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El programa de facturación automatiza la transmisión de datos y cumplimenta los impuestos por las empresas
Levantar un negocio es una tarea ardua y compleja que requiere mucho tiempo y dedicación. Por ello, los software de gestión están pensados para automatizar y simplificar tareas. Sobre todo, en áreas complejas y/o delicadas como la facturación y la contabilidad. Tener las cuentas claras y cumplimentar los impuestos correctamente son dos cuestiones clave para garantizar el correcto funcionamiento de una empresa y, sobre todo, para evitarse problemas con el fisco.
Hay una tradición que va pasando generación tras generación de padres a hijos: el placer de asustar a los niños. El hombre del saco, el monstruo que se esconde dentro del armario… Todas las culturas tienen una criatura que aparece por las noches para perturbar los sueños de los niños que se han portado mal. Por suerte para los más pequeños de la casa, ninguno de estos seres existe y la inocencia de la infancia puede mantenerse a salvo.
Sin embargo, cuando crecemos y nos convertimos en ciudadanos con derechos y obligaciones plenas, las preocupaciones se vuelven reales: hacer frente a los gastos de la vida diaria, preocuparte por el bienestar de tu familia, hacerte cargo de la responsabilidad que supone gestionar un negocio… Y pagar todos los impuestos en tiempo y forma para evitar que la Agencia Tributaria llame a tu puerta.
El programa de facturación de MN program te ayuda a afrontar con éxito esta última preocupación, de tal forma que cumplimenta los impuestos por ti o te facilita la tarea de sistematizar y exportar toda tu información económica para hacérsela llegar a tu gestor.
Gestión económica integral: facturación y contabilidad
Las cuentas de las empresas son los cimientos sobre los que éstas construyen sus negocios. Si los cimientos son inestables, el edificio se puede venir abajo. Trasladando esta realidad desde el mundo de la construcción hasta el de la gestión empresarial nos encontramos con que el símil es válido. Las cuentas tienen que ser solventes y su elaboración es una cuestión crítica para cualquier empresa o autónomo.
La facturación emitida, la recibida, la contabilidad y la fiscalidad son diferentes dimensiones de la gestión económica fuertemente relacionadas entre ellas. Por ello, el software de gestión integral de MN program facilita la interacción entre el módulo de facturación y el de contabilidad.
Gracias a esta integración basta con que los negocios incorporen al sistema toda la información sobre sus ingresos y gastos para que el programa automatice el cálculo fiscal y cumplimente los impuestos a través de los modelos tributarios de la AEAT.
Un programa de facturación que se adapta tanto a autónomos como a sociedades
A nadie se le escapa que los autónomos y las sociedades no tienen que hacer frente a las mismas obligaciones impositivas. Sin ir más lejos, porque existe el Impuesto de Sociedades. Así las cosas, es fundamental que el programa de facturación se adapte tanto a la realidad económica y tributaria de los autónomos como a la de las compañías.
Autónomos
Mediante el software de gestión integral de MN program, los autónomos pueden registrar las facturas que emiten y reciben. Con la información incorporada, el programa cumplimenta los impuestos de forma automática. Así de sencillo.
De esta forma se ahorran el trabajo contable y administrativo que supone procesar todos los ingresos y gastos, calcular, a partir de ellos, el IVA y el IRPF y, posteriormente, cubrir los diferentes modelos tributarios de la Agencia Tributaria.
Sociedades
En el caso de las sociedades el proceso es ligeramente diferente, puesto que compañías trabajan a través del diario. Las facturas se registran igualmente en el programa de facturación y a partir de esta suministración de información al software se generan, automáticamente, los asientos contables.
A partir de ahí, solo queda generar los documentos con los datos contables que figuran en el diario de la sociedad.
Así, las empresas pueden reducir los tiempos administrativos y los costes asociados a ellos, destinando a sus profesionales al desempeño de tareas productivas. Y, a la vez, se garantizan que los modelos tributarios coincidan escrupulosamente con la información que figura en la facturación emitida, la recibida y la contabilidad del negocio.
