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«The economy, stupid!» es una frase enunciada por Jarmes Carville, un estratega de Bill Clinton, durante su primera campaña presidencial en el año 1992. En los 30 años que han pasado desde aquel momento, la cita se ha popularizado. Tanto dentro como fuera de Estados Unidos. Lo que ha provocado que se emplee para destacar la importancia que tiene la economía en todos los aspectos de nuestras vidas y, por ende, en la política. Las cuentas económicas son un elemento clave tanto en la gestión de un hogar como de una empresa. Por ello, toda ayuda es poca en la ingente labor de transformar la economía de nuestras familias y negocios y lograr que tenga la mejor de las saludes.
En lo relativo a las empresas y los autónomos, la gestión económica está estrechamente ligada a la facturación. Es decir, a la emisión y cobro de facturas por el trabajo hecho o el producto comercializado. De ahí que en los últimos años haya ganado protagonismo y visibilidad un software muy valioso y especial: el programa de facturación.
La facturación: un área sensible de los negocios
Todo negocio está conformado por diversas áreas. Algunas son comunes a todas las empresas, sin importar su tamaño, como la comercial. De nada sirve crear y ofrecer productos y servicios si estos no se venden. Otras están relacionadas con el sector al que pertenecen las actividades que desarrolla el negocio. Por ejemplo, en una empresa tecnológica debe contar con un área de desarrollo. Y, otras, dependen de las dimensiones del negocio. Así, una empresa de ciertas magnitudes incorpora un departamento de responsabilidad corporativa. Una idea que un autónomo ni siquiera puede llegar a contemplar.
Teniendo en cuenta todo esto, parece claro que la gestión de la facturación del negocio es una dimensión fundamental de cualquier proyecto empresarial o profesional. Incluso cuando, parcialmente, se delega su gestión en una asesoría o gestoría.
Básicamente, porque si una empresa no emite y cobra facturas no está generando negocio, ni recibiendo ingresos. Este hecho convierte a las facturas en unos de los documentos más importantes y usados en el día a día de una empresa.
Por ello, la optimización de su gestión es una cuestión estratégica de primer orden. Si se producen problemas en la facturación las consecuencias pueden ser económicas, tributarias e incluso legales. Lo que provocará, sin lugar a dudas, que el negocio se resienta en su totalidad.
¿Qué es un programa de facturación?
En líneas generales, un programa de facturación es un software pensado para llevar a cabo una gestión optimizada, fácil y ágil de las facturas que emite y cobra un negocio a lo largo del año.
En lugar de realizar facturas en Word, convertirlas a PDF y almacenarlas en carpetas dentro de un equipo informático, el programa de facturación simplifica el almacenamiento de la información económica. Tanto del negocio como de sus clientes. Y, así, agiliza el proceso de creación, envío y cobro de todas las facturas.
La clave radica en que el sistema se nutre de los datos que introduce el usuario. Desde el nombre del cliente al que se le va emitir la factura, hasta la cuenta bancaria del negocio, pasando, obviamente, por el concepto, el importe o las cargas tributarias.
Y, a partir de ahí, el programa de facturación genera automáticamente las facturas, las almacena y ordena, registra toda la información, para poder emplearla o consultarla a posteriori, calcula tanto el importe como los impuestos… En definitiva, automatiza y facilita toda la gestión de la facturación. De ahí que podamos considerar que este tipo de software puede transformar la economía de los negocios.
A continuación, vamos a abordar algunas de sus características más importantes, que nos ayudará no solo a definir su funcionamiento, sino, también, a intuir su potencial impacto en una empresa.
Digitalización de las finanzas
En una economía plenamente digitalizada, llevar a cabo una gestión analógica de la facturación sería un absoluto anacronismo que lastraría al negocio.
Por ello, el programa de facturación se convierte en una herramienta básica para dar el salto hacia el mundo digital.
No solo toda la información de esta área del negocio se vuelca en el programa, sino que, además, éste permite almacenar las facturas, también, en la nube, creando copias de seguridad periódicas y encriptadas.
De esta forma, si se produce algún problema, la pérdida de información será mínima, puesto que se podrá restablecer la última copia de seguridad generada.
En cambio, si la facturación no está digitalizada, un negocio se arriesga a perder o traspapelar una factura. O, en caso de un accidente, como, por ejemplo, un incendio, a quedarse sin ninguna factura, con lo que ello puede implicar en la gestión económica y tributaria de la empresa.
Sistematización
Todo negocio necesita tener un sistema de facturación estable, coherente y cohesionado. Este tipo de software puede transformar la economía de los negocios a través de algo tan simple, pero, a la vez, tan complejo, como un sistema fácil de usar, intuitivo y completo de facturación.
