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El software cumplimenta los impuestos y la contabilidad por ti
El programa de facturación crea tanto los libros de ingresos, gastos e IVA como una serie de modelos tributarios fundamentales para los negocios.
Tener esta documentación actualizada y asegurarse de que no incluye errores es clave para protegernos frente a las actuaciones de la Agencia Tributaria.
Como decíamos al inicio, para la ciudadanía y para el entramado empresarial es importante evitarse problemas con Hacienda, puesto que estos pueden conllevar multas, sanciones y procesos que se alarguen en el tiempo.
De ahí que el programa de facturación de MN program suponga un seguro o un antídoto preventivo. Puesto que evita estos problemas, gracias a la integración de las soluciones y al almacenamiento y sistematización de los datos.
Los profesionales aportan la información a través de los ingresos y datos asociados a las facturas, pero también mediante el volcado de datos relativos a las nóminas, los bienes de inversión o las amortizaciones. Elementos que no se computan en la facturación recibida y emitida, pero que, sin embargo, sí forman parte de los gastos e ingresos y, por ende, de la contabilidad y la fiscalidad.
Los modelos tributarios
A partir de esa información, el programa automatiza la confección de los libros contables que señalamos anteriormente y hasta ocho modelos tributarios de relevancia para las actividades empresariales:
- 111. Retenciones e ingresos a cuenta procedentes del trabajo y de las actividades económicas.
- 115. Retenciones e ingresos a cuenta procedentes del arrendamiento.
- 130. Pago fraccionado del IRPF para empresarios y profesionales.
- 180. Declaración informativa de retenciones e ingresos a cuenta procedentes del arrendamiento.
- 303. Autoliquidación del IVA.
- 347. Declaración informativa de operaciones con terceras personas.
- 349. Declaración informativa recapitulativa de operaciones intracomunitarias.
- 390. Declaración resumen anual del IVA.
De entre todos ellos debemos destacar los modelos 303 y 390, ambos referidos al Impuesto sobre el Valor Añadido. El 303 es el documento a través del que los autónomos y las empresas declaran de forma periódica (generalmente de manera trimestral) el IVA soportado y repercutido.
Este modelo es un instrumento básico para la gestión tributaria en nuestro país y, también, para que los negocios estén al día con sus obligaciones tributarias, puesto que a través de él hacen llegar a la AEAT el IVA que han soportado a través de sus transacciones comerciales.
Mientras que el modelo 390 es una novedad incorporada por el equipo de MN program al programa de facturación en las últimas actualizaciones. Este documento es meramente informativo, pero de obligada presentación y, como su nombre indica, consiste en un resumen anual de las operaciones sometidas al IVA realizadas.
Personalización y chequeo
La capacidad de automatización del cálculo y cumplimentación de los impuestos no resta, obviamente, capacidad de personalización y usabilidad a los profesionales que emplean el programa de facturación. Sino que se limitan a agilizar y simplificar los procesos de contabilidad y fiscalidad.
Por ello, los usuarios pueden establecer qué datos se vuelcan en cada modelo tributario. Puesto que el programa puede considerar que una información debe incorporarse a un determinado modelo y, sin embargo, por las especificidades del negocio, esa información no debe incluirse en dicho documento, sino en otro. O en otro apartado.
La tecnología no determina el funcionamiento de los negocios, sino que son estos los que establecen cómo usarla para sacarle el máximo partido.
Asimismo, los autónomos y las empresas tienen a su disposición dentro del software herramientas para supervisar la contabilidad. Mediante estas soluciones pueden realizar un chequeo para detectar dónde se ha podido cometer un fallo al elaborar las cuentas, antes de presentar los modelos tributarios ante la Agencia Tributaria.
Mediante estas labores de supervisión se pueden evitar posibles problemas derivados de errores cometidos y que no han sido detectados antes de informar a la AEAT. Como, por ejemplo, haber configurado mal el IVA de una factura o haberse confundido al incorporar un dato al diario de una sociedad.
Así, el trabajo conjunto de la tecnología, que facilita la automatización de procesos complejos; y de las personas, que pueden determinar cómo se elabora la contabilidad y supervisar que no se hayan cometido errores, garantiza que las cuentas del negocio están perfectamente elaboradas. Y, así, se esquiva, de antemano, el surgimiento de problemas con la Agencia Tributaria.
Búsqueda y envío de facturas
La supervisión y el cumplimiento de las obligaciones tributarias están detrás, también, de dos funcionalidades muy interesantes del programa de facturación.
Búsqueda de facturas
Sin un software de este tipo la labor de exploración de las facturas emitidas o recibidas es muy ardua. En cambio, con el programa de facturación de MN program se puede encontrar cualquier factura en cuestión de segundos y empleando cualquiera de sus datos para buscarla.
La solución no solo rastrea la información del título del documento o de la ficha, sino que recorre todos los datos. Esto, que puede parecer pueril, es extremadamente útil y les ahorra a los negocios muchas horas improductivas.
Envío de facturas
Gracias al programa de facturación pueden enviársele las facturas a los clientes de forma sencilla e inmediata. Bien a través de correo o bien poniéndolas a su disposición a través del Acceso Clientes de la Oficina Virtual. Si esto fuera poco, todo el proceso se puede automatizar. Desde la generación de la factura hasta su envío masivo mediante emailer.
Así se facilita el proceso de cobro de las facturas, fundamental para que las cuentas cuadren y los negocios no se ven obligados a adelantar unos impuestos que no han soportado aún. Y, además, se mejora la comunicación con los clientes que, a su vez, también tienen obligaciones tributarias que cumplir.
Sistematizar y exportar toda la información económica
Todo lo que hemos ido abordando a lo largo del artículo, nos permite observar que el programa de facturación está pensado para que los negocios puedan llevar a cabo su contabilidad y su fiscalidad de forma autónoma.
Pero, además, facilita a los negocios la posibilidad de exportar toda su información económica y hacérsela llegar a sus gestores o asesores fiscales. ¿Cómo?
Los datos relativos a los ingresos y gastos del negocio se incorporan al programa de facturación y, también, se pueden exportar. Así el negocio garantiza que pondrá en manos de su gestor toda la información económica relevante para que éste elabore su contabilidad y cumplimente y presente los modelos tributarios.
Libros, archivos de Excel y ficheros
Los libros que crea el programa de facturación incorporan, per se, toda la información relevante para los gestores. Por ejemplo, el libro del IVA tiene un resumen en el que figuran la base imponible y la cuota tributaria que se le ha aplicado.
Además, se pueden exportar listados de Excel con todos los datos sobre ingresos, gastos, IVA, IRPF… Y los mismos no giran únicamente en torno a la información de las facturas, sino también sobre otros elementos como las amortizaciones.
Si todo esto fuera poco, el programa de facturación de MN program se puede conectar con otros software similares del mercado. De tal forma que, en vez de exportar la información en un archivo de Excel, se puede generar en un fichero específico que el asesor o el gestor pueden cargar automáticamente en su propio software de facturación. Lo cual les facilitaría sumamente la tarea.
En definitiva, el programa de facturación no puede pagar los impuestos por los autónomos y las empresas, eso, nos tememos, debe correr a cargo de sus cuentas económicas. Pero sí puede garantizarles que su contabilidad y su fiscalidad están perfectamente confeccionadas, sin tener que invertir grandes sumas de dinero y tiempo en ello.
Pocas cosas hay más valiosas y tranquilizadoras para un negocio, que tener la garantía de que no van a surgir problemas con Hacienda. El programa de facturación no solo cumplimenta los impuestos por ti, sino que te da garantías de que todo se realiza como es debido.
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