El software cumplimenta los impuestos y la contabilidad por ti
El programa de facturación crea tanto los libros de ingresos, gastos e IVA como una serie de modelos tributarios fundamentales para los negocios.
Tener esta documentación actualizada y asegurarse de que no incluye errores es clave para protegernos frente a las actuaciones de la Agencia Tributaria.
Como decíamos al inicio, para la ciudadanía y para el entramado empresarial es importante evitarse problemas con Hacienda, puesto que estos pueden conllevar multas, sanciones y procesos que se alarguen en el tiempo.
De ahí que el programa de facturación de MN program suponga un seguro o un antídoto preventivo. Puesto que evita estos problemas, gracias a la integración de las soluciones y al almacenamiento y sistematización de los datos.
Los profesionales aportan la información a través de los ingresos y datos asociados a las facturas, pero también mediante el volcado de datos relativos a las nóminas, los bienes de inversión o las amortizaciones. Elementos que no se computan en la facturación recibida y emitida, pero que, sin embargo, sí forman parte de los gastos e ingresos y, por ende, de la contabilidad y la fiscalidad.
Los modelos tributarios
A partir de esa información, el programa automatiza la confección de los libros contables que señalamos anteriormente y hasta ocho modelos tributarios de relevancia para las actividades empresariales:
- 111. Retenciones e ingresos a cuenta procedentes del trabajo y de las actividades económicas.
- 115. Retenciones e ingresos a cuenta procedentes del arrendamiento.
- 130. Pago fraccionado del IRPF para empresarios y profesionales.
- 180. Declaración informativa de retenciones e ingresos a cuenta procedentes del arrendamiento.
- 303. Autoliquidación del IVA.
- 347. Declaración informativa de operaciones con terceras personas.
- 349. Declaración informativa recapitulativa de operaciones intracomunitarias.
- 390. Declaración resumen anual del IVA.
De entre todos ellos debemos destacar los modelos 303 y 390, ambos referidos al Impuesto sobre el Valor Añadido. El 303 es el documento a través del que los autónomos y las empresas declaran de forma periódica (generalmente de manera trimestral) el IVA soportado y repercutido.
Este modelo es un instrumento básico para la gestión tributaria en nuestro país y, también, para que los negocios estén al día con sus obligaciones tributarias, puesto que a través de él hacen llegar a la AEAT el IVA que han soportado a través de sus transacciones comerciales.
Mientras que el modelo 390 es una novedad incorporada por el equipo de MN program al programa de facturación en las últimas actualizaciones. Este documento es meramente informativo, pero de obligada presentación y, como su nombre indica, consiste en un resumen anual de las operaciones sometidas al IVA realizadas.
Personalización y chequeo
La capacidad de automatización del cálculo y cumplimentación de los impuestos no resta, obviamente, capacidad de personalización y usabilidad a los profesionales que emplean el programa de facturación. Sino que se limitan a agilizar y simplificar los procesos de contabilidad y fiscalidad.
Por ello, los usuarios pueden establecer qué datos se vuelcan en cada modelo tributario. Puesto que el programa puede considerar que una información debe incorporarse a un determinado modelo y, sin embargo, por las especificidades del negocio, esa información no debe incluirse en dicho documento, sino en otro. O en otro apartado.
La tecnología no determina el funcionamiento de los negocios, sino que son estos los que establecen cómo usarla para sacarle el máximo partido.
Asimismo, los autónomos y las empresas tienen a su disposición dentro del software herramientas para supervisar la contabilidad. Mediante estas soluciones pueden realizar un chequeo para detectar dónde se ha podido cometer un fallo al elaborar las cuentas, antes de presentar los modelos tributarios ante la Agencia Tributaria.