Una empresa o un autónomo no puede permitirse que las facturas que emite difieran entre ellas. Es decir, que existan dos facturas destinadas a cobrar el mismo trabajo, pero en las que difieren los datos. Ya sea el montante, el cálculo impositivo o la información del cliente. Si la generación y modificación de facturas no está sistematizada, esto puede ocurrir.
Asimismo, la sistematización agiliza el farragoso proceso de facturación. Si siempre se sigue el mismo sistema, se acaba antes y mejor. Si además el sistema es informático y se basa en la digitalización y el almacenamiento de información, todo resulta más sencillo.
De tal forma que los software de facturación unifican la creación de facturas, ofrecen seguridad en su creación y almacenamiento y evitan inconvenientes fruto de la falta de sistematización.
Personalización
Cada negocio es, en sí mismo, un mundo. Ninguno funciona exactamente igual que otro. Además, entre empresas que se dedican a una actividad del sector primario, por ejemplo, la ganadería y otras que proveen servicios tecnológicos, existen enormes diferencias, como no podría ser de otra forma.
Por eso es fundamental que los programas de facturación sean personalizables. Es decir, que su funcionamiento se adapte a los negocios en vez de que los negocios tengan que adaptar su forma de operar a ellos.
Estos software están diseñados para ayudar a las empresas y autónomos a realizar su facturación de una forma rápida, sencilla y sistematizada. Por eso permiten seleccionar qué información se incorpora a una factura, qué impuestos se establecen o qué conceptos se estipulan. Es más, hasta cuentan con plantillas para seleccionar el diseño que más se adecúe a los deseos del negocio.
Adaptación a las necesidades de los negocios
Precisamente, el alto nivel de personalización de los programas de facturación es el que permite que estos se adapten a las necesidades de cada negocio.
Por ejemplo, la complejidad de las facturas no es igual en cada empresa. Hay negocios que necesitan poder establecer diversos conceptos y aplicarle a cada uno de ellos una tributación diferente. En cambio, otros solo incorporan un concepto por factura o todas las actividades que realiza tributan de la misma forma.
El programa de facturación es, en la práctica, uno más de la plantilla de una empresa. Su misión es contribuir a transformar las necesidades del negocio en activos de éste.
La gestión de las facturas tiene el potencial de transformar la economía de los negocios. Pero, para ello, debe emplearse un sistema eficiente, eficaz y que se adapte a la perfección a lo que el negocio necesita.
Ya no solo en lo tocante a la creación de las facturas, sino, también, en lo que se refiere a su seguimiento y análisis. O en lo que respecta al almacenamiento y tratamiento de la información económica. Una cuestión especialmente sensible.
Trazabilidad
Esta característica de los programas de facturación es especialmente interesante. No solo crean y almacenan de forma sistematizada las facturas, sino que permiten hacer un seguimiento permanente de su evolución.
Así, gracias a este tipo de software, un negocio puede saber, en todo momento, cuál es el estado de una factura. Si se ha enviado ya al cliente. Si se ha cobrado. Si, en cambio, el cliente la ha rechazado. Si se está modificando… La trazabilidad de las facturas es una auténtica revolución que puede transformar la economía de un negocio.
Antaño, llevar a cabo un control permanente de las facturas era una misión demasiado compleja que consumía tiempo y recursos. En cambio, con un programa de facturación, se puede saber, tras un par de clics, en qué fase se encuentra la factura. Y en el caso de detectarse algún problema, como, por ejemplo, que han pasado varios meses desde su emisión y aún no se ha cobrado, poder actuar.
De esta forma, mediante la facturación se optimizan los resultados económicos de la empresa, puesto que, si las facturas se pueden trazar, resulta más fácil cobrarlas en el menor tiempo posible.
Es más, este software permite detectar qué clientes se retrasan de forma sistemática en el pago de las facturas. De tal forma que, si no reconduce su situación, a lo mejor el negocio puede llegar a plantearse trabajar con él, puesto que los beneficios que generan no compensan el consumo de tiempo y recursos que conlleva lograr que paga los servicios o productos que disfruta.
Sostenibilidad
Hoy en día, con la emergencia climática como uno de los retos fundamentales a los que tienen que hacer frente nuestras sociedades, la sostenibilidad debe ser un objetivo prioritario. Tanto para las instituciones como para las empresas y los ciudadanos.
Por ello, no resulta baladí un beneficio obvio que trae consigo el uso de programas de facturación: se reduce sobremanera la cantidad de papel y tinta de impresora que consume un negocio.
