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Los trabajadores son el activo más importante de cualquier empresa. Al fin y al cabo, los negocios son las personas que forman parte de ellos y que contribuyen diariamente a su éxito. Por ello, el pago de las nóminas es el gasto más relevante que deben afrontar las empresas mensualmente. Y la mejor forma de hacerlo es disponiendo de un programa de facturación que ayude a los negocios a gestionar las nóminas con rapidez y eficacia, atendiendo, también, a cómo se reflejan en la contabilidad y la fiscalidad de la empresa.
Gestionar las nóminas no implica, solo, realizar el pago a los trabajadores, sino que entran en juego el cálculo de los impuestos y la elaboración de la contabilidad.
Al emplear un programa de facturación integral para registrar las nóminas, las empresas pueden automatizar muchas acciones improductivas y asegurarse de que la información de las nóminas se vuelca con exactitud en su registro contable.
Hoy vamos a abordar cómo se puede gestionar las nóminas sacándole todo el partido a las funcionalidades del programa de facturación de MN program.
Registrar las nóminas en el programa de facturación
Después de que un negocio elabore sus nóminas… ¿qué sucede? ¿Cómo se pasa de estos documentos al pago de las nóminas y su inclusión en los asientos contables? Aquí es donde entra en juego el programa de facturación.
La información de las nóminas se introduce en el software de gestión. Para ello, las empresas o profesionales que se encarguen de gestionar las nóminas deben entrar en Facturación Recibida y seleccionar el apartado Alta de nóminas.
El programa de facturación estipula toda la información que se debe incluir para registrar las nóminas: fecha, concepto, datos del trabajador, profesional que lleva a cabo la gestión, salario bruto, porcentaje de retención del IRPF, cotizaciones a la Seguridad Social… Con estos datos el propio software calcula el salario neto que se le abonará al trabajador.
También se puede estipular cómo se va a realizar el pago, por ejemplo, mediante transferencia bancaria.
Una vez completada el alta, la nómina queda registrada en el sistema y se puede ver junto al resto de nóminas de manera visual y ágil. Pero no acaba aquí la tarea de gestionar las nóminas.
Conexión directa con la contabilidad y la fiscalidad
Como ya señalamos antes, una parte esencial de gestionar las nóminas es traspasar su información a los libros contables y modelos tributarios de la empresa.
Las nóminas son un gasto y, por lo tanto, deben tenerse en cuenta tanto para cumplir con las obligaciones con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, como para reflejarlos en la contabilidad.
Al registrar las nóminas, se crean automáticamente en la contabilidad el asiento de devengo del salario y el asiento del pago a la Seguridad Social.
Además, desde la propia nómina se pueden observar todos los datos de contabilidad, así como a los modelos tributarios a los que se envía información.
Ello implica que gestionar las nóminas se vuelva una tarea integral que se puede ejecutar con suma facilidad.
Gestión de los pagos
En lo que respecta a la gestión de los pagos de las nóminas, el programa de facturación deja un gran margen de maniobra a las empresas para que controlen esta fase central a la hora de gestionar las nóminas.
De hecho, esta acción se puede realizar tanto desde la propia nómina del trabajador, como desde el listado de pagos de la empresa.
Además de la forma de pago, también se puede indicar la fecha en la que se desea realizar el pago y desde la propia nómina se genera dicho pago.
Duplicar las nóminas mes a mes
De todas las acciones que se pueden acometer con el programa de facturación para gestionar las nóminas esta es, quizás, la que más llama la atención de los negocios. Duplicar las nóminas mes a mes implica que la empresa no debe registrar la nómina de cada trabajador cada mes. Sino que, si los datos de la nómina no han variado, basta con seleccionar la nómina de cada profesional y duplicarla.
De tal forma que el programa de facturación se encargará de realizar automáticamente todas las cuestiones que ya hemos tratado: crear los asientos contables, trasladar la información a los modelos fiscales, generar los pagos en la fecha estipulada…
La mayoría de las nóminas de un trabajador a lo largo de un año son iguales, ¿por qué no aprovechar este hecho para agilizar la forma de gestionar las nóminas?
Las nóminas figuran en el listado de gastos y en el de tesorería
Una vez registrada una nómina, esta figura en el listado de gastos de la empresa. Así las nóminas pasan a incluirse junto al resto de gastos: las facturas de los proveedores, los recibos de las compañías de suministro, los gastos sin factura (como peajes o tickets de restaurantes) o los bienes de inversión.
De tal forma que la empresa puede consultar en el listado de gastos la totalidad de gastos que tiene que afrontar.
Asimismo, esta información también se incorpora al listado de tesorería. Lo que permite a la empresa controlar su flujo de caja y observar no solo los ingresos y gastos que ha experimentado en un determinado periodo de tiempo. Sino también realizar previsiones del dinero que va a ingresar y a gastar en el futuro.
Así, gestionar las nóminas a través del programa de facturación pasa a convertirse en una acción de gran valor a la hora de realizar la planificación financiera de una empresa.
En definitiva, tras la elaboración de una nómina, ya sea por profesionales de la empresa o por la gestoría que la asesora en materia laboral, hay muchos pasos que dar. Y el programa de facturación es la mejor herramienta para darlos con eficacia, seguridad y agilidad. Un software que conecta la tarea de gestionar las nóminas con la elaboración de la contabilidad y la fiscalidad, así como con el control de los gastos y el flujo de caja.
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