemas vienen solos», no hace falta invocarlos. Habida cuenta de esto, es importante acotar al máximo la aparición de problemas, sobre todo en lo que respecta a las cuestiones más delicadas, como la salud… o las cuentas. Hoy en día, si una empresa o autónomo quiere ahorrarse problemas tiene a su disposición un aliado de gran valor: un programa de facturación.
Con este software, cualquier negocio puede reducir al mínimo posible la aparición de inconvenientes y afrontar los imprevistos con éxito. El programa de facturación sistematiza toda la gestión económica empresarial y facilita la posibilidad de analizar de manera rápida y ágil el estado de las facturas y cuentas de un negocio.
A continuación, vamos a abordar algunos problemas que te ahorra un programa de facturación como el de MN program.
Minimiza errores
La principal consecuencia de emplear un programa de facturación, desde la perspectiva de la eliminación de problemas, es la posibilidad de minimizar la comisión de errores.
Al incluir todos los datos de la facturación y la contabilidad en el programa, el negocio se asegura de que solo habrá una versión de la información. Así, las contradicciones quedan desterradas para siempre.
Además, se homogeniza la elaboración de las facturas, pero también la de los libros contables. El negocio puede seleccionar un modelo de factura entre las plantillas que ofrece la solución y adaptarlo y personalizarlo a su gusto. Dicho modelo será común para toda la empresa, sin importar que profesional realiza la factura, evitándose errores en la forma de elaborarlas.
Mientras que en lo que respecta a los libros contables, el programa de facturación de MN program automatiza el envío de la información de la facturación emitida y recibida a la contabilidad. De tal manera que no se puede producir ningún error en el trasvase de datos desde un área a la otra. El software se encarga de nutrir a los libros contables con los datos de la facturación. Reforzando la idea de que la información es única y coherente.
Si todo esto fuese poco, con nuestro programa de facturación es posible depurar errores en bloque. De tal manera que si se detecta un error común a varias facturas. Por ejemplo, se indicó mal el porcentaje de IVA de un determinado producto. El usuario no tendrá que corregir cada una de las facturas de manera individualizada. Sino que podrá seleccionarlas y corregirlas todas en una única acción. Con el consiguiente ahorro de tiempo administrativo. Y con la garantía de que todos los documentos estarán confeccionados de la misma forma.
Evita confusiones
Al igual que los problemas, las confusiones son evitables. Para ello es crucial tener una buena comunicación y que toda la información esté clara y sistematizada, y sea fácil de consultar, ver y entender.
Gracias al programa de facturación, una empresa o un autónomo puede eliminar las confusiones con los tres agentes externos más importantes: los clientes, los proveedores y la Agencia Tributaria.
Con clientes
«La factura no me ha llegado», «la factura no incluye el concepto que habíamos acordado», «he perdido, la factura, ¿me puedes enviar otra?». Seguramente la mayoría de empresarios y profesionales han escuchado estas preguntas alguna vez. Si se dispone de un software de gestión integral como el de MN program estas preguntas se pueden evitar o, por lo menos, contestar en cuestión de segundos, garantizando la fluidez de la comunicación negocio-cliente.
Desde nuestro programa de facturación, las empresas pueden enviar las facturas a sus clientes directamente, sin tener que salir de la solución. Y estas facturas responden a la información incluida por el usuario. Además, si se cuenta con otras soluciones como el software CRM, es posible consultar todas las comunicaciones entre negocio y cliente y garantizar que la información de la factura responde con total exactitud a lo acordado.
Por otro lado, las facturas se almacenan y se pueden consultar, extraer, imprimir y reenviar con facilidad. Además, nuestro software incluye la posibilidad de buscar cualquier información económica incluyendo cualquier dato que figure en el documento que buscamos. Si un cliente te pide una factura que ha perdido, ya no tendrás que pasarte horas detrás de ella. En unos cuantos clics la encontrarás y se la enviarás. No habrá ni confusiones ni problemas con el elemento más importante de cualquier negocio: sus clientes.
Con proveedores
Aunque a veces nos olvidamos de ellos cuando pensamos en la gestión económica empresarial, los proveedores son cruciales. Al fin y al cabo, los negocios son, también, clientes de otras empresas. Y, por lo tanto, no solo emiten facturas, sino que también las reciben. Con el programa de facturación de MN program, no solo se puede optimizar la facturación emitida, sino también la recibida.
El software almacena, sistematiza y presenta de manera gráfica y visual todas las facturas recibidas, incluyendo los plazos de pago, la tributación o la información del receptor. Y, al igual que pasa con las facturas confeccionadas por la empresa, su información va a parar a la contabilidad.
Todo este tratamiento sistematizado de la información económica, contribuye a mejorar la relación con los proveedores y evitar confusiones o percances como «me he olvidado de pagarte la factura en el plazo acordado» o «se me ha traspapelado una factura y por eso no te la he podido pagar».