Ya no hace falta imprimir las facturas, ni almacenarlas físicamente. Los programas de facturación contribuyen, así, a transformar la economía de los negocios hacia un paradigma más sostenible con el medio ambiente. A la vez que permiten ahorrar en los costes derivados de la impresión de las facturas: papel y tinta, pero también sistemas y emplazamientos de almacenamiento.
Gestión de las facturas
El objetivo central de todo programa de facturación es gestionar las facturas de un negocio. O, más bien, ayudar a éste a gestionar sus facturas.
Esta tarea incluye varias fases o áreas y todas ellas son importantes para conseguir que los resultados económicos y el funcionamiento de la organización sean óptimos. De ahí que el programa de facturación al agilizar y facilitar cada paso que se da desde que se desea realizar una factura hasta que se cobra, contribuya a transformar la economía de los negocios.
Creación de facturas
La creación de facturas es la piedra angular de todo programa de facturación. Por ello, todos cuentan con esta funcionalidad. Sin embargo, no todos los software tienen el mismo grado de complejidad y personalización en lo relativo a la creación de facturas.
Las facturas, además de ser documentos básicos para cualquier negocio, son, también, extremadamente importantes y delicadas. Por ello, su correcta creación es de vital importancia.
El empleo de un programa de facturación facilita esta tarea gracias a que:
- Carga de forma automática información básica como: la dirección del cliente y del negocio o las cuentas bancarias. Si se registra la información de un cliente en el programa, éste la incorporará automáticamente.
- Automatiza los cálculos matemáticos.
- Incorpora todas las casillas básicas que debe tener una factura.
- Si el negocio cuenta con un software de gestión integral, los datos sobre los trabajos hechos para el cliente pueden alimentar la creación de las facturas, haciendo el proceso aún más sencillo y rápido.
- Permite la creación de facturas de forma periódica. Una herramienta extremadamente útil si se ofrecen los mismos servicios y con la misma periodicidad.
En definitiva, agiliza todo el proceso, contribuye a reducir la posibilidad de cometer errores a la hora de cumplimentar los datos y reduce el trabajo administrativo.
Cálculo impositivo
Una de las cuestiones más complejas a la hora de crear una factura es el cálculo de los impuestos que se le aplican a la actividad que se ha llevado a cabo.
En este sentido, emplear un programa de facturación puede implicar, sin duda, una transformación de la economía del negocio. Puesto que reduce sobremanera la posibilidad de cometer un error en el cálculo impositivo, lo cual puede acabar generando sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
Un programa de facturación facilita sobremanera la parte más delicada de la creación de facturas. El profesional que la esté confeccionando solo debe indicar el impuesto que quiere incluir en la factura y el tipo impositivo que le corresponde.
En caso de que la factura incorpore varios conceptos con tipos impositivos del IVA diferentes, se puede indicar al programa que aplique un tipo impositivo a un concepto y otro a uno diferente. De esta forma, el cálculo impositivo estará plenamente ajustado a derecho.
Así, el negocio se ahorrará tiempo en el cálculo de cada impuesto y, a su vez, tendrá la garantía de que este cálculo está hecho correctamente.
Envío de facturas
La creación de las facturas solo es una parte del área de facturación de un negocio. Tan importante como crear facturas es poder cobrarlas. Y para ello es indispensable enviarlas a los clientes.
En lo que respecta al envío de las facturas, este tipo de software también es extremadamente útil, puesto que permite enviarlas una vez confeccionadas, sin salir en ningún momento del software, lo cual reduce el tiempo invertido en su gestión.
Pero el programa de facturación va más allá, puesto que se puede programar el envío de este tipo de documentos. ¿Por qué es relevante esta funcionalidad?
Si un negocio trabaja a menudo con un cliente, enviar una a una cada factura implica una inversión de tiempo para la empresa que emite la factura y un incordio para el consumidor. En líneas generales podríamos sostener que no es funcional enviar 30 facturas en 30 envíos en el plazo de un mes.
En cambio, mediante la funcionalidad de envío programable, se le puede indicar al programa que envíe en bloque todas las facturas generadas para un cliente en un plazo temporal concreto.
El envío en bloque de facturas es un avance que puede parecer menor, pero que en realidad contribuye a transformar la economía de los negocios, su funcionamiento y su relación con los clientes.
Seguimiento de las facturas
Sigamos avanzando en el proceso de gestión de las facturas. Una vez enviadas, lo óptimo para el negocio es que el cliente pague rápidamente y poder cobrarla. Sin embargo, no siempre sucede esto.
Por ello, es fundamental poder hacer un seguimiento de cada factura y observar en qué estado se encuentran.