Mediante estas labores de supervisión se pueden evitar posibles problemas derivados de errores cometidos y que no han sido detectados antes de informar a la AEAT. Como, por ejemplo, haber configurado mal el IVA de una factura o haberse confundido al incorporar un dato al diario de una sociedad.
Así, el trabajo conjunto de la tecnología, que facilita la automatización de procesos complejos; y de las personas, que pueden determinar cómo se elabora la contabilidad y supervisar que no se hayan cometido errores, garantiza que las cuentas del negocio están perfectamente elaboradas. Y, así, se esquiva, de antemano, el surgimiento de problemas con la Agencia Tributaria.
Búsqueda y envío de facturas
La supervisión y el cumplimiento de las obligaciones tributarias están detrás, también, de dos funcionalidades muy interesantes del programa de facturación.
Búsqueda de facturas
Sin un software de este tipo la labor de exploración de las facturas emitidas o recibidas es muy ardua. En cambio, con el programa de facturación de MN program se puede encontrar cualquier factura en cuestión de segundos y empleando cualquiera de sus datos para buscarla.
La solución no solo rastrea la información del título del documento o de la ficha, sino que recorre todos los datos. Esto, que puede parecer pueril, es extremadamente útil y les ahorra a los negocios muchas horas improductivas.
Envío de facturas
Gracias al programa de facturación pueden enviársele las facturas a los clientes de forma sencilla e inmediata. Bien a través de correo o bien poniéndolas a su disposición a través del Acceso Clientes de la Oficina Virtual. Si esto fuera poco, todo el proceso se puede automatizar. Desde la generación de la factura hasta su envío masivo mediante emailer.
Así se facilita el proceso de cobro de las facturas, fundamental para que las cuentas cuadren y los negocios no se ven obligados a adelantar unos impuestos que no han soportado aún. Y, además, se mejora la comunicación con los clientes que, a su vez, también tienen obligaciones tributarias que cumplir.
Sistematizar y exportar toda la información económica
Todo lo que hemos ido abordando a lo largo del artículo, nos permite observar que el programa de facturación está pensado para que los negocios puedan llevar a cabo su contabilidad y su fiscalidad de forma autónoma.
Pero, además, facilita a los negocios la posibilidad de exportar toda su información económica y hacérsela llegar a sus gestores o asesores fiscales. ¿Cómo?
Los datos relativos a los ingresos y gastos del negocio se incorporan al programa de facturación y, también, se pueden exportar. Así el negocio garantiza que pondrá en manos de su gestor toda la información económica relevante para que éste elabore su contabilidad y cumplimente y presente los modelos tributarios.
Libros, archivos de Excel y ficheros
Los libros que crea el programa de facturación incorporan, per se, toda la información relevante para los gestores. Por ejemplo, el libro del IVA tiene un resumen en el que figuran la base imponible y la cuota tributaria que se le ha aplicado.
Además, se pueden exportar listados de Excel con todos los datos sobre ingresos, gastos, IVA, IRPF… Y los mismos no giran únicamente en torno a la información de las facturas, sino también sobre otros elementos como las amortizaciones.
Si todo esto fuera poco, el programa de facturación de MN program se puede conectar con otros software similares del mercado. De tal forma que, en vez de exportar la información en un archivo de Excel, se puede generar en un fichero específico que el asesor o el gestor pueden cargar automáticamente en su propio software de facturación. Lo cual les facilitaría sumamente la tarea.
En definitiva, el programa de facturación no puede pagar los impuestos por los autónomos y las empresas, eso, nos tememos, debe correr a cargo de sus cuentas económicas. Pero sí puede garantizarles que su contabilidad y su fiscalidad están perfectamente confeccionadas, sin tener que invertir grandes sumas de dinero y tiempo en ello.
Pocas cosas hay más valiosas y tranquilizadoras para un negocio, que tener la garantía de que no van a surgir problemas con Hacienda. El programa de facturación no solo cumplimenta los impuestos por ti, sino que te da garantías de que todo se realiza como es debido.
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