Además, el negocio gana en autonomía. Tiene todas las facturas que ha recibido a su alcance, puede saber en un solo vistazo cuáles están pagadas, cuáles faltan por pagar o cuáles han sido rechazadas y por qué. La incertidumbre y las confusiones son cosas del pasado.
Con la AEAT
Si hay alguien con el que nadie quiere tener un problema, ni las personas individuales, ni, por supuesto, las empresas es Hacienda. La fiscalidad ha generado, históricamente, un estrés en las empresas. Las pequeñas confusiones o los errores tontos pueden acabar desencadenando problemas mayores a la hora de presentar los modelos tributarios y la documentación contable ante la Agencia Tributaria.
Como ya señalamos antes, con el programa de facturación las confusiones se reducen de manera extraordinaria. La información solo se introduce una vez, de tal manera que no se duplica y no se generan contradicciones. Todo el programa trabaja con los mismos datos. De tal manera que la contabilidad y la fiscalidad serán absolutamente coherentes con lo que figura en las facturas.
De hecho, como los modelos tributarios se cumplimentan automáticamente con la información suministrada al programa de facturación, no se puede producir ninguna confusión al realizarlos y presentarlos.
Está claro que llevar a cabo una gestión económica plenamente coherente y cohesionada es la mejor forma de evitar confusiones con Hacienda.
Reduce las facturas impagadas
Uno de los principales problemas a los que tiene que hacer frente un negocio son las facturas impagadas. Puesto que ha invertido tiempo y costes en prestar un servicio o vender un producto y, en cambio, no ha ingresado la pertinente contraprestación económica.
Esto provoca, obviamente, un problema en la gestión de las cuentas y un estrés en lo que respecta a la obtención de ingresos.
Antaño, gestionar las facturas impagadas requería mucho tiempo y esfuerzo. Sin embargo, con un programa de facturación completo y eficaz, esta tarea tan importante se puede realizar de manera ágil y, sobre todo, con un gran nivel de éxito.
En primer lugar, porque en una sola ventana, una empresa o un autónomo puede ver qué facturas aún no ha podido cobrar. En segundo lugar, porque tiene a su disposición toda la información sobre la factura y el cliente que debe pagarla. En tercero, porque puede comunicarse directamente con él para comprobar si se ha podido producir alguna de las confusiones que apuntamos antes o si existe algún tipo de error. Y, así, realizar un seguimiento preciso y eficiente a cada factura impagada hasta que se consigue el cobro.
Con esta solución, las facturas impagadas no van a eternizarse en el tiempo o, lo que es peor, ser olvidadas por el negocio, con el consiguiente perjuicio económico. Sino que los profesionales de la empresa podrán prestarle una atención detallada a esta área y diseñar una estrategia eficaz para poner fin a la situación de impago.
Optimiza la planificación de tus cuentas
Si sistematizar todos los datos económicos nos evita problemas, diseñar una planificación eficiente de nuestras cuentas no se queda atrás en el arte de ahorrarnos quebraderos de cabeza.
La mayoría de los negocios no ingresa el mismo dinero, ni gasta o invierte los mismos recursos a lo largo de todo un año. En función de la tipología de la empresa y el sector en el que desenvuelva su actividad, sus ingresos y gastos fluctúan. Una clínica médica puede recibir más pacientes en invierno, cuando se producen más enfermedades, que, en verano, cuando hace buen tiempo y la gente está de vacaciones.
Lo mismo sucede con un despacho de abogados, que durante el mes de agosto puede ver reducida en gran medida su carga de trabajo, pero en cambio, a finales de año tener un gran volumen de negocio. No digamos ya una gestoría cuyos servicios estén conectados con los tiempos de la Agencia Tributaria.
¿Qué queremos decir con esto? Si bien las empresas tienen que hacer frente a gastos fijos: salarios, luz, internet… Hay otros gastos que puede contemporizar. Si la factura de un proveedor aún no caduca hasta el mes que viene y prevemos que en dicho mes vamos a tener más ingresos, podemos retrasarla para así optimizar al máximo nuestras cuentas.
Lo mismo sucede cuando compramos bienes de inversión. Hay momento en el año en que podemos hacer frente a este desembolso, en cambio, en otros no es lo más conveniente para tener unas cuentas saneadas.
Toma de decisiones eficiente
El programa de facturación nos ofrece toda la información que necesitamos para llevar a cabo esta planificación eficiente. Podemos ver, por ejemplo, cuántas facturas se cobraron en el mes de agosto del año pasado y con esa información confeccionar una predicción para este año. O saber en todo momento cuántas facturas nos quedan por cobrar y cuándo está previsto que sean cobradas.
Con el programa de facturación de MN program puedes transformar tu forma de tomar decisiones económicas, para evitarte problemas y sacarles el máximo partido a tus recursos y al esfuerzo que haces día a día por construir un negocio exitoso.
En definitiva, los problemas que te ahorra un programa de facturación son muchos, variados y relevantes.
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