El programa de facturación facilita la consulta del estado de una factura. Con un par de clics se puede saber si se ha cobrado, si el cliente la ha rechazado o cuántas facturas asociadas a un mismo cliente se han emitido y aún no han sido pagadas.
Lo que antaño podría implicar realizar una comparativa entre las facturas emitidas y las cuentas bancarias del negocio, ahora se puede observar de forma clara y sencilla gracias a este software.
Una transformación de la economía de los negocios cimentada sobre la capacidad de controlar las facturas y, con ellas, las propias cuentas.
Recordatorios y gestión de la comunicación
En el caso de que durante el seguimiento de una factura se detecten problemas, tales como largos retrasos en el cobro, el programa de facturación permite enviar recordatorios al cliente.
Hoy en día, tanto las personas como los negocios desarrollamos varias actividades a la vez y tenemos mil y una cosas en la cabeza. Puede suceder que se nos traspapele el pago de una factura que nos ha llegado. De tal forma que, detrás del no cobro de una factura, no tiene por qué haber mala fe.
Sea como fuere, los recordatorios son extremadamente útiles para poner sobre aviso al cliente de que tiene facturas pendientes de pagar. En la era de la interconexión, tecnologías como el programa de facturación nos permiten comunicarnos de forma fluida y eficaz.
Además, el software facilita el envío de recordatorios en bloque a todos los clientes que se deseen, en función de a cuánto tiempo asciende el retraso en el cobro. Y dichos recordatorios se pueden enviar por distintas vías como email o WhatsApp.
De esta forma, con un par de clics, un negocio se ahorra tener que realizar llamadas incómodas o redactar correos de manera individual. La optimización de la comunicación contribuye, también, a transformar la economía de los negocios.
Cobro de facturas
Llegamos al punto más satisfactorio del proceso de gestión de una factura: su cobro. Un negocio tiene muchos objetivos y misiones, pero ninguno puede llevarse a cabo si no se cumple el más importante de todos ellos: generar ingresos.
Si una empresa realiza trabajos o vende productos y servicios, pero no cobra por ello, está avocada a tener un problema de liquidez gravísimo. De ahí que la facturación sea un área crítica de cualquier negocio.
Este tipo de software no solo ayuda a las empresas y autónomos en la elaboración de las facturas, sino también en su cobro, gracias a que permite:
- Gestionar los cobros en bloque. De tal forma que se pueden crear remesas y gestionar múltiples pagos de forma simultánea.
- Establecer una periodicidad. Se pueden generar cobros periódicos para aquellos clientes con los que se trabaja de manera continuada.
- En los programas de facturación más avanzados y completos se puede cobrar desde el propio programa.
- Conciliar de forma automática las cuentas bancarias.
Aunque lo más importante para cobrar es que el cliente esté dispuesto a pagar, el proceso puede agilizarse y simplificarse gracias a estas acciones que venimos de describir. Mejorando el trabajo del negocio y la experiencia del consumidor.
Búsqueda de facturas
A veces, la gestión de una factura no termina con su cobro. Sino que el negocio necesita realizar algún tipo de consulta sobre facturas ya cobradas o archivadas definitivamente.
Esta tarea, que lleva a la facturación al terreno de la gestión documental, era extremadamente costosa en el mundo analógico, puesto que implicaba rastrear por cajas y carpetas hasta encontrar la factura que se buscaba.
Con un programa de facturación, buscar y encontrar el documento que se desea es una misión rápida y sencilla. Se puede buscar la factura por el cliente, por el tiempo en que fue emitida, por su tipología…
Así, cuando un cliente llama a la empresa porque ha traspapelado una factura o considera que puede haber un fallo, el personal puede encontrarla rápidamente para resolver la consulta del cliente con éxito.
Ventajas de emplear un programa de facturación
Tanto las características de este tipo de software como las herramientas que pone a disposición de los negocios durante la gestión de las facturas nos permiten sondear una serie de ventajas que conlleva su empleo.
Oportunidades que un buen programa de facturación pone al alcance de empresas y autónomos para ayudarlas a transformar la economía de sus negocios y sacarles el máximo partido a sus profesionales.
Automatización de la facturación
A lo largo de todas las fases de la gestión de las facturas hemos podido observar la capacidad que tiene este software para automatizar múltiples procesos.
Desde el cálculo impositivo, hasta la incorporación de datos al documento, pasando por el envió de las facturas o los recordatorios y la gestión de los cobros.
A nadie se le escapa que la automatización es una de las claves de la economía digital. Y que cada vez es más relevante en todos los ámbitos de nuestra vida. Sin embargo, muchas personas cuando piensan en ella se imaginan robots construyendo productos. Una visión reduccionista que invisibiliza una realidad palmaria: la automatización de procesos está presente, en mayor o menor medida, en la práctica totalidad de actividades económicas.
Los programas de facturación trasladan la automatización a un área clave para cualquier negocio como es la gestión de las facturas y, con ello, contribuyen a transformar la economía de las empresas y autónomos.
Es tal la relevancia de la automatización en el terreno de la facturación que las siguientes ventajas que vamos a tratar están directamente relacionadas con ella, de ahí que ocupe el primer puesto de nuestro listado.
Facilidad de uso
De nada sirve que un software sea fantástico y pueda tener un gran impacto en el funcionamiento de un negocio si resulta difícil de emplear.
Los programas informáticos están al servicio de las personas, su misión es facilitar su trabajo y ayudarlas a emplear su valioso tiempo en actividades productivas.
Por ello los buenos programas de facturación combinan la facilidad de uso con la incorporación de múltiples funcionalidades. Ayudando a hacer simple lo complejo.
Internamente son muy intuitivos. Es muy sencillo confeccionar una factura, enviarla, hacer un seguimiento y cobrarla. La claridad de los diferentes apartados y la automatización de los aspectos más complejos, como el cálculo de los impuestos, contribuyen a que su grado de funcionalidad sea muy alto.
Uso de plantillas editables
En línea con la ventaja anterior, nos encontramos con la posibilidad de emplear plantillas editables. Es decir, no hay que confeccionar una factura de cero, sino que el programa cuenta con modelos de facturas entre los que se puede elegir el que más se ajuste a las necesidades del negocio.
Además, estas plantillas son editables, lo que permite que los profesionales las personalicen para que vayan en la misma línea que el resto de documentos de la empresa. De tal forma que se pueden incorporar el logo de la empresa o moldear el diseño para que sea coherente con la imagen de marca.
Esto permite conjugar el ahorro de tiempo con las características del negocio y un trato más cercano con los clientes.
Además de ahorrar tiempo, el empleo de plantillas contribuye a sistematizar todas las facturas y sirve de guía para aquellas personas que no están acostumbradas a confeccionarlas, puesto que incluyen todos los apartados que una factura debe tener.
Uniformidad de la información contable
Precisamente, la sistematización es una cuestión clave para un área de facturación. No pueden existir varias facturas sobre un mismo trabajo que se contradigan entre sí. Ni que los datos sobre un determinado cliente varíen de una factura a otra.
Esta cuestión nos conduce a un tema del que hablaremos más adelante: la relación que existe entre la facturación y la contabilidad de un negocio. Si se producen problemas en el área de facturación, estos se traducirán en incoherencias en la gestión de las cuentas. Por ello, la información debe ser veraz y uniforme.
Con un programa de facturación esto se puede conseguir de forma rápida, sencilla y reduciendo costes temporales y humanos. Al integrar toda la facturación en el software, solo existe una única versión de los datos: la que figura en éste. Evitando, de esta forma, que puedan surgir contradicciones entre diferentes documentos.
Seguridad legal y tributaria
Ningún negocio quiere tener problemas con la Agencia Tributaria o con la Justicia. Por ello se afanan por cumplir fielmente con sus obligaciones fiscales y legales. Sin embargo, no basta con tener la voluntad de seguir las normas, sino que se debe tener sumo cuidado en su cumplimiento. La normativa tributaria, por ejemplo, puede resultar compleja, de ahí que contar con un programa de facturación pueda suponer una gran ayuda. ¿Cómo?
- Sistematiza la información de las facturas.
- Garantiza el correcto cálculo de los impuestos.
- Facilita la trazabilidad de estos documentos.
- Evita la duplicación de las facturas o la posibilidad de que éstas sean sometidas a modificaciones fraudulentas.
- Si se conecta con la gestión contable del negocio, contribuye a que ésta sea veraz y clara.
Así, el programa de facturación se convierte en una herramienta para transformar la economía de los negocios y en un seguro de vida que reduce al mínimo la posibilidad de que algún error desencadene un problema con el fisco.
Control de las cuentas en tiempo real
Hasta ahora hemos abordado acciones que se pueden llevar a cabo con un programa de facturación, pero no hemos incidido en una cuestión clave: lo que se puede saber con este software.
Al incluir toda la información de las facturas de forma sistematizada en este programa, es posible controlar la economía del negocio en tiempo real. Saber día a día cuántas facturas emitidas faltan por cobrar, en qué momento del año se obtienen más pagos, cuántas facturas se emiten por cliente y cuál es el montante del dinero facturado a cada uno.
De tal forma que el programa provee a los negocios de una información permanentemente actualizada sobre el desempeño de su facturación a lo largo del tiempo. Una auténtica revolución que puede transformar la economía de los negocios.
Ahorro de tiempo(s)
Hemos dejado para el final dos ventajas trascendentales que son consecuencia de todas las características de los programas de facturación, así como de sus múltiples funciones. La primera de ellas es que el uso de este tipo de software redunda en un rotundo ahorro del tiempo que tienen que destinar los profesionales de una empresa a gestionar la facturación de ésta.
Se ahorra tiempos en todas y cada una de las fases, desde la creación de facturas hasta su cobro. La automatización de procesos, el uso de plantillas y la simplicidad de manejo son las principales responsables de ello.
Lo que antaño implicaba destinar a varios trabajadores a realizar tareas administrativas y, por lo tanto, improductivas, con este programa se puede hacer de una manera más rápida, eficaz y eficiente.
El ahorro de este tipo de tiempo contribuye, a su vez, a que los trabajadores puedan dedicar sus horas laborales a actividades productivas. Ya sea en el terreno comercial o en el diseño o ejecución de productos y servicios. El programa de facturación aumenta la productividad de la empresa y, con ello, la ayuda a transformar la economía de su negocio.
Reducción de los costes
La otra ventaja transversal es la reducción de costes asociada a la implementación de un programa de facturación. Si se consumen menos tiempos laborales y estos se redirigen a actividades productivas, se están reduciendo los costes salariales y aumentando los beneficios, no solo económicos, del negocio.
Pero, además, el uso de un programa de facturación trae consigo una reducción de costes materiales en papel, tinta o sistemas de almacenaje. En función de las dimensiones del negocio, esta reducción puede suponer un ahorro importantísimo.
Asimismo, la sistematización de la gestión de la facturación evita posibles errores que conlleven, finalmente, sanciones por parte de Hacienda. Costes plausibles que pueden eludirse gracias a este software y sin tener que dedicar más recursos. Más bien, todo lo contrario.
Análisis, planificación y toma de decisiones
Como apuntamos sucintamente al hablar de la posibilidad de controlar las cuentas del negocio en tiempo real, el programa de facturación no solo es una herramienta de gestión, sino también de análisis.
En la era analógica el análisis empresarial se hallaba con dos grandes inconvenientes. Por un lado, la capacidad del negocio de almacenar de forma sistemática toda la información que le llegaba a través de múltiples vías. Por otro, la posibilidad de tratar esos datos, cruzarlos, depurarlos y ofrecerlos de forma gráfica para que pudieran ilustrar el desempeño del negocio en todos los ámbitos y áreas.
Estos hándicaps son cosa del pasado si se cuenta con un programa de facturación. Puesto que éste contiene toda la información económica sobre los clientes.
Este software permite a un negocio conocer hasta el más mínimo detalle relativo a su facturación. Cuánto se factura a un cliente en concreto, cuántas facturas se han cobrado ya y cuántas no. A qué clientes se les factura más dinero. A cuáles se les factura de forma continuada y a cuáles solo de manera esporádica…
Un buen programa de facturación va mucho más allá de la mera gestión de las facturas, es una mina de datos que permite construir una radiografía precisa de los clientes de un negocio y, con ellos, de la propia actividad comercial de éste.
Al poder tener acceso a toda esta información de forma gráfica y visual, el análisis es mucho más sencillo de hacer. Lo que desemboca, indudablemente, en un fortalecimiento de la toma de decisiones. Puesto que, a la luz de los datos, un negocio puede planificar mejor sus cuentas, realizando desembolsos en las épocas del año de mayor facturación, por ejemplo. Y reconducir sus relaciones comerciales e, incluso, su propio funcionamiento.
Facturación y contabilidad: centralización de la gestión económica
A lo largo de este artículo ha ido apareciendo una relación clave en cualquier negocio: la que existe entre su facturación y su contabilidad. Ambos aspectos son claves en la gestión y en la transformación económica de cualquier empresa.
Por ello, para que un programa de facturación tenga un gran impacto en un negocio debe poder retroalimentarse con el área contable.
En este sentido, los software de gestión integral son la mejor de las soluciones, puesto que en estos las soluciones de facturación y contabilidad se interconectan y relacionan.
No tiene sentido, hoy en día, que no exista una coordinación sistematizada y engrasada entre la facturación y la contabilidad. Las cuentas económicas de un negocio dependen de esta coordinación. Y también el cumplimiento escrupuloso con sus obligaciones.
Solo mediante un análisis comparado de la información de la facturación y de los datos de contabilidad, podemos entender a la perfección cuál es el estado de la economía del negocio.
Como ya hemos señalado antes, la gestión de la facturación tiene consecuencias contables claras. Al fin y al cabo, la facturación concentra el caudal de ingresos de un negocio. Por eso es fundamental que el tránsito de la información de un área a otra sea fluido, sistematizado y claro.
Si la información sobre los ingresos que genera un cliente observando las facturas no se corresponde con la que figura en la contabilidad de la empresa, puede existir un inconveniente grave.
En cambio, si ambas áreas beben de los mismos datos, los incorporados al sistema de gestión, las sinergias que se pueden producir ayudarán a reducir los tiempos de gestión, los costes y a optimizar el funcionamiento de la organización y la consecución de beneficios.
Integración y digitalización de la gestión empresarial
Los beneficios de la integración entre facturación y contabilidad resultan fáciles de observar, porque, al fin y al cabo, ésta provoca una centralización y optimización de la gestión económica.
Pero los beneficios de contar con diferentes software capaces de interrelacionar unos con otros y, así, poner en común la información de las diferentes áreas de negocio van más allá.
Así, un sólido y completo programa de facturación puede enriquecerse y enriquecer al área contable de un negocio, pero también puede nutrirse de la información de su base de datos o de los expedientes de un software CRM.
No cabe ninguna duda de que una solución Cuadros de Mando permitiría a un negocio sacarle el máximo partido a la información y posibilidades analíticas de un programa de facturación. Seleccionando los diferentes indicadores que quisiera consultar y programando el envío de informes con los datos económicos plenamente actualizados.
Por todo ello, una empresa o autónomo podría explotar al máximo las potencialidades de un software tan interesante como el de facturación si, además, también ha digitalizado otras áreas clave de la gestión empresarial.
Los desafíos del mundo global y digital requieren soluciones integrales.
Herramienta imprescindible para cualquier negocio
Más allá de su tamaño y de la actividad a la que se dedican, todos los negocios tienen que llevar a cabo una gestión de su facturación. Por ello, los software que estamos analizando están pensados para resultar igual de útiles para negocios de gran envergadura, que para pymes o autónomos.
Tanto unos como otros crean facturas, buscan cobrarlas y desean poder llevar un control de sus cuentas y de los servicios o productos que comercializan a sus clientes. De ahí que esta herramienta pueda tener un impacto mayúsculo en la transformación de la economía tanto de una multinacional como de un freelance.
Grandes empresas
Una gran compañía necesita la ayuda de los software para poder gestionar de forma óptima un área tan compleja e importante como la facturación. Puesto que llevar un control exhaustivo de miles de facturas a la vez resulta inviable si dicho control no puede realizarse de forma sencilla y rápida.
Por ello, las grandes empresas han apostado decididamente por la digitalización. Solo mediante este salto de lo analógico hacia lo digital pueden optimizar el funcionamiento de sus diferentes áreas y, con él, los propios resultados económicos del negocio.
Tanto en términos de gestión como en lo que respecta al análisis de la información, los programas de facturación se han convertido en herramientas indispensables para que los negocios de grandes dimensiones puedan tener éxito en un mercado cada vez más complejo y competido.
Autónomos y pymes
Como venimos de sostener, muchas grandes empresas han apostado decididamente por la digitalización, de cara a mejorar tanto sus dinámicas internas como sus beneficios. Pero ésta ofrece, también, un sinfín de posibilidades a las pymes y los autónomos.
En lo que respecta a los programas de facturación, su uso puede ser clave para las pequeñas empresas. ¿por qué?
Les permite llevar a cabo la facturación de una forma ágil, sencilla, intuitiva y completa. Sin necesidad de subcontratar la gestión de las facturas y sin tener que emplear una gran cantidad de recursos humanos en ello.
Una gran compañía puede permitirse contar con un departamento de contabilidad, un pequeño negocio no. Todo el personal con el que cuenta debe emplearse en la realización de actividades productivas.
Precisamente, la productividad es lo que permitirá a estos negocios sobresalir, lograr que sus productos y servicios sean consumidos y garantizar su éxito económico.
Asimismo, un programa de facturación optimiza su capacidad de lograr cobrar las facturas que emite en tiempo y forma, tener unas cuentas saneadas y disponer de información clave sobre sus clientes y las diferentes líneas de negocio en las que se estructuran sus trabajos. Así, este software se convierte en una palanca de transformación de la economía de los pequeños negocios.
Prepararse para el futuro: la facturación electrónica
En el escenario actual, contar con un programa de facturación es una decisión libre que todo negocio debe tomar. A lo largo del artículo hemos explorado algunas de las ventajas y potencialidades de una herramienta que ayuda a gestionar mejor y más fácilmente las cuentas de una empresa o un autónomo.
Sin embargo, en el futuro las empresas deberán realizar su facturación de forma electrónica, de cara a permitir que las instituciones públicas, en especial la Agencia Tributaria, tengan pleno conocimiento de las operaciones económicas que se realizan.
Esta transformación ya se está poniendo en marcha, de tal forma que los negocios que se suban a la ola digital estarán más preparados, no solo para afrontarlo, sino para sacarle partido.
El cambio ya ha comenzado: TicketBai
En España, la implementación obligatoria de la facturación electrónica la están liderando las tres Diputaciones Forales vascas y el gobierno de dicha comunidad autónoma. Ya se ha puesto en marcha TicketBai, un proyecto de estas administraciones que busca obligar a las personas físicas y jurídicas que realizan actividades económicas a emplear un software de facturación para gestionar esa área.
De esta forma se pretende poner coto a la economía sumergida y luchar contra el fraude fiscal. Ya que las facturas podrán ser supervisadas por la empresa que las genera, pero también por los clientes y las administraciones a través de códigos y QRs que incorporarán las facturas.
Horizonte 2025
A nivel estatal, se está tramitando, actualmente, en el Congreso la Ley Crea y Crece. Este nuevo marco legal traerá consigo una transformación de la economía de los negocios, al imponer la obligatoriedad de la factura electrónica no solo en la relación de las empresas con las administraciones públicas, sino también con el resto de negocios.
El proyecto de ley estipula diferentes plazos en función de las dimensiones de las empresas. En 2023 ya estarán obligadas a efectuar su facturación electrónicamente las empresas que facturen más de 8 millones de euros. En 2025 la obligatoriedad alcanzará a todos los negocios.
De esta forma se pretende, mediante la trazabilidad de las facturas, sacar a la luz la economía sumergida y que cada negocio tribute en función a sus ingresos reales.
Para ello, se aumentará el caudal informativo en manos de la Agencia Tributaria, que podrá consultar la facturación de los negocios para comprobar que la tributación se ajusta a ésta. Y que la misma se corresponde con las relaciones económicas reales de la empresa
Convertir una obligación en una oportunidad
Esta obligación legal puede suponer un gran cambio en la forma de trabajar de un negocio. Y, sobre todo, en su gestión económica.
Sin embargo, esta obligatoriedad puede transformarse en una valiosa oportunidad. O, más bien, en un conjunto de oportunidades a explotar. Para ello es imprescindible contar con un buen programa de facturación, que no solo facilite el tránsito desde las facturas analógicas a las digitales, sino que optimice su gestión. Ayudando a los negocios a controlar mejor sus facturas y sus cuentas, así como a disminuir los errores y los problemas a la hora de cobrar las facturas.
Estos software son auténticos aliados que reducen los tiempos administrativos, aumentan la cantidad y la calidad de la información económica que dispone un negocio y contribuyen a transformar la economía de las empresas para que sus beneficios aumenten.
Transformar la economía de los negocios en la era digital
He ahí el gran objetivo de los programas de facturación: ayudar a transformar la economía de los negocios. Si el sistema económico ha experimentado grandes cambios en las últimas tres décadas, es inevitable que también lo haya hecho la gestión económica de las empresas.
La digitalización es una realidad que se ha extendido ya a todos los ámbitos no solo de nuestra economía, sino del conjunto de la sociedad. Una realidad que no es una amenaza, sino que abre un escenario de posibilidades de negocio inmenso. En algunos casos de dimensiones globales.
Por ello, se han ido diseñando diferentes programas informáticos para ayudar a los negocios a asentarse en el mundo digital y sacarles el máximo partido a sus potencialidades. De entre ellos, cabe destacar, sin duda alguna, a los programas de facturación. Herramientas básicas para cualquier negocio y que ayudan a reducir los tiempos no productivos y tomar decisiones económicas sustentadas sobre información veraz y actualizada.
Un programa de facturación es mucho más que una forma sencilla de emitir facturas. Es un activo estratégico que puede transformar la economía de cualquier negocio y contribuir a su éxito en un mundo en constante cambio. La tecnología de calidad no es un problema, sino una solución que ayuda a las personas a hacer mejor y de una forma más sencilla y rápida su trabajo. Las cuentas y el funcionamiento diario de una empresa notarán, sin duda alguna, la implementación de un programa de facturación completo, eficaz y capaz de conectarse con todas las áreas de negocio.
La mejor forma de prepararse para el futuro es fortalecerse en el presente.
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